Receber pedidos por e-mail
Seguindo este guia, o workspace passa a ter um endereço de e-mail próprio, para o qual os pedidos de clientes chegam automaticamente como pedido no kanban de pedidos — sem que ninguém tenha de transferir o e-mail manualmente.
Cada workspace pode ter um endereço Univents próprio. Tudo o que lá chegar torna-se automaticamente um pedido no kanban de pedidos — quer o endereço seja indicado como destinatário no formulário do site, quer os pedidos de clientes sejam reencaminhados manualmente para lá.
Configurar o endereço
O cartão Pedidos por e-mail encontra-se em Integrações, na barra lateral esquerda. Abre-se a página Todas as integrações; na barra Categorias, à esquerda, clicar em E-mail e calendário ou escrever «pedidos» no campo de pesquisa, no topo, e abrir depois o cartão. A ligação ← Todas as integrações, no canto superior esquerdo, permite regressar ao diretório.
- Abrir o cartão Pedidos por e-mail.
- Clicar em Criar endereço.
- A Univents gera de imediato um endereço com o formato
anfragen-<zufallscode>@in.univents.appe apresenta-o. - Clicar no ícone de copiar junto ao endereço para o copiar.
Só o proprietário da conta pode criar, renovar ou desativar o endereço. Os restantes administradores veem o endereço e as estatísticas, mas sem os controlos.
Utilizar o endereço
Indicar o endereço copiado no fornecedor do formulário como destinatário adicional — a maioria dos construtores de sites e ferramentas de formulários (Typeform, Elementor, formulários de contacto do WordPress, …) permite vários endereços de notificação. Em alternativa, também é possível reencaminhar manualmente um pedido de cliente para o endereço.
Ao receber o e-mail, a Univents aproveita diretamente três campos:
- Assunto → passa a ser o nome do pedido (até 255 carateres; assuntos mais longos são truncados).
- Texto do e-mail → passa a ser a mensagem do pedido (até 20.000 carateres; um e-mail em HTML é convertido em texto simples).
- Endereço de resposta (Reply-To ou remetente) → passa a ser o remetente do pedido, através do qual é possível responder diretamente.
O pedido aparece automaticamente no kanban de pedidos, com a origem assinalada como «por e-mail».
⚠️ Os anexos não são importados. A Univents lê apenas o assunto, o texto e o endereço do remetente — um orçamento em PDF ou fotografias enviados pelo fornecedor do formulário não chegam à Univents. Os ficheiros importantes têm de ser adicionados manualmente ao pedido mais tarde.
Estado e estatísticas
Além do endereço, o cartão mostra:
- Ativo ou Desativado, como etiqueta.
- Recebidos: número de e-mails que se tornaram pedidos com sucesso, mais a data do último.
- Recusado — número de e-mails que a Univents rejeitou, com o motivo e a data da última recusa. Isto ajuda a perceber, por exemplo, se o fornecedor do formulário está mal configurado, em vez de os e-mails desaparecerem sem qualquer indicação.
Motivos de recusa possíveis:
| Motivo | Significado |
|---|---|
| Mensagem do sistema | As respostas automáticas e os bounces são reconhecidos e rejeitados, para não gerarem pedidos falsos. |
| demasiados e-mails numa hora | Mais de 30 e-mails por hora para o mesmo endereço — proteção contra spam e abusos. |
| nenhum endereço de remetente reconhecível | O e-mail não contém um endereço de remetente ou de resposta utilizável. |
| endereço desativado | O endereço de receção está neste momento desligado (ver abaixo). |
| e-mail demasiado grande | O e-mail original excede 5 MB. |
| e-mail entregue em duplicado | O mesmo e-mail já foi processado (a entrega foi repetida pelo servidor de correio). |
| endereço desconhecido | O endereço de destino já não pertence a nenhum workspace ativo, por exemplo após uma renovação (ver abaixo). |
Pausar a receção
Através do interruptor Aceitar pedidos, o proprietário da conta pode desativar temporariamente o endereço, sem o eliminar. Os e-mails que cheguem entretanto são recusados com o motivo «endereço desativado» — não ficam guardados em fila de espera. Voltar a ligar o endereço quando estiver tudo pronto para aceitar pedidos de novo.
Renovar o endereço
Para substituir o endereço por motivos de segurança (por exemplo, porque foi parar a um local indevido):
- Clicar em Renovar endereço.
- Confirmar na caixa de diálogo Renovar o endereço? com Sim, renovar.
O endereço anterior deixa imediatamente de aceitar pedidos — os e-mails que continuarem a chegar lá são recusados com «endereço desconhecido». Indicar primeiro o novo endereço no fornecedor do formulário, antes de remover o antigo seja onde for; caso contrário, os envios feitos durante a transição perdem-se.
Perguntas frequentes
Quem pode ver e gerir o endereço de e-mail? Todos os administradores com acesso ao workspace o podem ver. Só o proprietário da conta pode criar, renovar e desativar.
Os anexos do e-mail do formulário chegam ao pedido? Não. A Univents aproveita apenas o assunto, o texto e o endereço do remetente. Os anexos têm de ser adicionados manualmente ao pedido.
Porque é que um e-mail é recusado com «demasiados e-mails numa hora»? O endereço aceita no máximo 30 e-mails por hora, para evitar spam e abusos. Se receber regularmente mais pedidos genuínos do que isso, contactar o suporte da Univents.
É possível criar vários endereços de receção para formulários diferentes? Não. Cada workspace tem exatamente um endereço de receção. Indicar o mesmo endereço em todos os formulários que devam gerar pedidos.
O que acontece aos pedidos já criados se o endereço for renovado? Nada — os pedidos existentes permanecem inalterados. A renovação afeta apenas o endereço que aceita e-mails daí em diante.