Recibir solicitudes por correo electrónico
Con esta guía, tu workspace tendrá su propia dirección de correo a la que llegan las solicitudes de clientes y se convierten automáticamente en una solicitud en el kanban de solicitudes, sin que nadie tenga que pasar el correo a mano.
Cada workspace puede tener su propia dirección de Univents. Todo lo que llegue a ella se convierte automáticamente en una solicitud en el kanban de solicitudes, tanto si introduces la dirección como destinatario en el formulario de tu sitio web como si reenvías manualmente solicitudes de clientes.
Configurar la dirección
Accedes a la tarjeta Solicitudes por correo desde Integraciones, en la barra lateral izquierda. Llegarás a la página Todas las integraciones; haz clic, en la barra de la izquierda Categorías, en Correo y calendario, o escribe «solicitudes» en el campo de búsqueda de arriba y abre después la tarjeta. El enlace ← Todas las integraciones, arriba a la izquierda, te devuelve al directorio.
- Abre la tarjeta Solicitudes por correo.
- Haz clic en Crear dirección.
- Univents genera al instante una dirección con el patrón
anfragen-<zufallscode>@in.univents.appy la muestra. - Haz clic en el icono de copiar junto a la dirección para copiarla.
Solo el propietario de la cuenta puede crear, renovar o desactivar la dirección. Los demás admins ven la dirección y las estadísticas, pero sin los controles.
Usar la dirección
Introduce la dirección copiada en tu proveedor de formularios como destinatario adicional: la mayoría de los creadores de sitios web y herramientas de formularios (Typeform, Elementor, formularios de contacto de WordPress, …) permiten varias direcciones de notificación. También puedes reenviar manualmente una solicitud de un cliente a la dirección.
Al recibir un correo, Univents toma directamente tres campos:
- Asunto → se convierte en el nombre de la solicitud (hasta 255 caracteres; los asuntos más largos se acortan).
- Cuerpo del correo → se convierte en el mensaje de la solicitud (hasta 20.000 caracteres; un correo HTML se convierte a texto sin formato).
- Dirección de respuesta (Reply-To o remitente) → se convierte en el remitente de la solicitud, y desde ahí puedes responder directamente.
La solicitud aparece automáticamente en tu kanban de solicitudes, marcada con el origen «por correo electrónico».
⚠️ Los adjuntos no se importan. Univents solo lee el asunto, el texto y la dirección del remitente: un presupuesto en PDF o las fotos que envíe tu proveedor de formularios no llegan a Univents. Los archivos importantes tendrás que añadirlos después manualmente a la solicitud.
Estado y estadísticas
Junto a la dirección, la tarjeta muestra:
- Activo o Desactivado como insignia.
- Recibidas: número de correos que se convirtieron correctamente en una solicitud, más la fecha del último.
- Rechazado — número de correos que Univents ha descartado, con el motivo y la fecha del último rechazo. Así puedes detectar, por ejemplo, si tu proveedor de formularios está mal configurado, en lugar de que los correos desaparezcan sin más.
Posibles motivos de rechazo:
| Motivo | Significado |
|---|---|
| Mensaje del sistema | Las respuestas automáticas y los rebotes se detectan y se descartan para que no generen solicitudes falsas. |
| demasiados correos en una hora | Más de 30 correos por hora a la misma dirección: protección contra spam y abusos. |
| no se detecta dirección de remitente | El correo no contiene ninguna dirección de remitente o de respuesta que se pueda leer. |
| dirección desactivada | La dirección de entrada está desactivada en este momento (ver más abajo). |
| Correo demasiado grande | El correo original supera los 5 MB. |
| Correo entregado dos veces | El mismo correo ya se había procesado (el servidor de correo repitió la entrega). |
| dirección desconocida | La dirección de destino ya no pertenece a ningún workspace activo, p. ej. tras una renovación (ver más abajo). |
Pausar la recepción
Con el interruptor Aceptar solicitudes, el propietario de la cuenta puede desactivar temporalmente la dirección sin eliminarla. Los correos que lleguen mientras tanto se rechazan con el motivo «dirección desactivada» y no se guardan en una cola. Vuelve a activar la dirección cuando estés listo para aceptar solicitudes de nuevo.
Renovar la dirección
Si quieres cambiar la dirección por motivos de seguridad (p. ej. porque ha llegado a un lugar equivocado):
- Haz clic en Renovar dirección.
- Confirma en el diálogo ¿Renovar la dirección? con Sí, renovar.
A partir de ese momento, la dirección anterior deja de aceptar solicitudes de inmediato: los correos que sigan llegando a ella se rechazan con «dirección desconocida». Introduce primero la nueva dirección en tu proveedor de formularios antes de quitar la antigua de ningún sitio; de lo contrario, los envíos se perderán durante el periodo de transición.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede ver y gestionar la dirección de correo? Pueden verla todos los admins con acceso al workspace. Solo el propietario de la cuenta puede crearla, renovarla y desactivarla.
¿Llegan a la solicitud los archivos adjuntos del correo del formulario? No. Univents solo toma el asunto, el texto y la dirección del remitente. Los adjuntos tienes que añadirlos manualmente a la solicitud.
¿Por qué se rechaza un correo con «demasiados correos en una hora»? La dirección acepta como máximo 30 correos por hora para prevenir el spam y los abusos. Si recibes con regularidad más solicitudes reales que eso, ponte en contacto con el soporte de Univents.
¿Puedo crear varias direcciones de entrada para distintos formularios? No. Cada workspace tiene exactamente una dirección de entrada. Introduce la misma dirección en todos los formularios que deban generar solicitudes.
¿Qué pasa con las solicitudes ya creadas si renuevo la dirección? Nada: las solicitudes existentes no cambian. La renovación solo afecta a qué dirección aceptará correos a partir de ahora.