Leer listas de precios de proveedores y aplicar los precios de compra desde una fecha

Cuando un proveedor sube sus precios, suele enviarte una lista de precios en PDF o Excel. Hasta ahora tecleabas los nuevos precios de compra artículo por artículo. En la Entrada de precios, Univents lee la lista, asigna cada fila a uno de tus artículos y te muestra el precio de compra anterior y el nuevo. Solo cambia algo cuando haces clic en Aplicar.

Requisitos

• Plan: la entrada de precios está incluida a partir del plan Growth. Sin Growth no se puede subir ni aplicar nada. Un precio de compra con fecha, en cambio, lo programas en cualquier plan directamente en el artículo.
• Permiso: necesitas el permiso para editar en el inventario.
• Proveedor en el artículo: solo se aplican los artículos en los que el remitente de la lista figura como proveedor, ya sea como proveedor preferido o como proveedor adicional (Inventario › Catálogo › artículo › pestaña Precio y existencias › Proveedores).
• N.º de art. del proveedor: lo mejor es rellenar en el artículo el campo N.º de art. del proveedor. Es la forma más segura de que Univents asigne las filas; véase Pedidos a proveedores. En un proveedor adicional cuenta el n.º de artículo de su entrada en Proveedores.

Subir una lista de precios

1. Abre Inventario y haz clic en Entrada de precios, debajo de la fila de indicadores.
2. Haz clic en Subir lista de precios.
3. Elige el archivo: PDF, JPG, PNG, WebP, CSV, XLSX o JSON, de hasta 25 MB. Los archivos Excel antiguos (.xls) guárdalos antes como xlsx o csv.
4. Si quieres, elige el proveedor en Proveedor (opcional). Si no lo indicas, lo eliges después en la lista de revisión; solo entonces se asignan las filas a tus artículos.
5. Haz clic en Subir. Se abre la lista de revisión. La lectura continúa allí aunque salgas de la página.

La página Entrada de precios muestra todas las listas recibidas con proveedor, origen (Subida, Por correo o Del proveedor), fecha de recepción, estado y «n artículos reconocidos, m asignados». Si un archivo ya existe como lista, Univents no la crea de nuevo: con Abrir lista existente llegas a la que ya hay.

Cuánto cuesta la lectura

• Excel, CSV y JSON los lee Univents al instante y gratis.
• PDF y fotos los lee la IA. Se descuenta del crédito de IA de tu workspace, y es el consumo real. En el cuadro de subida aparece el aviso «Se lee con IA y se descuenta del crédito de IA».
• Si subes tú mismo el archivo, la subida es la señal de inicio: la IA empieza enseguida.
• Si el crédito de IA se ha agotado, la lista queda en Sin crédito de IA. Cuando lo recargues, continúa sola.

Univents no lee los archivos muy largos de una sola vez: si un archivo tiene muchísimas páginas, es mejor pedirle al proveedor Excel o CSV. Si solo se ha leído una parte, la lista de revisión te avisa con «Lectura incompleta» e indica la página.

Una dirección propia para listas de precios

En lugar de subirlas, los proveedores también pueden enviar su lista por correo a una dirección propia.

1. Abre Integraciones y, ahí, la pestaña Correo entrante.
2. En la tarjeta Dirección para listas de precios, el propietario hace clic en Configurar dirección. La dirección tiene el aspecto preise-<código>@in.univents.app. La dirección para copiar también aparece arriba en la página Entrada de precios.
3. Dásela a tu proveedor. Él envía la lista como adjunto (PDF, foto, Excel, CSV o JSON).

Cada lista aceptada aparece en la Entrada de precios y recibes una notificación («Nueva lista de precios de …»). Si el remitente no es un proveedor registrado, indica «de un remitente desconocido». Univents reconoce a un proveedor por la dirección del remitente guardada en el contacto del proveedor (también como dirección adicional).

En los correos, la IA nunca arranca sola: Excel, CSV y JSON se leen al instante, mientras que los PDF y las fotos esperan a Iniciar lectura (aprox. … €). El botón indica el coste estimado; se descuenta el consumo real. En la lista aparece el motivo, por ejemplo «El remitente no está asignado a ningún proveedor» o «No se pudo confirmar el remitente». Así nadie puede gastar tu crédito de IA con una dirección de remitente falsa.

La dirección no acepta correos sin un adjunto adecuado, mensajes del sistema ni más de 30 correos por hora. La tarjeta cuenta en Rechazados el motivo. Cómo renovar o pausar la dirección se describe en el artículo Recibir solicitudes por correo electrónico; el manejo es el mismo.

Los proveedores envían la lista ellos mismos

Si un proveedor tiene acceso al portal de partners (lo recibe con tu pedido a proveedor), en la página Encargos dispone del botón Enviar lista de precios, siempre que tu workspace tenga la entrada de precios en su plan. Excel, CSV, JSON, PDF o foto de hasta 25 MB. La lista llega a tu Entrada de precios con el origen Del proveedor. Como el proveedor es inequívoco, la IA lee aquí un PDF o una foto sin necesidad de hacer clic. Un límite diario protege tu crédito: si se alcanza, la lista espera a que hagas clic en Iniciar lectura.

La lista de revisión

Abre una lista que esté Lista para revisar. Arriba aparecen:

• Proveedor: si aún está pendiente, lo eliges aquí. Después Univents vuelve a asignar las filas.
• Ver archivo: el original para contrastar.
• Válido desde: la fecha a partir de la cual valen los nuevos precios de compra. Viene rellenada con la fecha de la lista, pero nunca con un día pasado: los precios de compra no se cambian con efecto retroactivo. Si la lista indica una fecha anterior, aparece el aviso «Según la lista, válido desde …».
• Avisos: moneda extranjera, «solo precios brutos», lectura incompleta.

Debajo, la tabla con Artículo según el proveedor, N.º art., Artículo asignado, Precio de compra anterior, Precio de compra nuevo, Variación y Aviso. Con los filtros Todas, Aplicables, Con aviso, No aplicables y Aplicadas no pierdes la visión de conjunto.

Cómo se asigna

Univents solo asigna entre los artículos de ese proveedor (preferido o adicional), y solo de forma inequívoca, nunca «más o menos»:

1. asignación recordada a través del n.º de artículo,
2. el n.º de artículo de este proveedor en el artículo (nunca el de otro proveedor),
3. asignación recordada a través del nombre,
4. el nombre del artículo, exacto.

Si encajan dos artículos, la fila queda abierta: «Hay varios artículos que encajan; elige uno». Con Elegir artículo corriges o completas cualquier asignación a mano; con Quitar asignación la deshaces. Cuando aplicas una lista, Univents recuerda tus asignaciones para la siguiente.

Por qué una fila no se puede aplicar

En cada fila bloqueada aparece el motivo, por ejemplo:

• Ningún artículo asignado o Hay varios artículos que encajan
• Este proveedor no figura en el artículo: añádelo al artículo en Proveedores (como proveedor adicional; véase Varios proveedores por artículo). Después, la fila se puede aplicar.
• El artículo no tiene proveedor asignado
• Moneda distinta a la de tu empresa
• Falta el precio neto; la lista solo indica precios brutos
• Los artículos de nómina, las entradas y los paquetes con precio de compra calculado automáticamente no tienen un precio de compra propio.
• Falta el tamaño del envase

Las filas con un aviso como Gran variación: revisa la unidad y el envase (a partir del 30 %) no vienen preseleccionadas: revísalas antes de marcarlas.

Aplicar

1. Marca las filas que deban valer (o elige todas las aplicables).
2. Haz clic en Aplicar (n).
3. El cuadro indica la cantidad y la fecha: «¿Aplicar n precios de compra desde …? Los nombres y las descripciones de los artículos no cambian». Confirma con Aplicar.

Qué ocurre:

• El nuevo precio de compra vale desde el día elegido. Hasta entonces, Univents calcula con el anterior. Es el mismo mecanismo que Precio con fecha de inicio en el artículo; véase Ajustar precios de forma masiva.
• Para qué proveedor: si el remitente es el proveedor preferido del artículo, el nuevo precio pasa a ser el precio de compra del artículo, como un precio de compra previsto en el artículo. Si es un proveedor adicional, el precio solo vale para pedidos y líneas con ese proveedor, como Precio de compra desde … en su entrada de Proveedores. El precio de compra del proveedor preferido no cambia.
• El nombre, la descripción y el precio de compra base del artículo no cambian.
• Los borradores abiertos de eventos a partir de ese día adoptan el nuevo precio de compra en cuanto se recalculan. Los documentos enviados se quedan como están.
• Si ya había un precio de compra previsto para el mismo día y el mismo proveedor, la aplicación lo sustituye; la fila te lo indica antes.
• En cada pasada se aplican como máximo 500 filas. El resto queda seleccionado y Aplicar más continúa.
• Si una fila ha cambiado desde que se cargó, no se aplica y el cuadro lo indica.

Una fila aplicada lleva Aplicado desde …. No hay botón de deshacer; un precio incorrecto se corrige como cualquier precio de compra previsto: en el artículo o en la entrada del proveedor en Proveedores.

Descartar

Con Descartar das por cerrada una lista sin aplicar nada. No cambia ningún precio de compra y las asignaciones de esta lista no se recuerdan. Univents borra el archivo a los 30 días; la fila permanece como justificante.

Si la lectura no funciona

La lista muestra el motivo, por ejemplo «No se reconocieron las columnas de la tabla» (entonces la IA lee con Iniciar lectura), «El archivo tiene demasiadas páginas. Envíalo como Excel o CSV.» o «El archivo no parece una lista de precios.». Con Reintentar inicias un nuevo intento. Univents prueba hasta tres veces por sección; las llamadas agotadas o canceladas no corren a tu cargo.

Con el asistente de IA

En el chat puedes pedir que te muestre las listas de precios y que revise una lista. Cada cambio (cambiar el proveedor o la asignación, Aplicar, Descartar) te lo muestra antes el asistente en una tarjeta de confirmación (en el caso de la aplicación, con el artículo y el precio de compra anterior y el nuevo). Solo después de tu clic ocurre algo. La lectura de PDF la inicias en la interfaz.

Conviene saber

• Listas de precios por correo: La lista de revisión muestra «Remitente no verificado: revisa el proveedor y los precios» y no preselecciona ninguna fila. El motivo: el remitente de un correo se puede falsificar. Comprueba, por tanto, el proveedor y los precios antes de marcar filas.
• Artículo repetido en la lista: Si un artículo aparece varias veces, se indica «El artículo aparece varias veces: elige una fila» y no hay nada preseleccionado. Si seleccionas dos filas del mismo artículo, Univents rechaza la aplicación y no cambia nada.
• Fotos: Las fotos pueden pesar hasta unos 3,7 MB. Las más grandes se rechazan con «Foto demasiado grande: envíala como PDF o redúcela.» Esto vale para la subida, el portal de socios y el correo.
• Archivos JSON: Un archivo JSON puede tener como máximo 200 campos distintos; las posiciones por encima de 3.000 se recortan y la lista de revisión lo indica.
• La aplicación se queda colgada: Si una lista lleva más de 5 minutos en «Se están aplicando…» (por ejemplo, tras una interrupción), puedes volver a Aplicar o Descartar la lista.

Preguntas frecuentes

¿La aplicación cambia mis precios de venta? No. Solo cambian los precios de compra, y solo desde el día elegido. Los precios de venta los ajustas como siempre, por ejemplo con Ajustar precios en el catálogo.

¿Puedo elegir una fecha pasada? No. «Válido desde» es como pronto hoy, para que los borradores abiertos de eventos ya planificados no cambien su margen sin que nadie lo note. Tras la primera aplicación, la fecha de la lista queda fijada.

¿Por qué una fila aparece en otro proveedor? El n.º de artículo también está guardado en un artículo de otro proveedor (Misma ref. en: …). No se aplica: la lista nunca decide sobre el proveedor. Si también compras el artículo a este proveedor, añádelo al artículo en Proveedores y asigna la fila.

¿Ve mi proveedor lo que hago con ella? No. En el portal solo ve el nombre del archivo y la fecha de sus subidas, sin precios ni el estado de tu aplicación.

¿Cuesta algo subir Excel? No. Excel, CSV y JSON son gratis. Solo los PDF y las fotos consumen crédito de IA.