Crear, enviar y cerrar pedidos a proveedores

Si compras ingredientes, decoración o equipamiento a proveedores externos, Univents agrupa automáticamente las líneas de reserva afectadas por proveedor y las convierte en un pedido listo para enviar, con hora de entrega, persona de contacto y PDF. Este artículo está pensado para quienes gestionan en un evento reservas con proveedores externos, desde el envío hasta la entrada de mercancía.

En el vídeo ves cómo registrar la entrada de mercancía, gestionar las existencias mínimas, enviar pedidos de reposición a proveedores y aprobar ofertas de proveedores.

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Los pasos también los tienes por escrito a continuación.

Requisito previo: añadir el proveedor al producto

Univents agrupa los pedidos según el proveedor asignado a cada producto.

1. Abre Inventario > Catálogo, elige el producto y cambia a la pestaña Backoffice a la izquierda.
2. En la sección Notificaciones y proveedores, introduce el contacto correspondiente en el campo Proveedor.
3. Si el proveedor aún no existe como contacto, créalo primero en Contactos.

Los productos sin proveedor asignado acaban más adelante en el grupo Sin proveedor y no se pueden enviar directamente.

Guardar el número de artículo del proveedor

Justo debajo del proveedor encontrarás el campo N.º de art. del proveedor. Ahí introduces el número con el que ese proveedor identifica el artículo en su catálogo, no vuestro propio número de artículo.

La utilidad se ve al enviar: en el pedido, la línea aparece con el número que conoce el proveedor, y no tiene que buscarla por el nombre del producto. Si no lo rellenas, todo sigue como hasta ahora: aparece vuestro propio número de artículo.

Dónde aparece el número:

Dos cosas que te ahorran trabajo:

• Inclúyelo ya en la importación. La plantilla de Excel del inventario tiene la columna Número de artículo del proveedor. Si en la lista de precios de tu proveedor la columna se llama de otra manera, por ejemplo «Número de pedido», la importación la reconoce igualmente de forma automática. Más información en Importar productos.
• Si lo completas después, surte efecto al instante. Si introduces el número cuando ya se ha creado un pedido, aparecerá automáticamente la próxima vez que abras la vista previa y el PDF.

Enviar un pedido desde el evento

1. Abre el evento y ve a la sección Reservas.
2. La sección Pedidos a proveedores siempre está visible, independientemente de si antes has generado una lista de producción. Si todavía no hay reservadas líneas con proveedor asignado, muestra un breve aviso en lugar de los grupos de pedido.
3. En un grupo de proveedor, haz clic en Enviar a [proveedor], o usa Enviar todos los abiertos para enviar todos los grupos abiertos de una vez.

Una etiqueta de estado muestra la situación de cada pedido:

Tras el envío, Univents te informa con franqueza de si el correo ha llegado al proveedor: por ejemplo, si no hay una dirección de correo guardada, la confirmación te lo indica en lugar de un «Enviado» genérico.

Definir la hora de entrega, la persona de contacto y la dirección de entrega

1. En un grupo de proveedor, haz clic en Editar detalles del pedido.
2. Introduce Entrega y Recogida (fecha y hora).
3. En Persona de contacto, elige a una persona de tu equipo o escribe un nombre libremente; si quieres, añade el número de Teléfono.
4. Si es necesario, introduce una Dirección de entrega distinta; si la dejas vacía, Univents usa automáticamente el lugar del evento.

Todos los datos guardados aparecen automáticamente en el correo al proveedor y en el PDF. Si un pedido ya se ha enviado, los campos son de solo lectura: vuelve a enviar el pedido para que se apliquen los cambios.

Cómo confirma el propio proveedor

El correo del pedido incluye un enlace personal al portal de partners de Univents; el proveedor no necesita contraseña ni cuenta propia de Univents.

1. El proveedor abre el enlace del correo y llega al portal de partners, en la pestaña Encargos.
2. Allí ve el pedido con todas las líneas, las cantidades y, si se ha indicado, la fecha de entrega (por defecto sin precios).
3. Mientras el pedido tenga para él el estado Abierto, dispone de los botones Confirmar y Rechazar. Al rechazar, puede indicar opcionalmente un motivo; este aparece después en vuestra cuenta como motivo de rechazo del pedido.

Ambos botones solo aparecen en el estado Abierto, es decir, solo mientras el proveedor aún no ha respondido. Después ve el pedido únicamente como detalle: en Confirmado y Entregado sin más acciones, en Rechazado con el motivo que indicó. Por tanto, un encargo ya respondido no se puede cambiar después por su parte; los cambios se gestionan a través de vosotros. Una entrega parcial que registréis vosotros no cambia nada: para el proveedor, el encargo sigue en Confirmado hasta que se hayan registrado todas las cantidades, y solo entonces pasa a Entregado.

Si el proveedor confirma o rechaza por su cuenta, el estado cambia automáticamente en Univents: ya no tendréis que hacer clic en Marcar como confirmado.

En ese mismo portal de partners, además de Encargos, el proveedor tiene las pestañas Resumen, Tareas y Archivos: una vista sin inicio de sesión de todo lo que compartís con él. Encontrarás más información sobre la integración de partners en general (también para otros roles de partner, como fotógrafo o DJ) en Incluir a partners en eventos.

Confirmar el pedido y registrar la entrada de mercancía

1. Si el proveedor no confirma por su cuenta, haz clic en Marcar como confirmado en el pedido enviado.
2. En cuanto el pedido está Confirmado, aparece el botón Registrar entrada de mercancía.
3. Introduce la cantidad realmente entregada de cada línea. Se admiten entregas parciales y la cantidad restante aparece rellenada en la siguiente entrada de mercancía.
4. Cuando todas las líneas están registradas por completo, el pedido pasa automáticamente a Entregado.

Descargar el PDF

En cuanto existe un pedido para un proveedor (borrador o enviado), aparece el botón Descargar PDF. El PDF contiene la lista de líneas, el evento, la fecha, el lugar del evento y, si se han indicado, la hora de entrega, la hora de recogida, la persona de contacto y la dirección de entrega. Resulta práctico si además quieres imprimir el pedido o entregarlo en persona.

Asumir una línea internamente sin facturarla al cliente

Hay costes que no deben aparecer en la factura del cliente, por ejemplo cuando los asumes tú internamente.

1. En la pestaña Reservas, abre la línea correspondiente para editarla.
2. Activa el interruptor No facturar al cliente.
3. La línea sigue visible en el pedido al proveedor, pero se omite en los presupuestos y facturas generados automáticamente. En el selector manual de líneas aparece preexcluida, aunque si lo necesitas puedes añadirla igualmente.

Diferencias con las listas de producción

Los pedidos a proveedores van hacia fuera, a proveedores externos. Las listas de producción, de carga y de entrega, en cambio, son listas de trabajo internas para tu equipo, por ejemplo para la cocina o la salida de almacén. Ambas listas se basan en las mismas líneas reservadas, pero sirven para fines distintos. Encontrarás más información en Crear listas de pedido, carga, entrega y producción.

Pedido sin evento

Todos los pedidos a proveedores de esta página se generan a partir de las reservas de un evento. Para reponer existencias o hacer compras puntuales sin ninguna relación con un evento, por ejemplo cuando las existencias son demasiado bajas, hay un camino propio a través de la vista de reposición del inventario; consulta Existencias mínimas y reposición.

Preguntas frecuentes

¿Ve el proveedor los precios en el pedido? No. Por defecto, el correo y el PDF solo muestran el nombre del producto, la cantidad y la unidad, sin precios.

¿Puedo cambiar los detalles del pedido después de enviarlo? Los campos son de solo lectura en cuanto se ha enviado un pedido. Vuelve a enviar el pedido para transmitir al proveedor los detalles modificados.

¿Qué pasa con las líneas sin proveedor? Aparecen en el grupo Sin proveedor y no se pueden enviar directamente a un proveedor. Cada línea tiene allí un enlace Añadir proveedor que te lleva directamente al producto para introducir un proveedor.

Mi proveedor numera sus artículos de forma distinta a la nuestra: ¿tengo que cambiar nuestros números de artículo? No. Introduce su número en el campo N.º de art. del proveedor del producto. Vuestro propio número de artículo no cambia; en el pedido aparece el del proveedor.

¿Puedo registrar una entrega parcial? Sí. Al registrar la entrada de mercancía, puedes introducir en cada línea una cantidad menor que la pedida. El pedido muestra entonces Entregado parcialmente hasta que todas las cantidades estén registradas por completo.