Zamówienia u dostawców: tworzenie, wysyłanie i zamykanie

Jeśli składniki, dekoracje lub sprzęt zamawiasz u zewnętrznych dostawców, Univents automatycznie grupuje odpowiednie pozycje rezerwacji według dostawcy i tworzy z nich zamówienie gotowe do wysłania — z czasem dostawy, osobą kontaktową i plikiem PDF. Artykuł jest przeznaczony dla wszystkich, którzy w wydarzeniu obsługują rezerwacje u zewnętrznych dostawców — od wysłania zamówienia po przyjęcie towaru.

W wideo zobaczysz, jak zaksięgować przyjęcie towaru, prowadzić stany minimalne, wysyłać ponowne zamówienia do dostawców i przejmować oferty dostawców.

Odtwórz wideo3:23

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej również w formie tekstowej.

Warunek wstępny: dodaj dostawcę przy produkcie

Univents grupuje zamówienia na podstawie dostawcy przypisanego do danego produktu.

1. Otwórz Inwentarz > Katalog, wybierz produkt i po lewej stronie przejdź na kartę Backoffice.
2. W sekcji Powiadomienia i dostawcy w polu Dostawca wpisz odpowiedni kontakt.
3. Jeśli dostawca nie istnieje jeszcze jako kontakt, najpierw dodaj go w Kontaktach.

Produkty bez przypisanego dostawcy trafiają później do grupy Bez dostawcy i nie można ich wysłać bezpośrednio.

Wpisz numer artykułu dostawcy

Bezpośrednio pod polem dostawcy znajdziesz pole Nr art. u dostawcy. Wpisz tam numer, pod którym ten dostawca prowadzi artykuł w swoim katalogu — nie własny numer artykułu.

Korzyść widać przy wysyłce: na zamówieniu pozycja pojawia się z numerem, który zna dostawca, więc nie musi jej szukać po nazwie produktu. Jeśli pole zostanie puste, nic się nie zmienia — wtedy widoczny jest Twój własny numer artykułu.

Gdzie pojawia się numer:

Dwie rzeczy, które oszczędzą Ci pracy:

• Dodaj numer od razu przy imporcie. Szablon Excel w inwentarzu ma kolumnę Numer artykułu dostawcy. Jeśli w cenniku Twojego dostawcy kolumna nazywa się inaczej — na przykład „Bestellnummer” — import i tak rozpozna ją automatycznie. Szczegóły znajdziesz w artykule Import produktów.
• Uzupełnienie później działa od razu. Jeśli wpiszesz numer dopiero po utworzeniu zamówienia, pojawi się on automatycznie przy następnym otwarciu podglądu i pliku PDF.

Wyślij zamówienie w wydarzeniu

1. Otwórz wydarzenie i przejdź do sekcji Rezerwacje.
2. Sekcja Zamówienia u dostawców jest zawsze widoczna — niezależnie od tego, czy wcześniej wygenerowano listę produkcyjną. Jeśli nie zarezerwowano jeszcze pozycji z przypisanym dostawcą, zamiast grup zamówień wyświetla się krótka informacja.
3. Kliknij przy grupie dostawcy Wyślij do [dostawca] albo użyj Wyślij wszystkie otwarte, aby wysłać wszystkie otwarte grupy naraz.

Plakietka statusu pokazuje aktualny stan każdego zamówienia:

Po wysyłce Univents uczciwie informuje, czy wiadomość dotarła do dostawcy — jeśli na przykład nie ma zapisanego adresu e-mail, potwierdzenie pokaże to zamiast ogólnego komunikatu „Wysłane”.

Ustaw czas dostawy, osobę kontaktową i adres dostawy

1. Kliknij przy grupie dostawcy Edytuj szczegóły zamówienia.
2. Wpisz Dostawa i Odbiór (data + godzina).
3. W polu Osoba kontaktowa wybierz osobę z Twojego zespołu albo wpisz dowolne imię i nazwisko; opcjonalnie uzupełnij numer w polu Telefon.
4. W razie potrzeby wpisz inny Adres dostawy — jeśli pole pozostanie puste, Univents automatycznie użyje miejsca wydarzenia.

Wszystkie zapisane dane pojawiają się automatycznie w wiadomości do dostawcy i w pliku PDF. Jeśli zamówienie zostało już wysłane, pola są tylko do odczytu — aby uwzględnić zmiany, wyślij zamówienie ponownie.

Jak dostawca sam potwierdza zamówienie

Wiadomość z zamówieniem zawiera osobisty link do portalu partnera Univents — dostawca nie potrzebuje do tego ani hasła, ani własnego konta w Univents.

1. Dostawca otwiera link z wiadomości i trafia w portalu partnera na kartę Zlecenia.
2. Widzi tam zamówienie ze wszystkimi pozycjami, ilościami oraz — jeśli zostały podane — terminem dostawy (domyślnie bez cen).
3. Dopóki zamówienie ma dla niego status Otwarte, dostępne są przyciski Potwierdź i Odrzuć. Przy odrzuceniu może opcjonalnie wpisać powód; pojawi się on potem u Ciebie przy zamówieniu jako powód odrzucenia.

Oba przyciski pojawiają się tylko w statusie Otwarte — czyli tylko dopóki dostawca jeszcze nie zareagował. Potem widzi zamówienie wyłącznie jako szczegóły: przy statusach Potwierdzone i Dostarczone bez dalszych akcji, przy Odrzucone z podanym przez siebie powodem. Zamówienia, na które już odpowiedział, nie może więc zmienić po swojej stronie; zmiany wprowadzacie wtedy Wy. Zaksięgowana przez Was dostawa częściowa niczego tu nie zmienia: dla dostawcy zlecenie pozostaje Potwierdzone, dopóki wszystkie ilości nie zostaną przyjęte, i dopiero wtedy zmienia się na Dostarczone.

Jeśli dostawca sam potwierdzi lub odrzuci zamówienie, status w Univents zmieni się automatycznie — nie musisz już klikać Oznacz jako potwierdzone.

W tym samym portalu partnera dostawca ma oprócz karty Zlecenia także karty Przegląd, Zadania i Pliki — podgląd bez logowania wszystkiego, co z nim udostępniacie. Więcej o włączaniu partnerów w ogóle (także dla innych ról partnerskich, takich jak fotograf czy DJ) znajdziesz w artykule Włączanie partnerów do wydarzeń.

Potwierdź zamówienie i zaksięguj przyjęcie towaru

1. Jeśli dostawca nie potwierdza sam, kliknij przy wysłanym zamówieniu Oznacz jako potwierdzone.
2. Gdy zamówienie ma status Potwierdzone, pojawia się przycisk Zaksięguj przyjęcie towaru.
3. Wpisz faktycznie dostarczoną ilość dla każdej pozycji — dostawy częściowe są możliwe, a pozostała ilość jest wstępnie wypełniona przy kolejnym przyjęciu towaru.
4. Gdy wszystkie pozycje zostaną w pełni zaksięgowane, zamówienie automatycznie zmieni status na Dostarczone.

Pobierz PDF

Gdy dla dostawcy istnieje zamówienie (w wersji roboczej lub wysłane), pojawia się przycisk Pobierz PDF. Plik PDF zawiera listę pozycji, wydarzenie, datę, miejsce wydarzenia oraz — jeśli zostały podane — czas dostawy, czas odbioru, osobę kontaktową i adres dostawy. Przydatne, jeśli chcesz dodatkowo wydrukować zamówienie lub przekazać je osobiście.

Pokryj pozycję wewnętrznie, bez obciążania klienta

Niektóre koszty nie powinny pojawiać się na fakturze dla klienta, np. gdy pokrywasz je wewnętrznie.

1. W zakładce Rezerwacje otwórz odpowiednią pozycję do edycji.
2. Włącz przełącznik Nie obciążaj klienta.
3. Pozycja pozostaje widoczna w zamówieniu u dostawcy, ale jest pomijana w automatycznie tworzonych ofertach i fakturach. W ręcznym selektorze pozycji jest wstępnie wykluczona, ale w razie potrzeby nadal można ją dodać.

Różnica względem list produkcyjnych

Zamówienia u dostawców trafiają na zewnątrz, do zewnętrznych dostawców. Listy produkcyjne, pakowania i dostaw to natomiast wewnętrzne listy robocze dla Twojego zespołu — np. dla kuchni lub wydań z magazynu. Obie listy korzystają z tych samych zarezerwowanych pozycji, ale służą różnym celom. Szczegóły znajdziesz w artykule Tworzenie list zamówień, pakowania, dostaw i produkcji.

Zamówienie bez wydarzenia

Wszystkie zamówienia u dostawców opisane na tej stronie powstają z rezerwacji wydarzenia. Do uzupełniania zapasów magazynowych lub zakupów ad hoc zupełnie bez powiązania z wydarzeniem — na przykład wywołanych zbyt niskim stanem — istnieje osobna ścieżka przez widok ponownych zamówień w inwentarzu, zobacz Stan minimalny i ponowne zamówienia.

Często zadawane pytania

Czy dostawca widzi w zamówieniu ceny? Nie. Wiadomość i PDF domyślnie pokazują tylko nazwę produktu, ilość i jednostkę — bez cen.

Czy mogę zmienić szczegóły zamówienia po wysłaniu? Pola są tylko do odczytu, gdy zamówienie zostało wysłane. Wyślij zamówienie ponownie, aby przekazać dostawcy zmienione szczegóły.

Co dzieje się z pozycjami bez dostawcy? Pojawiają się w grupie Bez dostawcy i nie można ich wysłać bezpośrednio do dostawcy. Każda pozycja ma tam link Dodaj dostawcę, który prowadzi bezpośrednio do produktu, gdzie możesz wpisać dostawcę.

Mój dostawca numeruje artykuły inaczej niż my — czy muszę zmieniać nasze numery artykułów? Nie. Wpisz jego numer w polu Nr art. u dostawcy przy produkcie. Wasz własny numer artykułu pozostaje bez zmian; na zamówieniu pojawi się numer dostawcy.

Czy mogę zaksięgować dostawę częściową? Tak. Przy przyjęciu towaru możesz dla każdej pozycji wpisać mniejszą ilość niż zamówiona. Zamówienie pokaże wtedy status Częściowo dostarczone, dopóki wszystkie ilości nie zostaną w pełni przyjęte.