Przenoszenie oferty dostawcy z narzutem do własnej oferty

Gdy na potrzeby wydarzenia dokupujesz usługi — nagłośnienie, drugi catering, personel obsługi z agencji — dostawca przesyła Ci ofertę. Dotąd jego pozycje przepisywałeś ręcznie do własnej oferty, a narzut liczyłeś w głowie.

Teraz zrobisz to w trzech krokach, bezpośrednio w dokumencie.

1. Wgraj ofertę

Otwórz ofertę (lub fakturę), do której ma trafić usługa zewnętrzna: otwórz wydarzenie, przejdź do zakładki Dokumenty i kliknij dokument. Przycisk Oferta dostawcy znajdziesz tylko tam, w edytorze dokumentu między wyborem pozycji a listą pozycji — i tylko dopóki dokument jest wersją roboczą. Jeśli tworzysz dokument z zakładki Rezerwacje, pozostajesz w widoku rezerwacji; otwórz dokument potem przez zakładkę Dokumenty.

• W oknie przeciągnij ofertę dostawcy lub wybierz plik: PDF, JPG, PNG lub WebP. Wystarczy zdjęcie z telefonu.
• Zdjęć HEIC (domyślny format iPhone’a) nie potrafimy odczytać. Ustaw w aparacie opcję „Maksymalna zgodność” lub wgraj plik JPG.
• Następnie odczytujemy ofertę. To chwilę trwa. Możesz zamknąć okno — pracujemy dalej, a przy następnym otwarciu na przycisku zobaczysz, ile ofert czeka jeszcze na przeniesienie.

Jeśli nie udało nam się odczytać oferty, zobaczysz to w tym samym oknie i możesz kliknąć Spróbuj ponownie.

2. Sprawdź pozycje i ustal narzut

W oknie weryfikacji po lewej stronie widzisz oryginał, a po prawej każdą odczytaną pozycję:

• Nazwa, ilość i jednostka tak jak w ofercie dostawcy
• Wydatek (netto) — jego cena to Twoja cena zakupu
• Narzut w %
• Sprzedaż (netto) — to, co z tego wynika dla Twojego klienta

Nad listą znajduje się pole Narzut w %, które obowiązuje dla wszystkich pozycji. Ostatnio użyta wartość jest wpisana domyślnie.

Jeśli zmienisz narzut przy pojedynczej pozycji, ten wiersz od tej chwili pozostaje nietknięty — pole na górze już go nie zmienia. Wiersz jest odpowiednio oznaczony.

Pozycje, których nie potrzebujesz, po prostu odznacz.

Gdy brakuje ceny

Nigdy nie zgadujemy ceny. Zamiast tego oznaczamy pozycję, a Ty decydujesz:

• „Nie rozpoznano ceny netto” — w ofercie były tylko ceny brutto albo skan był nieczytelny. Wpisz cenę zakupu samodzielnie.
• „Rozpoznano odliczenie” — znajdował się tam wiersz z rabatem lub notą kredytową z kwotą ujemną. Nie przenosimy go jako ceny zakupu; zastanów się, jak chcesz go odzwierciedlić w swoim dokumencie.
• Jeśli oferta jest wystawiona w innej walucie niż ta, w której rozlicza się Twój workspace, przeniesienie jest zablokowane. W takim przypadku dodaj pozycje ręcznie.

3. Zastosuj

Zastosuj dodaje wybrane pozycje na końcu Twojego dokumentu. Każda pozycja zawiera:

• Twoją cenę sprzedaży jako cenę jednostkową
• cenę zakupu u dostawcy jako wydatek

Właśnie dlatego wydatek i marża pokrycia dokumentu zgadzają się potem bez dodatkowej pracy. Następnie możesz dalej edytować tekst, ilość i ceny tak jak w każdej innej pozycji.

Przeniesienie działa na zasadzie „wszystko albo nic”: jeśli coś pójdzie nie tak, do dokumentu nie trafi ani jedna pozycja.

Warto wiedzieć

• Tylko w wersjach roboczych. Gdy dokument zostanie wysłany, zaakceptowany lub opłacony, jego pozycje są zablokowane — przycisk przestaje się wtedy wyświetlać.
• Oferta to nie faktura. Przeniesiona oferta dostawcy nie przesuwa żadnej koperty budżetowej i nie tworzy wydatku. To tylko informacja o cenie. Późniejszą fakturę zakupu od dostawcy rejestrujesz jak zwykle w zakładce Finanse wydarzenia.
• Ta sama pozycja trafia do danego dokumentu tylko raz. Do drugiego dokumentu — na przykład faktury do Twojej oferty — możesz ją przenieść ponownie.
• Jeśli usuniesz przeniesioną pozycję, oferta automatycznie znów otrzyma status „czeka na przeniesienie”.
• Uprawnienie i plan. Potrzebujesz uprawnienia do edycji dokumentów finansowych oraz planu Core lub wyższego. Przycisk jest widoczny także bez odpowiedniego planu, ale wtedy nie można wgrać ani przenieść oferty.