Inserire il preventivo di un fornitore nel tuo preventivo con ricarico

Quando acquisti servizi esterni per un evento (impianto audio, un secondo catering, personale di sala di un’agenzia), il fornitore ti invia un preventivo. Finora dovevi copiare a mano le sue righe nel tuo preventivo e calcolare il ricarico a mente.

Ora puoi farlo in tre passaggi, direttamente nel documento.

1. Carica il preventivo

Apri il preventivo (o la fattura) in cui deve finire il servizio esterno: apri l’evento, vai alla scheda Documenti e clicca sul documento. Il pulsante Preventivo del fornitore si trova solo lì, nell’editor dei documenti, tra la selezione delle righe e l’elenco delle righe, e solo finché il documento è una bozza. Se crei il documento dalla scheda Prenotazioni, resti nella pagina Prenotazioni: in questo caso apri il documento dopo, dalla scheda Documenti.

• Nella finestra trascina il preventivo del tuo fornitore oppure selezionalo: PDF, JPG, PNG o WebP. Basta anche una foto scattata con lo smartphone.
• Le foto HEIC (l’impostazione predefinita dell’iPhone) non possiamo leggerle. Imposta la fotocamera su «Più compatibile» oppure carica un JPG.
• Poi leggiamo il preventivo. Ci vuole un attimo. Puoi chiudere la finestra: noi andiamo avanti e, alla prossima apertura, il pulsante ti mostra quanti preventivi sono ancora in attesa di essere applicati.

Se non siamo riusciti a leggere un preventivo, lo vedi nella stessa finestra e puoi cliccare su Riprova.

2. Controlla le righe e imposta il ricarico

Nella finestra di verifica a sinistra c’è l’originale, a destra ogni riga letta:

• Descrizione, quantità e unità come nel preventivo del fornitore
• Spesa (netto): il suo prezzo è il tuo prezzo di acquisto
• Ricarico in %
• Vendita (netto): quello che ne risulta per il tuo cliente

Sopra l’elenco trovi un campo per il Ricarico in %, valido per tutte le righe. L’ultimo valore usato è già preimpostato.

Se modifichi il ricarico di una singola riga, da quel momento quella riga non viene più toccata: il campo in alto non la cambia più. La riga è contrassegnata di conseguenza.

Deseleziona semplicemente le righe che non ti servono.

Se manca un prezzo

Non indoviniamo mai un prezzo. Contrassegniamo invece la riga e decidi tu:

• «Nessun prezzo netto rilevato»: nel preventivo c’erano solo prezzi lordi oppure la scansione era illeggibile. Inserisci tu il prezzo di acquisto.
• «Detrazione rilevata»: c’era una riga di sconto o di nota di credito con importo negativo. Non la applichiamo come prezzo di acquisto; valuta come riportarla nel tuo documento.
• Se il preventivo è emesso in una valuta diversa da quella con cui lavora il tuo workspace, l’applicazione è bloccata. In questo caso crea le righe a mano.

3. Applica

Applica aggiunge le righe selezionate in fondo al tuo documento. Ogni riga contiene:

• il tuo prezzo di vendita come prezzo unitario
• il prezzo di acquisto del fornitore come spesa

Proprio per questo spesa e margine di contribuzione del documento tornano poi senza ulteriori correzioni. Dopodiché puoi continuare a modificare testo, quantità e prezzi come per qualsiasi altra riga.

L’applicazione è tutto o niente: se qualcosa va storto, nessuna riga finisce nel documento.

Da sapere

• Solo sulle bozze. Quando un documento è inviato, accettato o pagato, le sue righe sono bloccate e il pulsante non compare più.
• Un preventivo non è una fattura. Un preventivo del fornitore applicato non muove nessuna busta di budget e non crea nessuna spesa. È un’indicazione di prezzo. La successiva fattura fornitore la registri come di consueto nella scheda Finanze dell’evento.
• La stessa riga finisce una sola volta nello stesso documento. In un secondo documento, ad esempio la fattura relativa al tuo preventivo, puoi applicarla di nuovo.
• Se elimini di nuovo una riga applicata, il preventivo torna automaticamente a essere «in attesa di applicazione».
• Autorizzazione e piano. Ti serve l’autorizzazione a modificare i documenti finanziari e il piano Core o superiore. Il pulsante è visibile anche senza il piano adatto, ma in quel caso non è possibile caricare né applicare un preventivo.