Creare, inviare e chiudere gli ordini ai fornitori

Se acquisti ingredienti, decorazioni o attrezzature da fornitori esterni, Univents raggruppa automaticamente per fornitore le righe di prenotazione interessate e ne ricava un ordine pronto da inviare, con orario di consegna, referente e PDF. Questo articolo è pensato per chi gestisce nell’evento prenotazioni con fornitori esterni, dall’invio fino all’entrata merci.

Nel video vedi come registrare l’entrata merci, gestire le scorte minime, inviare riordini ai fornitori e recepire le offerte dei fornitori.

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I singoli passaggi li trovi anche qui sotto, da leggere con calma.

Prerequisito: indicare il fornitore sul prodotto

Univents raggruppa gli ordini in base al fornitore indicato sul rispettivo prodotto.

1. Apri Inventario > Catalogo, scegli il prodotto e passa alla scheda Backoffice a sinistra.
2. Nella sezione Notifiche e fornitori inserisci il contatto giusto nel campo Fornitore.
3. Se il fornitore non esiste ancora come contatto, crealo prima in Contatti.

I prodotti senza fornitore finiscono poi nel gruppo Senza fornitore e non possono essere inviati direttamente.

Indicare il codice articolo del fornitore

Subito sotto il fornitore trovi il campo Cod. articolo del fornitore. Qui inserisci il codice con cui quel fornitore gestisce l’articolo nel suo catalogo, non il vostro codice articolo interno.

Il vantaggio si vede all’invio: nell’ordine la riga riporta il codice che il fornitore conosce, così non deve cercarla a partire dal nome del prodotto. Se non inserisci nulla, non cambia niente: viene mostrato il vostro codice articolo.

Dove compare il codice:

Due accorgimenti che ti fanno risparmiare lavoro:

• Portalo già con l’importazione. Il modello Excel nell’inventario ha la colonna Cod. articolo fornitore. Se nel listino del tuo fornitore la colonna ha un altro nome, ad esempio «Numero d’ordine», l’importazione la riconosce comunque in automatico. Dettagli in Importare i prodotti.
• Se lo inserisci dopo, vale subito. Se inserisci il codice solo dopo aver creato un ordine, comparirà automaticamente alla successiva apertura di anteprima e PDF.

Inviare un ordine dall’evento

1. Apri l’evento e passa alla sezione Prenotazioni.
2. La sezione Ordini ai fornitori è sempre visibile, indipendentemente dal fatto che tu abbia generato prima una lista di produzione. Se non sono ancora state prenotate righe con un fornitore indicato, mostra un breve avviso al posto dei gruppi d’ordine.
3. In un gruppo fornitore clicca su Invia a [Fornitore], oppure usa Invia tutti gli aperti per spedire in una volta sola tutti i gruppi aperti.

Un’etichetta di stato mostra a che punto è ogni ordine:

Dopo l’invio Univents ti dice con chiarezza se l’e-mail è arrivata al fornitore: se, ad esempio, non è indicato nessun indirizzo e-mail, la conferma te lo segnala invece di mostrare un generico «Inviato».

Definire orario di consegna, referente e indirizzo di consegna

1. In un gruppo fornitore clicca su Modifica dettagli dell’ordine.
2. Inserisci Consegna e Ritiro (data e ora).
3. In Referente scegli una persona del tuo team oppure digita liberamente un nome; se vuoi, aggiungi il numero di Telefono.
4. Se serve, inserisci un Indirizzo di consegna diverso: senza inserimento Univents usa automaticamente la sede dell’evento.

Tutti i dati salvati compaiono in automatico nell’e-mail al fornitore e nel PDF. Se un ordine è già stato inviato, i campi sono in sola lettura: invia di nuovo l’ordine per applicare le modifiche.

Come conferma il fornitore stesso

L’e-mail d’ordine contiene un link personale al portale partner di Univents: il fornitore non ha bisogno né di una password né di un proprio account Univents.

1. Il fornitore apre il link dall’e-mail e arriva nel portale partner, nella scheda Ordini.
2. Lì vede l’ordine con tutte le righe, le quantità e, se indicata, la data di consegna (di default senza prezzi).
3. Finché per lui l’ordine ha lo stato Aperta, ha a disposizione i pulsanti Conferma e Rifiuta. Se rifiuta, può indicare facoltativamente un motivo, che da voi compare poi come motivo del rifiuto sull’ordine.

Entrambi i pulsanti compaiono solo nello stato Aperta, cioè solo finché il fornitore non ha ancora reagito. Dopo, vede l’ordine solo come dettaglio: con Confermato e Consegnato senza altre azioni, con Rifiutato insieme al motivo da lui indicato. Un ordine a cui ha già risposto non può quindi più essere modificato da parte sua; eventuali modifiche passano poi da voi. Anche una consegna parziale da voi registrata non cambia nulla: per il fornitore l’ordine resta Confermato finché tutte le quantità non sono state registrate, e solo allora diventa Consegnato.

Se il fornitore conferma o rifiuta di persona, lo stato in Univents cambia automaticamente: non devi più cliccare su Segna come confermato.

Nello stesso portale partner il fornitore ha, oltre a Ordini, anche le schede Panoramica, Attività e File: una visione senza login di tutto ciò che condividete con lui. Per saperne di più sul coinvolgimento dei partner in generale (anche per altri ruoli partner come fotografo o DJ) trovi tutto in Coinvolgere i partner negli eventi.

Confermare l’ordine e registrare l’entrata merci

1. Se il fornitore non conferma di persona, clicca su Segna come confermato nell’ordine inviato.
2. Non appena l’ordine è Confermato, compare il pulsante Registra entrata merci.
3. Inserisci la quantità effettivamente consegnata per ogni riga: le consegne parziali sono possibili e la quantità residua viene precompilata alla successiva entrata merci.
4. Quando tutte le righe sono registrate per intero, l’ordine passa automaticamente a Consegnato.

Scaricare il PDF

Appena per un fornitore esiste un ordine (in bozza o inviato), compare il pulsante Scarica PDF. Il PDF contiene l’elenco delle righe, l’evento, la data, la sede dell’evento e, se indicati, orario di consegna, orario di ritiro, referente e indirizzo di consegna. Comodo se vuoi stampare l’ordine o consegnarlo di persona.

Sostenere una riga internamente senza addebitarla al cliente

Alcuni costi non devono comparire nella fattura al cliente, ad esempio quando li sostieni internamente.

1. Nella scheda Prenotazioni apri in modifica la riga interessata.
2. Attiva l’interruttore Non addebitare al cliente.
3. La riga resta visibile nell’ordine al fornitore, ma viene saltata nei preventivi e nelle fatture generati automaticamente. Nel selettore manuale delle righe appare già esclusa, ma se serve puoi comunque aggiungerla.

Differenza rispetto alle liste di produzione

Gli ordini ai fornitori vanno all’esterno, a fornitori esterni. Le liste di produzione, di carico e di consegna sono invece liste di lavoro interne per il tuo team, ad esempio per la cucina o per il prelievo dal magazzino. Entrambe attingono alle stesse righe prenotate, ma servono a scopi diversi. Dettagli in Creare liste d’ordine, di carico, di consegna e di produzione.

Ordine senza evento

Tutti gli ordini ai fornitori di questa pagina nascono dalle prenotazioni di un evento. Per il rifornimento di magazzino o gli acquisti ad hoc senza alcun legame con un evento, ad esempio scatenati da una giacenza troppo bassa, esiste un percorso separato tramite la vista di riordino nell’inventario, vedi Scorta minima e riordino.

Domande frequenti

Il fornitore vede i prezzi nell’ordine? No. E-mail e PDF mostrano di default solo nome del prodotto, quantità e unità, senza prezzi.

Posso modificare i dettagli dell’ordine dopo l’invio? I campi sono in sola lettura non appena un ordine è stato inviato. Invia di nuovo l’ordine per trasmettere al fornitore i dettagli modificati.

Che succede alle righe senza fornitore? Compaiono nel gruppo Senza fornitore e non possono essere inviate direttamente a un fornitore. Ogni riga ha lì un link Indica fornitore che ti porta direttamente al prodotto, dove puoi inserire un fornitore.

Il mio fornitore numera gli articoli in modo diverso dal nostro: devo cambiare i nostri codici articolo? No. Inserisci il suo codice nel campo Cod. articolo del fornitore sul prodotto. Il vostro codice articolo resta invariato; nell’ordine compare quello del fornitore.

Posso registrare una consegna parziale? Sì. Con l’entrata merci puoi inserire per ogni riga una quantità inferiore a quella ordinata. L’ordine mostra allora Consegnato parzialmente finché tutte le quantità non sono registrate per intero.