Importare i prodotti

Puoi caricare l'intero assortimento di prodotti in Univents con un file Excel, usando un assistente guidato direttamente nell'inventario, senza dover aprire una richiesta al supporto. Conviene soprattutto alla prima configurazione, quando vuoi creare in una volta sola molti articoli, ricette e pacchetti. Lo stesso assistente funziona anche per contatti ed eventi: trovi maggiori dettagli nell'articolo di panoramica Importare eventi, prodotti e contatti con Excel.

Avviare l'importazione

1. Nel menu vai su Inventario.
2. Clicca in alto a destra su Importa.
3. L'assistente ti guida nell'importazione in cinque passaggi: Modello → Carica → Associazione → Verifica → Importazione.

Passaggio 1: scaricare il modello

Con Scarica il modello (.xlsx) scarichi il modello Excel. Contiene già le intestazioni di colonna corrette, alcune righe di esempio e un foglio Note con tutti i valori ammessi per ogni colonna. Non devi partire da zero: inserisci semplicemente i tuoi prodotti nelle righe già presenti.

Hai già un elenco tuo con colonne diverse? Funziona lo stesso: nel passaggio successivo associ manualmente le tue colonne ai campi di destinazione.

Passaggio 2: caricare il file

Trascina il tuo file Excel o CSV nel campo oppure selezionalo tramite la finestra di selezione file. Sono supportati .xlsx, .xls e .csv, per un massimo di 10 MB e fino a 5.000 righe per importazione.

Passaggio 3: associare le colonne

L'assistente riconosce automaticamente le intestazioni delle tue colonne e propone un'associazione. Solo due campi sono davvero obbligatori:

Tutte le altre colonne (SKU, Codice articolo fornitore, descrizione, allergeni, giacenza, Giacenza minima, dimensioni, campi di produzione per il monitor di cucina e altro) sono facoltative: l'elenco completo con i valori ammessi si trova nel foglio Note del modello scaricato. Se per un prodotto manca la giacenza, viene creato automaticamente come disponibile in quantità illimitata.

Se inserisci un valore nella colonna Giacenza minima, il prodotto compare automaticamente nella vista di riordino non appena la sua giacenza scende al di sotto di quel valore. È comodo per gestire in un colpo solo il punto di riordino di un intero assortimento, invece di aprire ogni prodotto singolarmente nel modulo. Maggiori dettagli in Giacenza minima e riordino.

Unità, contenuto e confezione: qual è la differenza?

Un prodotto ha esattamente tre livelli e Univents non converte mai automaticamente tra l'uno e l'altro (nessuna conversione ml↔l, g↔kg):

• Unità — ciò che è «1» di questo prodotto: 1 g, 1 ml, 1 bottiglia, 1 pezzo. Prezzo d'acquisto, giacenza, vista materiali, lista di carico, riordino e l'unità riportata su preventivo e fattura si riferiscono a essa.
• Contenuto per unità (novità, 29.09.2026) — quanto è contenuto in un'unità, ad es. 1 bottiglia = 750 ml. È rilevante solo se vuoi che le ricette gestiscano questo ingrediente in millilitri o grammi invece che in bottiglie — vedi Creare e usare le ricette. Vuoto = le ricette continuano a contare nell'unità, come finora.
• Confezione — l'imballaggio in cui acquisti, con il numero di unità che contiene (ad es. cassa da 6 bottiglie). Serve solo a inserire il prezzo d'acquisto per confezione e ad arrotondare le liste di carico, di produzione e d'ordine a confezioni intere.

Riga di esempio del modello: Prosecco — unità Flasche, contenuto per unità 750, unità di base ml, confezione Kiste, unità per confezione 6.

I vecchi nomi di colonna (Unità alternativa, Unità di imballo, Quantità per imballo) continuano a funzionare come alias: un file di importazione esistente non va modificato.

Nel passaggio di associazione dell'assistente trovi inoltre la destinazione Unità (vecchia): è la vecchia colonna dell'unità, nascosta, presente nei modelli precedenti al 24.09.2026; lasciala vuota, a meno che tu non voglia gestirla di proposito. Se un vecchio file contiene entrambe le colonne, Unità e Unità alternativa, come prima vale Unità alternativa come unità.

Prezzo d'acquisto per unità o per confezione

Puoi indicare il prezzo d'acquisto in due modi, esattamente come nel modulo prodotto:

• Prezzo d'acquisto netto è il prezzo per una unità. Chi calcola in grammi o millilitri ha bisogno di importi piccoli: l'importazione li recepisce con fino a 6 cifre decimali (0,000645 € per ml resta 0,000645, non 0,0006). I prezzi di vendita continuano a essere arrotondati a 4 cifre decimali.
• Prezzo d'acquisto per confezione è il prezzo che compare sulla fattura del fornitore per una cassa, un cartone o un sacco. Esempio lime: unità g, confezione Kiste, unità per confezione 5000, prezzo d'acquisto per confezione 23,05 → Univents salva 0,00461 € per g e memorizza i 23,05 € come valore inserito per confezione. Se poi apri il prodotto nel modulo, il prezzo d'acquisto risulta impostato su «per confezione».

Regole in breve:

• Se nella riga mancano le unità per confezione (o il valore è 0), il prezzo d'acquisto per confezione viene ignorato e la verifica mostra un avviso. Se nella riga c'è anche un prezzo d'acquisto netto, vale quest'ultimo.
• Se nella riga ci sono entrambe le colonne e non coincidono, prevale il prezzo d'acquisto per confezione, perché è l'indicazione più precisa. La verifica ti segnala la differenza. Se coincidono (7,50 € per bottiglia, 45,00 € per cassa da sei), non compare alcun avviso.
• In un prodotto esistente, il prezzo d'acquisto viene integrato, come ogni altro valore, solo se lì è ancora vuoto. Un prezzo d'acquisto che hai gestito per confezione nel modulo non viene mai riportato a «per unità» da una nuova importazione.

Importare anche il contenuto per unità

Se vuoi che le ricette gestiscano questo ingrediente in millilitri o grammi invece che nell'unità, compila insieme Contenuto per unità e Unità di base, ad es. 750 e ml per una bottiglia. Le due colonne vanno insieme:

• Se è compilata solo una delle due, la verifica mostra l'avviso «Contenuto per unità e Unità di base vanno insieme» e il prodotto viene creato senza contenuto: la riga non viene quindi saltata, solo il contenuto resta vuoto.
• In un prodotto esistente, il contenuto viene integrato, come ogni altro campo, solo se lì non ne è ancora gestito uno (diverso se usi l'opzione «Sovrascrivi i valori esistenti con quelli del file», vedi sotto).
• Se lasci vuote entrambe le colonne, non cambia nulla: l'ingrediente continua a essere contato nella sua unità, come prima di questo aggiornamento.

Importare anche ricette e pacchetti

Il modello prodotti contiene un secondo foglio, Ricette e pacchetti (nei modelli meno recenti «Ricette e bundle»: anche questi file continuano a essere importati). Qui colleghi ingredienti e componenti del pacchetto al prodotto di livello superiore, senza dover ricostruire tutto a mano dopo l'importazione.

Prodotto e componente si indicano per nome o SKU: entrambi devono già esistere in Univents oppure essere presenti nella stessa importazione. Se il tuo file contiene righe in questo foglio, nel passaggio Associazione l'assistente mostra automaticamente l'avviso «Ricette e pacchetti rilevati».

Nessuna colonna separata per l'unità degli ingredienti: in questo foglio la quantità di un ingrediente si conta sempre nell'Unità del suo prodotto (colonna Unità, prima «Unità alternativa»), non nella sua confezione, non nel suo contenuto per unità e non in un valore per riga di ricetta. 8 per un ingrediente con unità g significa 8 g. Gestisci l'unità una sola volta sul prodotto dell'ingrediente (vedi Creare e configurare i prodotti) e sarà corretta in ogni ricetta che usa quell'ingrediente. Se l'ingrediente ha un contenuto per unità (ad es. 1 bottiglia = 750 ml) e vuoi gestirlo invece in ml, inserisci la quantità direttamente nell'editor delle ricette dell'app: questo foglio di importazione conosce solo la quantità nell'unità.

Importare anche i tag

La colonna Tag funziona come per contatti ed eventi: inserisci più tag in una sola cella, separati da virgola, ad es. Hauptgang, Fleisch. Un tag che non esiste ancora viene creato automaticamente durante l'importazione. In un prodotto esistente, i tag del file vengono aggiunti, mai sostituiti: se un prodotto ha già tre tag e il tuo file ne indica solo uno, gli altri due restano.

Collegare le location

Con la colonna Location colleghi un prodotto a una o più location, separate da virgola, ad es. Hauptküche, Eventscheune. Le location devono essere già create in Univents; un nome sconosciuto non viene creato automaticamente, ma segnalato nella verifica come avviso, e l'associazione viene saltata.

Per impostazione predefinita una location viene collegata come «Disponibile». Se il prodotto deve valere lì come riga obbligatoria, cioè viene prenotato automaticamente per ogni evento in quella location, aggiungi (Pflicht) al nome: Eventscheune (Pflicht). Usalo solo consapevolmente: un collegamento esistente non viene mai promosso in seguito a «Obbligatorio» da una nuova importazione, anche se il tuo file ora lo prevede. Le associazioni alle location vengono solo integrate, mai modificate.

Contabilità, disponibilità, automazione e ticketing

Altre colonne facoltative coprono quattro aree del prodotto che finora erano raggiungibili solo tramite il modulo nell'inventario:

«Giorni della settimana disponibili» lasciato vuoto significa tutti i giorni: non è una restrizione, ma l'assenza di restrizioni. I valori ammessi esatti per ogni colonna si trovano, come sempre, nel foglio Note del modello.

Disponibilità biglietti viene recepita solo se il prodotto è già contrassegnato come È un biglietto: in un prodotto che (ancora) non è un biglietto, un numero inserito resterebbe altrimenti senza effetto, perché nessun flusso di ticketing lo legge.

Passaggi 4 e 5: verifica e importazione

Prima che venga salvato qualsiasi dato, la Verifica mostra per ogni riga se verrà creata, aggiornata o saltata e, nella colonna Segnalazioni, che cosa non va in una riga. Se nessuna riga ha superato il controllo, la verifica ti offre direttamente Torna all'associazione (di solito una colonna è stata associata al campo sbagliato) e Carica il file corretto. Le righe con errori non bloccano le altre: puoi scaricare l'elenco degli errori come file Excel e correggere separatamente le righe interessate. Quando confermi la verifica, parte la vera e propria Importazione con indicatore di avanzamento; alla fine vedi un riepilogo con il numero di prodotti creati, aggiornati e saltati e di collegamenti ricetta/pacchetto creati.

Ripetere un'importazione esistente in sicurezza

Se carichi di nuovo lo stesso file, non si creano duplicati: Univents riconosce i prodotti esistenti dal loro SKU (o, se manca lo SKU, dal nome) e per impostazione predefinita completa solo i dati mancanti. Senza un'opzione esplicita, i valori già presenti non vengono sovrascritti. Così puoi affinare un elenco passo dopo passo e caricarlo più volte, senza perdere né duplicare i prodotti esistenti.

Importante per i listini corretti: senza opzione, l'importazione non modifica un valore già compilato, nemmeno il prezzo di vendita. Se nel tuo file c'è un prezzo diverso da quello del prodotto, la verifica te lo segnala riga per riga («Valore diverso nel tuo file: prezzo netto …») e il valore esistente resta invariato. Se vuoi che prevalga il tuo file, usa le opzioni descritte nella sezione successiva. In alternativa, puoi correggere i singoli valori direttamente sul prodotto nell'inventario.

Sovrascrivere i prodotti esistenti con il file

Gestisci il tuo assortimento in Excel e per te quel file è la fonte di verità? Allora nel passaggio Verifica trovi due opzioni. Entrambe sono Disattivato per impostazione predefinita: se non fai nulla, l'importazione si limita a completare i campi vuoti.

• Sovrascrivi i valori esistenti con quelli del file: in un prodotto esistente, una cella compilata sostituisce il valore salvato se è diverso. La verifica ti mostra riga per riga cosa verrà sovrascritto; per un cambio di nome mostra «vecchio → nuovo». Il nome viene modificato solo se il prodotto è stato trovato tramite il Numero articolo (SKU), non se è stato trovato tramite il nome. Un prezzo di vendita modificato vale anche per le bozze aperte, non ancora inviate di preventivi e fatture.
• Le celle vuote svuotano il campo (solo insieme alla prima opzione): una cella vuota in una colonna associata cancella il valore salvato. Fanno eccezione nome, prezzo, aliquota IVA, categoria, allergeni e indicazioni alimentari, oltre alla disponibilità biglietti: questi campi restano invariati se la cella è vuota. Le colonne che non hai associato restano sempre intatte.

Cosa l'importazione non modifica mai, nemmeno con l'opzione attiva: numero articolo, immagini, interruttori (ad es. È un biglietto, automazioni, produzione in cucina, interruttori di disponibilità), base del prezzo (netto/lordo), giacenza e tipo. Tag, location e componenti dei pacchetti vengono sempre solo completati.

La Disponibilità biglietti non viene sovrascritta nemmeno con l'opzione attiva: una disponibilità vuota viene solo completata. L'importazione non scrive mai una quantità per confezione pari a 0.

Cosa ti mostra la verifica: prezzo di vendita e prezzo di acquisto come «vecchio → nuovo», un avviso con contatore quando un prezzo verrebbe impostato a 0, gli allergeni rimossi e un avviso quando la formattazione di una descrizione va persa (il file contiene solo testo).

Quando viene creato un nuovo articolo o una riga non viene importata:

• Se l'importazione trova un articolo solo tramite il nome e il file e l'articolo salvato hanno numeri articolo diversi, viene creato un nuovo articolo: non viene sovrascritto nulla.
• Se più righe dello stesso file corrispondono allo stesso articolo, ogni riga successiva è un errore («compare più volte») e non viene importata.
• Se nell'inventario ci sono più articoli con lo stesso numero o lo stesso nome, la riga è un errore («ambiguo»): in questo caso, pulisci prima l'inventario.

Controlla con attenzione la verifica prima di importare: è l'anteprima di tutto ciò che verrà sovrascritto o svuotato.

Lo stesso avviso compare anche per le colonne di automazione e di bigliettazione (ad es. È un biglietto, Crea turni automaticamente): anche queste non vengono mai modificate automaticamente in un prodotto esistente. Se il tuo file differisce dal valore salvato, la verifica te lo segnala invece di ignorarlo in silenzio.

Domande frequenti

Il mio prodotto viene dalla cucina: tipo Rezept o colonna Produzione? Entrambi, con funzioni diverse: il tipo Rezept rende il prodotto una ricetta con elenco degli ingredienti (foglio Ricette e pacchetti). Produzione ja attiva inoltre i campi del monitor di cucina (tempo di anticipo della produzione, conservabilità, categoria di produzione). Un piatto che la vostra cucina produce da sé riceve quindi tipo Rezept e produzione ja. Un Artikel con produzione ja, invece, resta un normale articolo: compare soltanto in più nella produzione in cucina.

Qual è la differenza tra «Tipo» e «Modalità di produzione»? Sono due dati diversi, facili da confondere. Il Tipo indica che cos'è il prodotto: Artikel, Rezept, Paket, Verleih, Dienstleistung o Digitales Produkt. La Modalità di produzione indica soltanto se la vostra cucina produce il prodotto da sé (Eigenproduktion) o lo acquista (Extern); nel modulo prodotto lo stesso campo si chiama «Tipo di produzione». Se nella colonna Modalità di produzione c'è un tipo di prodotto come Rezept o Verleih, la verifica lo segnala e indica come rimediare: nell'associazione, assegna la colonna al campo Tipo.

La mia cucina calcola in grammi o millilitri: dove lo inserisco? Ci sono due strade, a seconda di ciò che vuoi. Se l'ingrediente deve essere gestito interamente in grammi o millilitri (vendita, magazzino, prezzo di acquisto, ricetta, tutto), nel prodotto-ingrediente inserisci g nella colonna Unità (prima «Unità alternativa»; nel modulo prodotto: Prezzo e giacenza → Unità; non nel foglio Ricette e pacchetti). L'editor delle ricette, il monitor di cucina e la lista di produzione mostrano poi l'ingrediente sempre in grammi. La quantità vera e propria (ad es. 120) la inserisci come sempre nel foglio «Ricette e pacchetti».

Se invece l'ingrediente deve essere venduto e conservato in una certa unità (ad es. bottiglia), ma le ricette devono comunque calcolare in millilitri, indica invece Contenuto per unità + Unità di base (vedi sopra, ad es. 750 + ml): l'unità «bottiglia» resta valida per vendita e magazzino e la quantità della ricetta in ml la inserisci direttamente nell'editor delle ricette dell'app (il foglio di importazione «Ricette e pacchetti» conosce solo quantità nell'unità).

Se acquisti a casse, indica anche la confezione: confezione Kiste, unità per confezione 5000. Puoi allora indicare il prezzo di acquisto direttamente per cassa, nella colonna Prezzo di acquisto per confezione o più tardi nel modulo prodotto. Univents lo riporta al prezzo per grammo (23,05 € per cassa da 5.000 g = 0,00461 € al g).

Devo creare la categoria in Univents prima dell'importazione? No. Se una categoria manca, l'importazione la crea automaticamente.

Cosa succede se una riga contiene un errore? Viene saltata solo quella riga: il resto del file viene importato normalmente. La verifica ti mostra in anticipo quale riga è interessata e perché.

Posso aggiornare i prodotti esistenti tramite l'importazione? Sì. L'importazione riconosce i prodotti esistenti tramite SKU o nome e, per impostazione predefinita, completa solo i campi vuoti. Con l'opzione Sovrascrivi i valori esistenti con quelli del file nel passaggio Verifica, le celle compilate sostituiscono anche i valori salvati, compreso il prezzo di vendita; la seconda opzione, Le celle vuote svuotano il campo, cancella i valori tramite una cella vuota. Senza le opzioni, prima dell'importazione la verifica elenca quali dati differiscono e quindi restano invariati.

Quale formato di file è richiesto? .xlsx, .xls o .csv, al massimo 10 MB e fino a 5.000 righe. I numeri con la virgola e i valori in tedesco e in inglese (ad es. «Per pezzo» o «Per Piece») vengono riconosciuti automaticamente.

Per approfondire

• Importare eventi, prodotti e contatti con Excel — panoramica della procedura guidata, inclusi contatti ed eventi
• Creare e configurare i prodotti — creare i prodotti manualmente e impostare nel dettaglio i prezzi
• Monitor di cucina – la produzione sotto controllo — cosa succede nel monitor di cucina con i campi di produzione importati