Importazione Excel: prodotti, contatti ed eventi

Dal 10 luglio Univents ha un unico assistente di importazione Excel per tre tipi di dati: prodotti (incluse ricette e pacchetti), contatti ed eventi. Invece di digitare le liste a mano, scarichi un modello, lo compili e lasci fare il resto all’assistente. Questo articolo ti dà una panoramica di tutti e tre i flussi di importazione — i passaggi dettagliati per ciascun tipo di dato si trovano negli articoli collegati.

Cosa puoi importare

Tutte e tre le aree usano lo stesso assistente e lo stesso flusso in cinque passaggi — cambiano solo il modello e i campi di destinazione a seconda del tipo di dato.

Avviare l’importazione

1. Apri l’area corrispondente nel menu: Inventario, Contatti o Eventi.
2. Clicca su Importa in alto a destra.
3. L’assistente ti guida in cinque passaggi: Modello → Carica → Associazione → Verifica → Importazione.

Come funziona l’importazione

Modello. Con Scarica il modello (.xlsx) scarichi il modello Excel adatto: contiene le intestazioni di colonna corrette, righe di esempio e un foglio Note con tutti i valori consentiti. Funziona anche una tua lista con colonne diverse, che associ manualmente nel passaggio successivo.

Carica. Trascina il file nel campo oppure selezionalo. Sono supportati .xlsx, .xls e .csv, fino a un massimo di 10 MB.

Associazione. L’assistente riconosce automaticamente le intestazioni delle tue colonne e propone un’associazione ai campi di destinazione. I campi obbligatori sono contrassegnati; le colonne che non ti servono le imposti su Ignora. Per i prodotti l’assistente riconosce inoltre in automatico un foglio con righe di ricette/pacchetti e mostra una nota al riguardo (i file meno recenti con il foglio «Ricette e bundle» vengono riconosciuti come prima).

Verifica. Prima del salvataggio, una panoramica ti mostra riga per riga se verrà creata come Nuovo, Aggiornati o Saltato — gli errori bloccano solo la riga interessata, non l’intero file. Le righe con errori puoi scaricarle come file Excel.

Importazione. Quando confermi la verifica, l’importazione parte con una barra di avanzamento. Alla fine vedi un report con il numero di record creati, aggiornati e saltati.

Campi obbligatori per tipo di dato

Tutte le altre colonne sono facoltative. Se per gli eventi manca la data di fine, Univents imposta automaticamente le 23:59 del giorno di inizio; se manca lo stato, viene usato Bozza.

Come Univents riconosce i duplicati

I tre tipi di dato trattano le importazioni ripetute in modo diverso:

L’ultimo punto è importante: con l’importazione un evento esistente non viene mai modificato, perché sarebbe rischioso per gli eventi già in corso. Se vuoi modificare un evento dopo l’importazione, aprilo direttamente in Eventi.

Errori tipici

• Campo obbligatorio vuoto o valore errato. Le righe senza nome/data di inizio (eventi), senza tipo/e-mail (contatti) o senza nome/prezzo (prodotti) vengono contrassegnate come errori e saltate — il resto del file viene comunque importato.
• Valore di stato o di tipo sconosciuto. Per gli eventi lo stato deve essere uno dei valori consentiti (Bozza, Opzione, Richiesto, Confermato, Annullato, Completato); un errore di battitura produce un errore invece di un’associazione sbagliata silenziosa.
• File troppo grande o formato sbagliato. Vengono accettati solo .xlsx, .xls e .csv fino a 10 MB.
• Riga di ricetta/pacchetto senza prodotto corrispondente. Il prodotto e il componente devono esistere già in Univents oppure essere inclusi nella stessa importazione — altrimenti il collegamento viene saltato.

Domande frequenti

Posso importare più tipi di dati contemporaneamente con un unico file? No. Ogni importazione riguarda un solo tipo di dato (prodotti, contatti o eventi) e passa dall’area corrispondente.

Cosa succede se carico di nuovo lo stesso file Excel? Per prodotti e contatti i record esistenti vengono riconosciuti e completati solo con le informazioni mancanti. Per gli eventi, un evento già presente (stesso nome, stessa data di inizio con orario, stessa location) viene semplicemente saltato. Lo stesso corso nello stesso giorno in quattro sedi genera quindi quattro eventi — per questo la colonna Location deve avere esattamente lo stesso nome della sede in Univents.

Devo usare il modello esattamente com’è stato scaricato? No. Funzionano anche file tuoi con intestazioni di colonna diverse — nel passaggio Associazione li associ manualmente ai campi di destinazione.

I numeri con la virgola e i valori in altre lingue vengono riconosciuti? Sì. L’importazione riconosce automaticamente sia i formati numerici tedeschi e inglesi sia i valori tedeschi e inglesi (ad es. «pro Stück» o «Per Piece»). Questo vale allo stesso modo per i file Excel e CSV.

Cosa succede con un valore come 1.500? Il punto può essere un separatore delle migliaia (1500) oppure un separatore decimale (1,5). L’importazione lo stabilisce in base agli altri valori della stessa colonna: se compare una virgola in un qualsiasi punto, vale la lettura tedesca. Se compare un valore come 2.5 o 0.75, il punto vale come separatore decimale. Se tutti i valori di una colonna sono ambigui, vale la lettura tedesca. La soluzione più sicura è scrivere nel file i numeri decimali con la virgola.

Ho calcolato i valori in Excel — arrivano correttamente? Sì. Se fai dei calcoli nel file (ad es. metri per 100 per ottenere centimetri), Excel memorizza internamente un numero con un minuscolo resto che non ti mostra mai: da 7,2 diventa 7,199999999999999. L’importazione elimina questo resto senza alterare alcun valore reale. I prezzi derivati da una divisione (ad es. prezzo della cassa diviso 24) vengono inoltre arrotondati a quattro cifre decimali — abbastanza precisi per prezzi unitari come 0,0125 €.

Per approfondire

• Importare prodotti — passaggi dettagliati per i prodotti, incl. ricette e pacchetti
• Importare contatti — passaggi dettagliati per l’importazione dei contatti
• Creare un evento con il wizard di creazione — creare un singolo evento manualmente invece che tramite importazione