Excel-import: producten, contacten en evenementen

Sinds 10 juli heeft Univents één uniforme Excel-importassistent voor drie gegevenstypen: producten (inclusief recepten en pakketten), contacten en evenementen. In plaats van lijsten handmatig over te typen, download je een sjabloon, vul je het in en laat je de assistent de rest doen. Dit artikel geeft je een overzicht van alle drie de importflows — de details per gegevenstype vind je in de gelinkte artikelen.

Wat je kunt importeren

Alle drie de onderdelen gebruiken dezelfde assistent en dezelfde procedure in vijf stappen — alleen het sjabloon en de doelvelden verschillen per gegevenstype.

Import starten

1. Open het juiste onderdeel in het menu: Inventaris, Contacten of Evenementen.
2. Klik rechtsboven op Importeren.
3. De assistent leidt je in vijf stappen door het proces: Sjabloon → Uploaden → Koppeling → Controle → Import.

Zo verloopt de import

Sjabloon. Download via Sjabloon downloaden (.xlsx) het bijbehorende Excel-sjabloon — het bevat de juiste kolomkoppen, voorbeeldregels en een blad Notities met alle toegestane waarden. Een eigen lijst met afwijkende kolommen werkt ook; die koppel je in de volgende stap handmatig.

Uploaden. Sleep je bestand naar het veld of kies het uit. Ondersteund worden .xlsx, .xls en .csv, maximaal 10 MB.

Koppeling. De assistent herkent je kolomkoppen automatisch en stelt een koppeling met de doelvelden voor. Verplichte velden zijn gemarkeerd; kolommen die je niet nodig hebt, zet je op Negeren. Bij producten herkent de assistent bovendien automatisch een blad met recept-/pakketregels en toont daarover een melding (oudere bestanden met het blad „Rezeptur & Bundles” worden nog steeds herkend).

Controle. Voordat er wordt opgeslagen, zie je in een overzicht per regel of die Nieuw wordt aangemaakt, Bijgewerkt of Overgeslagen — fouten blokkeren alleen de betreffende regel, niet het hele bestand. Regels met fouten kun je als Excel-bestand downloaden.

Import. Als je de controle bevestigt, start de import met een voortgangsindicator. Aan het einde zie je een rapport met het aantal nieuw aangemaakte, bijgewerkte en overgeslagen records.

Verplichte velden per gegevenstype

Alle andere kolommen zijn optioneel. Ontbreekt bij evenementen de einddatum, dan zet Univents automatisch 23:59 uur op de startdag; ontbreekt de status, dan wordt Concept gebruikt.

Hoe Univents dubbele items herkent

De drie gegevenstypen gaan verschillend om met herhaalde imports:

Dat laatste is belangrijk: bij evenementen wordt een bestaand evenement nooit via import gewijzigd, omdat dat bij evenementen die al lopen riskant zou zijn. Wil je een evenement na de import bewerken, open het dan direct bij Evenementen.

Veelvoorkomende fouten

• Verplicht veld leeg of onjuiste waarde. Regels met een ontbrekende naam/startdatum (evenementen), ontbrekend type/e-mail (contacten) of ontbrekende naam/prijs (producten) worden als fout gemarkeerd en overgeslagen — de rest van het bestand wordt wel geïmporteerd.
• Onbekende status- of typewaarde. Bij evenementen moet de status een van de toegestane waarden zijn (Concept, Optie, Aangevraagd, Bevestigd, Geannuleerd, Afgerond); een typfout leidt tot een foutmelding in plaats van een stille verkeerde toewijzing.
• Bestand te groot of verkeerd formaat. Alleen .xlsx, .xls en .csv tot 10 MB worden geaccepteerd.
• Recept-/pakketregel zonder bijbehorend product. Product en component moeten al in Univents bestaan of in dezelfde import zitten — anders wordt de koppeling overgeslagen.

Veelgestelde vragen

Kan ik met één bestand meerdere gegevenstypen tegelijk importeren? Nee. Elke import geldt voor precies één gegevenstype (producten, contacten of evenementen) en loopt via het bijbehorende onderdeel.

Wat gebeurt er als ik hetzelfde Excel-bestand opnieuw upload? Bij producten en contacten worden bestaande items herkend en alleen aangevuld met ontbrekende gegevens. Bij evenementen wordt een al bestaand evenement (dezelfde naam, dezelfde startdatum inclusief tijdstip, dezelfde locatie) gewoon overgeslagen. Dezelfde cursus op dezelfde dag op vier locaties levert dus vier evenementen op — daarvoor moet de kolom Locatie precies zo heten als de locatie in Univents.

Moet ik het sjabloon precies gebruiken zoals het is gedownload? Nee. Eigen bestanden met afwijkende kolomkoppen werken ook — in de stap Koppeling koppel je ze handmatig aan de doelvelden.

Worden getallen met komma en waarden in een andere taal herkend? Ja. De import herkent Nederlandse en Engelse getalnotaties en ook Nederlandse en Engelse waarden (bijv. „Per stuk” of „Per Piece”) automatisch. Dit geldt voor Excel- en CSV-bestanden op dezelfde manier.

Wat gebeurt er bij een waarde als 1.500? De punt kan een duizendtalscheidingsteken zijn (1500) of een decimaalteken (1,5). De import bepaalt dat aan de hand van de overige waarden in dezelfde kolom: staat er ergens een komma, dan geldt de Nederlandse leeswijze. Staat er een waarde als 2.5 of 0.75, dan geldt de punt als decimaalteken. Zijn alle waarden in een kolom dubbelzinnig, dan geldt de Nederlandse leeswijze. Het veiligst is om decimale getallen in het bestand met een komma te schrijven.

Ik heb de waarden in Excel uitgerekend — komen ze netjes aan? Ja. Als je in het bestand rekent (bijv. meter maal 100 voor centimeter), slaat Excel intern een getal op met een piepklein restje dat het je zelf nooit toont: van 7,2 wordt 7,199999999999999. De import snijdt dit restje af zonder een echte waarde te wijzigen. Prijzen uit een deling (bijv. kratprijs gedeeld door 24) worden bovendien afgerond op vier decimalen — nauwkeurig genoeg voor stukprijzen zoals € 0,0125.

Verder lezen

• Producten importeren — details voor producten, inclusief recepten & pakketten
• Contacten importeren — details voor de contactimport
• Evenement aanmaken met de aanmaakwizard — één evenement handmatig aanmaken in plaats van via import