Contacten importeren
Na het lezen kun je je contacten met het Excel-sjabloon in Univents importeren — personen en bedrijven in één bestand — en weet je hoe een herhaalde import bestaande contacten veilig bijwerkt in plaats van te dupliceren.
Je kunt je hele contactenlijst met een Excel-bestand in Univents zetten — met een begeleide assistent direct bij de contacten, zonder supportaanvraag. Personen en bedrijven staan daarbij in hetzelfde bestand; Univents koppelt ze automatisch aan elkaar. Dezelfde assistent werkt ook voor producten en evenementen — meer daarover lees je in het overzichtsartikel Evenementen, producten en contacten importeren via Excel.
Import starten
- Open het onderdeel Contacten in de navigatie links.
- Klik rechtsboven op Importeren.
- De assistent leidt je in vijf stappen door de import: Sjabloon → Uploaden → Koppeling → Controle → Import.
Stap 1: Sjabloon downloaden
Download het Excel-sjabloon via Sjabloon downloaden (.xlsx). Het bevat al de juiste kolomkoppen, een paar voorbeeldregels en een tabblad Notities met alle toegestane waarden per kolom. Je hoeft dus niet helemaal opnieuw te beginnen: vul gewoon je contacten in de bestaande rijen in.
Heb je al een eigen lijst met andere kolommen? Ook die werkt — in de volgende stap koppel je je kolommen handmatig aan de doelvelden.
Stap 2: Bestand uploaden
Sleep je Excel- of CSV-bestand naar het veld of kies het via het bestandsvenster. Ondersteund worden .xlsx, .xls en .csv, maximaal 10 MB en tot 5.000 rijen per import.
Stap 3: Kolommen koppelen
De assistent herkent je kolomkoppen automatisch en stelt een koppeling voor. Slechts twee velden zijn echt verplicht:
| Kolom | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Type | Ja | Person of Firma |
| Ja | Moet een geldig e-mailadres zijn | |
| Voornaam / Achternaam | Voorwaardelijk | Minstens één van beide is verplicht bij type Person |
| Bedrijfsnaam | Voorwaardelijk | Verplicht bij type Firma |
Alle overige kolommen (aanhef, titel, functie, telefoon, mobiel, fax, website, adres, btw-id, belastingnummer, klantnummer, extern klantnummer, alternatieve e-mails, tags en meer) zijn optioneel — de volledige lijst met toegestane waarden vind je op het tabblad Notities van je gedownloade sjabloon.
Personen aan bedrijven koppelen
In de kolom Bedrijf vul je bij een persoon de naam van het bijbehorende bedrijf in. Univents zoekt naar een bestaand bedrijf met die naam — wordt er geen gevonden, dan wordt automatisch een nieuw bedrijfscontact aangemaakt, zodat je bedrijven niet apart hoeft voor te bereiden. Je kunt hier ook het e-mailadres van een al bestaand bedrijf invullen, mocht je de exacte naam niet bij de hand hebben.
Alternatieve e-mails en tags
Vul je in de kolom Alternatieve e-mails extra adressen in, gescheiden door komma’s, dan slaat Univents ze op als aanvullende e-mailadressen bij het contact — ze tellen ook mee bij de controle op duplicaten (zie hieronder). Tags in de kolom Tags (eveneens gescheiden door komma’s) worden automatisch aangemaakt als ze nog niet bestaan en meteen aan het contact gekoppeld.
Stap 4 & 5: Controle en import
Voordat er iets wordt opgeslagen, laat de Controle voor elke rij zien of die nieuw wordt aangemaakt, bijgewerkt of overgeslagen. Rijen met fouten houden de rest niet tegen — je kunt de foutenlijst als Excel-bestand downloaden en de betreffende rijen apart corrigeren. Bevestig je de controle, dan loopt de eigenlijke Import met een voortgangsindicator; aan het einde zie je een rapport met het aantal nieuw aangemaakte, bijgewerkte en overgeslagen contacten.
Een import veilig herhalen
Upload je hetzelfde bestand opnieuw, dan ontstaan er geen duplicaten: Univents herkent bestaande contacten eerst aan het e-mailadres (ook als dat alleen bij de alternatieve e-mails staat) en, als er geen e-mailadres overeenkomt, vervolgens aan naam en type (persoon/bedrijf). Bij een match vult de import alleen lege velden aan — bestaande waarden worden nooit overschreven. Twee verschillende personen met dezelfde naam maar een ander e-mailadres worden daarbij correct als twee aparte contacten behandeld.
Veelgestelde vragen
Moet ik bedrijven eerst in Univents aanmaken? Nee. Vul je bij een persoon een bedrijf in dat nog niet bestaat, dan maakt de import het automatisch aan.
Wat gebeurt er als een rij fouten bevat? Alleen die rij wordt overgeslagen — de rest van het bestand wordt gewoon geïmporteerd. De controle laat je vooraf zien welke rij het betreft en waarom.
Kunnen dubbele contacten ontstaan? Alleen als noch het e-mailadres, noch naam en type overeenkomen met een bestaand contact. Anders herkent de import het contact en vult die alleen ontbrekende gegevens aan, in plaats van het een tweede keer aan te maken.
Welk bestandsformaat wordt verwacht? .xlsx, .xls of .csv, maximaal 10 MB en tot 5.000 rijen.
Verder lezen
- Evenementen, producten en contacten importeren via Excel — de assistent in vogelvlucht, inclusief producten en evenementen
- Contacten en bedrijven beheren — contacten handmatig aanmaken en de relatie tussen personen en bedrijven tot in detail instellen