Importar contactos
Después de leer este artículo podrás importar tus contactos a Univents con la plantilla de Excel (personas y empresas en un único archivo) y sabrás cómo una importación repetida actualiza de forma segura los contactos existentes en lugar de duplicarlos.
Puedes cargar toda tu lista de contactos en Univents mediante un archivo de Excel, con un asistente guiado directamente en Contactos y sin necesidad de abrir una solicitud de soporte. Las personas y las empresas van en el mismo archivo y Univents las vincula automáticamente. El mismo asistente sirve también para productos y eventos; encontrarás más información en el artículo general Importar eventos, productos y contactos con Excel.
Iniciar la importación
- Abre el apartado Contactos en la navegación de la izquierda.
- Haz clic en Importar, arriba a la derecha.
- El asistente te guía por la importación en cinco pasos: Plantilla → Subir → Asignación → Revisión → Importación.
Paso 1: descargar la plantilla
Descarga la plantilla de Excel con Descargar plantilla (.xlsx). Ya incluye los encabezados de columna adecuados, algunas filas de ejemplo y una hoja Notas con todos los valores permitidos para cada columna. No tienes que empezar de cero: rellena tus contactos en las filas existentes.
¿Ya tienes tu propia lista con columnas distintas? También funciona: en el siguiente paso asignarás tus columnas manualmente a los campos de destino.
Paso 2: subir el archivo
Arrastra tu archivo de Excel o CSV al recuadro o selecciónalo desde el cuadro de diálogo de archivos. Se admiten .xlsx, .xls y .csv, con un máximo de 10 MB y hasta 5.000 filas por importación.
Paso 3: asignar columnas
El asistente reconoce automáticamente los encabezados de tus columnas y te propone una asignación. Solo dos campos son realmente obligatorios:
| Columna | Obligatoria | Nota |
|---|---|---|
| Tipo | Sí | Person o Firma |
| Correo electrónico | Sí | Debe ser una dirección de correo electrónico válida |
| Nombre / Apellidos | Condicional | Con el tipo Person, se necesita al menos uno de los dos |
| Nombre de la empresa | Condicional | Obligatorio con el tipo Firma |
Todas las demás columnas (tratamiento, título, cargo, teléfono, móvil, fax, sitio web, dirección, NIF-IVA, número fiscal, número de cliente, número de cliente externo, correos electrónicos alternativos, etiquetas y más) son opcionales. Encontrarás la lista completa con los valores permitidos en la hoja Notas de la plantilla descargada.
Vincular personas con empresas
En la columna Empresa introduce, para una persona, el nombre de la empresa a la que pertenece. Univents busca una empresa existente con ese nombre; si no encuentra ninguna, crea automáticamente un nuevo contacto de empresa, de modo que no tienes que preparar las empresas por separado. También puedes introducir aquí la dirección de correo electrónico de una empresa ya existente, por si no tienes a mano el nombre exacto.
Correos electrónicos alternativos y etiquetas
Si introduces más direcciones separadas por comas en la columna Correos electrónicos alternativos, Univents las guarda como correos electrónicos adicionales del contacto; además, se tienen en cuenta en la detección de duplicados (ver más abajo). Las etiquetas de la columna Etiquetas (también separadas por comas) se crean automáticamente si aún no existen y se vinculan directamente al contacto.
Pasos 4 y 5: revisión e importación
Antes de guardar nada, la Revisión te muestra, fila por fila, si se creará, se actualizará o se omitirá. Las filas con errores no bloquean el resto: puedes descargar la lista de errores como archivo de Excel y corregir por separado las filas afectadas. Cuando confirmas la revisión, se ejecuta la Importación propiamente dicha con indicador de progreso; al final verás un informe con el número de contactos creados, actualizados y omitidos.
Repetir una importación de forma segura
Si vuelves a subir el mismo archivo, no se generan duplicados: Univents reconoce primero los contactos existentes por su dirección de correo electrónico (incluso si solo figura entre los correos electrónicos alternativos) y, si ningún correo coincide, recurre al nombre y al tipo (persona/empresa). Si hay coincidencia, la importación solo completa los campos vacíos; los valores existentes nunca se sobrescriben. Dos personas distintas con el mismo nombre pero con diferente dirección de correo electrónico se tratan correctamente como dos contactos separados.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que crear las empresas en Univents antes? No. Si introduces para una persona una empresa que todavía no existe, la importación la crea automáticamente.
¿Qué pasa si una fila tiene errores? Solo se omite esa fila; el resto del archivo se importa con normalidad. La revisión te muestra de antemano qué fila está afectada y por qué.
¿Pueden crearse contactos duplicados? Solo si ni la dirección de correo electrónico ni el nombre y el tipo coinciden con un contacto existente. En los demás casos, la importación reconoce el contacto y solo completa los datos que faltan, en lugar de crearlo por segunda vez.
¿Qué formato de archivo se espera? .xlsx, .xls o .csv, con un máximo de 10 MB y hasta 5.000 filas.
Más información
- Importar eventos, productos y contactos con Excel: el asistente en resumen, incluidos productos y eventos
- Gestionar contactos y empresas: crear contactos manualmente y configurar al detalle la relación entre personas y empresas