Importer des contacts
Après lecture, vous saurez importer vos contacts dans Univents à l’aide d’un modèle Excel (personnes et entreprises dans un seul fichier) et vous comprendrez comment un import répété met à jour les contacts existants en toute sécurité au lieu de les dupliquer.
Vous pouvez intégrer l’ensemble de votre liste de contacts dans Univents à partir d’un fichier Excel, grâce à un assistant guidé accessible directement depuis les contacts, sans passer par une demande au support. Les personnes et les entreprises figurent dans le même fichier ; Univents les relie automatiquement. Le même assistant fonctionne aussi pour les produits et les événements. Pour en savoir plus, consultez l’article de présentation Importer des événements, des produits et des contacts depuis Excel.
Lancer l’import
- Ouvrez la section Contacts dans la navigation de gauche.
- Cliquez sur Importer en haut à droite.
- L’assistant vous guide à travers l’import en cinq étapes : Modèle → Importer → Correspondance → Vérification → Import.
Étape 1 : télécharger le modèle
Téléchargez le modèle Excel via Télécharger le modèle (.xlsx). Il contient déjà les en-têtes de colonnes adéquats, quelques lignes d’exemple et une feuille Remarques avec toutes les valeurs autorisées pour chaque colonne. Inutile de repartir de zéro : saisissez simplement vos contacts dans les lignes existantes.
Vous avez déjà votre propre liste avec des colonnes différentes ? Elle fonctionne aussi : à l’étape suivante, vous associerez manuellement vos colonnes aux champs cibles.
Étape 2 : importer le fichier
Faites glisser votre fichier Excel ou CSV dans la zone prévue ou sélectionnez-le via la boîte de dialogue de fichiers. Les formats pris en charge sont .xlsx, .xls et .csv, avec une taille maximale de 10 Mo et jusqu’à 5 000 lignes par import.
Étape 3 : associer les colonnes
L’assistant reconnaît automatiquement les en-têtes de vos colonnes et propose une correspondance. Seuls deux champs sont réellement obligatoires :
| Colonne | Obligatoire | Remarque |
|---|---|---|
| Type | Oui | Person ou Firma |
| Oui | Doit être une adresse e-mail valide | |
| Prénom / Nom | Sous condition | Au moins l’un des deux est requis pour le type Person |
| Nom de l’entreprise | Sous condition | Requis pour le type Firma |
Toutes les autres colonnes (civilité, titre, fonction, téléphone, mobile, fax, site web, adresse, numéro de TVA, numéro fiscal, numéro client, numéro client externe, e-mails alternatives, tags, etc.) sont facultatives. Vous trouverez la liste complète avec les valeurs autorisées dans la feuille Remarques du modèle que vous avez téléchargé.
Relier des personnes à des entreprises
Dans la colonne Entreprise, indiquez pour une personne le nom de l’entreprise correspondante. Univents recherche une entreprise existante portant ce nom ; s’il n’en trouve aucune, un nouveau contact de type entreprise est créé automatiquement, vous n’avez donc pas besoin de préparer les entreprises séparément. Vous pouvez aussi saisir ici l’adresse e-mail d’une entreprise déjà existante si vous n’avez pas son nom exact sous la main.
E-mails alternatives et tags
Si vous saisissez d’autres adresses, séparées par des virgules, dans la colonne E-mails alternatives, Univents les enregistre comme adresses e-mail supplémentaires du contact. Elles sont également prises en compte dans la détection des doublons (voir ci-dessous). Les tags de la colonne Tags (également séparés par des virgules) sont créés automatiquement s’ils n’existent pas encore et sont directement associés au contact.
Étapes 4 et 5 : vérification et import
Avant que quoi que ce soit ne soit enregistré, l’étape Vérification vous indique, pour chaque ligne, si elle sera créée, mise à jour ou ignorée. Les lignes comportant des erreurs ne bloquent pas le reste : vous pouvez télécharger la liste des erreurs sous forme de fichier Excel et corriger séparément les lignes concernées. Une fois la vérification confirmée, l’Import proprement dit s’exécute avec une barre de progression ; à la fin, vous obtenez un rapport indiquant le nombre de contacts créés, mis à jour et ignorés.
Répéter un import en toute sécurité
Si vous importez à nouveau le même fichier, aucun doublon n’est créé : Univents reconnaît d’abord les contacts existants grâce à l’adresse e-mail (même si elle n’est enregistrée que dans les e-mails alternatives) et, si aucune adresse e-mail ne correspond, il se rabat sur le nom et le type (personne/entreprise). En cas de correspondance, l’import complète uniquement les champs vides ; les valeurs existantes ne sont jamais écrasées. Deux personnes différentes portant le même nom mais des adresses e-mail différentes sont correctement traitées comme deux contacts distincts.
Questions fréquentes
Dois-je créer les entreprises dans Univents au préalable ? Non. Si vous indiquez pour une personne une entreprise qui n’existe pas encore, l’import la crée automatiquement.
Que se passe-t-il si une ligne contient une erreur ? Seule cette ligne est ignorée ; le reste du fichier est importé normalement. La vérification vous indique à l’avance quelle ligne est concernée et pourquoi.
Des contacts en double peuvent-ils être créés ? Uniquement si ni l’adresse e-mail ni le nom et le type ne correspondent à un contact existant. Sinon, l’import reconnaît le contact et complète seulement les informations manquantes, au lieu de le créer une seconde fois.
Quel format de fichier est attendu ? .xlsx, .xls ou .csv, avec une taille maximale de 10 Mo et jusqu’à 5 000 lignes.
Pour aller plus loin
- Importer des événements, des produits et des contacts depuis Excel : présentation de l’assistant, y compris pour les produits et les événements
- Gérer les contacts et les entreprises : créer des contacts manuellement et configurer en détail la relation entre personnes et entreprises