Kontakte importieren
Nach dem Lesen kannst du deine Kontakte per Excel-Vorlage in Univents importieren — Personen und Firmen in einer Datei — und weißt, wie ein wiederholter Import bestehende Kontakte sicher aktualisiert statt zu duplizieren.
Du kannst deine gesamte Kontaktliste per Excel-Datei in Univents einpflegen — mit einem geführten Assistenten direkt bei den Kontakten, ohne Support-Anfrage. Personen und Firmen landen dabei in derselben Datei; Univents verknüpft sie automatisch. Der gleiche Assistent funktioniert auch für Produkte und Events — mehr dazu im Überblicksartikel Events, Produkte und Kontakte per Excel importieren.
Import starten
- Öffne den Bereich Kontakte in der linken Navigation.
- Klicke oben rechts auf Importieren.
- Der Assistent führt dich in fünf Schritten durch den Import: Vorlage → Hochladen → Zuordnung → Prüfung → Import.
Schritt 1: Vorlage herunterladen
Lade über Vorlage herunterladen (.xlsx) die Excel-Vorlage herunter. Sie enthält bereits die passenden Spaltenüberschriften, ein paar Beispielzeilen und ein Blatt Hinweise mit allen erlaubten Werten pro Spalte. Du musst nicht bei null anfangen: Fülle einfach deine Kontakte in die vorhandenen Zeilen ein.
Hast du bereits eine eigene Liste mit abweichenden Spalten? Die funktioniert auch — im nächsten Schritt ordnest du deine Spalten manuell den Zielfeldern zu.
Schritt 2: Datei hochladen
Ziehe deine Excel- oder CSV-Datei in das Feld oder wähle sie über den Dateidialog aus. Unterstützt werden .xlsx, .xls und .csv, maximal 10 MB und bis zu 5.000 Zeilen pro Import.
Schritt 3: Spalten zuordnen
Der Assistent erkennt deine Spaltenüberschriften automatisch und schlägt eine Zuordnung vor. Nur zwei Felder sind wirklich Pflicht:
| Spalte | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| Typ | Ja | Person oder Firma |
| Ja | Muss eine gültige E-Mail-Adresse sein | |
| Vorname / Nachname | Bedingt | Mindestens eines von beiden ist bei Typ Person erforderlich |
| Firmenname | Bedingt | Bei Typ Firma erforderlich |
Alle weiteren Spalten (Anrede, Titel, Position, Telefon, Mobil, Fax, Website, Adresse, USt-ID, Steuernummer, Kundennummer, Externe Kundennummer, Alternative E-Mails, Tags und mehr) sind optional — die vollständige Liste mit erlaubten Werten findest du im Hinweise-Blatt deiner heruntergeladenen Vorlage.
Personen mit Firmen verknüpfen
In der Spalte Firma trägst du bei einer Person den Namen des zugehörigen Unternehmens ein. Univents sucht nach einer bestehenden Firma mit diesem Namen — findet sich keine, wird automatisch ein neuer Firmen-Kontakt angelegt, sodass du Firmen nicht separat vorbereiten musst. Alternativ kannst du hier auch die E-Mail-Adresse einer bereits bestehenden Firma eintragen, falls dir der genaue Name nicht vorliegt.
Alternative E-Mails und Tags
Trägst du in der Spalte Alternative E-Mails weitere Adressen kommagetrennt ein, speichert Univents sie als zusätzliche E-Mails am Kontakt — sie zählen auch beim Duplikat-Abgleich (siehe unten) mit. Tags in der Spalte Tags (ebenfalls kommagetrennt) werden automatisch angelegt, falls sie noch nicht existieren, und direkt mit dem Kontakt verknüpft.
Weitere Felder aus dem Kontaktformular
Seit dem 8.10.2026 ist jede Angabe, die du im Kontaktformular setzen kannst, auch eine Spalte in deiner Import-Datei. Neu dazugekommen sind:
| Bereich | Neue Spalten |
|---|---|
| Adresse | Domain, Adresszusatz, Region |
| Buchhaltung | Kreditorennummer, Umsatzsteuer-Nr., Käuferreferenz / Leitweg-ID, Standardrabatt (%), Zahlungsziel in Tagen |
| Person und Firma | Geburtsdatum, Geschäftsführer, Übergeordnete Firma |
| E-Mail und Zuordnung | Rechnungs-E-Mail, Bestell-E-Mail, Zuständiger |
Ein paar davon haben eine Besonderheit, die du kennen solltest:
- Domain ist die Mail-Domain des Kontakts (z. B.
kunde.de). Univents ordnet eingehende Mails dieser Domain automatisch dem Kontakt zu. - Region ist das Bundesland beziehungsweise der Bundesstaat der Adresse.
- Umsatzsteuer-Nr. ist die Umsatzsteuernummer des Käufers aus dem Leitweg-Verfahren — nicht eure eigene USt-ID. Die eigene Nummer trägst du weiterhin in der Spalte USt-ID ein.
- Standardrabatt (%) und Zahlungsziel in Tagen sind die Standard-Konditionen des Kontakts. Das Zahlungsziel nimmt Werte von 1 bis 365 Tagen.
- Geschäftsführer gilt für Firmen und nimmt mehrere Namen auf — trenne sie mit
;, weil ein Name selbst ein Komma enthalten kann. - Rechnungs-E-Mail und Bestell-E-Mail sind eigene Adressen am Kontakt. Sie ersetzen nicht die Hauptadresse aus der Spalte E-Mail.
- Zuständiger erwartet die E-Mail-Adresse eines Team-Mitglieds deines Workspace. Der Import sucht sie in deiner Mitgliederliste; eine unbekannte Adresse legt niemanden an, sondern erscheint als Hinweis in der Prüfung. Team-Mitglieder legst du weiterhin nicht über diesen Import an — dafür gibt es Team-Mitglieder importieren.
- Übergeordnete Firma gibt es nur bei Zeilen vom Typ Firma: Trage dort den Namen einer bereits bestehenden Firma ein (Holding → Teilfirma). Anders als die Spalte Firma bei Personen legt der Import hier nichts an — eine unbekannte Firma bleibt ohne Elternteil und erscheint als Hinweis in der Prüfung.
Schritt 4 & 5: Prüfung und Import
Bevor irgendetwas gespeichert wird, zeigt dir die Prüfung für jede Zeile, ob sie neu angelegt, aktualisiert oder übersprungen wird. Zeilen mit Fehlern blockieren nicht den Rest — du kannst die Fehlerliste als Excel-Datei herunterladen und die betroffenen Zeilen separat korrigieren. Bestätigst du die Prüfung, läuft der eigentliche Import mit Fortschrittsanzeige; am Ende siehst du einen Bericht mit der Anzahl neu angelegter, aktualisierter und übersprungener Kontakte.
Bestehenden Import sicher wiederholen
Lädst du dieselbe Datei erneut hoch, entstehen keine Duplikate: Univents erkennt bestehende Kontakte zuerst anhand der E-Mail-Adresse (auch wenn sie nur unter Alternative E-Mails hinterlegt ist) und, falls keine E-Mail übereinstimmt, ersatzweise anhand von Name und Typ (Person/Firma). Bei einem Treffer ergänzt der Import nur leere Felder — vorhandene Werte werden nie überschrieben. Zwei unterschiedliche Personen mit gleichem Namen, aber unterschiedlicher E-Mail-Adresse, werden dabei korrekt als zwei getrennte Kontakte behandelt.
Häufige Fragen
Muss ich Firmen vorher in Univents anlegen? Nein. Trägst du bei einer Person eine Firma ein, die noch nicht existiert, legt der Import sie automatisch an.
Was passiert, wenn eine Zeile fehlerhaft ist? Nur diese Zeile wird übersprungen — der Rest der Datei importiert normal weiter. Die Prüfung zeigt dir vorab, welche Zeile betroffen ist und warum.
Können doppelte Kontakte entstehen? Nur, wenn weder die E-Mail-Adresse noch Name und Typ mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmen. Ansonsten erkennt der Import den Kontakt wieder und ergänzt nur fehlende Angaben, statt ihn ein zweites Mal anzulegen.
Welches Dateiformat wird erwartet? .xlsx, .xls oder .csv, maximal 10 MB und bis zu 5.000 Zeilen.
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