Kontakte & Firmen verwalten

Im Kontaktbereich organisierst du alle Personen und Firmen zentral, egal ob Kunden, Aushilfen, Kooperationspartner oder Lieferanten. Jeder Kontakt bringt eine vollständige CRM-Übersicht mit: alle Events, Anfragen, Finanzdokumente, Anrufe und Notizen an einem Ort.

Den Kontaktbereich öffnen und durchsuchen

Du findest den Bereich im Hauptmenü unter Kontakte. Oben siehst du auf einen Blick, wie viele Kontakte du gesamt hast und wie viele davon Aktiv oder Inaktiv sind. Darunter steuerst du die Liste über die Filterleiste:

1. Tippe in das Suchfeld, um nach Name, E-Mail, Telefon oder zugehöriger Firma zu suchen.
2. Schränke die Liste mit den Pillen Alle, Personen oder Unternehmen ein.
3. Filtere über deine Tags (zum Beispiel VIP) oder über Aktiv und Inaktiv.
4. Springe über das A–Z-Register am rechten Rand direkt zu einem Anfangsbuchstaben.

Die Liste ist standardmäßig nach Zuletzt kontaktiert sortiert, sodass die aktuellsten Kontakte oben stehen.

Neue Person oder Firma anlegen

Klicke oben rechts auf Kontakt erstellen. Es öffnet sich ein Dialog mit dem Kontaktformular.

1. Wähle bei Typ zwischen Person und Unternehmen.
2. Bei einer Person füllst du Ansprache, Titel, Vorname und Nachname aus und kannst über Zugehörige Firma eine bestehende Firma zuordnen.
3. Bei einem Unternehmen gibst du den Firmenname ein und ergänzt bei Bedarf Website, USt-IdNr., Steuernummer und die Geschäftsführer.
4. Trage Kontaktdaten wie E-Mail, Telefon und Mobil ein und erfasse über das Adressfeld die Adresse samt Adresszusatz.
5. Klicke auf Kontakt erstellen, um zu speichern.

Die Kundennummer wird beim Anlegen automatisch vergeben, du musst sie nicht selbst setzen.

Kontakte per CSV importieren

Hast du bereits eine Kontaktliste, kannst du sie in einem Schritt einlesen, statt jeden Eintrag von Hand anzulegen.

1. Klicke auf Importieren, um den Dialog Kontakte importieren zu öffnen.
2. Ziehe deine CSV-Datei in das Feld oder klicke auf CSV-Datei auswählen.
3. Im Schritt Spalten zuordnen weist du jeder Spalte das passende Feld zu: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon oder Firma. Spalten, die du nicht brauchst, lässt du auf — Ignorieren —.
4. Klicke auf Vorschau, um die ersten Zeilen zu prüfen.
5. Bestätige mit Importieren.

Univents erkennt sowohl Komma- als auch Semikolon-getrennte Dateien automatisch und schlägt die Zuordnung für gängige Spaltennamen bereits vor.

Die Detailansicht und das CRM nutzen

Klicke auf eine Zeile in der Liste, um die Detailansicht zu öffnen. Im Kopfbereich siehst du Kennzahlen wie Events, Umsatz, Ø Auftrag und Letzter Kontakt. Über die Tabs darunter erreichst du die volle Historie des Kontakts:

• Übersicht: Karten zu Events, Anfragen, Finanzdokumenten, Aufgaben sowie den Stammdaten.
• Events und Anfragen: alle Veranstaltungen und Anfragen, an denen der Kontakt beteiligt ist.
• Finanzen: zugehörige Angebote, Rechnungen und Lieferscheine.
• E-Mails und Anrufe: der Kommunikationsverlauf; über Anruf loggen hältst du Telefonate fest.
• Notizen und Aufgaben: manuelle Vermerke und offene To-dos.
• Beziehung: verknüpfte Personen und Firmen.

Oben rechts findest du außerdem die Aktionen Anfrage hinzufügen, E-Mail senden und Weitere Aktionen.

Personen mit Firmen verknüpfen

Damit dein CRM zusammenhängt, ordnest du Ansprechpartner ihrer Firma zu. Dafür gibt es zwei Wege:

Schnellweg beim Anlegen oder Bearbeiten: Öffne die Person, klicke auf Bearbeiten (oder lege sie neu an) und wähle im Feld Zugehörige Firma über die Suche die passende Firma aus. Speichere mit Speichern. Die Firma erscheint danach als Untertitel der Person.

Detaillierte Verknüpfung im Tab Beziehung: Öffne die Person oder Firma und wechsle in den Tab Beziehung. Klicke dort auf Firma verknüpfen (bei einer Person) beziehungsweise Person verknüpfen (bei einer Firma). Im Dialog wählst du den Gegenpart aus, trägst optional eine Position / Titel ein (zum Beispiel „Geschäftsführer") und legst über den Schalter Als primär festlegen fest, ob es sich um den primären Arbeitgeber handelt. Eine Person kann mehrere Firmen-Verknüpfungen haben, aber nur eine davon lässt sich als primär markieren.

Jede Zeile im Tab Beziehung zeigt den Namen der verknüpften Person oder Firma sowie die Rolle — entweder deine eigene Angabe aus Position / Titel oder, falls leer, standardmäßig Primärer Arbeitgeber, Arbeitgeber oder Mitarbeiter. Primäre Verknüpfungen tragen zusätzlich die Markierung Primär. Über die Stift- und Papierkorb-Symbole bearbeitest oder entfernst du eine Verknüpfung wieder.

Wurde eine Firma nur über das einfache Formularfeld Zugehörige Firma hinterlegt, zeigt die entsprechende Zeile im Tab Beziehung stattdessen den Button Übernehmen. Ein Klick darauf wandelt die einfache Verknüpfung in eine vollständige, bearbeitbare Beziehung um und markiert sie automatisch als primären Arbeitgeber. Die ursprünglichen Kontakte bleiben davon unberührt — es ändert sich nur, wie die Verknüpfung selbst gespeichert ist.

Häufige Fragen

Warum kann ich die Kundennummer nicht ändern? Die Kundennummer wird automatisch beim Erstellen vergeben und ist im Formular nur als Anzeige sichtbar. Sie bleibt eindeutig und stabil.

Welche Felder sehe ich bei einer Firma im Vergleich zu einer Person? Sobald du bei Typ auf Unternehmen wechselst, blendet das Formular firmenspezifische Felder wie Firmenname, Website, USt-IdNr., Steuernummer und Geschäftsführer ein. Felder wie Vorname, Nachname oder Zugehörige Firma erscheinen nur bei Personen.

Was bedeuten „Aktiv" und „Inaktiv" in der Liste? Diese Kennzeichnung richtet sich danach, wann der Kontakt zuletzt aktualisiert oder kontaktiert wurde. So erkennst du auf einen Blick, welche Kontakte gerade aktiv sind und welche länger ruhen.