Importar contactos
Depois de ler este artigo, é possível importar os contactos para o Univents através do modelo Excel — pessoas e empresas num só ficheiro — e fica-se a saber como uma importação repetida atualiza em segurança os contactos existentes, em vez de os duplicar.
É possível carregar toda a lista de contactos para o Univents através de um ficheiro Excel — com um assistente guiado, diretamente na área de contactos, sem pedido de suporte. Pessoas e empresas ficam no mesmo ficheiro; o Univents associa-as automaticamente. O mesmo assistente funciona também para produtos e eventos — mais informações no artigo geral Importar eventos, produtos e contactos através de Excel.
Iniciar a importação
- Abrir a área Contactos na navegação à esquerda.
- Clicar em Importar, no canto superior direito.
- O assistente guia a importação em cinco passos: Modelo → Carregar → Associação → Verificação → Importação.
Passo 1: Transferir o modelo
Com Transferir modelo (.xlsx), transferir o modelo Excel. Já inclui os cabeçalhos de coluna adequados, algumas linhas de exemplo e uma folha Notas com todos os valores permitidos por coluna. Não é preciso começar do zero: basta preencher os contactos nas linhas existentes.
Já existe uma lista própria com colunas diferentes? Também funciona — no passo seguinte, as colunas são associadas manualmente aos campos de destino.
Passo 2: Carregar o ficheiro
Arrastar o ficheiro Excel ou CSV para a área indicada ou selecioná-lo através da janela de seleção de ficheiros. São suportados os formatos .xlsx, .xls e .csv, com um máximo de 10 MB e até 5.000 linhas por importação.
Passo 3: Associar colunas
O assistente reconhece automaticamente os cabeçalhos das colunas e sugere uma associação. Apenas dois campos são realmente obrigatórios:
| Coluna | Obrigatório | Nota |
|---|---|---|
| Tipo | Sim | Person ou Firma |
| Sim | Tem de ser um endereço de e-mail válido | |
| Nome próprio / Apelido | Condicional | Pelo menos um dos dois é necessário para o tipo Person |
| Nome da empresa | Condicional | Necessário para o tipo Firma |
Todas as restantes colunas (tratamento, título, cargo, telefone, telemóvel, fax, website, morada, número de identificação de IVA, número de contribuinte, número de cliente, número de cliente externo, e-mails alternativos, etiquetas e mais) são opcionais — a lista completa com os valores permitidos encontra-se na folha Notas do modelo transferido.
Associar pessoas a empresas
Na coluna Empresa, indicar, no caso de uma pessoa, o nome da empresa correspondente. O Univents procura uma empresa existente com esse nome — se não encontrar nenhuma, é criado automaticamente um novo contacto de empresa, pelo que não é necessário preparar as empresas em separado. Em alternativa, também é possível indicar aqui o e-mail de uma empresa já existente, caso o nome exato não esteja disponível.
E-mails alternativos e etiquetas
Se na coluna E-mails alternativos forem indicados outros endereços, separados por vírgulas, o Univents guarda-os como e-mails adicionais no contacto — também contam na deteção de duplicados (ver abaixo). As etiquetas da coluna Etiquetas (igualmente separadas por vírgulas) são criadas automaticamente, caso ainda não existam, e associadas de imediato ao contacto.
Passos 4 e 5: Verificação e importação
Antes de qualquer coisa ser guardada, a Verificação mostra, para cada linha, se será criada, atualizada ou ignorada. As linhas com erros não bloqueiam as restantes — a lista de erros pode ser transferida como ficheiro Excel e as linhas afetadas corrigidas em separado. Ao confirmar a verificação, a Importação propriamente dita decorre com indicador de progresso; no final, surge um relatório com o número de contactos criados, atualizados e ignorados.
Repetir uma importação em segurança
Ao carregar novamente o mesmo ficheiro, não surgem duplicados: o Univents reconhece os contactos existentes primeiro pelo endereço de e-mail (mesmo que esteja registado apenas em E-mails alternativos) e, se nenhum e-mail coincidir, em alternativa pelo nome e tipo (pessoa/empresa). Em caso de correspondência, a importação apenas completa os campos vazios — os valores existentes nunca são substituídos. Duas pessoas diferentes com o mesmo nome, mas com endereços de e-mail diferentes, são tratadas corretamente como dois contactos separados.
Perguntas frequentes
É preciso criar as empresas no Univents previamente? Não. Se for indicada, numa pessoa, uma empresa que ainda não existe, a importação cria-a automaticamente.
O que acontece se uma linha tiver erros? Apenas essa linha é ignorada — o resto do ficheiro é importado normalmente. A verificação mostra antecipadamente qual a linha afetada e porquê.
Podem surgir contactos duplicados? Só se nem o endereço de e-mail nem o nome e o tipo coincidirem com um contacto existente. Caso contrário, a importação reconhece o contacto e completa apenas os dados em falta, em vez de o criar uma segunda vez.
Que formato de ficheiro é esperado? .xlsx, .xls ou .csv, com um máximo de 10 MB e até 5.000 linhas.
Ler mais
- Importar eventos, produtos e contactos através de Excel — visão geral do assistente, incluindo produtos e eventos
- Gerir contactos e empresas — criar contactos manualmente e definir em detalhe a relação entre pessoas e empresas