Importare i contatti
Dopo la lettura saprai importare i tuoi contatti in Univents con il modello Excel — persone e aziende in un unico file — e come una nuova importazione aggiorni in sicurezza i contatti esistenti invece di duplicarli.
Puoi inserire l’intera lista dei tuoi contatti in Univents con un file Excel, usando una procedura guidata direttamente nella sezione dei contatti, senza bisogno di aprire una richiesta al supporto. Persone e aziende stanno nello stesso file; Univents le collega automaticamente. La stessa procedura funziona anche per prodotti ed eventi: ne trovi una panoramica nell’articolo Importare eventi, prodotti e contatti da Excel.
Avviare l’importazione
- Apri la sezione Contatti nella navigazione a sinistra.
- Clicca su Importa in alto a destra.
- La procedura guidata ti accompagna nell’importazione in cinque passaggi: Modello → Carica → Associazione → Verifica → Importazione.
Passaggio 1: scaricare il modello
Con Scarica il modello (.xlsx) scarichi il modello Excel. Contiene già le intestazioni di colonna corrette, alcune righe di esempio e un foglio Note con tutti i valori ammessi per ogni colonna. Non devi partire da zero: inserisci semplicemente i tuoi contatti nelle righe già presenti.
Hai già un elenco tuo, con colonne diverse? Va bene lo stesso: nel passaggio successivo associ manualmente le tue colonne ai campi di destinazione.
Passaggio 2: caricare il file
Trascina il tuo file Excel o CSV nell’area indicata oppure selezionalo tramite la finestra di selezione file. Sono supportati i formati .xlsx, .xls e .csv, con un massimo di 10 MB e fino a 5.000 righe per importazione.
Passaggio 3: associare le colonne
La procedura riconosce automaticamente le intestazioni delle tue colonne e propone un’associazione. Solo due campi sono davvero obbligatori:
| Colonna | Obbligatoria | Nota |
|---|---|---|
| Tipo | Sì | Person o Firma |
| Sì | Deve essere un indirizzo e-mail valido | |
| Nome / Cognome | Condizionata | Per il tipo Person è richiesto almeno uno dei due |
| Nome azienda | Condizionata | Obbligatoria per il tipo Firma |
Tutte le altre colonne (appellativo, titolo, qualifica, telefono, cellulare, fax, sito web, indirizzo, partita IVA, codice fiscale, numero cliente, numero cliente esterno, e-mail alternative, tag e altro) sono facoltative: l’elenco completo con i valori ammessi si trova nel foglio Note del modello che hai scaricato.
Collegare le persone alle aziende
Nella colonna Azienda, per una persona inserisci il nome dell’azienda di appartenenza. Univents cerca un’azienda esistente con quel nome; se non ne trova nessuna, crea automaticamente un nuovo contatto azienda, così non devi preparare le aziende separatamente. In alternativa, qui puoi inserire anche l’indirizzo e-mail di un’azienda già esistente, se non hai a disposizione il nome esatto.
E-mail alternative e tag
Se nella colonna E-mail alternative inserisci altri indirizzi separati da virgole, Univents li salva come e-mail aggiuntive del contatto; vengono considerati anche nel confronto dei duplicati (vedi sotto). I tag nella colonna Tag (anch’essi separati da virgole) vengono creati automaticamente se non esistono ancora e collegati subito al contatto.
Passaggi 4 e 5: verifica e importazione
Prima che venga salvato qualsiasi dato, la Verifica ti mostra, riga per riga, se verrà creata, aggiornata o saltata. Le righe con errori non bloccano le altre: puoi scaricare l’elenco degli errori come file Excel e correggere separatamente le righe interessate. Quando confermi la verifica, parte l’Importazione vera e propria con indicatore di avanzamento; alla fine vedi un report con il numero di contatti creati, aggiornati e saltati.
Ripetere un’importazione in sicurezza
Se carichi di nuovo lo stesso file, non si creano duplicati: Univents riconosce i contatti esistenti innanzitutto dall’indirizzo e-mail (anche se è registrato solo tra le e-mail alternative) e, se nessuna e-mail corrisponde, in subordine da nome e tipo (persona/azienda). In caso di corrispondenza, l’importazione completa solo i campi vuoti: i valori già presenti non vengono mai sovrascritti. Due persone diverse con lo stesso nome ma con indirizzi e-mail diversi vengono trattate correttamente come due contatti distinti.
Domande frequenti
Devo creare prima le aziende in Univents? No. Se per una persona inserisci un’azienda che non esiste ancora, l’importazione la crea automaticamente.
Cosa succede se una riga contiene errori? Viene saltata solo quella riga: il resto del file viene importato normalmente. La verifica ti mostra in anticipo quale riga è interessata e perché.
Possono crearsi contatti duplicati? Solo se né l’indirizzo e-mail né nome e tipo corrispondono a un contatto esistente. In caso contrario l’importazione riconosce il contatto e aggiunge solo i dati mancanti, invece di crearlo una seconda volta.
Quale formato di file è richiesto? .xlsx, .xls o .csv, con un massimo di 10 MB e fino a 5.000 righe.
Approfondimenti
- Importare eventi, prodotti e contatti da Excel — la procedura guidata in sintesi, inclusi prodotti ed eventi
- Gestire contatti e aziende — creare i contatti manualmente e impostare nel dettaglio il rapporto tra persone e aziende