Import kontaktów
Po lekturze zaimportujesz kontakty do Univents za pomocą szablonu Excel — osoby i firmy w jednym pliku — i dowiesz się, jak powtórny import bezpiecznie aktualizuje istniejące kontakty zamiast je dublować.
Całą listę kontaktów możesz wczytać do Univents z pliku Excel — za pomocą kreatora, który prowadzi Cię krok po kroku, bezpośrednio w sekcji Kontakty, bez zgłoszenia do supportu. Osoby i firmy trafiają do tego samego pliku; Univents łączy je automatycznie. Ten sam kreator działa także dla produktów i wydarzeń — więcej w artykule przeglądowym Import wydarzeń, produktów i kontaktów z Excela.
Rozpoczęcie importu
- Otwórz sekcję Kontakty w lewej nawigacji.
- Kliknij Importuj w prawym górnym rogu.
- Kreator przeprowadzi Cię przez import w pięciu krokach: Szablon → Wgraj → Przypisanie → Weryfikacja → Import.
Krok 1: Pobierz szablon
Pobierz szablon Excel, klikając Pobierz szablon (.xlsx). Zawiera on już odpowiednie nagłówki kolumn, kilka przykładowych wierszy oraz arkusz Uwagi ze wszystkimi dozwolonymi wartościami dla każdej kolumny. Nie musisz zaczynać od zera: wystarczy wpisać swoje kontakty w istniejące wiersze.
Masz już własną listę z innymi kolumnami? Taka też zadziała — w następnym kroku przypiszesz swoje kolumny do pól docelowych ręcznie.
Krok 2: Wgraj plik
Przeciągnij plik Excel lub CSV do pola albo wybierz go w oknie wyboru pliku. Obsługiwane formaty to .xlsx, .xls i .csv, maksymalnie 10 MB i do 5 000 wierszy na jeden import.
Krok 3: Przypisz kolumny
Kreator automatycznie rozpoznaje nagłówki Twoich kolumn i proponuje przypisanie. Naprawdę wymagane są tylko dwa pola:
| Kolumna | Wymagana | Uwaga |
|---|---|---|
| Typ | Tak | Person lub Firma |
| Tak | Musi być prawidłowym adresem e-mail | |
| Imię / Nazwisko | Warunkowo | Przy typie Person wymagane jest co najmniej jedno z nich |
| Nazwa firmy | Warunkowo | Wymagana przy typie Firma |
Wszystkie pozostałe kolumny (tytuł grzecznościowy, tytuł, stanowisko, telefon, telefon komórkowy, faks, strona internetowa, adres, numer VAT UE, numer podatkowy, numer klienta, zewnętrzny numer klienta, Alternatywne adresy e-mail, Tagi i inne) są opcjonalne — pełną listę z dozwolonymi wartościami znajdziesz w arkuszu Uwagi pobranego szablonu.
Łączenie osób z firmami
W kolumnie Firma wpisujesz przy osobie nazwę powiązanej firmy. Univents szuka istniejącej firmy o tej nazwie — jeśli żadnej nie znajdzie, automatycznie tworzy nowy kontakt typu firma, więc nie musisz osobno przygotowywać firm. Możesz też wpisać tutaj adres e-mail już istniejącej firmy, jeśli nie masz pod ręką dokładnej nazwy.
Alternatywne adresy e-mail i tagi
Jeśli w kolumnie Alternatywne adresy e-mail wpiszesz dodatkowe adresy oddzielone przecinkami, Univents zapisze je jako dodatkowe adresy e-mail przy kontakcie — są one również uwzględniane przy wykrywaniu duplikatów (patrz niżej). Tagi z kolumny Tagi (również oddzielone przecinkami) są tworzone automatycznie, jeśli jeszcze nie istnieją, i od razu przypisywane do kontaktu.
Krok 4 i 5: Weryfikacja i Import
Zanim cokolwiek zostanie zapisane, Weryfikacja pokazuje dla każdego wiersza, czy zostanie dodany, zaktualizowany czy pominięty. Wiersze z błędami nie blokują reszty — listę błędów możesz pobrać jako plik Excel i osobno poprawić dotknięte wiersze. Gdy potwierdzisz weryfikację, uruchomi się właściwy Import ze wskaźnikiem postępu; na koniec zobaczysz raport z liczbą dodanych, zaktualizowanych i pominiętych kontaktów.
Bezpieczne powtarzanie importu
Jeśli wgrasz ten sam plik ponownie, nie powstaną duplikaty: Univents rozpoznaje istniejące kontakty najpierw po adresie e-mail (także gdy jest zapisany tylko w alternatywnych adresach e-mail), a jeśli żaden adres e-mail nie pasuje, zastępczo po nazwie i typie (osoba/firma). W przypadku dopasowania import uzupełnia tylko puste pola — istniejące wartości nigdy nie są nadpisywane. Dwie różne osoby o tym samym imieniu i nazwisku, ale różnych adresach e-mail, są przy tym prawidłowo traktowane jako dwa osobne kontakty.
Często zadawane pytania
Czy muszę najpierw dodać firmy w Univents? Nie. Jeśli przy osobie wpiszesz firmę, która jeszcze nie istnieje, import utworzy ją automatycznie.
Co się stanie, jeśli wiersz zawiera błąd? Tylko ten wiersz zostanie pominięty — reszta pliku zostanie zaimportowana normalnie. Weryfikacja pokaże Ci z góry, którego wiersza dotyczy problem i dlaczego.
Czy mogą powstać zduplikowane kontakty? Tylko wtedy, gdy ani adres e-mail, ani nazwa i typ nie pasują do żadnego istniejącego kontaktu. W przeciwnym razie import rozpozna kontakt i uzupełni tylko brakujące dane, zamiast tworzyć go drugi raz.
Jakiego formatu pliku oczekuje import? .xlsx, .xls lub .csv, maksymalnie 10 MB i do 5 000 wierszy.
Czytaj dalej
- Import wydarzeń, produktów i kontaktów z Excela — przegląd kreatora, w tym produkty i wydarzenia
- Zarządzanie kontaktami i firmami — ręczne dodawanie kontaktów i szczegółowe ustawianie relacji między osobami a firmami