Import z Excela: produkty, kontakty i wydarzenia

Od 10.07. Univents ma jednolity kreator importu z Excela dla trzech typów danych: produktów (wraz z przepisami i pakietami), kontaktów i wydarzeń. Zamiast przepisywać listy ręcznie, pobierasz szablon, wypełniasz go, a kreator robi resztę. Ten artykuł daje Ci przegląd wszystkich trzech procesów importu — szczegółowe kroki dla każdego typu danych znajdziesz w podlinkowanych artykułach.

Co możesz zaimportować

Wszystkie trzy obszary korzystają z tego samego kreatora i tego samego pięcioetapowego procesu — różnią się tylko szablon i pola docelowe w zależności od typu danych.

Rozpoczęcie importu

1. Otwórz odpowiedni obszar w menu: Inwentarz, Kontakty lub Wydarzenia.
2. Kliknij Importuj w prawym górnym rogu.
3. Kreator przeprowadzi Cię przez pięć kroków: Szablon → Wgraj → Przypisanie → Weryfikacja → Import.

Jak przebiega import

Szablon. Pobierz odpowiedni szablon Excel za pomocą Pobierz szablon (.xlsx) — zawiera właściwe nagłówki kolumn, przykładowe wiersze oraz arkusz Uwagi ze wszystkimi dozwolonymi wartościami. Działa też własna lista z innymi kolumnami; przypiszesz je ręcznie w następnym kroku.

Wgraj. Przeciągnij plik na pole lub wybierz go z dysku. Obsługiwane formaty to .xlsx, .xls i .csv, maksymalnie 10 MB.

Przypisanie. Kreator automatycznie rozpoznaje nagłówki kolumn i proponuje przypisanie do pól docelowych. Pola wymagane są oznaczone; kolumny, których nie potrzebujesz, ustaw na Ignoruj. W przypadku produktów kreator dodatkowo automatycznie rozpoznaje arkusz z wierszami przepisów/pakietów i wyświetla odpowiednią uwagę (starsze pliki z arkuszem „Rezeptur & Bundles” nadal są rozpoznawane).

Weryfikacja. Zanim dane zostaną zapisane, zestawienie pokazuje dla każdego wiersza, czy będzie oznaczony jako Nowe, Zaktualizowane czy Pominięto — błędy blokują tylko dany wiersz, a nie cały plik. Wiersze z błędami możesz pobrać jako plik Excel.

Import. Po zatwierdzeniu weryfikacji import rusza ze wskaźnikiem postępu. Na końcu zobaczysz raport z liczbą nowo utworzonych, zaktualizowanych i pominiętych rekordów.

Pola wymagane dla każdego typu danych

Wszystkie pozostałe kolumny są opcjonalne. Jeśli w wydarzeniach brakuje daty zakończenia, Univents automatycznie ustawia godzinę 23:59 dnia rozpoczęcia; jeśli brakuje statusu, używana jest Wersja robocza.

Jak Univents rozpoznaje zduplikowane wpisy

Trzy typy danych traktują powtórzone importy w różny sposób:

Ostatni punkt jest ważny: w przypadku wydarzeń import nigdy nie zmienia istniejącego wydarzenia, ponieważ w przypadku trwających już wydarzeń byłoby to ryzykowne. Jeśli chcesz edytować wydarzenie po imporcie, otwórz je bezpośrednio w sekcji Wydarzenia.

Typowe błędy

• Puste pole wymagane lub nieprawidłowa wartość. Wiersze z brakującą nazwą/datą rozpoczęcia (wydarzenia), brakującym typem/adresem e-mail (kontakty) lub brakującą nazwą/ceną (produkty) są oznaczane jako błędne i pomijane — reszta pliku i tak zostanie zaimportowana.
• Nieznana wartość statusu lub typu. W przypadku wydarzeń status musi być jedną z dozwolonych wartości (Wersja robocza, Opcja, Zapytanie, Potwierdzone, Odwołane, Zakończone); literówka powoduje błąd zamiast po cichu przypisać niewłaściwą wartość.
• Zbyt duży plik lub nieprawidłowy format. Akceptowane są tylko pliki .xlsx, .xls i .csv do 10 MB.
• Wiersz przepisu/pakietu bez pasującego produktu. Produkt i składnik muszą już istnieć w Univents albo być zawarte w tym samym imporcie — w przeciwnym razie powiązanie zostanie pominięte.

Często zadawane pytania

Czy mogę zaimportować kilka typów danych jednocześnie z jednego pliku? Nie. Każdy import dotyczy dokładnie jednego typu danych (produktów, kontaktów lub wydarzeń) i jest uruchamiany w odpowiednim obszarze.

Co się stanie, jeśli ponownie wgram ten sam plik Excel? W przypadku produktów i kontaktów istniejące wpisy są rozpoznawane i uzupełniane tylko o brakujące informacje. W przypadku wydarzeń już istniejące wydarzenie (ta sama nazwa, ta sama data rozpoczęcia wraz z godziną, ta sama lokalizacja) jest po prostu pomijane. Ten sam kurs w tym samym dniu w czterech lokalizacjach daje więc cztery wydarzenia — w tym celu kolumna Lokalizacja musi mieć dokładnie taką samą nazwę jak lokalizacja w Univents.

Czy muszę używać szablonu dokładnie w takiej postaci, w jakiej go pobrałem? Nie. Własne pliki z innymi nagłówkami kolumn również działają — w kroku Przypisanie przypisujesz je ręcznie do pól docelowych.

Czy liczby z przecinkiem i wartości w innym języku są rozpoznawane? Tak. Import automatycznie rozpoznaje niemieckie i angielskie formaty liczb oraz niemieckie i angielskie wartości (np. „Za sztukę” lub „Per Piece”). Dotyczy to w równym stopniu plików Excel i CSV.

Co się stanie przy wartości takiej jak 1.500? Kropka może być separatorem tysięcy (1500) albo separatorem dziesiętnym (1,5). Import rozstrzyga to na podstawie pozostałych wartości w tej samej kolumnie: jeśli gdziekolwiek występuje przecinek, obowiązuje odczyt niemiecki. Jeśli występuje wartość taka jak 2.5 lub 0.75, kropka jest traktowana jako separator dziesiętny. Jeśli wszystkie wartości w kolumnie są niejednoznaczne, obowiązuje odczyt niemiecki. Najbezpieczniej jest zapisywać w pliku liczby dziesiętne z przecinkiem.

Policzyłem wartości w Excelu — czy dotrą w poprawnej postaci? Tak. Jeśli liczysz w pliku (np. metry razy 100 na centymetry), Excel zapisuje wewnętrznie liczbę z maleńką resztą, której nigdy Ci nie pokazuje: z 7,2 robi się 7,199999999999999. Import odcina tę resztę, nie zmieniając żadnej prawdziwej wartości. Ceny wynikające z dzielenia (np. cena skrzynki podzielona przez 24) są dodatkowo zaokrąglane do czterech miejsc po przecinku — wystarczająco dokładnie dla cen jednostkowych takich jak 0,0125 €.

Czytaj dalej

• Importowanie produktów — szczegółowe kroki dla produktów wraz z przepisami i pakietami
• Importowanie kontaktów — szczegółowe kroki importu kontaktów
• Tworzenie wydarzenia za pomocą kreatora — ręczne utworzenie pojedynczego wydarzenia zamiast importu