Import produktów

Cały asortyment produktów możesz wprowadzić do Univents za pomocą pliku Excel — z pomocą kreatora prowadzącego krok po kroku, bezpośrednio w inwentarzu, bez zgłoszenia do wsparcia. Szczególnie opłaca się to przy pierwszej konfiguracji, gdy chcesz utworzyć naraz wiele artykułów, przepisów i pakietów. Ten sam kreator działa też dla kontaktów i wydarzeń — więcej w artykule przeglądowym Import wydarzeń, produktów i kontaktów z Excela.

Rozpoczęcie importu

1. Przejdź w menu do Inwentarz.
2. Kliknij w prawym górnym rogu Importuj.
3. Kreator prowadzi Cię przez import w pięciu krokach: Szablon → Wgraj → Przypisanie → Weryfikacja → Import.

Krok 1: Pobierz szablon

Pobierz szablon Excela przyciskiem Pobierz szablon (.xlsx). Zawiera on już odpowiednie nagłówki kolumn, kilka przykładowych wierszy oraz arkusz Uwagi ze wszystkimi dozwolonymi wartościami dla każdej kolumny. Nie musisz zaczynać od zera: wpisz po prostu swoje produkty w istniejące wiersze.

Masz już własną listę z innymi kolumnami? Też zadziała — w następnym kroku ręcznie przypiszesz swoje kolumny do pól docelowych.

Krok 2: Wgraj plik

Przeciągnij plik Excel lub CSV do pola albo wybierz go w oknie wyboru plików. Obsługiwane formaty to .xlsx, .xls i .csv, maksymalnie 10 MB i do 5000 wierszy na jeden import.

Krok 3: Przypisz kolumny

Kreator automatycznie rozpoznaje nagłówki Twoich kolumn i proponuje przypisanie. Tylko dwa pola są naprawdę obowiązkowe:

Wszystkie pozostałe kolumny (SKU, Numer artykułu dostawcy, opis, alergeny, stan magazynowy, Stan minimalny, wymiary, pola produkcyjne dla monitora kuchni i inne) są opcjonalne — pełną listę z dozwolonymi wartościami znajdziesz w arkuszu Uwagi pobranego szablonu. Jeśli przy produkcie brakuje stanu magazynowego, zostanie on automatycznie utworzony jako dostępny w nieograniczonej ilości.

Jeśli w kolumnie Stan minimalny wpiszesz wartość, produkt automatycznie pojawi się w widoku ponownych zamówień, gdy jego stan spadnie poniżej tej wartości — to wygodne, gdy chcesz uzupełnić punkt ponownego zamówienia dla całego asortymentu naraz, zamiast otwierać każdy produkt osobno w formularzu. Szczegóły w artykule Stan minimalny i ponowne zamawianie.

Jednostka, Treść i opakowanie — co jest czym?

Produkt ma dokładnie trzy poziomy, a Univents nigdzie nie przelicza automatycznie między nimi (brak przeliczania ml↔l, g↔kg):

• Jednostka — czym jest „1” tego produktu: 1 g, 1 ml, 1 butelka, 1 sztuka. Odnoszą się do niej cena zakupu, stan magazynowy, widok materiałów, lista pakowania, ponowne zamówienia oraz jednostka na ofercie i fakturze.
• Treść na jednostkę (nowość, 29.09.2026) — ile mieści się w jednej jednostce, np. 1 butelka = 750 ml. Ma znaczenie tylko wtedy, gdy przepisy mają prowadzić ten składnik w mililitrach lub gramach zamiast w butelkach — zobacz Tworzenie i używanie przepisów. Puste = przepisy nadal liczą w jednostce, tak jak dotąd.
• opakowanie — opakowanie, w którym kupujesz, wraz z liczbą jednostek w nim (np. skrzynka po 6 butelek). Służy wyłącznie do wprowadzania ceny zakupu za opakowanie oraz do zaokrąglania list pakowania, produkcji i zamówień w górę do pełnych opakowań.

Przykładowy wiersz szablonu: Prosecco — Jednostka butelka, Treść na jednostkę 750, Jednostka podstawowa ml, opakowanie skrzynka, Jednostek w opakowaniu 6.

Stare nazwy kolumn (Jednostka alternatywna, Jednostka opakowania, Ilość w opakowaniu) nadal działają jako aliasy — istniejącego pliku importu nie trzeba zmieniać.

W kroku Przypisanie kreatora dostępny jest dodatkowo cel Jednostka (stara) — to dawna, ukryta kolumna jednostki z szablonów sprzed 24.09.2026; zostaw ją pustą, chyba że chcesz ją świadomie uzupełniać. Jeśli stary plik zawiera obie kolumny, Jednostka i Jednostka alternatywna, jak dotąd jako jednostka obowiązuje Jednostka alternatywna.

Cena zakupu za jednostkę lub za opakowanie

Cenę zakupu możesz podać na dwa sposoby — dokładnie tak jak w formularzu produktu:

• Cena zakupu netto to cena za jedną jednostkę. Kto liczy w gramach lub mililitrach, potrzebuje do tego małych kwot; import przyjmuje je z dokładnością do 6 miejsc po przecinku (0,000645 € za ml pozostaje 0,000645, a nie 0,0006). Ceny sprzedaży nadal są zaokrąglane do 4 miejsc.
• Cena zakupu za opakowanie to cena, która widnieje na fakturze dostawcy za skrzynkę, karton lub worek. Przykład limonki: jednostka g, opakowanie skrzynka, Jednostek w opakowaniu 5000, cena zakupu za opakowanie 23,05 → Univents zapisuje 0,00461 € za g i zapamiętuje 23,05 € jako wartość wprowadzoną za opakowanie. Jeśli potem otworzysz produkt w formularzu, cena zakupu będzie tam ustawiona na „za opakowanie”.

Zasady w skrócie:

• Jeśli w wierszu brakuje wartości w kolumnie Jednostek w opakowaniu (lub wynosi ona 0), cena zakupu za opakowanie otrzymuje status Zignorowane, a weryfikacja pokaże uwagę. Jeśli w wierszu jest dodatkowo podana cena zakupu netto, obowiązuje ona.
• Jeśli w wierszu wypełnione są obie kolumny i nie pasują do siebie, wygrywa cena zakupu za opakowanie — to dokładniejsza informacja. Weryfikacja zwróci Ci uwagę na rozbieżność. Jeśli obie wartości do siebie pasują (7,50 € za butelkę, 45,00 € za skrzynkę po sześć sztuk), uwagi nie ma.
• W istniejącym produkcie cena zakupu jest domyślnie, jak każda inna wartość, jedynie uzupełniana, o ile jest tam jeszcze pusta. Cena zakupu, którą w formularzu prowadzisz za opakowanie, nigdy nie zostanie przez ponowny import przestawiona na „za jednostkę”.

Import treści na jednostkę

Jeśli chcesz, aby przepisy prowadziły ten składnik w mililitrach lub gramach zamiast w jednostce, wypełnij razem Treść na jednostkę i Jednostka podstawowa — np. 750 i ml przy butelce. Obie kolumny należą do siebie:

• Jeśli wypełniona jest tylko jedna z nich, weryfikacja pokaże uwagę „Treść na jednostkę i Jednostka podstawowa muszą występować razem”, a produkt zostaje utworzony z wartością brak w polu treści — wiersz nie jest przez to pomijany, tylko treść pozostaje pusta.
• W istniejącym produkcie treść jest domyślnie, jak każde inne pole, jedynie uzupełniana, o ile nie została tam jeszcze wprowadzona (inaczej przy opcji „Nadpisz istniejące wartości danymi z pliku”, zobacz niżej).
• Jeśli obie kolumny zostawisz puste, nic się nie zmienia — składnik nadal jest liczony w swojej jednostce, tak jak przed tą aktualizacją.

Import przepisów i pakietów

Szablon produktów zawiera drugi arkusz Przepisy i pakiety (w starszych szablonach „Przepisy i bundle” — takie pliki są nadal importowane). Tam łączysz składniki i elementy pakietów z produktem nadrzędnym — ręczne odtwarzanie ich po imporcie przestaje być potrzebne.

Produkt i komponent wskazujesz za pomocą nazwy lub SKU — obie strony muszą już istnieć w Univents albo znajdować się w tym samym imporcie. Jeśli Twój plik zawiera wiersze w tym arkuszu, kreator automatycznie wyświetli w kroku Przypisanie uwagę „Wykryto przepisy i pakiety”.

Brak osobnej kolumny jednostki dla składników: ilość składnika jest w tym arkuszu zawsze liczona w jednostce jego własnego produktu (kolumna Jednostka, dawniej „Jednostka alternatywna”) — nie w jego opakowaniu, nie w jego treści na jednostkę i nie w wartości przypisanej do wiersza przepisu. 8 przy składniku z jednostką g oznacza 8 g. Uzupełnij jednostkę raz w produkcie będącym składnikiem (zobacz Tworzenie i konfiguracja produktów), a będzie poprawna w każdym przepisie, który używa tego składnika. Jeśli dla składnika uzupełniono treść na jednostkę (np. 1 butelka = 750 ml), a chcesz prowadzić go w ml, wpisz ilość bezpośrednio w edytorze przepisów w aplikacji — ten arkusz importu zna tylko ilość w jednostce.

Import tagów

Kolumna Tagi działa tak jak przy kontaktach i wydarzeniach: kilka tagów wpisujesz w jednej komórce, oddzielając je przecinkami, np. Danie główne, Mięso. Tag, który jeszcze nie istnieje, jest tworzony automatycznie podczas importu. W istniejącym produkcie tagi z pliku są dodawane, nigdy nie zastępowane — jeśli produkt ma już trzy tagi, a Twój plik wymienia tylko jeden z nich, pozostałe dwa zostają zachowane.

Przypisywanie lokalizacji

Za pomocą kolumny Lokalizacje łączysz produkt z jedną lub kilkoma lokalizacjami — oddzielonymi przecinkami, np. Kuchnia główna, Stodoła eventowa. Lokalizacje muszą już istnieć w Univents; nieznana nazwa nie jest tworzona automatycznie, tylko zgłaszana w weryfikacji jako uwaga, a przypisanie zostaje pominięte.

Domyślnie lokalizacja jest przypisywana jako „Dostępny”. Jeśli produkt ma tam obowiązywać jako pozycja obowiązkowa — zostanie wtedy automatycznie zarezerwowany przy każdym wydarzeniu w tej lokalizacji — dopisz do nazwy (Wymagane): Stodoła eventowa (Wymagane). Używaj tego świadomie: istniejące powiązanie nigdy nie zostanie przy ponownym imporcie z opóźnieniem podniesione do „Wymagane”, nawet jeśli Twój plik teraz tak stanowi — przypisania lokalizacji są tylko uzupełniane, nigdy zmieniane.

Księgowość, dostępność, automatyzacja i sprzedaż biletów

Dodatkowe opcjonalne kolumny obejmują cztery obszary produktu, które dotąd były dostępne wyłącznie przez formularz w inwentarzu:

„Dostępne dni tygodnia” puste oznacza wszystkie dni — to nie ograniczenie, lecz brak ograniczenia. Dokładne dozwolone wartości dla każdej kolumny znajdziesz jak zwykle w arkuszu Uwagi szablonu.

Pula biletów jest przejmowana tylko wtedy, gdy produkt jest już oznaczony jako To bilet — w przypadku produktu, który (jeszcze) nie jest biletem, zapisana liczba pozostałaby bez efektu, ponieważ żaden proces sprzedaży biletów jej nie odczytuje.

Krok 4 i 5: Weryfikacja i Import

Zanim cokolwiek zostanie zapisane, krok Weryfikacja pokaże Ci dla każdego wiersza, czy zostanie utworzony, zaktualizowany czy pominięty — a w kolumnie Uwagi, co w wierszu się nie zgadza. Jeśli żaden wiersz nie przeszedł weryfikacji, od razu zobaczysz opcje Wróć do przypisania kolumn (zwykle któraś kolumna jest przypisana do niewłaściwego pola) oraz Prześlij poprawiony plik. Wiersze z błędami nie blokują reszty — możesz pobrać listę błędów jako plik Excel i poprawić dotknięte wiersze osobno. Po zatwierdzeniu weryfikacji rusza właściwy Import ze wskaźnikiem postępu; na koniec zobaczysz raport z liczbą nowo utworzonych, zaktualizowanych i pominiętych produktów oraz utworzonych powiązań przepisów i pakietów.

Bezpieczne ponowne wykonanie istniejącego importu

Jeśli ponownie wgrasz ten sam plik, nie powstaną duplikaty: Univents rozpoznaje istniejące produkty po numerze SKU (a gdy go nie ma, po nazwie) i domyślnie uzupełnia tylko brakujące dane. Istniejące wartości nie są nadpisywane bez wyraźnej opcji. Dzięki temu możesz stopniowo dopracowywać listę i wgrywać ją wielokrotnie, nie tracąc ani nie duplikując istniejących produktów.

Ważne przy poprawianych cennikach: bez opcji import nie zmienia wartości, która jest już wypełniona, także ceny sprzedaży. Jeśli w pliku jest inna cena niż przy produkcie, Weryfikacja pokaże to wiersz po wierszu („Różnica w Twoim pliku: cena netto …”), a istniejąca wartość pozostanie bez zmian. Jeśli chcesz, żeby wygrał Twój plik, skorzystaj z opcji opisanych w następnej sekcji. Pojedyncze wartości możesz też poprawić bezpośrednio przy produkcie w inwentarzu.

Nadpisywanie istniejących produktów danymi z pliku

Prowadzisz asortyment w Excelu i to ten plik jest dla Ciebie źródłem prawdy? W kroku Weryfikacja znajdziesz wtedy dwie opcje. Obie są domyślnie Wyłączone, więc bez Twojej interwencji import tylko uzupełnia puste pola.

• Nadpisz istniejące wartości danymi z pliku: Wypełniona komórka zastępuje zapisaną wartość istniejącego produktu, jeśli się różni. Weryfikacja pokazuje dla każdego wiersza, co zostanie nadpisane, a przy zmianie nazwy w formie „stara → nowa”. Nazwa jest zmieniana tylko wtedy, gdy produkt został znaleziony po numerze artykułu (SKU), a nie po nazwie. Zmieniona cena sprzedaży obowiązuje także w otwartych, jeszcze niewysłanych wersjach roboczych ofert i faktur.
• Puste komórki czyszczą pole (tylko razem z pierwszą opcją): Pusta komórka w przypisanej kolumnie usuwa zapisaną wartość. Wyjątkiem są nazwa, cena, stawka VAT, kategoria, alergeny i informacje żywieniowe oraz pula biletów. Te pola pozostają bez zmian, gdy komórka jest pusta. Kolumny, których w ogóle nie przypisałeś, zawsze pozostają nietknięte.

Tego import nie zmienia nigdy, nawet z opcją: numeru artykułu, obrazów, przełączników (np. To bilet, automatyzacje, produkcja kuchenna, przełączniki dostępności), podstawy ceny (netto/brutto), stanu magazynowego i typu. Tagi, lokalizacje i składniki pakietów są nadal tylko uzupełniane.

Pula biletów również z opcją nie jest nadpisywana. Pusta pula jest tylko uzupełniana. Import nigdy nie zapisuje wartości 0 jako ilości w opakowaniu zbiorczym.

Co pokazuje Ci Weryfikacja: cenę sprzedaży i cenę zakupu w formie „stara → nowa”, ostrzeżenie z licznikiem, gdy cena miałaby zostać ustawiona na 0, usunięte alergeny oraz informację, gdy formatowanie opisu zostanie utracone (plik zawiera tylko tekst).

Kiedy powstaje nowy artykuł lub wiersz nie zostaje zaimportowany:

• Jeśli import znajdzie artykuł tylko po nazwie, a plik i zapisany artykuł mają różne numery artykułu, zostanie utworzony nowy artykuł. Nic nie zostanie nadpisane.
• Jeśli więcej niż jeden wiersz tego samego pliku dotyczy tego samego artykułu, każdy kolejny wiersz jest błędem („występuje wielokrotnie”) i nie zostaje zaimportowany.
• Jeśli w zasobach jest kilka artykułów z tym samym numerem lub tą samą nazwą, wiersz jest błędem („niejednoznaczny”). Najpierw uporządkuj wtedy zasoby.

Przed importem uważnie przejrzyj Weryfikację: to Twój podgląd wszystkiego, co zostanie nadpisane lub wyczyszczone.

Ten sam komunikat dostaniesz także przy kolumnach automatyzacji i biletowania (np. To bilet, Automatycznie utwórz zmiany): w przypadku istniejącego produktu również nigdy nie są one zmieniane automatycznie. Jeśli Twój plik różni się od zapisanej wartości, Weryfikacja zwraca na to uwagę, zamiast po cichu to pomijać.

Najczęstsze pytania

Mój produkt pochodzi z kuchni — typ Rezept czy kolumna Produkcja? Jedno i drugie, ale z różną funkcją: typ Rezept czyni produkt przepisem z listą składników (arkusz Przepisy i pakiety). Produkcja ja dodatkowo odblokowuje pola monitora kuchni (czas przygotowania produkcji, trwałość, kategoria produkcji). Danie, które Wasza kuchnia produkuje samodzielnie, dostaje więc typ Rezept i produkcję ja. Artikel z produkcją ja pozostaje natomiast zwykłym artykułem i pojawia się dodatkowo w produkcji kuchennej.

Jaka jest różnica między „Typ” a „Rodzaj produkcji”? To dwie różne informacje, które łatwo pomylić. Typ mówi, czym jest produkt: Artikel, Rezept, Paket, Verleih, Dienstleistung lub Digitales Produkt. Rodzaj produkcji mówi tylko, czy Wasza kuchnia sama wytwarza produkt (Eigenproduktion), czy go dokupuje (Extern). W formularzu produktu to samo pole nazywa się „Typ produkcji”. Jeśli w kolumnie Rodzaj produkcji znajduje się typ produktu, taki jak Rezept lub Verleih, Weryfikacja zgłosi dokładnie to i wskaże drogę powrotną: przypisz kolumnę w mapowaniu do pola Typ.

Moja kuchnia liczy w gramach lub mililitrach — gdzie to wpisać? Są dwie drogi, w zależności od tego, czego chcesz. Jeśli składnik ma być prowadzony w całości w gramach lub mililitrach (sprzedaż, magazyn, cena zakupu, przepis — wszystko), wpisz g przy produkcie-składniku w kolumnie Jednostka (dawniej „Jednostka alternatywna”; w formularzu produktu: Cena i stan magazynowy → Jednostka; nie w arkuszu Przepisy i pakiety). Edytor przepisów, monitor kuchni i lista produkcyjna pokażą wtedy składnik konsekwentnie w gramach. Samą ilość (np. 120) nadal wpisujesz w arkuszu „Przepisy i pakiety”.

Jeśli natomiast składnik ma być sprzedawany i przechowywany w jednostce (np. butelka), a przepisy mają mimo to liczyć w mililitrach, uzupełnij zamiast tego Zawartość na jednostkę + Jednostka podstawowa (patrz wyżej, np. 750 + ml). Jednostka „butelka” pozostaje wtedy dla sprzedaży i magazynu, a ilość w przepisie w ml wpisujesz bezpośrednio w edytorze przepisów w aplikacji (arkusz importu „Przepisy i pakiety” zna tylko ilości w jednostce).

Jeśli kupujesz w skrzynkach, wpisz dodatkowo opakowanie zbiorcze: opakowanie Kiste, jednostek w opakowaniu zbiorczym 5000. Cenę zakupu możesz wtedy podać bezpośrednio za skrzynkę, w kolumnie Cena zakupu za opakowanie zbiorcze lub później w formularzu produktu. Univents przelicza ją na cenę za gram (23,05 € za skrzynkę po 5000 g = 0,00461 € za g).

Czy muszę wcześniej utworzyć kategorię w Univents? Nie. Jeśli kategorii brakuje, import tworzy ją automatycznie.

Co się stanie, jeśli wiersz zawiera błąd? Pominięty zostanie tylko ten wiersz, a reszta pliku zostanie zaimportowana normalnie. Weryfikacja pokazuje z góry, którego wiersza to dotyczy i dlaczego.

Czy mogę aktualizować istniejące produkty przez import? Tak. Import rozpoznaje istniejące produkty po SKU lub nazwie i domyślnie uzupełnia tylko puste pola. Dzięki opcji Nadpisz istniejące wartości danymi z pliku w kroku Weryfikacja wypełnione komórki zastępują także zapisane wartości, łącznie z ceną sprzedaży. Druga opcja, Puste komórki czyszczą pole, usuwa wartości za pomocą pustej komórki. Bez tych opcji Weryfikacja przed importem wypisuje, które dane się różnią i dlatego pozostają bez zmian.

Jakiego formatu pliku oczekuje import? .xlsx, .xls lub .csv, maksymalnie 10 MB i do 5000 wierszy. Liczby z przecinkiem oraz niemieckie i angielskie wartości (np. „Za sztukę” lub „Per Piece”) są rozpoznawane automatycznie.

Czytaj dalej

• Import wydarzeń, produktów i kontaktów z Excela — przegląd kreatora, w tym kontakty i wydarzenia
• Tworzenie i konfiguracja produktów — ręczne dodawanie produktów i szczegółowe ustawienia cen
• Monitor kuchni – produkcja pod pełną kontrolą — co dzieje się w monitorze kuchni z polami produkcji z importu