Producten importeren

Je kunt je volledige productassortiment via een Excel-bestand in Univents zetten — met een begeleide assistent direct in de inventaris, zonder supportaanvraag. Dat loont vooral bij de eerste opzet, wanneer je veel artikelen, recepten en pakketten in één keer wilt aanmaken. Dezelfde assistent werkt ook voor contacten en evenementen — meer daarover in het overzichtsartikel Evenementen, producten en contacten importeren via Excel.

Import starten

1. Navigeer in het menu naar Inventaris.
2. Klik rechtsboven op Importeren.
3. De assistent leidt je in vijf stappen door de import: Sjabloon → Uploaden → Koppeling → Controle → Import.

Stap 1: Sjabloon downloaden

Download via Sjabloon downloaden (.xlsx) het Excel-sjabloon. Het bevat al de juiste kolomkoppen, een paar voorbeeldrijen en een blad Notities met alle toegestane waarden per kolom. Je hoeft niet bij nul te beginnen: vul gewoon je producten in de bestaande rijen in.

Heb je al een eigen lijst met afwijkende kolommen? Die werkt ook — in de volgende stap koppel je je kolommen handmatig aan de doelvelden.

Stap 2: Bestand uploaden

Sleep je Excel- of CSV-bestand naar het veld of kies het via het bestandsdialoogvenster. Ondersteund worden .xlsx, .xls en .csv, maximaal 10 MB en tot 5.000 rijen per import.

Stap 3: Kolommen koppelen

De assistent herkent je kolomkoppen automatisch en stelt een koppeling voor. Slechts twee velden zijn echt verplicht:

Alle andere kolommen (SKU, Artikelnummer leverancier, beschrijving, allergenen, voorraad, Minimumvoorraad, afmetingen, productievelden voor de keukenmonitor en meer) zijn optioneel — de volledige lijst met toegestane waarden vind je in het blad Notities van je gedownloade sjabloon. Ontbreekt bij een product de voorraad, dan wordt het automatisch als onbeperkt beschikbaar aangemaakt.

Vul je in de kolom Minimumvoorraad een waarde in, dan verschijnt het product automatisch in de weergave voor nabestellen zodra de voorraad daaronder komt — handig om het bestelpunt voor een heel assortiment in één keer bij te houden in plaats van elk product afzonderlijk in het formulier te openen. Details daarover in Minimumvoorraad & nabestellen.

Eenheid, inhoud en verpakking — wat is wat?

Een product heeft precies drie niveaus, en Univents rekent nergens automatisch tussen ze om (geen ml↔l, geen g↔kg):

• Eenheid — wat „1” van dit product is: 1 g, 1 ml, 1 fles, 1 stuk. Inkoopprijs, voorraad, materiaaloverzicht, paklijst, nabestelling en de eenheid op offerte en factuur hebben daarop betrekking.
• Inhoud per eenheid (nieuw, 29 september 2026) — hoeveel er in één eenheid zit, bijv. 1 fles = 750 ml. Alleen relevant als recepten dit ingrediënt in milliliters of grammen in plaats van in flessen moeten bijhouden — zie Recepten aanmaken & gebruiken. Leeg = recepten blijven in de eenheid tellen, zoals voorheen.
• Verpakking — de verpakking waarin je inkoopt, inclusief het aantal eenheden daarin (bijv. krat à 6 flessen). Die dient alleen om de inkoopprijs per verpakking in te voeren en pak-, productie- en bestellijsten af te ronden naar hele verpakkingen.

Voorbeeldrij van het sjabloon: Prosecco — Eenheid Fles, Inhoud per eenheid 750, Basiseenheid ml, Verpakking Krat, Eenheden per verpakking 6.

De oude kolomnamen (Alternatieve eenheid, Verpakkingseenheid, Verpakkingsaantal) blijven als alias werken — een bestaand importbestand hoeft niet te worden aangepast.

In de stap Koppeling van de assistent staat daarnaast het doel Eenheid (oud) — dat is de oude, verborgen eenheidskolom uit sjablonen van vóór 24 september 2026; laat die leeg, tenzij je hem bewust wilt bijhouden. Bevat een oud bestand beide kolommen, Eenheid en Alternatieve eenheid, dan geldt zoals vroeger Alternatieve eenheid als eenheid.

Inkoopprijs per eenheid of per verpakking

Je kunt de inkoopprijs op twee manieren opgeven — precies zoals in het productformulier:

• Inkoopprijs netto is de prijs voor één eenheid. Wie in gram of milliliter rekent, heeft daarvoor kleine bedragen nodig; de import neemt ze over met maximaal 6 decimalen (0,000645 € per ml blijft 0,000645, niet 0,0006). Verkoopprijzen worden nog steeds op 4 decimalen afgerond.
• Inkoopprijs per verpakking is de prijs die op de leveranciersfactuur staat voor een krat, een doos of een zak. Voorbeeld limoenen: eenheid g, verpakking Krat, eenheden per verpakking 5000, inkoopprijs per verpakking 23,05 → Univents slaat € 0,00461 per g op en onthoudt de € 23,05 als invoer per verpakking. Open je het product daarna in het formulier, dan staat de inkoopprijs daar op „per verpakking”.

Regels in het kort:

• Ontbreken in de rij de eenheden per verpakking (of is de waarde 0), dan is de inkoopprijs per verpakking Genegeerd en toont de controle een waarschuwing. Staat er bovendien een inkoopprijs netto in de rij, dan geldt die.
• Staan beide kolommen in de rij en komen ze niet overeen, dan wint de inkoopprijs per verpakking — dat is de nauwkeurigere opgave. De controle wijst je op het verschil. Komen beide overeen (€ 7,50 per fles, € 45,00 per krat van zes), dan volgt er geen waarschuwing.
• Bij een bestaand product wordt de inkoopprijs standaard, zoals elke andere waarde, alleen aangevuld als die daar nog leeg is. Een inkoopprijs die je in het formulier per verpakking hebt bijgehouden, wordt door een nieuwe import nooit teruggezet naar „per eenheid”.

Inhoud per eenheid meeimporteren

Wil je dat recepten dit ingrediënt in milliliters of grammen bijhouden in plaats van in de eenheid, vul dan Inhoud per eenheid en Basiseenheid samen in — bijv. 750 en ml bij een fles. Beide kolommen horen bij elkaar:

• Is maar één van beide kolommen gevuld, dan toont de controle de waarschuwing „Inhoud per eenheid en Basiseenheid horen bij elkaar”, en wordt het product zonder inhoud aangemaakt — de rij wordt daardoor niet overgeslagen, alleen de inhoud blijft leeg.
• Bij een bestaand product wordt de inhoud standaard, net als elk ander veld, alleen aangevuld als daar nog geen is ingevuld (anders met de optie „Bestaande waarden overschrijven met het bestand”, zie hieronder).
• Laat je beide kolommen leeg, dan verandert er niets — het ingrediënt telt gewoon in zijn eenheid, zoals vóór deze update.

Recepten en pakketten meeimporteren

Het productsjabloon bevat een tweede blad Recepten & pakketten (in oudere sjablonen „Recepten & bundels” — dergelijke bestanden worden nog steeds geïmporteerd). Daar koppel je ingrediënten en pakketonderdelen aan het bovenliggende product — het handmatig nabouwen na de import vervalt.

Product en component verwijs je via naam of SKU — beide kanten moeten al in Univents bestaan of in dezelfde import zitten. Bevat je bestand rijen in dit blad, dan toont de assistent in de stap Koppeling automatisch de melding „Recepten & pakketten herkend”.

Geen eigen eenheidskolom voor ingrediënten: het aantal van een ingrediënt telt in dit blad altijd in de Eenheid van het eigen product (kolom Eenheid, voorheen „Alternatieve eenheid”) — niet in de verpakking, niet in de inhoud per eenheid en niet in een waarde per receptregel. 8 bij een ingrediënt met eenheid g betekent 8 g. Beheer de eenheid één keer bij het ingrediëntproduct (zie Producten aanmaken & configureren), dan klopt die in elk recept dat dit ingrediënt gebruikt. Heeft het ingrediënt een inhoud per eenheid (bijv. 1 fles = 750 ml) en wil je het in plaats daarvan in ml bijhouden, voer dan het aantal direct in de receptbewerker van de app in — dit importblad kent alleen het aantal in de eenheid.

Tags meeimporteren

De kolom Tags werkt zoals bij contacten en evenementen: meerdere tags voer je gescheiden door komma's in één cel in, bijv. Hoofdgerecht, Vlees. Een tag die nog niet bestaat, wordt tijdens de import automatisch aangemaakt. Bij een bestaand product worden de tags uit het bestand aangevuld, nooit vervangen — heeft een product al drie tags en noemt je bestand er maar één van, dan blijven de andere twee behouden.

Locaties koppelen

Via de kolom Locaties koppel je een product aan een of meer locaties — gescheiden door komma's, bijv. Hoofdkeuken, Eventschuur. De locaties moeten al in Univents zijn aangemaakt; een onbekende naam wordt niet automatisch aangemaakt, maar als waarschuwing in de controle gemeld en de koppeling wordt overgeslagen.

Standaard wordt een locatie gekoppeld als „Beschikbaar”. Wil je dat het product daar als verplichte regel geldt — het wordt dan automatisch bij elk evenement op die locatie geboekt — dan zet je (Verplicht) achter de naam: Eventschuur (Verplicht). Doe dit alleen bewust: een bestaande koppeling wordt bij een herhaalde import nooit achteraf opgewaardeerd naar „Verplicht”, ook al voorziet je bestand dat nu zo — locatiekoppelingen worden alleen aangevuld, nooit gewijzigd.

Boekhouding, beschikbaarheid, automatisering en ticketing

Andere optionele kolommen dekken vier onderdelen van het product af die tot nu toe alleen via het formulier in de inventaris bereikbaar waren:

Laat je „Beschikbare weekdagen” leeg, dan betekent dat alle dagen — het is geen beperking, maar de afwezigheid van een beperking. De exact toegestane waarden voor elke kolom staan zoals gewoonlijk in het blad Notities van het sjabloon.

Ticketcapaciteit wordt alleen overgenomen als het product al als Is een ticket is gemarkeerd — bij een product dat (nog) geen ticket is, zou een ingevuld getal anders zonder effect blijven, omdat geen ticketingproces het uitleest.

Stap 4 & 5: Controle en import

Voordat er iets wordt opgeslagen, toont de Controle voor elke rij of die nieuw wordt aangemaakt, bijgewerkt of overgeslagen — en in de kolom Meldingen wat er aan een rij niet klopt. Heeft geen enkele rij de controle doorstaan, dan biedt de controle je direct Terug naar koppeling (meestal is een kolom aan het verkeerde veld gekoppeld) en Gecorrigeerd bestand uploaden aan. Rijen met fouten blokkeren de rest niet — je kunt de foutenlijst als Excel-bestand downloaden en de betreffende rijen apart corrigeren. Bevestig je de controle, dan loopt de eigenlijke Import met voortgangsindicator; aan het einde zie je een rapport met het aantal nieuw aangemaakte, bijgewerkte en overgeslagen producten en de aangemaakte recept-/pakketkoppelingen.

Een bestaande import veilig herhalen

Upload je hetzelfde bestand opnieuw, dan ontstaan er geen dubbele producten: Univents herkent bestaande producten aan hun SKU (of, als er geen SKU is, aan de naam) en vult standaard alleen ontbrekende gegevens aan. Bestaande waarden worden zonder uitdrukkelijke optie niet overschreven. Zo kun je een lijst stap voor stap verfijnen en meerdere keren uploaden, zonder bestaande producten kwijt te raken of te dupliceren.

Belangrijk bij gecorrigeerde prijslijsten: zonder optie wijzigt de import een al ingevulde waarde niet, ook de verkoopprijs niet. Staat er in je bestand een andere prijs dan bij het product, dan meldt de controle dat regel voor regel („Afwijkend in jouw bestand: prijs netto …”) en blijft de bestaande waarde staan. Wil je dat jouw bestand voorrang krijgt, gebruik dan de opties in de volgende paragraaf. Losse waarden corrigeer je eventueel direct bij het product in de inventaris.

Bestaande producten overschrijven met het bestand

Beheer je je assortiment in Excel en is dat bestand voor jou de waarheid? Dan vind je in de stap Controle twee opties. Beide staan standaard op Uit. Zonder jouw actie worden alleen lege velden aangevuld.

• Bestaande waarden overschrijven met het bestand: een ingevulde cel vervangt bij een bestaand product de opgeslagen waarde, als die afwijkt. De controle laat per regel zien wat er wordt overschreven, bij een naamswijziging als „oud → nieuw”. De naam wordt alleen gewijzigd als het product is gevonden via het Artikelnummer (SKU), niet als het is gevonden via de naam. Een gewijzigde verkoopprijs geldt ook voor open, nog niet verzonden concepten van offertes en facturen.
• Lege cellen maken het veld leeg (alleen samen met de eerste optie): een lege cel in een gekoppelde kolom wist de opgeslagen waarde. Uitgezonderd zijn naam, prijs, btw-tarief, categorie, allergenen en dieetinformatie, plus de Ticketcapaciteit. Deze velden blijven bij een lege cel staan. Kolommen die je helemaal niet hebt gekoppeld, blijven altijd ongemoeid.

Dit wijzigt de import ook met optie nooit: artikelnummer, afbeeldingen, schakelaars (bijv. Is een ticket, automatiseringen, keukenproductie, beschikbaarheidsschakelaars), prijsbasis (netto/bruto), voorraad en type. Tags, locaties en pakketonderdelen worden nog steeds alleen aangevuld.

De Ticketcapaciteit wordt ook met optie niet overschreven. Een lege capaciteit wordt alleen aangevuld. Een verpakkingshoeveelheid van 0 schrijft de import nooit weg.

Wat de controle je laat zien: verkoop- en inkoopprijs als „oud → nieuw”, een waarschuwing met teller als een prijs op 0 zou komen te staan, verwijderde allergenen en een melding als de opmaak van een beschrijving verloren gaat (het bestand bevat alleen tekst).

Wanneer er een nieuw artikel ontstaat of een regel niet wordt geïmporteerd:

• Vindt de import een artikel alleen via de naam, en hebben het bestand en het opgeslagen artikel verschillende artikelnummers, dan wordt er een nieuw artikel aangemaakt. Er wordt niets overschreven.
• Komt meer dan één regel van hetzelfde bestand overeen met hetzelfde artikel, dan is elke volgende regel een fout („komt meerdere keren voor”) en wordt die niet geïmporteerd.
• Staan er in je bestaande gegevens meerdere artikelen met hetzelfde nummer of dezelfde naam, dan is de regel een fout („dubbelzinnig”). Ruim dan eerst je bestaande gegevens op.

Bekijk de controle vóór de import goed: het is je voorbeeldweergave van alles wat wordt overschreven of leeggemaakt.

Dezelfde melding krijg je ook bij de automatiserings- en ticketingkolommen (bijv. Is een ticket, Automatisch diensten aanmaken): bij een bestaand product worden ook die nooit automatisch gewijzigd. Wijkt je bestand af van de opgeslagen waarde, dan wijst de controle je daarop in plaats van het stilzwijgend te negeren.

Veelgestelde vragen

Mijn product komt uit de keuken: type Recept of kolom Productie? Allebei, met een verschillende taak: type Recept maakt van het product een recept met ingrediëntenlijst (blad Recepten & pakketten). Productie ja schakelt daarnaast de velden van de keukenmonitor vrij (productievoorlooptijd, houdbaarheid, productiecategorie). Een gerecht dat jullie keuken zelf produceert, krijgt dus type Recept en productie ja. Een Artikel met productie ja blijft daarentegen een gewoon artikel. Het verschijnt alleen ook in de keukenproductie.

Wat is het verschil tussen „Type” en „Productiesoort”? Twee verschillende gegevens die makkelijk door elkaar worden gehaald. Type geeft aan wat het product is: Artikel, Recept, Pakket, Verhuur, Dienstverlening of Digitaal product. Productiesoort geeft alleen aan of jullie keuken het product zelf maakt (Eigen productie) of inkoopt (Extern). In het productformulier heet datzelfde veld „Productietype”. Staat er in de kolom Productiesoort een producttype zoals Recept of Verhuur, dan meldt de controle precies dat en noemt de weg terug: koppel de kolom in de toewijzing aan het veld Type.

Mijn keuken rekent in gram of milliliter. Waar vul ik dat in? Er zijn twee wegen, afhankelijk van wat je wilt. Moet het ingrediënt volledig in gram of milliliter worden beheerd (verkoop, voorraad, inkoopprijs, recept, alles), vul dan bij het ingrediëntproduct in de kolom Eenheid (voorheen „Alternatieve eenheid”; in het productformulier: Prijs & voorraad → Eenheid; niet in het blad Recepten & pakketten) g in. Receptbewerker, keukenmonitor en productielijst tonen het ingrediënt dan overal in gram. Het aantal zelf (bijv. 120) vul je nog steeds in op het blad „Recepten & pakketten”.

Moet het ingrediënt juist in de verpakkingseenheid worden verkocht en opgeslagen (bijv. fles), maar moeten recepten toch in milliliters rekenen, vul dan in plaats daarvan Inhoud per eenheid + Basiseenheid in (zie hierboven, bijv. 750 + ml). Dan blijft de eenheid „fles” behouden voor verkoop en voorraad, en geef je de recepthoeveelheid in ml direct in de receptbewerker van de app op (het importblad „Recepten & pakketten” kent alleen hoeveelheden in de eenheid).

Koop je in kratten in, dan vul je daarnaast de verpakking in: verpakking Krat, eenheden per verpakking 5000. De inkoopprijs kun je dan direct per krat opgeven, in de kolom Inkoopprijs per verpakking of later in het productformulier. Univents rekent die om naar de prijs per gram (€23,05 per krat à 5.000 g = €0,00461 per g).

Moet ik de categorie eerst in Univents aanmaken? Nee. Ontbreekt een categorie, dan maakt de import die automatisch aan.

Wat gebeurt er als een regel fouten bevat? Alleen die regel wordt overgeslagen. De rest van het bestand wordt gewoon geïmporteerd. De controle laat je vooraf zien welke regel het betreft en waarom.

Kan ik bestaande producten via de import bijwerken? Ja. De import herkent bestaande producten via SKU of naam en vult standaard alleen lege velden aan. Met de optie Bestaande waarden overschrijven met het bestand in de stap Controle vervangen ingevulde cellen ook opgeslagen waarden, de verkoopprijs inbegrepen. De tweede optie, Lege cellen maken het veld leeg, wist waarden via een lege cel. Zonder de opties toont de controle je vóór de import welke gegevens afwijken en daarom ongewijzigd blijven.

Welk bestandsformaat wordt verwacht? .xlsx, .xls of .csv, maximaal 10 MB en tot 5.000 regels. Getallen met een komma en Duitse en Engelse waarden (bijv. „Per stuk” of „Per Piece”) worden automatisch herkend.

Verder lezen

• Evenementen, producten en contacten importeren via Excel: de wizard in het kort, inclusief contacten en evenementen
• Producten aanmaken & configureren: producten handmatig aanmaken en de prijsinstellingen tot in detail configureren
• Keukenmonitor – productie moeiteloos onder controle: wat er in de keukenmonitor gebeurt met de productievelden uit de import