Verbruik registreren en afrekenen op werkelijk aantal

Dranken, snacks en vergelijkbare waar neem je op goed geluk mee — tien kratten water, zodat het zeker genoeg is. Afgerekend wordt echter wat er echt op is. Tot nu toe betekende dat: een briefje bij het opruimen en de volgende ochtend overtikken. In Univents telt je team het werkelijke aantal direct in de levering en neem je het met één klik over in de factuur.

De route heeft vier stappen: regel als extra artikel markeren → pakbon zoals gewoonlijk → ter plekke tellen → in de factuur overnemen. Een goedkeuringsstap is er niet meer — de overname in de factuur is de facturering.

Wat „Op basis van verbruik” betekent

Alleen extra artikelen worden afgerekend op basis van verbruik. Dat zijn de regels die je gratis meegeeft: de kratten water voor het personeel, de koffie voor het team. Verkochte prestaties — alles wat op de factuur moet komen — worden altijd volledig in rekening gebracht. Een verkoop kun je dus niet eens op „Op basis van verbruik” zetten; anders zou die uit de facturering vallen.

Een regel wordt op twee manieren een extra artikel:

1. Op het product als standaard. Open in Inventaris het artikel en schakel in het gedeelte Prijs & voorraad de optie Afrekenen op verbruik in. Elke toekomstige pakbonregel van dit artikel start dan als extra artikel. Dit werkt ook door op pakbonnen die al als Concept bestaan — controleer dus kort de openstaande concepten als je een veelgebruikt artikel omzet.
2. Op de afzonderlijke regel. In de documenteditor van een pakbon schakel je de regel om via Extra beschikbaar gestelde artikelen (Wordt geleverd, maar niet in rekening gebracht). Zo regel je het individuele geval zonder het product om te zetten.

De instelling bestaat voor Artikel. Pakketten, verhuur- en dienstproducten zijn bewust uitgesloten: bij een pakket is niet eenduidig wat „verbruikt” betekent, en verhuurmateriaal komt per definitie terug. Een verkocht pakketartikel wordt daarom altijd volledig in rekening gebracht.

Pakbon maken

Aan de pakbon verandert er voor jou niets: je maakt hem aan zoals je gewend bent. In de documenteditor worden de extra artikelen samengevat in een eigen gedeelte Op basis van verbruik. Onder de kop staat Alleen extra beschikbaar gestelde artikelen — verkochte regels worden altijd volledig in rekening gebracht. Het gedeelte wordt bij elke keer openen opnieuw opgebouwd en kan daarom niet worden hernoemd, verplaatst of verwijderd.

Elke regel toont meegenomen: … en, zodra er geteld is, Verbruikt: … — bij overschrijding bovendien waarvan … boven meegenomen aantal. Daarbij staat het moment van de laatste registratie als Per: …. Is er nog niets geteld, dan toont de regel het meegenomen aantal met de melding Werkelijk aantal nog niet geregistreerd — nooit een lege regel.

Zolang de pakbon een Concept is, voeg je via Extra artikel selecteren nog een artikel toe aan het gedeelte en haal je er via Niet op basis van verbruik weer een uit. Zodra de pakbon is gefinaliseerd of ondertekend, is de indeling niet meer te wijzigen.

Of het gedeelte ook in de PDF verschijnt, hangt af van de gebruikte documentlay-out: actuele lay-outs drukken het af, inclusief het „Per”-tijdstip, oudere geven de pakbon ongewijzigd weer zoals voorheen. In de editor zie je het gedeelte in elk geval. Heb je het nodig op de afgedrukte pakbon en ontbreekt het daar, neem dan via de helpknop in de app contact met ons op — dan zetten we je lay-out om. Waar het wordt afgedrukt, geldt: twee afdrukken van verschillende momenten mogen van elkaar verschillen, en aan het „Per”-tijdstip zie je wanneer ze zijn gemaakt.

Ter plekke tellen (medewerkersportaal)

Er wordt geteld op dezelfde plek waar ook wordt ondertekend — in de pakbon zelf.

Zodat de levering in het portaal verschijnt: in de pakbon moet in het veld Bezorger de persoon staan die moet tellen — alleen bij die persoon verschijnt de levering onder Leveringen. In het portaal kan de bezorger ook een concept ondertekenen; in de backoffice verschijnt de knop om te ondertekenen pas na het finaliseren. De rit van vandaag en toekomstige ritten staan onder Aankomend. Is de leverdag voorbij en de levering nog niet ondertekend, dan staat die onder Nog niet ondertekend — daar wordt na het evenement het verbruik geteld. Onder Afgerond staan alleen ondertekende leveringen.

1. Je team opent in het Medewerkersportaal het gedeelte Leveringen en tikt op de levering. Dat werkt met een eigen portaaltoegang net zo goed als via de link zonder login.
2. Onder de regels staat het gedeelte Verbruik registreren: per regel de productnaam, een groot aantalveld met het label Verbruikt (eenheid) en daaronder meegenomen: … als referentie.
3. Vul het aantal in en tik onderaan op Verbruik versturen. De balk erboven telt mee wat er wordt verstuurd („3 regels · Σ …”).

Een paar dingen die de avond makkelijker maken:

• Twee knoppen voor het normale geval. alles verbruikt en alles terug vullen een regel met één tik in — dat dekt de meeste regels.
• Terugtellen in plaats van rekenen. Wie liever telt wat er over is, tikt op de regel op terugtellen. Het veldlabel wisselt zichtbaar naar terug (eenheid), de regel toont de rekenbasis („10 meegenomen · 3 al geregistreerd · rest 7”) en live het resultaat („→ 2 verbruikt”). Opgeslagen wordt altijd het verbruik. Bij regels zonder meegenomen aantal is de schakelaar uitgeschakeld, met de melding Niet mogelijk zonder meegenomen aantal.
• Decimale aantallen zijn toegestaan. 2,5 kratten of 0,75 kilo voer je direct in — met komma of punt.
• Tellen in verpakkingen of in stuks. Heeft het artikel een verpakkingseenheid, dan schakel je op de regel de invoereenheid om — de omrekening staat er direct naast („1 krat = 6 flessen”). Opgeslagen wordt altijd in de eenheid van de pakbonregel; bij terugtellen toont de regel de rest bij benadering in de gekozen eenheid.
• Meer dan meegenomen is geen fout. Is er nageleverd, dan voer je het hogere aantal in. Univents slaat het op en toont alleen de melding Meer dan meegenomen — controleer dit; er wordt niets geblokkeerd.
• Geen verbinding is geen gegevensverlies. Valt de verbinding weg, dan blijven de invoeren staan en worden ze gemarkeerd als Niet verstuurd. Zodra er weer ontvangst is, gaan ze automatisch de deur uit — bovenaan staat kort „Weer verbinding — wordt opnieuw verstuurd …”; Opnieuw versturen kan ook nog steeds handmatig. Een levering die op dit apparaat al eens open is geweest, opent zelfs helemaal zonder verbinding — bovenaan staat dan Offline met de stand van de getoonde gegevens. Alleen een levering die nog nooit is geopend, heeft eenmalig even verbinding nodig.
• Er wordt altijd alles of niets opgeslagen. Mislukt het versturen, dan meldt Univents „Versturen mislukt — niets opgeslagen. Verstuur opnieuw.” Er is geen half opgeslagen stand die iemand moet gaan zoeken.
• Opgeslagen betekent zichtbaar opgeslagen. Na het versturen schuiven de regels naar Al geregistreerd en staan ze daar blijvend als Geregistreerd · tijd — reeds gefactureerde regels bovendien met Gefactureerd. Ze zijn vergrendeld en gescheiden van de openstaande invoeren, zodat er geen dubbele tellingen ontstaan. Meerdere personen mogen dezelfde regel tellen; de aantallen worden opgeteld. Is alles geteld, dan staat daar Alle verbruiksregels zijn geregistreerd.
• Gefactureerd is definitief. Staat een registratie al op een factuur, dan is die niet meer te wijzigen. Wie het toch probeert, krijgt de melding om contact op te nemen met kantoor. Zolang er niets is gefactureerd, blijft elke registratie te wijzigen en te verwijderen.
• Prijzen ziet het portaal nooit. De registratie toont aantallen en eenheden, geen bedragen.

Staan er geen extra beschikbaar gestelde artikelen op de pakbon, dan geeft het gedeelte dat expliciet aan.

Geen goedkeuringsstap meer

Geregistreerde aantallen hoeven niet meer te worden goedgekeurd. De overname in de factuur is de facturering. Zolang er niets is gefactureerd, blijft elke registratie te wijzigen en te verwijderen — ook dagen later. Corrigeren betekent dus gewoon: opnieuw tellen en versturen, zolang de regel niet op een factuur staat.

Is er meer verbruikt dan meegenomen, dan draagt de regel de waarschuwing „{Menge} boven meegenomen aantal”. Dat is een waarschuwing voor jou, geen blokkade.

Zodra een registratie op een factuur staat, is die vergrendeld (markering Gefactureerd). Verdwijnt de regel weer — je verwijdert hem of annuleert het document — dan is de registratie automatisch weer vrij en wordt die bij de volgende overname meegenomen.

In de factuur overnemen

1. Open het factuurconcept van het evenement.
2. Staat er verbruik klaar, dan zie je bovenaan de kaart Verbruik overnemen met het aantal wachtende regels — een klik op Overnemen volstaat. Je kunt ook het vertrouwde dialoogvenster voor extra regels openen en daar het onderdeel Verbruik gebruiken met {Anzahl} regels overnemen. Beide wegen doen hetzelfde.
3. Univents maakt per product één regel aan: aantal = som van alle geregistreerde tellingen, eenheid zoals op de pakbon, prijs zoals in de pakbonregel. Daarna meldt Univents „{Anzahl} regels overgenomen”.

Voor het overnemen heb je de machtiging Financiën bewerken nodig.

Totaalkorting, btw-tarieven en totalen worden daarna berekend zoals bij elke andere regel.

Goed om te weten:

• Er wordt niets dubbel gefactureerd. Een regel die op basis van verbruik wordt afgerekend, kun je niet daarnaast via de geplande boekingen in dezelfde factuur trekken.
• Het overnemen van regels laat extra artikelen automatisch weg. Onder „Uit andere documenten” biedt een factuur extra artikelen helemaal niet aan — ze komen binnen via de geregistreerde werkelijke aantallen, en gratis beschikbaar gestelde artikelen moeten gratis blijven. Alles invoegen neemt de overige regels over en meldt erbij hoeveel regels niet zijn aangeboden („2 regels worden hier niet aangeboden — verbruik loopt via de werkelijke registratie, gratis beschikbaar gestelde artikelen blijven gratis”). Op offertes en pakbonnen blijft alles gewoon overneembaar.
• Nakomers zijn geen probleem. Wordt er na de overname nog iets geteld, dan neem je dat gewoon alsnog over. Er ontstaat een extra regel alleen voor de nieuwe aantallen; bestaande regels blijven ongewijzigd.
• Verwijderen geeft vrij. Verwijder je de regel weer of annuleer je het document, dan zijn de registraties automatisch weer overneembaar. Je hoeft niets terug te zetten.
• Vergeten tellen valt op — maar er wordt niet geschat. Is er een extra artikel waarvoor niemand iets heeft geregistreerd, dan verschijnt het met de melding „Verbruik nog niet ingevoerd” en het geplande aantal. Een knop om het over te nemen is er bewust niet: een ongetelde regel wordt geteld, niet geschat. Voer het werkelijke aantal alsnog in en neem het daarna over.

Verbruik analyseren (rapport)

Onder Rapporten → Verbruik analyseer je de registraties: per product het verbruikte tegenover het meegenomen aantal inclusief verschil, uitklapbaar per evenement. Bovenaan staan de tegels Totaal verbruikt en Grootste verschil. De periode filtert op de datum van de registratie. Elke registratie die nog bestaat wordt meegeteld — verwijderde registraties vallen weg.

Wat er met de voorraad gebeurt

Het verbruik werkt door op twee dingen: de Facturering (hierboven) en de Voorraad:

• Vóór de afsluiting heeft de registratie geen effect op de voorraad: tellen verandert niets aan de voorraad.
• Bij de afsluiting boekt Univents de voorraad zoals voorheen uit op basis van het geplande aantal. Extra beschikbaar gestelde artikelen hebben geen geplande boeking — daarbij gaat hier dus niets af.
• Na de afsluiting corrigeert Univents de voorraad automatisch: gepland aantal uit de afsluiting plus alle geregistreerde tellingen. Voor extra beschikbaar gestelde artikelen betekent dat: ze gaan alleen af van de voorraad ter hoogte van het ingevoerde verbruik — is er niets ingevoerd, dan komt het volledige aantal terug. Dit gebeurt doorlopend, elke nieuwe of gecorrigeerde registratie herberekent de voorraad, ook dagen later.
• Is de voorraad onvoldoende voor het uitboeken, dan wordt de registratie toch opgeslagen — het aantal gaat niet verloren. De voorraadafstemming wordt dan alleen overgeslagen; eigenaren en admins krijgen hierover een melding. Corrigeer de voorraad in de inventaris: de volgende afstemming (de volgende registratie of de afsluiting) haalt het verbruik automatisch alsnog in.

Wat het verbruik niet doet

De materiaal- en planningsweergaven rekenen nog steeds met de geplande aantallen — de correctie op het werkelijke aantal geldt voor facturering en voorraad.

Kopieer je een evenement, dan worden verbruiksregistraties bewust niet meegekopieerd — ze horen bij het oorspronkelijke evenement. In de kopie staat daarom de melding dat er nog niet is geteld.

Voorwaarde: verbruiksregistratie is beschikbaar vanaf het Core-abonnement. Zonder passend abonnement zie je in de backoffice een melding in plaats van de functie, en in het portaal staat bij de levering „Verbruiksregistratie zit niet in jullie abonnement — meld dit op kantoor.” Voor het overnemen in de factuur heb je bovendien de machtiging Financiën bewerken nodig.