Registrare il consumo e fatturare in base alla quantità effettiva

Bevande, snack e merce simile li porti con te a scopo prudenziale — dieci casse d’acqua, per essere sicuri che bastino. Ma si fattura ciò che è stato davvero consumato. Finora significava: un foglietto durante lo smontaggio e la trascrizione la mattina dopo. In Univents il tuo team conta le quantità effettive direttamente nella consegna e tu le riporti in fattura con un clic.

Il percorso ha quattro tappe: segna la riga come articolo aggiuntivo → documento di trasporto (DDT) come sempre → conta sul posto → riporta in fattura. Non c’è più alcun passaggio di approvazione: il riporto in fattura è la fatturazione.

Cosa significa «Per consumo»

Solo gli articoli aggiuntivi vengono fatturati a consumo. Sono le righe che fornisci gratuitamente: le casse d’acqua per il personale, il caffè per il team. Le prestazioni vendute — tutto ciò che deve comparire in fattura — vengono sempre fatturate per intero. Una vendita quindi non si può nemmeno impostare «a consumo»: uscirebbe dalla fatturazione.

Una riga diventa articolo aggiuntivo in due modi:

1. Sul prodotto, come impostazione predefinita. Apri l’articolo nell’Inventario e attiva l’opzione Fatturazione a consumo nell’area Prezzo e giacenza. Da quel momento ogni futura riga di DDT di quell’articolo parte come articolo aggiuntivo. Questo vale anche per i DDT già presenti come Bozza: se modifichi un articolo molto usato, controlla quindi rapidamente le bozze aperte.
2. Sulla singola riga. Nell’editor dei documenti di un DDT modifichi la riga tramite Articoli forniti in aggiunta (Viene consegnato, ma non fatturato). Così gestisci il singolo caso senza modificare il prodotto.

L’impostazione esiste per il tipo Articolo. Pacchetti, prodotti a noleggio e prodotti di servizio sono esclusi di proposito: per un pacchetto non sarebbe chiaro cosa significhi «consumato», e la merce a noleggio rientra per definizione. Un articolo venduto all’interno di un pacchetto viene quindi sempre fatturato per intero.

Creare il DDT

Per il DDT non cambia nulla: lo crei come prima. Nell’editor dei documenti gli articoli aggiuntivi sono raggruppati in un’area dedicata, Per consumo. Sotto il titolo trovi Solo articoli forniti in aggiunta — le righe vendute vengono sempre fatturate per intero. L’area viene ricostruita a ogni apertura e per questo non si può rinominare, spostare o eliminare.

Ogni riga mostra portato: … e, appena è stato contato, consumato: … — in caso di consumo superiore anche di cui … oltre la quantità portata. Inoltre compare l’orario dell’ultima registrazione come Aggiornato il: …. Se non è stato ancora contato nulla, la riga mostra la quantità portata con l’indicazione Quantità effettiva non ancora rilevata — mai una riga vuota.

Finché il DDT è in Bozza, con Seleziona un articolo aggiuntivo aggiungi un altro articolo all’area e con Non per consumo ne rimuovi uno. Una volta che il DDT è finalizzato o firmato, l’assegnazione non è più modificabile.

Se l’area compare anche nel PDF dipende dal layout del documento in uso: i layout attuali la stampano insieme all’orario «Aggiornato il», quelli più vecchi emettono il DDT invariato come prima. Nell’editor vedi comunque sempre l’area. Se ti serve sul DDT stampato e lì manca, contattaci tramite il pulsante di aiuto nell’app — adatteremo il tuo layout. Dove viene stampata vale quanto segue: due stampe fatte in momenti diversi possono differire, e dall’indicazione «Aggiornato il» si capisce quando sono state generate.

Contare sul posto (portale dipendenti)

Si conta nello stesso punto in cui si firma — nel DDT stesso.

Perché la consegna compaia nel portale: nel DDT, nel campo Fornitore deve essere indicata la persona che deve contare — solo per lei la consegna compare in Consegne. Nel portale il fornitore può firmare anche una bozza; nel backoffice il pulsante per firmare compare solo dopo la finalizzazione. Il giro di oggi e quelli futuri sono in Prossime. Se il giorno di consegna è passato e la consegna non è ancora firmata, si trova in Non ancora firmate — qui dopo l’evento si conta il consumo. In Completata ci sono solo le consegne firmate.

1. Il tuo team apre nel Portale dipendenti l’area Consegne e tocca la consegna. Funziona allo stesso modo con un accesso al portale personale e tramite il link senza login.
2. Sotto le righe c’è l’area Registra consumo: per ogni riga il nome del prodotto, un grande campo quantità con l’etichetta consumato (unità) e sotto portato: … come riferimento.
3. Inserisci la quantità e tocca Invia consumo in basso. La barra sopra tiene il conto di ciò che sta per essere inviato («3 righe · Σ …»).

Alcune cose che semplificano la serata:

• Due pulsanti per il caso normale. tutto consumato e tutto rientrato compilano una riga con un tocco — copre la maggior parte delle righe.
• Contare a ritroso invece di calcolare. Chi preferisce contare ciò che resta tocca conta a ritroso sulla riga. L’etichetta del campo cambia visibilmente in rientrato (unità), la riga mostra la base di calcolo («10 portati · 3 già registrati · restanti 7») e in tempo reale il risultato («→ 2 consumati»). Viene sempre salvato il consumo. Per le righe senza quantità portata il selettore è disattivato, con l’indicazione Non possibile senza quantità portata.
• Sono ammesse quantità decimali. 2,5 casse o 0,75 chili li inserisci direttamente — con virgola o punto.
• Contare in confezioni o in pezzi. Se l’articolo ha un’unità di confezionamento, cambi l’unità di inserimento direttamente sulla riga — la conversione compare accanto («1 cassa = 6 bottiglie»). Viene sempre salvato nell’unità della riga del DDT; contando a ritroso la riga mostra il resto indicativamente nell’unità scelta.
• Più di quanto portato non è un errore. Se è stata fatta una consegna successiva, inserisci la quantità maggiore. Univents la salva e mostra solo l’avviso Più di quanto portato — controlla; non viene bloccato nulla.
• Niente connessione non significa perdita di dati. Se la connessione cade, gli inserimenti restano e vengono contrassegnati come non inviato. Appena torna il segnale, partono automaticamente — in alto compare brevemente «Connessione ripristinata — nuovo invio in corso …»; Invia di nuovo funziona comunque anche a mano. Una consegna che su questo dispositivo è già stata aperta una volta si apre perfino senza rete — in alto compare allora Offline con l’aggiornamento dei dati mostrati. Solo una consegna mai aperta richiede una breve connessione una tantum.
• Si salva sempre tutto o niente. Se l’invio fallisce, Univents segnala «Invio non riuscito — nulla è stato salvato. Invia di nuovo.» Non esiste uno stato salvato a metà che qualcuno debba andare a cercare.
• Salvato significa visibilmente salvato. Dopo l’invio le righe passano sotto Già registrato e rimangono lì in modo permanente come Registrato · ora — quelle già fatturate anche con Fatturato. Sono bloccate e separate dagli inserimenti aperti, così non si creano conteggi doppi. Più persone possono contare la stessa riga; le quantità vengono sommate. Quando tutto è stato contato, compare Tutte le righe di consumo sono state registrate.
• Fatturato significa definitivo. Se una registrazione è già in una fattura, non si può più modificare. Chi ci prova comunque riceve l’indicazione di rivolgersi all’ufficio. Finché nulla è fatturato, ogni registrazione resta modificabile ed eliminabile.
• Il portale non mostra mai i prezzi. La registrazione mostra quantità e unità, nessun importo.

Se sul DDT non ci sono articoli forniti in aggiunta, l’area lo dice espressamente.

Nessun passaggio di approvazione

Le quantità registrate non devono più essere approvate. Il riporto in fattura è la fatturazione. Finché nulla è fatturato, ogni registrazione resta modificabile ed eliminabile — anche dopo giorni. Correggere significa quindi semplicemente: contare di nuovo e inviare, finché la riga non è in una fattura.

Se è stato consumato più di quanto portato, la riga riporta l’avviso «{Menge} oltre la quantità portata». È un avviso per te, non un blocco.

Appena una registrazione è in una fattura, è bloccata (contrassegno Fatturato). Se la riga viene rimossa — la elimini o stori il documento — la registrazione torna automaticamente libera e viene considerata al successivo riporto.

Riportare in fattura

1. Apri la bozza di fattura dell’evento.
2. Se c’è consumo pronto, in alto vedi la scheda Riporta consumo con il numero di righe in attesa — basta un clic su Applica. In alternativa apri la consueta finestra per altre righe e lì scegli la sezione Consumo con Riporta {Anzahl} righe. Entrambi i percorsi fanno la stessa cosa.
3. Univents crea una riga per prodotto: quantità = somma di tutti i conteggi registrati, unità come sul DDT, prezzo come nella riga del DDT. Poi Univents segnala «{Anzahl} righe riportate».

Per il riporto ti serve l’autorizzazione Modifica finanze.

Sconto sul totale, aliquote IVA e totali vengono poi calcolati come per qualsiasi altra riga.

Cosa è bene sapere:

• Nulla viene fatturato due volte. Una riga fatturata a consumo non può essere inserita in più nella stessa fattura tramite le prenotazioni pianificate.
• Il riporto delle righe esclude automaticamente gli articoli aggiuntivi. Sotto «Da altri documenti» una fattura non propone nemmeno gli articoli aggiuntivi — arrivano tramite le quantità effettive registrate, e gli articoli forniti gratuitamente devono restare gratuiti. Inserisci tutto riporta le altre righe e indica quante righe non sono state proposte («2 righe non vengono proposte qui — il consumo passa dalla registrazione effettiva, gli articoli forniti gratuitamente restano gratuiti»). Su preventivi e DDT resta riportabile tutto come prima.
• I ritardatari non sono un problema. Se dopo il riporto viene contato ancora qualcosa, lo riporti semplicemente in aggiunta. Viene creata una riga supplementare solo per le nuove quantità; le righe esistenti restano invariate.
• Eliminare libera. Se elimini di nuovo la riga o stori il documento, le registrazioni tornano automaticamente riportabili. Non devi ripristinare nulla.
• Un conteggio dimenticato si nota — ma non viene stimato. Se c’è un articolo aggiuntivo per cui nessuno ha registrato nulla, compare con l’indicazione «Consumo non ancora registrato» e la sua quantità pianificata. Un pulsante per riportarlo non c’è di proposito: una riga non contata si conta, non si stima. Inserisci la quantità effettiva e poi riportala.

Analizzare il consumo (report)

Sotto Report → Consumo analizzi le registrazioni: per ogni prodotto la quantità consumata rispetto a quella portata, con differenza, espandibile per evento. In alto ci sono i riquadri Totale consumato e Differenza più evidente. Il periodo filtra in base alla data della registrazione. Viene conteggiata ogni registrazione ancora esistente — ciò che è stato eliminato non compare.

Cosa succede alla giacenza

Il consumo incide su due cose: la Fatturazione (sopra) e la Giacenza:

• Prima della chiusura la registrazione è neutra per il magazzino: contare non cambia nulla nella giacenza.
• Alla chiusura Univents scarica la giacenza come prima in base alla quantità pianificata. Gli articoli forniti in aggiunta non hanno movimenti pianificati — per loro qui non viene scaricato nulla.
• Dopo la chiusura Univents aggiorna automaticamente la giacenza: quantità pianificata dalla chiusura più tutti i conteggi registrati. Per gli articoli forniti in aggiunta significa: escono dal magazzino solo per l’entità del consumo registrato — se non è stato registrato nulla, rientra l’intera quantità. Succede in modo continuo, ogni registrazione nuova o corretta ricalcola la giacenza, anche dopo giorni.
• Se la giacenza non basta per lo scarico, la registrazione viene comunque salvata — la quantità non va persa. L’allineamento del magazzino viene solo saltato; titolare e admin ricevono una notifica in merito. Correggi la giacenza nell’inventario: il successivo allineamento (la prossima registrazione o la chiusura) recupera automaticamente il consumo.

Cosa non fa il consumo

Le viste di materiale e pianificazione continuano a calcolare con le quantità pianificate — la correzione con la quantità effettiva riguarda fatturazione e giacenza.

Se copi un evento, le registrazioni di consumo non vengono copiate di proposito — appartengono all’evento originale. Nella copia compare quindi l’indicazione che non è stato ancora contato nulla.

Requisito: la registrazione del consumo è disponibile a partire dal piano Core. Senza un piano adeguato vedi nel backoffice un avviso al posto della funzione e nel portale, alla consegna, compare «La registrazione del consumo non è inclusa nel vostro piano — rivolgetevi all’ufficio.» Per il riporto in fattura ti serve inoltre l’autorizzazione Modifica finanze.