Registrar el consumo y facturar según la cantidad real

Las bebidas, los snacks y mercancía similar los llevas por si acaso: diez cajas de agua, para que seguro alcance. Pero se factura lo que realmente se ha gastado. Hasta ahora eso significaba: una nota en papel durante el desmontaje y pasarla a mano a la mañana siguiente. En Univents tu equipo cuenta las cantidades reales directamente en la entrega y tú las incorporas a la factura con un clic.

El proceso tiene cuatro pasos: marcar la línea como artículo adicional → albarán como de costumbre → contar in situ → incorporar a la factura. Ya no hay paso de aprobación: incorporar el consumo a la factura es la facturación.

Qué significa «según consumo»

Solo los artículos adicionales se facturan según consumo. Son las líneas que entregas gratis: las cajas de agua para el personal, el café para el equipo. Los servicios vendidos, es decir, todo lo que debe aparecer en la factura, se cobran siempre completos. Por eso una venta ni siquiera se puede poner «según consumo»; si no, quedaría fuera de la facturación.

Una línea pasa a ser artículo adicional de dos formas:

1. En el producto, como valor por defecto. Abre el artículo en Inventario y activa la opción Facturación por consumo en el apartado Precio y existencias. A partir de entonces, toda línea de albarán futura de ese artículo empieza como artículo adicional. Esto también afecta a los albaranes que ya existen como Borrador, así que revisa un momento los borradores abiertos cuando cambies un artículo de uso muy frecuente.
2. En la línea concreta. En el editor de documentos de un albarán, cambias la línea con Artículos facilitados adicionalmente (Se entrega, pero no se cobra). Así resuelves el caso puntual sin tocar el producto.

El ajuste existe para artículos. Los paquetes y los productos de alquiler y de servicio quedan excluidos a propósito: en un paquete no estaría claro qué significa «consumido», y la mercancía de alquiler vuelve por definición. Por eso un artículo de paquete vendido se cobra siempre completo.

Crear el albarán

Para ti, el albarán no cambia: lo creas como hasta ahora. En el editor de documentos, los artículos adicionales se agrupan en un apartado propio, Según consumo. Bajo el título pone Solo artículos facilitados adicionalmente — las líneas vendidas siempre se cobran completas. El apartado se genera de nuevo cada vez que abres el documento, por lo que no se puede renombrar, mover ni eliminar.

Cada fila muestra Llevado: … y, en cuanto se ha contado, Consumido: …; si se ha consumido más de lo llevado, además de ellos … por encima de lo llevado. También aparece el momento del último registro como Datos a: …. Si todavía no se ha contado nada, la fila muestra la cantidad llevada con el aviso Cantidad real aún sin registrar, nunca una fila vacía.

Mientras el albarán sea un Borrador, con Seleccionar artículo adicional añades otro artículo al apartado y con No según consumo quitas uno. Cuando el albarán se finaliza o se firma, la asignación ya no se puede cambiar.

Que el apartado aparezca también en el PDF depende del diseño de documento que uses: los diseños actuales lo imprimen junto con el momento de «Datos a»; los más antiguos emiten el albarán sin cambios, como hasta ahora. En el editor ves el apartado en cualquier caso. Si lo necesitas en el albarán impreso y no aparece, ponte en contacto con nosotros con el botón de ayuda de la app y cambiaremos tu diseño. Donde se imprime, dos impresiones hechas en momentos distintos pueden diferir, y por «Datos a» se ve cuándo se generó cada una.

Contar in situ (Portal del empleado)

Se cuenta en el mismo sitio donde se firma: en el propio albarán.

Para que la entrega aparezca en el portal: en el albarán, el campo Repartidor debe contener a la persona que va a contar; solo a ella le aparece la entrega en Entregas. En el portal, el repartidor también puede firmar un borrador; en el backoffice, el botón para firmar aparece solo después de finalizar. La ruta de hoy y las futuras están en Próximas. Si el día de entrega ya ha pasado y la entrega aún no está firmada, aparece en Pendientes de firma; ahí se cuenta el consumo después del evento. En Completada solo aparecen las entregas firmadas.

1. Tu equipo abre el apartado Entregas en el Portal del empleado y toca la entrega. Funciona igual con acceso propio al portal que con el enlace sin inicio de sesión.
2. Debajo de las líneas está el apartado Registrar consumo: por cada fila, el nombre del producto, un campo de cantidad grande con la etiqueta Consumido (unidad) y debajo Llevado: … como referencia.
3. Introduce la cantidad y toca Enviar consumo abajo. La barra de encima va contando lo que se envía («3 líneas · Σ …»).

Algunas cosas que facilitan la noche:

• Dos botones para el caso habitual. todo consumido y todo devuelto rellenan una fila con un toque; con eso cubres la mayoría de las líneas.
• Contar hacia atrás en lugar de calcular. Si prefieres contar lo que sobra, toca contar hacia atrás en la fila. La etiqueta del campo cambia visiblemente a devuelto (unidad), la fila muestra la base del cálculo («10 llevados · 3 ya registrados · quedan 7») y, en directo, el resultado («→ 2 consumidos»). Lo que se guarda es siempre el consumo. En las líneas sin cantidad llevada, el selector está desactivado, con el aviso No es posible sin cantidad llevada.
• Se admiten cantidades con decimales. Puedes introducir directamente 2,5 cajas o 0,75 kilos, con coma o con punto.
• Contar por envases o por unidades. Si el artículo tiene una unidad de embalaje, cambias la unidad de entrada en la fila; la conversión aparece justo al lado («1 caja = 6 botellas»). Lo que se guarda es siempre la unidad de la línea del albarán; al contar hacia atrás, la fila muestra el resto aproximadamente en la unidad elegida.
• Más de lo llevado no es un error. Si se ha repuesto mercancía, introduces la cantidad mayor. Univents la guarda y solo muestra el aviso Más de lo llevado — revisa; no se bloquea nada.
• Sin conexión no significa perder datos. Si se corta la conexión, lo introducido se conserva y queda marcado como sin enviar. En cuanto vuelve a haber cobertura, se envía automáticamente; arriba aparece brevemente «Conexión recuperada — reenviando …»; Reenviar sigue funcionando también a mano. Una entrega que ya se haya abierto antes en este dispositivo se abre incluso sin conexión; arriba aparece entonces Sin conexión con la fecha de los datos mostrados. Solo una entrega que nunca se ha abierto necesita conexión una vez.
• Siempre se guarda todo o nada. Si falla el envío, Univents avisa con «Error al enviar — no se ha guardado nada. Vuelve a enviar.» No existe un estado a medio guardar que alguien tenga que buscar.
• Guardado significa guardado de forma visible. Tras el envío, las filas pasan a Ya registrado y permanecen ahí como Registrado · hora; las ya facturadas llevan además Facturado. Están bloqueadas y separadas de lo pendiente de introducir, así no se producen recuentos dobles. Varias personas pueden contar la misma línea; las cantidades se suman. Cuando todo está contado, aparece Todas las líneas de consumo están registradas.
• Facturado significa definitivo. Si un registro ya figura en una factura, no se puede modificar. Quien lo intente recibe el aviso de que debe ponerse en contacto con la oficina. Mientras no se haya facturado nada, cada registro se puede modificar y eliminar.
• El portal nunca muestra precios. El registro muestra cantidades y unidades, sin importes.

Si el albarán no tiene artículos facilitados adicionalmente, el apartado lo indica de forma explícita.

Sin paso de aprobación

Las cantidades registradas ya no tienen que aprobarse. Incorporarlas a la factura es la facturación. Mientras no se haya facturado nada, cada registro se puede modificar y eliminar, incluso días después. Corregir significa, por tanto, simplemente volver a contar y enviar, siempre que la línea no esté en una factura.

Si se ha consumido más de lo llevado, la fila muestra el aviso «{Menge} por encima de lo llevado». Es una advertencia para ti, no un bloqueo.

En cuanto un registro figura en una factura, queda bloqueado (marca Facturado). Si la línea desaparece, ya sea porque la eliminas o porque anulas el documento, el registro vuelve a quedar libre automáticamente y se tiene en cuenta en la siguiente incorporación.

Incorporar a la factura

1. Abre el Borrador de factura del evento.
2. Si hay consumo pendiente, arriba ves la tarjeta Incorporar consumo con el número de líneas en espera; basta un clic en Aplicar. Como alternativa, abre el diálogo habitual para añadir más líneas y usa allí el apartado Consumo con Incorporar {Anzahl} líneas. Ambas vías hacen lo mismo.
3. Univents crea una línea por producto: cantidad = suma de todos los recuentos registrados, unidad como en el albarán, precio como en la línea del albarán. A continuación, Univents avisa con «{Anzahl} líneas incorporadas».

Para incorporar necesitas el permiso Editar finanzas.

El descuento global, los tipos de IVA y los totales se calculan después como con cualquier otra línea.

Lo que conviene saber:

• Nada se factura dos veces. Una línea que se factura según consumo no se puede añadir además a la misma factura a través de las reservas planificadas.
• La incorporación de líneas omite automáticamente los artículos adicionales. En «De otros documentos», una factura ni siquiera ofrece artículos adicionales: llegan a través de las cantidades reales registradas, y los artículos facilitados gratis deben seguir siendo gratis. Insertar todo incorpora las demás filas e indica cuántas líneas no se han ofrecido («2 líneas no se ofrecen aquí — el consumo se gestiona mediante el registro de cantidades reales, los artículos facilitados gratis siguen siendo gratis»). En presupuestos y albaranes sigue pudiéndose incorporar todo.
• Los rezagados no son un problema. Si después de incorporar se cuenta algo más, simplemente lo incorporas después. Se crea una línea adicional solo para las cantidades nuevas; las filas existentes no cambian.
• Eliminar libera. Si eliminas la línea o anulas el documento, los registros vuelven a poder incorporarse automáticamente. No tienes que restablecer nada.
• Un recuento olvidado se nota, pero no se estima. Si hay un artículo adicional del que nadie ha registrado nada, aparece con el aviso «Consumo aún sin registrar» y su cantidad prevista. A propósito no hay botón para incorporarlo: una línea sin contar se cuenta, no se estima. Introduce la cantidad real y luego incorpórala.

Analizar el consumo (informe)

En Informes → Consumo analizas los registros: por producto, la cantidad consumida frente a la llevada con su diferencia, desplegable por evento. Arriba están las tarjetas Total consumido y Mayor diferencia. El periodo filtra por la fecha del registro. Se cuenta cada registro que todavía existe; lo eliminado queda fuera.

Qué pasa con las existencias

El consumo afecta a dos cosas: la Facturación (arriba) y las Existencias:

• Antes del cierre, el registro es neutro para el almacén: contar no cambia nada en las existencias.
• En el cierre, Univents da de baja las existencias según la cantidad prevista, como hasta ahora. Los artículos facilitados adicionalmente no tienen reserva prevista, así que en ellos aquí no se descuenta nada.
• Después del cierre, Univents recalcula las existencias automáticamente: cantidad prevista del cierre más todos los recuentos registrados. Para los artículos facilitados adicionalmente, esto significa que solo salen del almacén por el importe del consumo introducido: si no se ha introducido nada, vuelve la cantidad completa. Esto ocurre de forma continua; cada registro nuevo o corregido recalcula las existencias, incluso días después.
• Si las existencias no alcanzan para la baja, el registro se guarda igualmente y la cantidad no se pierde. La conciliación de existencias simplemente se omite; los propietarios y admins reciben una notificación al respecto. Corrige las existencias en el inventario: la siguiente conciliación (el siguiente registro o el cierre) incorpora el consumo automáticamente.

Qué no hace el consumo

Las vistas de material y de planificación siguen calculando con las cantidades previstas: la corrección por cantidad real afecta a la facturación y a las existencias.

Si copias un evento, los registros de consumo no se copian, a propósito: pertenecen al evento original. Por eso, en la copia aparece el aviso de que todavía no se ha contado.

Requisito: el registro de consumo está disponible a partir del plan Core. Sin un plan adecuado, en el backoffice ves un aviso en lugar de la función, y en el portal, en la entrega, aparece «El registro de consumo no está incluido en vuestro plan — avisad en la oficina.» Para incorporarlo a la factura necesitas además el permiso Editar finanzas.