Registar consumo e faturar pela quantidade real

Bebidas, snacks e produtos semelhantes levam-se por precaução — dez grades de água, para garantir que chega. Mas o que se fatura é o que realmente foi gasto. Até agora, isso significava uma folha de papel na desmontagem e a digitação dos valores na manhã seguinte. No Univents, a equipa conta as quantidades reais diretamente na entrega e o utilizador aplica-as à fatura com um clique.

O processo tem quatro etapas: marcar a linha como artigo adicional → guia de remessa como habitual → contar no local → aplicar à fatura. Já não existe passo de aprovação — a aplicação à fatura é a faturação.

O que significa «Por consumo»

Só os artigos adicionais são faturados por consumo. São as linhas que se fornecem gratuitamente: as grades de água para o pessoal, o café para a equipa. Os serviços vendidos — tudo o que deve constar da fatura — são sempre faturados na totalidade. Por isso, uma venda nem sequer pode ser definida como «Por consumo»; caso contrário, ficaria fora da faturação.

Uma linha passa a artigo adicional de duas formas:

1. No produto, como predefinição. No Inventário, abrir o artigo e ativar, na secção Preço e stock, a opção Faturação por consumo. Todas as futuras linhas de guia de remessa desse artigo passam então a começar como artigo adicional. Isto também se aplica às guias de remessa que já existam como Rascunho — convém, por isso, verificar rapidamente os rascunhos em aberto ao alterar um artigo muito utilizado.
2. Na linha individual. No editor de documentos de uma guia de remessa, a linha é alterada através de Artigos fornecidos adicionalmente (Entregue, mas não faturado). Assim, trata-se o caso isolado sem alterar o produto.

A definição existe para artigos. Pacotes, produtos de aluguer e produtos de serviço ficam propositadamente excluídos: num pacote não seria claro o que significa «consumido», e o material de aluguer regressa por definição. Um artigo de pacote vendido é, por isso, sempre faturado na totalidade.

Criar a guia de remessa

Na guia de remessa nada muda: cria-se como até agora. No editor de documentos, os artigos adicionais ficam reunidos numa secção própria, Por consumo. Por baixo do título lê-se Apenas artigos fornecidos adicionalmente — as linhas vendidas são sempre faturadas na totalidade. A secção é recriada sempre que o documento é aberto, pelo que não pode ser renomeada, movida nem eliminada.

Cada linha mostra levado: … e, depois de contada, Consumido: … — em caso de consumo acima do levado, também dos quais … acima do levado. Junta-se o momento do último registo, como Situação a: …. Se ainda nada foi contado, a linha mostra a quantidade levada com a indicação Quantidade real ainda não registada — nunca uma linha vazia.

Enquanto a guia de remessa for um Rascunho, é possível adicionar mais um artigo à secção através de Selecionar artigo adicional e retirar outro através de Não por consumo. Depois de a guia de remessa ser finalizada ou assinada, a atribuição já não pode ser alterada.

Se a secção aparece também no PDF depende do layout de documentos utilizado: os layouts atuais imprimem-na, incluindo a indicação «Situação»; os mais antigos emitem a guia de remessa sem alterações, como até agora. No editor, a secção é sempre visível. Se for necessária na guia de remessa impressa e não aparecer, contactar-nos através do botão de ajuda na aplicação — nós atualizamos o layout. Onde é impressa, vale o seguinte: duas impressões feitas em momentos diferentes podem diferir, e a indicação «Situação» mostra quando cada uma foi gerada.

Contar no local (Portal do colaborador)

A contagem faz-se no mesmo sítio onde se assina — na própria guia de remessa.

Para que a entrega apareça no portal: na guia de remessa, o campo Fornecedor tem de ter indicada a pessoa que vai contar — só para ela a entrega aparece em Entregas. No portal, quem consta como fornecedor também pode assinar um rascunho; no backoffice, o botão para assinar só aparece depois de finalizar. A rota de hoje e as futuras estão em Próximas. Se o dia de entrega já passou e a entrega ainda não foi assinada, aparece em Ainda sem assinatura — é aí que, depois do evento, se conta o consumo. Em Concluído só constam entregas assinadas.

1. A equipa abre a secção Entregas no Portal do colaborador e toca na entrega. Funciona da mesma forma com acesso próprio ao portal ou através da ligação sem início de sessão.
2. Por baixo das linhas encontra-se a secção Registar consumo: por linha, o nome do produto, um campo de quantidade grande com a etiqueta consumido (unidade) e, por baixo, levado: … como referência.
3. Introduzir a quantidade e tocar em Enviar consumo, em baixo. A barra acima vai contando o que será enviado («3 linhas · Σ …»).

Algumas funcionalidades que facilitam a noite:

• Dois botões para o caso normal. tudo consumido e tudo devolvido preenchem uma linha com um toque — o que cobre a maioria das linhas.
• Contar ao contrário em vez de calcular. Quem preferir contar o que sobrou toca em contar ao contrário na linha. A etiqueta do campo muda visivelmente para devolvido (unidade), a linha mostra a base de cálculo («10 levados · 3 já registados · resto 7») e, em direto, o resultado («→ 2 consumidos»). O que fica guardado é sempre o consumo. Nas linhas sem quantidade levada, o comutador fica desativado, com a indicação Não é possível sem quantidade levada.
• São permitidas quantidades decimais. 2,5 caixas ou 0,75 quilos introduzem-se diretamente — com vírgula ou ponto.
• Contar em embalagens ou em unidades. Se o artigo tiver unidade de embalagem, altera-se a unidade de introdução na própria linha — a conversão aparece ao lado («1 grade = 6 garrafas»). Guarda-se sempre na unidade da linha da guia de remessa; ao contar ao contrário, a linha mostra o resto aproximado na unidade escolhida.
• Mais do que o levado não é um erro. Se houve reposição, introduz-se a quantidade superior. O Univents guarda-a e mostra apenas a indicação Mais do que o levado — verificar; nada é bloqueado.
• Sem ligação não significa perda de dados. Se a ligação cair, os dados introduzidos mantêm-se e ficam marcados como não enviado. Assim que houver cobertura de novo, são enviados automaticamente — no topo aparece brevemente «Ligação reposta — a enviar novamente …»; Enviar novamente continua a poder ser acionado manualmente. Uma entrega que já tenha sido aberta neste dispositivo abre mesmo sem ligação — no topo aparece então Offline com a data e hora dos dados apresentados. Só uma entrega nunca aberta precisa de ligação uma vez.
• Guarda-se sempre tudo ou nada. Se o envio falhar, o Univents indica «Falha no envio — nada foi guardado. Enviar novamente.» Não existe um estado guardado a meio que alguém tenha de procurar.
• Guardado significa visivelmente guardado. Depois do envio, as linhas passam para Já registado e ficam lá de forma permanente como Registado · hora — as já faturadas ficam também com Faturado. Estão bloqueadas e separadas das introduções em aberto, pelo que não há contagens duplicadas. Várias pessoas podem contar a mesma linha; as quantidades são somadas. Quando tudo estiver contado, aparece Todas as linhas de consumo estão registadas.
• Faturado significa definitivo. Se um registo já consta de uma fatura, já não pode ser alterado. Quem tentar mesmo assim recebe a indicação para contactar o escritório. Enquanto nada estiver faturado, todos os registos podem ser alterados e eliminados.
• O portal nunca mostra preços. O registo mostra quantidades e unidades, sem valores.

Se a guia de remessa não tiver artigos fornecidos adicionalmente, a secção di-lo expressamente.

Sem passo de aprovação

As quantidades registadas já não precisam de ser aprovadas. A aplicação à fatura é a faturação. Enquanto nada estiver faturado, todos os registos podem ser alterados e eliminados — mesmo dias depois. Corrigir significa, portanto, simplesmente contar de novo e enviar, desde que a linha não conste de uma fatura.

Se foi consumido mais do que o levado, a linha apresenta o aviso «{Menge} acima do levado». É um aviso, não um bloqueio.

Assim que um registo consta de uma fatura, fica bloqueado (marca Faturado). Se a linha desaparecer — por ser eliminada ou por o documento ser anulado — o registo fica automaticamente livre de novo e é tido em conta na próxima aplicação.

Aplicar à fatura

1. Abrir o Rascunho da fatura do evento.
2. Se houver consumo disponível, aparece no topo o cartão Aplicar consumo com o número de linhas em espera — basta um clique em Aplicar. Em alternativa, abre-se o diálogo habitual para linhas adicionais e utiliza-se aí a secção Consumo com Aplicar {Anzahl} linhas. Os dois caminhos fazem o mesmo.
3. O Univents cria uma linha por produto: quantidade = soma de todas as contagens registadas, unidade como na guia de remessa, preço como na linha da guia de remessa. Em seguida, o Univents indica «{Anzahl} linhas aplicadas».

Para aplicar é necessária a permissão Editar finanças.

O desconto global, as taxas de IVA e os totais são calculados depois como em qualquer outra linha.

O que convém saber:

• Nada é faturado em duplicado. Uma linha faturada por consumo não pode ser adicionalmente incluída na mesma fatura através das reservas planeadas.
• A importação de linhas ignora automaticamente os artigos adicionais. Em «De outros documentos», uma fatura nem sequer oferece artigos adicionais — estes chegam através das quantidades reais registadas, e os artigos fornecidos gratuitamente devem continuar gratuitos. Inserir tudo importa as restantes linhas e indica quantas linhas não foram oferecidas («2 linhas não são oferecidas aqui — o consumo segue pelo registo de quantidades reais, os artigos fornecidos gratuitamente continuam gratuitos»). Em orçamentos e guias de remessa, continua a ser possível importar tudo.
• Registos tardios não são problema. Se, depois da aplicação, ainda for contado algo, basta aplicar de novo. É criada uma linha adicional apenas para as novas quantidades; as linhas existentes mantêm-se inalteradas.
• Eliminar liberta. Se a linha for eliminada ou o documento anulado, os registos voltam automaticamente a poder ser aplicados. Não é preciso repor nada.
• Contagens esquecidas são assinaladas — mas nada é estimado. Se existir um artigo adicional sem qualquer registo, aparece com a indicação «Consumo ainda não registado» e a sua quantidade planeada. Não há, propositadamente, um botão para o aplicar: uma linha por contar conta-se, não se estima. Registar a quantidade real e só depois aplicá-la.

Avaliar o consumo (relatório)

Em Relatórios → Consumo avaliam-se os registos: por produto, a quantidade consumida face à levada, com a diferença, expansível por evento. No topo estão os cartões Total consumido e Maior diferença. O período filtra pela data do registo. Conta-se todo o registo que ainda exista — o que foi eliminado fica de fora.

O que acontece ao stock

O consumo afeta duas coisas: a Faturação (acima) e o Stock:

• Antes do encerramento, o registo é neutro para o stock: contar não altera o inventário.
• No encerramento, o Univents dá saída do stock como até agora, pela quantidade planeada. Os artigos fornecidos adicionalmente não têm movimento planeado — aqui, portanto, nada sai.
• Depois do encerramento, o Univents corrige o stock automaticamente: quantidade planeada do encerramento mais todas as contagens registadas. Para os artigos fornecidos adicionalmente, isto significa que só saem do armazém na medida do consumo registado — se nada foi registado, regressa a quantidade total. Isto acontece de forma contínua: cada registo novo ou corrigido recalcula o stock, mesmo dias depois.
• Se o stock não chegar para a saída, o registo é guardado na mesma — a quantidade não se perde. A reconciliação de stock é apenas ignorada; proprietários e administradores recebem uma notificação sobre isso. Corrigir o stock no inventário: a reconciliação seguinte (o próximo registo ou o encerramento) recupera o consumo automaticamente.

O que o consumo não faz

As vistas de material e de planeamento continuam a calcular com as quantidades planeadas — a correção pela quantidade real afeta a faturação e o stock.

Ao copiar um evento, os registos de consumo não são propositadamente copiados — pertencem ao evento original. Na cópia aparece, por isso, a indicação de que ainda nada foi contado.

Requisito: o registo de consumo está disponível a partir do plano Core. Sem um plano adequado, o backoffice mostra uma indicação em vez da funcionalidade e, no portal, a entrega apresenta «O registo de consumo não está incluído no vosso plano — contactar o escritório.» Para aplicar à fatura é ainda necessária a permissão Editar finanças.