Finanças
Orçamentos, faturas, contratos, produtos e modelos.
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Converter um orçamento em guia de remessa ou faturaDepois de criar um orçamento, é possível criar diretamente uma guia de remessa ou uma fatura e importar as linhas de reserva com um clique.Pedir a assinatura de um orçamento e o PDF assinadoComo um cliente assina um orçamento online, o que consta do PDF assinado, onde o encontrar e como o gerar novamente, se necessário.Criar uma fatura de adiantamento — e deduzi-la na fatura finalDepois deste artigo, sabe-se criar uma fatura de adiantamento a partir de um orçamento aceite, como o montante é repartido pelas taxas de IVA, como o adiantamento é deduzido de novo na fatura final e como gerar ambos automaticamente ao aceitar.Trabalhar com modelos no UniventsDepois de ler este guia, ficará a saber que tipos de modelos existem no Univents, como o hub de modelos central os organiza e onde criar, em detalhe, modelos de linhas, modelos de documento financeiro e layouts.Criar confirmação de encomendaCriar, com um clique, uma confirmação de encomenda com número próprio a partir de um orçamento aceite, enviá-la e arquivá-la no evento.Exportar documentos como pacote (lista Excel, PDFs, faturas eletrónicas)Depois deste artigo, sabes como descarregar os documentos de um período num único ZIP — com lista Excel, todos os PDFs e as faturas eletrónicas — e o que significam as duas últimas colunas da lista.Exportação BMD: faturas como lote de lançamentos para a contabilidadeDescarregar faturas emitidas como lote de lançamentos em CSV para o BMD NTCS: manter as contas no artigo e no contacto, definir valores predefinidos, verificar a pré-visualização e entregar o ficheiro à contabilidade.Compor um buffet ou menu no orçamentoMontar um buffet a partir dos produtos próprios em vez de o escrever: escolher pratos, atribuí-los a serviços e definir o preço por pessoa. No documento, o conjunto surge como uma única linha com a estrutura de serviços, sem preços individuais.Exportação DATEV: faturas como lote de lançamentos para o contabilistaDescarregar as faturas emitidas como lote de lançamentos EXTF para o DATEV: definir as definições, verificar a pré-visualização, perceber que faturas faltam e porquê, entregar o ficheiro ao contabilista.Definir números de documentos e condições de preçoEm Definições > Documentos financeiros, defines os prefixos dos números de orçamentos, faturas, guias de remessa e notas de crédito e determinas como a janela de condições de preço vem preenchida, para toda a equipa, ao adicionar linhas.Fatura eletrónica (XRechnung) para faturas e notas de créditoNeste artigo fica a saber onde encontrar a fatura eletrónica (XML XRechnung) de uma fatura ou nota de crédito, como anexá-la automaticamente aos e-mails para clientes e o que significa o aviso «Fatura eletrónica incompleta».Registar uma fatura de fornecedor a partir de foto ou PDFDepois deste artigo, é possível carregar uma fatura de fornecedor como foto, PDF ou ficheiro de fatura eletrónica (XRechnung/ZUGFeRD), deixá-la ser lida automaticamente, rever os valores, confrontá-la, se desejado, com a encomenda correspondente, atribuí-la a um envelope de orçamento interno, lançá-la e, mais tarde, marcá-la como paga.Documentos financeiros: orçamentos, faturas e guias de remessaCriar, editar e enviar orçamentos, faturas e guias de remessa no evento e gerir o respetivo estado.Criar e utilizar modelos de documento financeiroDepois de ler este artigo, é possível guardar um orçamento, uma fatura ou uma guia de remessa completos, incluindo vencimento, responsável e layout, como modelo de documento financeiro e aplicá-lo a novos documentos com um clique.Criar e inserir modelos de linhasDepois de ler este artigo, é possível guardar linhas recorrentes como modelo de linhas e inseri-las com um clique em qualquer orçamento, fatura ou guia de remessa.Lembrete de fatura apenas interno (com tarefa de acompanhamento)Este artigo explica como enviar lembretes de pagamento ao cliente, apenas à equipa ou a ambos — e como surge a tarefa de acompanhamento automática.Configurar o regime de pequenas empresas (§ 19 UStG)Depois de ler este artigo, o workspace fica configurado para o regime de pequenas empresas, de modo que orçamentos e faturas são criados sem IVA e incluem a menção obrigatória.Histórico de layouts: repor uma versão anteriorDepois de ler este artigo, saberá como consultar e repor, no editor de layouts, uma versão anterior do seu layout — e o que acontece às imagens nesse processo.Aplicar um orçamento de fornecedor ao próprio orçamento, com margemEste artigo explica como carregar o orçamento de um fornecedor (técnica, catering, pessoal) em PDF ou como fotografia, verificar as linhas lidas, definir uma margem e aplicá-las como linhas no próprio orçamento ou fatura — com o preço de compra guardado, para que a margem de contribuição e a margem de lucro fiquem corretas.Marcadores de posição: quais existem e onde se aplicamEste artigo explica em que três locais do Univents existem marcadores de posição, como se escrevem em cada um, onde está a lista completa e porque não é possível criar marcadores próprios.Introduzir preços com IVA ou sem IVAOs preços podem ser introduzidos sem IVA ou com IVA. O Univents calcula o outro valor, e um preço com IVA acordado aparece no documento exatamente como foi combinado. A definição aplica-se a todo o workspace; um documento assume-a quando é criado e mantém-na depois.Criar e configurar produtosComo criar novos produtos de qualquer tipo no inventário, definir preços, associá-los a categorias e disponibilidades e configurá-los para automatizações.Criar uma fatura sem eventoDepois deste artigo, é possível emitir uma fatura diretamente num contacto, sem criar primeiro um evento.Autoliquidação: receber a sugestão, decidir por conta própriaNeste artigo fica a saber quando a autoliquidação pode aplicar-se, quando não se aplica a prestações realizadas no local, e como ativar e desativar a marcação num documento.Criar modelos de contratoDepois de ler este artigo, é possível criar, renomear e eliminar modelos de contrato e selecionar um modelo ao criar um novo contrato.Registar consumo e faturar pela quantidade realDepois de ler este artigo, é possível definir artigos adicionais para faturação por consumo, pedir à equipa que registe as quantidades reais no portal e aplicá-las à fatura com um clique — sem passo de aprovação.Criar, gerir e assinar contratosFicar a saber como criar, editar e versionar contratos e convidar destinatários, por e-mail, a assinar com uma assinatura conforme com o eIDAS.Usar a Biblioteca de modelos e o Editor de layoutEste artigo explica que modelos de orçamento prontos a usar a Biblioteca de modelos contém (Clássico Vertical Claro e cinco designs de catering), como usar um deles e como o adaptar ao design próprio no Editor de layout — tipo de letra, cores, logótipo, páginas, imagens, textos livres e categorias de artigos, bem como a formatação parcial de palavras individuais, gradientes, contorno e arredondamento, rotação, opacidade, efeitos de imagem, uma sobreposição acima do fundo da página, estilos de coluna com linha de pontos na tabela de linhas e uma tabela livre, com pré-visualização em direto. Além disso: o que passa agora a ser importado do modelo Word (cabeçalho a partir da página 2, formas e linhas, filas de imagens, tabelas, tabela dos serviços opcionais), como escolher no elemento entre «Só página 1», «Todas as páginas» e «A partir da página 2», como montar uma tabela livre linha a linha, e como decorre a verificação no último documento antes de mudar para o novo motor.Como criar layouts para documentos financeiros?Layouts para documentos financeiros: criar um modelo Word com marcadores de posição (incluindo modelos para descarregar e referência completa dos marcadores de posição), definir cores e margens e atribuir o layout a um orçamento ou a uma fatura.Como começar com modelos para orçamentos e faturas?Este artigo ajuda a perceber se é necessário um modelo de linhas ou um modelo de documento financeiro e indica o artigo de detalhe adequado para o passo seguinte.Reconciliação de pagamentos: importar extrato bancário e reconciliar faturasCarregar o extrato bancário como ficheiro CAMT.053, associar automaticamente os pagamentos recebidos às faturas em aberto e registá-los como pagos com um clique.Suplemento sobre o total do documentoCriar um suplemento percentual sobre o total de todas as linhas — dividido automaticamente de forma correta quando existem taxas de IVA diferentes.
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