Compor um buffet ou menu no orçamento

Montar um buffet a partir dos produtos próprios em vez de o escrever: escolher pratos, atribuí-los a serviços e definir o preço por pessoa. No documento, o conjunto surge como uma única linha com a estrutura de serviços, sem preços individuais.

Para o cliente, um buffet ou um menu é uma oferta a um preço por pessoa — não uma lista de componentes. No Univents, o buffet é composto a partir dos produtos próprios, os pratos são atribuídos a serviços e o preço por pessoa é definido. No documento, o bloco aparece como uma única linha, estruturada como uma ementa.

No vídeo, é possível ver como criar um menu como pacote por convidado, deixar o preço ser calculado automaticamente e montar um buffet diretamente no orçamento.

Pacotes e menus: criar buffets como pacote e utilizá-los no orçamento

Os passos individuais encontram-se também abaixo, para leitura.

Criar um buffet

Abrir o orçamento (ou a fatura) no editor de linhas. O documento tem de ainda ser um Rascunho.
Clicar, por baixo das linhas, em «Buffet ou menu».
Atribuir um Título, por exemplo «Buffet de verão personalizado». Mais tarde, aparece a negrito por cima do bloco.
Com «Adicionar serviço», criar o primeiro serviço e dar-lhe um nome. Entre as sugestões encontram-se: Cumprimento do chefe, Amuse-bouche, Entrada, Sopa, Salada, Intermédio, 1.º a 3.º serviço, Prato principal, Fresco do grelhador, Acompanhamento, Nas mesas, Queijo, Sobremesa e Digestivo. A lista é apenas uma sugestão — basta escrever um nome próprio se o pretendido não constar.
Adicionar as Refeições de duas formas: escrever no campo de pesquisa por baixo dos serviços, se o nome for conhecido, ou clicar à direita em «Explorar catálogo» e navegar pelas categorias. A janela do catálogo permanece aberta até se clicar em «Concluído» — é possível escolher vários pratos seguidos, e cada prato escolhido fica assinalado com «Adicionado». Um prato novo fica sempre no último serviço — por isso, criar primeiro o serviço, depois os respetivos pratos e só então o serviço seguinte. Ao lado de cada prato está a Quantidade por pessoa: quanto cada pessoa recebe desse prato, por predefinição 1.
Indicar as Pessoas. Se o evento tiver um número de convidados registado, este já aparece preenchido.
Verificar o Preço por pessoa. À esquerda está a Sugestão por pessoa — com «Usar sugestão», o valor é copiado para o campo com um clique. Mais informações abaixo.
A Taxa de IVA está definida em 7 por cento, porque os buffets são refeições. Alterar se for diferente.
Por baixo dos campos, é possível introduzir um Texto adicional — opcional. Aparece no documento por baixo da lista de pratos, por exemplo «Calculamos com 3 entradas, 2 pratos principais e 1 sobremesa por pessoa.» Também é possível utilizar aí marcadores de posição como {event_guests} — ao gerar o documento (PDF), o Univents insere o número atual de convidados.
Em baixo, surge uma Pré-visualização de como o bloco ficará no documento. Guardar.

Pratos sem serviço não são problema: deixando o nome do serviço em branco, o bloco aparece como uma lista simples no documento.

Apenas produtos do inventário

Um buffet aceita exclusivamente produtos do inventário. Uma linha escrita livremente no orçamento — uma que foi simplesmente escrita sem produto — não aparece, por isso, no campo de pesquisa.

Não é preciso criá-la de novo: no editor de linhas, clicar na linha no menu de três pontos e escolher «Adicionar ao inventário». O Univents pergunta então o que deve resultar daí:

Como receita — a escolha certa para tudo o que é comestível. O produto fica com ingredientes, preparação e rendimento e passa a constar como linha própria na lista de produção. Para que apareça também no monitor de cozinha, assinalar ainda no produto, em Produção, a opção «Utilizar para a produção de cozinha».
Como artigo — para tudo o resto: decoração, equipamento técnico, mobiliário, valores fixos.

O Univents cria um produto a partir da linha e transfere designação, descrição, unidade, preço, taxa de IVA, preço de compra e categoria. Depois, o produto encontra-se na caixa de diálogo do buffet através da pesquisa.

O documento não se altera com isto — a linha permanece exatamente como está.
O produto fica depois no inventário como qualquer outro e pode ser completado aí (imagem, alergénios, stock …).
As linhas que já estão associadas a um produto não mostram esta opção — não há nada a transferir.
Em caso de engano, nada se perde: no produto, em Dados principais → Tipo de produto, o interruptor «É uma receita» permite alterar a escolha a qualquer momento.

Os nomes de serviços próprios são sugeridos

Ao escrever um nome de serviço próprio — «Buffet volante», «Snack da meia-noite», «Para as crianças» —, este surge no próximo buffet na lista de sugestões, antes das sugestões predefinidas. O nome só tem de ser escrito uma vez.

Não há nada a configurar nem a manter: a lista resulta dos buffets que de qualquer forma são guardados. Um nome de serviço que nunca mais seja utilizado desce simplesmente na lista.
Os serviços mais utilizados ficam no topo, os raros mais abaixo.
Maiúsculas e minúsculas não geram uma segunda entrada. Se «Sobremesa» e «sobremesa» forem ambos escritos, o serviço aparece exatamente uma vez na lista — na grafia guardada em primeiro lugar.
As sugestões predefinidas mantêm-se todas, e as próprias são acrescentadas.
A lista aplica-se por workspace. Os nomes de serviços de outras empresas nunca são visíveis.

Ordenar serviços e pratos

A ordem na caixa de diálogo é a ordem no documento — tal como nas secções de um orçamento.

Mover um serviço: as setas ↑ e ↓ no cabeçalho do serviço.
Mover um prato dentro do seu serviço: as setas ↑ e ↓ na respetiva linha.
Mover um prato para outro serviço: agarrar na pega à esquerda e arrastar para o serviço de destino — ou clicar no símbolo de mover na linha e escolher o serviço de destino na lista. Ambos os caminhos levam ao mesmo resultado.
Remover serviço: a cruz no cabeçalho do serviço. Os respetivos pratos não se perdem — passam para o serviço vizinho (normalmente o de cima; no caso do primeiro serviço, o de baixo).

A pré-visualização em baixo na caixa de diálogo mostra sempre como o cliente verá o resultado.

Um serviço sem pratos não é guardado. Se «Sobremesa» for criada logo no início e ainda não lhe for atribuído nenhum prato, o serviço desaparece depois de guardar — um serviço só existe através dos pratos que contém. Criá-lo quando existir o primeiro prato para ele.

A sugestão de preço

Assim que há pratos selecionados, o Univents calcula uma sugestão por pessoa: a soma de preço unitário vezes quantidade por pessoa, para cada prato. A sugestão aparece num campo próprio ao lado do preço por pessoa e atualiza-se a cada alteração — novo prato, quantidade diferente, número de pessoas diferente.

«Usar sugestão» escreve o valor no campo do preço. A partir daí, é o preço próprio.
Enquanto o cálculo decorre, o ato de guardar aguarda um instante. Enquanto o preço ainda provém da sugestão, o botão Guardar fica brevemente indisponível — caso contrário, acabaria no orçamento um preço que as regras de preços ainda nem chegaram a ver. Se o preço tiver sido introduzido manualmente, é possível guardar a qualquer momento.
O preço próprio nunca é substituído. Depois de um valor ter sido introduzido manualmente ou de a sugestão ter sido usada, este mantém-se, mesmo que se acrescentem mais pratos depois. A sugestão ao lado continua a mostrar o valor atual — assim, é visível a distância em relação ao valor do catálogo.

As regras de preços influenciam a sugestão

A sugestão tem em conta as condições de preço dos pratos: regras de quantidade, de convidados, de época, de dia da semana e de feriados. Se tiverem sido aplicadas regras, os respetivos nomes aparecem por baixo do campo da sugestão.

Como quantidade conta a quantidade total efetiva (quantidade por pessoa vezes pessoas) e, como número de convidados, o número de pessoas da caixa de diálogo — não o do evento. Se as pessoas forem alteradas na caixa de diálogo, a sugestão acompanha a alteração.

Importante: as regras de preços aplicam-se apenas à sugestão, nunca retroativamente a um preço de buffet já guardado. Um orçamento já enviado não se altera, por isso, por si só quando uma regra de preços é ajustada mais tarde.

Exemplo: suplemento de 10 por cento abaixo de 60 pessoas

Para «normal a partir de 60 pessoas, abaixo disso 10 por cento a mais» não é necessária nenhuma função especial — é uma regra de preços comum sobre os pratos (ou sobre a respetiva categoria):

Criar uma condição de preço com intervalo de convidados até 59.
Definir como alteração +10 por cento.
Configurá-la para Aplicar automaticamente.

A partir daí, a sugestão na caixa de diálogo do buffet mostra automaticamente o suplemento para 40 pessoas e o preço normal para 80 pessoas.

Como o bloco aparece no documento

O cliente vê uma linha: o título e, por baixo, os pratos agrupados por serviço, com uma linha separadora entre eles. Os títulos dos serviços aparecem em maiúsculas e cada prato começa com um travessão.

Buffet de verão personalizado       25 pessoas         32,50 €      812,50 €

ENTRADA
– Vitello Tonnato
– Bruschetta
***
PRATO PRINCIPAL
– Assado de vaca com molho de vinho tinto
– Gratinado de batata

Calculamos com 3 entradas, 2 pratos principais e 1 sobremesa por pessoa.

O Texto adicional, se tiver sido introduzido, aparece por baixo do último prato, separado por uma linha em branco. Sem texto adicional, o bloco termina no último prato. Se o texto adicional contiver um marcador de posição como {event_guests}, o Univents insere o valor correspondente do evento ao gerar o documento (PDF) — tal como num texto livre de um layout.

Na coluna da quantidade aparece o número de pessoas, como preço unitário o preço por pessoa e, como montante total, o produto de ambos. Os preços e as quantidades individuais dos pratos não aparecem, de propósito — é precisamente isso que distingue um buffet de uma encomenda discriminada.

Se nenhum prato tiver sido atribuído a um serviço, os títulos e as linhas separadoras são omitidos; o bloco é então uma lista simples.

Alterar um buffet mais tarde

Clicar, no extremo direito da linha, no menu de três pontos e escolher «Editar buffet». A caixa de diálogo abre com a composição existente: acrescentar ou remover pratos, alterar quantidades, mudar o nome ou a ordem dos serviços, ajustar pessoas ou preço. Depois de guardar, a descrição, o total e o custo das mercadorias voltam a estar corretos.

Isto funciona também na Fatura gerada a partir do orçamento — a composição acompanha-a.

Porque não é possível escrever a descrição diretamente? A descrição de um bloco de buffet resulta da composição e é gerada de novo a cada ação de guardar. Um texto escrito manualmente desapareceria na edição seguinte. Por isso, o campo está bloqueado e remete para «Editar buffet». Para frases próprias, utilizar aí o Texto adicional — este mantém-se ao editar.

Dividir em linhas individuais

Se o cliente quiser ver a discriminação, escolher no mesmo menu «Dividir em linhas individuais». Cada prato passa a ser uma linha própria no lugar do buffet, com o respetivo preço atual, categoria e preço de compra do catálogo. A quantidade por pessoa mantém-se como quantidade e o número de pessoas continua a ser o segundo fator — o cálculo continua, assim, correto.

O bloco do buffet desaparece neste processo e o total do documento altera-se: em vez do preço por pessoa negociado, passam a contar os preços do catálogo. Por isso, o Univents pede confirmação antes. Não é possível anular esta ação — seria necessário compor o buffet de novo.

Se um produto tiver entretanto sido eliminado do catálogo, passa a ser uma linha de texto livre com o nome guardado e sem preço. A divisão não falha por causa disso.

Custo das mercadorias e margem

O preço de compra do bloco resulta dos preços de compra dos pratos escolhidos, multiplicados pela respetiva quantidade por pessoa. Na análise financeira e no controlo do evento, aparece como em qualquer outra linha — não é preciso acrescentar nada.

Taxas de IVA diferentes

Se os pratos escolhidos tiverem taxas de IVA diferentes — tipicamente porque inclui uma bebida —, a caixa de diálogo assinala-o. Para todo o bloco vale então a taxa definida em cima. Recomendação: colocar as bebidas no documento como linha própria, para que o IVA fique correto em ambas as linhas.

Os pratos na cozinha e nas compras

Assim que o documento chega às Reservas do evento, cada prato aparece aí como linha própria por baixo do buffet — com a quantidade realmente necessária: quantidade por pessoa vezes número de pessoas. De «0,2 kg de salada de batata por pessoa», para 25 pessoas, resultam assim 5 kg.

A partir daí, tudo decorre como em qualquer outro produto:

A lista de produção e a ficha de cozinha apresentam os pratos individuais, e não apenas o título do buffet.
O planeamento de material inclui os pratos nas necessidades.
A encomenda ao fornecedor pede-os ao fornecedor registado.

As linhas dos pratos não têm preço próprio — o cliente paga o preço por pessoa pelo buffet completo, e cobrar cada prato em duplicado seria errado. O preço de compra acompanha-as, para que a margem e o planeamento de material estejam corretos.

Se o buffet for alterado mais tarde, as linhas da cozinha acompanham automaticamente. Se for dividido em linhas individuais, desaparecem e as novas linhas individuais trazem as suas próprias.

Falta um prato na cozinha? Então o respetivo produto foi entretanto eliminado do catálogo. No documento continua a constar (com o nome de então), mas a cozinha não consegue planear um produto eliminado. Criá-lo de novo e adicionar o prato mais uma vez na caixa de diálogo.

O que esta versão ainda não permite

O buffet é uma única linha no documento. Nas análises de faturação conta como uma linha, e não como os pratos individuais que contém — «faturação por prato» não existe, por isso, para buffets.
As linhas existentes não podem ser agrupadas posteriormente num buffet. Compor o bloco de novo e eliminar as linhas individuais.
Um buffet ainda não pode ser guardado como produto reutilizável. Para buffets fixos recorrentes, continua a criar-se um produto.