Zestawianie bufetu lub menu w ofercie

Dla klienta bufet lub menu to jedna oferta w cenie za osobę — a nie lista pozycji. W Univents zestawiasz je z własnych produktów, przypisujesz dania do sekcji i ustalasz cenę za osobę. Na dokumencie blok pojawia się jako jedna pozycja, zbudowana jak karta menu.

W wideo zobaczysz, jak utworzyć menu jako pakiet na gościa, jak automatycznie zestawić cenę i jak od razu zbudować bufet w ofercie.

Odtwórz wideo2:49

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstowej.

Tworzenie bufetu

1. Otwórz ofertę (lub fakturę) w edytorze pozycji. Dokument musi mieć jeszcze status Wersja robocza.
2. Kliknij pod pozycjami „Bufet lub menu”.
3. Nadaj Tytuł, na przykład „Bufet letni na zamówienie”. Będzie widniał pogrubiony nad blokiem.
4. Za pomocą „Dodaj sekcję” utwórz pierwszą sekcję i nadaj jej nazwę. Podpowiadane są m.in.: Powitanie z kuchni, Amuse-gueule, Przystawka, Zupa, Sałatka, Danie pośrednie, 1.–3. danie, Danie główne, Prosto z grilla, Dodatek, Na stołach, Sery, Deser i Digestif. Lista to tylko propozycja — jeśli nie ma na niej odpowiedniej nazwy, po prostu wpisz własną.
5. Dodaj Jedzenie na dwa sposoby: wpisz nazwę w polu wyszukiwania pod sekcjami, jeśli ją znasz, albo kliknij obok „Przeglądaj katalog” i przejdź przez swoje kategorie. Okno katalogu pozostaje otwarte, dopóki nie klikniesz „Gotowe” — możesz więc wybrać kilka dań jedno po drugim, a przy każdym wybranym widnieje „Dodano”. Nowe danie zawsze trafia do najniższej sekcji — utwórz więc najpierw sekcję, potem jej dania, a następnie kolejną sekcję. Obok każdego dania znajduje się Ilość na osobę: ile jedna osoba otrzymuje z danego dania, domyślnie 1.
6. Wpisz Osoby. Jeśli w wydarzeniu zapisano liczbę gości, jest już wpisana.
7. Sprawdź Cena za osobę. Po lewej stronie widnieje Propozycja na osobę — za pomocą „Użyj propozycji” jednym kliknięciem wstawisz ją do pola. Więcej na ten temat poniżej.
8. Stawka podatku jest ustawiona na 7 procent, ponieważ bufety to jedzenie. Zmień ją, jeśli u Ciebie jest inaczej.
9. Pod polami możesz wpisać tekst dodatkowy — opcjonalnie. Pojawi się na dokumencie pod listą dań, na przykład „Kalkulujemy 3 przystawki, 2 dania główne i 1 deser na osobę.” Możesz w nim używać również symboli zastępczych, takich jak {event_guests} — przy generowaniu dokumentu (PDF) Univents wstawi aktualną liczbę gości.
10. Na dole widzisz Podgląd tego, jak blok będzie wyglądał na dokumencie. Zapisz.

Dania bez sekcji są w pełni dopuszczalne: zostaw nazwę sekcji pustą, a blok pojawi się na dokumencie jako zwykła lista.

Tylko produkty z Twojego inwentarza

Bufet przyjmuje wyłącznie produkty z Twojego inwentarza. Pozycji wpisanej w ofercie dowolnym tekstem — takiej, którą po prostu zapisałeś bez produktu — nie znajdziesz więc w polu wyszukiwania.

Nie musisz jej tworzyć od nowa: kliknij w edytorze pozycji w wierszu menu z trzema kropkami i wybierz „Dodaj do inwentarza”. Univents zapyta wtedy, czym ma się stać ta pozycja:

• Jako przepis — właściwy wybór dla wszystkiego, co jadalne. Produkt otrzymuje składniki, sposób przygotowania i wydajność, dzięki czemu pojawia się jako osobny wiersz na liście produkcyjnej. Aby dodatkowo pojawił się na monitorze kuchni, zaznacz w produkcie w sekcji Produkcja opcję „Używaj do produkcji kuchennej”.
• Jako artykuł — dla wszystkiego innego: dekoracji, techniki, wyposażenia, ryczałtów.

Univents tworzy z tego produkt i przenosi nazwę, opis, jednostkę, cenę, stawkę podatku, cenę zakupu i kategorię. Potem znajdziesz go w oknie bufetu za pomocą wyszukiwania.

• Dokument się przez to nie zmienia — pozycja pozostaje dokładnie taka, jaka jest.
• Produkt znajduje się następnie w inwentarzu jak każdy inny i można go tam dalej uzupełniać (obraz, alergeny, stan magazynowy …).
• Wiersze, które są już powiązane z produktem, nie pokazują tej opcji w menu — nie ma tam nic do przeniesienia.
• Jeśli się pomylisz, nic nie przepada: w produkcie w sekcji Dane podstawowe → Rodzaj produktu przełącznik „To przepis” pozwala w każdej chwili zmienić ustawienie.

Twoje własne nazwy sekcji są podpowiadane

Jeśli wpiszesz własną nazwę sekcji — „Bufet flying”, „Przekąska o północy”, „Dla dzieci” — pojawi się ona przy następnym bufecie na liście podpowiedzi, jeszcze przed gotowymi propozycjami. Wystarczy więc wpisać ją raz.

• Nie trzeba niczego konfigurować ani utrzymywać: lista powstaje z bufetów, które i tak zapisujecie. Nazwa sekcji, której już nigdy nie użyjecie, po prostu zjeżdża na dół.
• Często używane sekcje znajdują się na górze, rzadkie niżej.
• Wielkość liter nie tworzy drugiego wpisu. Jeśli zapiszesz „deser”, sekcja pojawi się na liście dokładnie raz — w Twoim zapisie.
• Wszystkie gotowe propozycje pozostają, Twoje własne są dodawane do nich.
• Lista obowiązuje w obrębie workspace. Nazw sekcji innych firm nigdy nie zobaczysz.

Sortowanie sekcji i dań

Kolejność w oknie to kolejność na dokumencie — dokładnie jak w przypadku części oferty.

• Przesunięcie sekcji: strzałki ↑ i ↓ w nagłówku sekcji.
• Przesunięcie dania w obrębie sekcji: strzałki ↑ i ↓ w jego wierszu.
• Przeniesienie dania do innej sekcji: chwyć uchwyt po lewej stronie i przeciągnij do sekcji docelowej — albo kliknij ikonę przenoszenia w wierszu i wybierz sekcję docelową z listy. Oba sposoby prowadzą do tego samego rezultatu.
• Usuń sekcję: krzyżyk w nagłówku sekcji. Jej dania nie przepadają — przesuwają się do sąsiedniej sekcji (zwykle do tej powyżej; w przypadku najwyższej sekcji — do tej poniżej).

Podgląd na dole okna w każdej chwili pokazuje, jak zobaczy to klient.

Sekcja bez dań nie zostanie zapisana. Jeśli utworzysz „Deser”, a nie przypiszesz jeszcze żadnego dania, po zapisaniu sekcja zniknie — sekcja istnieje tylko dzięki daniom, które w niej się znajdują. Utwórz ją, gdy będziesz mieć dla niej pierwsze danie.

Propozycja ceny

Gdy tylko wybierzesz dania, Univents oblicza propozycję na osobę: sumę ceny jednostkowej razy ilość na osobę, dla każdego dania. Propozycja widnieje we własnym polu obok ceny za osobę i aktualizuje się przy każdej zmianie — nowe danie, inna ilość, inna liczba osób.

• „Użyj propozycji” wpisuje wartość do pola ceny. Od tej chwili jest to Twoja cena.
• Podczas obliczania zapis chwilę czeka. Dopóki cena pochodzi jeszcze z propozycji, przycisk zapisu przez moment jest nieaktywny — w przeciwnym razie w ofercie znalazłaby się cena, której reguły cenowe w ogóle jeszcze nie widziały. Jeśli wpiszesz własną cenę, możesz zapisać w każdej chwili.
• Twoja własna cena nigdy nie jest nadpisywana. Jeśli raz wpiszesz liczbę ręcznie lub użyjesz propozycji, pozostanie ona nawet wtedy, gdy później dodasz kolejne dania. Propozycja obok nadal pokazuje jednak aktualny stan — dzięki temu widzisz, jak daleko jesteś od wartości z katalogu.

Reguły cenowe wpływają na propozycję

Propozycja uwzględnia warunki cenowe Twoich dań: reguły ilościowe, dotyczące liczby gości, sezonowe, dni tygodnia i dni świątecznych. Jeśli zadziałały reguły, ich nazwy widnieją pod polem propozycji.

Jako ilość liczy się przy tym faktyczna ilość łączna (ilość na osobę razy liczba osób), a jako liczba gości — liczba osób z okna, a nie liczba z wydarzenia. Jeśli zmienisz liczbę osób w oknie, propozycja zmieni się razem z nią.

Ważne: reguły cenowe działają tylko na propozycję, nigdy z mocą wsteczną na zapisaną cenę bufetu. Wysłana już oferta nie zmienia się więc sama, gdy później zmodyfikujesz regułę cenową.

Przykład: poniżej 60 osób dopłata 10 procent

Dla zasady „od 60 osób normalnie, poniżej 10 procent więcej” nie potrzebujesz specjalnej funkcji — to zwykła reguła cenowa na Twoich daniach (lub na ich kategorii):

1. Utwórz warunek cenowy z zakresem liczby gości do 59.
2. Ustaw jako zmianę +10 procent.
3. Ustaw go na Stosuj automatycznie.

Od tej chwili propozycja w oknie bufetu pokazuje automatycznie dopłatę przy 40 osobach i normalną cenę przy 80 osobach.

Jak blok wygląda na dokumencie

Klient widzi jedną pozycję: tytuł, pod nim dania pogrupowane według sekcji, a pomiędzy nimi linię rozdzielającą. Nagłówki sekcji są pisane wielkimi literami, każde danie zaczyna się od myślnika.

Bufet letni na zamówienie           25 osób            32,50 €      812,50 €

PRZYSTAWKA
– Vitello Tonnato
– Bruschetta
***
DANIE GŁÓWNE
– Pieczeń wołowa w sosie z czerwonego wina
– Gratin ziemniaczany

Kalkulujemy 3 przystawki, 2 dania główne i 1 deser na osobę.

Tekst dodatkowy, jeśli go wpisano, widnieje pod ostatnim daniem, oddzielony pustym wierszem. Bez tekstu dodatkowego blok kończy się na ostatnim daniu. Jeśli tekst dodatkowy zawiera symbol zastępczy, taki jak {event_guests}, Univents wstawia przy generowaniu dokumentu (PDF) odpowiednią wartość z wydarzenia — dokładnie tak jak w swobodnym tekście układu.

W kolumnie ilości widnieje liczba osób, jako cena jednostkowa — cena za osobę, a jako kwota łączna — iloczyn obu. Ceny jednostkowe i ilości poszczególnych dań celowo się nie pojawiają — to właśnie odróżnia bufet od rozpisanego zamówienia.

Jeśli żadnemu daniu nie przypisano sekcji, nagłówki i linie rozdzielające znikają; blok jest wtedy zwykłą listą.

Późniejsza zmiana bufetu

Kliknij na prawym brzegu wiersza menu z trzema kropkami i wybierz „Edytuj bufet”. Okno otwiera się z Twoim zestawieniem: możesz dodawać lub usuwać dania, zmieniać ilości, zmieniać nazwy lub kolejność sekcji, dostosowywać liczbę osób lub cenę. Po zapisaniu opis, suma i koszt własny znów się zgadzają.

Działa to również na Faktura utworzonej z oferty — zestawienie jest przenoszone razem z nią.

Dlaczego nie mogę wpisać opisu bezpośrednio? Opis bloku bufetu powstaje z zestawienia i jest generowany na nowo przy każdym zapisie. Ręcznie wpisany tekst zniknąłby przy następnej edycji. Dlatego pole jest zablokowane i odsyła do „Edytuj bufet”. Na własne zdania użyj tam tekstu dodatkowego — zostaje on po edycji.

Rozbij na pojedyncze pozycje

Jeśli klient jednak chce zobaczyć rozbicie, wybierz w tym samym menu „Rozbij na pojedyncze pozycje”. Z każdego dania powstaje osobna pozycja w miejscu bufetu, z jego aktualną ceną, kategorią i ceną zakupu z katalogu. Ilość na osobę pozostaje ilością, liczba osób pozostaje drugim czynnikiem — obliczenia nadal są więc prawidłowe.

Blok bufetu znika przy tym, a suma dokumentu się zmienia: zamiast wynegocjowanej ceny za osobę liczą się teraz ceny z katalogu. Dlatego Univents pyta o potwierdzenie wcześniej. Nie można tego cofnąć — trzeba by zestawić bufet od nowa.

Jeśli produkt został w międzyczasie usunięty z katalogu, powstaje z niego pozycja tekstowa z zapisaną nazwą i bez ceny. Rozbijanie z tego powodu się nie nie udaje.

Koszt własny i marża

Cena zakupu bloku powstaje z cen zakupu wybranych dań, pomnożonych przez odpowiednią ilość na osobę. W analizie finansowej i w kontrolingu wydarzenia pojawia się jak każda inna pozycja — nie musisz niczego uzupełniać.

Różne stawki podatku

Jeśli wybrane dania mają różne stawki podatku — zazwyczaj dlatego, że wśród nich jest napój — okno zwraca na to uwagę. Dla całego bloku obowiązuje wtedy stawka, którą ustawiono powyżej. Zalecenie: napoje wpisz na dokument jako osobną pozycję, wtedy podatek będzie prawidłowy w obu wierszach.

Dania w kuchni i zakupach

Gdy tylko dokument trafi do Rezerwacje wydarzenia, każde danie widnieje tam jako osobny wiersz pod bufetem — z ilością, której faktycznie potrzebujesz: ilość na osobę razy liczba osób. Z „0,2 kg sałatki ziemniaczanej na osobę” przy 25 osobach robi się więc 5 kg.

Stamtąd wszystko działa jak w przypadku każdego innego produktu:

• Lista produkcyjna i zlecenie dla kuchni wymieniają poszczególne dania, a nie tylko tytuł bufetu.
• Planowanie materiałów uwzględnia dania w zapotrzebowaniu.
• Zamówienie u dostawcy zamawia je u wskazanego dostawcy.

Wiersze dań nie mają własnej ceny — klient płaci cenę za osobę za cały bufet, a naliczanie każdego dania podwójnie byłoby błędem. Cena zakupu jest przenoszona, aby marża i planowanie materiałów się zgadzały.

Jeśli później zmienisz bufet, wiersze kuchenne aktualizują się automatycznie. Jeśli rozbijesz go na pojedyncze pozycje, znikają, a nowe pojedyncze pozycje wnoszą własne.

Brakuje dania w kuchni? Wtedy jego produkt został w międzyczasie usunięty z katalogu. Na dokumencie nadal widnieje (pod dawną nazwą), ale kuchnia nie może zaplanować usuniętego produktu. Utwórz go od nowa i dodaj danie w oknie jeszcze raz.

Czego ta wersja jeszcze nie potrafi

• Bufet jest na dokumencie jedną pozycją. W raportach przychodów liczy się jako jedna pozycja, a nie jako poszczególne dania — „przychód na danie” dla bufetów nie istnieje.
• Istniejących pozycji nie można później zgrupować w bufet. Zestaw blok od nowa i usuń pojedyncze pozycje.
• Bufetu nie można jeszcze zapisać jako produktu wielokrotnego użytku. W przypadku powracających, stałych bufetów nadal tworzysz produkt.

Powiązane artykuły

• Zamiana oferty na dowód dostawy lub fakturę
• Tworzenie i używanie szablonów pozycji finansowych