Comporre un buffet o un menu nel preventivo
Componi un buffet con un clic dai tuoi prodotti invece di scriverlo a mano: scegli i piatti, assegnali alle portate, imposta il prezzo per persona. Sul documento compare come un’unica riga con la struttura delle portate, senza prezzi dei singoli piatti.
Per il cliente un buffet o un menu è un’unica offerta a un prezzo per persona, non una distinta di componenti. In Univents lo componi con i tuoi prodotti, assegni i piatti alle portate e imposti il prezzo per persona. Sul documento il blocco compare come una sola riga, strutturata come un menu del ristorante.
Nel video vedi come creare un menu come pacchetto per ospite, far calcolare il prezzo in automatico e costruire un buffet direttamente nel preventivo.
Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da leggere con calma.
Creare un buffet
- Apri il preventivo (o la fattura) nell’editor delle righe. Il documento deve essere ancora una Bozza.
- Sotto le righe clicca su «Buffet o menu».
- Assegna un Titolo, per esempio «Buffet estivo personalizzato». Più avanti comparirà in grassetto sopra il blocco.
- Con «Aggiungi portata» crea la prima portata e dalle un nome. Tra i suggerimenti trovi, tra gli altri, Saluto dello chef, Amuse-bouche, Antipasto, Zuppa, Insalata, Piatto intermedio, dalla 1ª alla 3ª portata, Piatto principale, Fresco dalla griglia, Contorno, Sui tavoli, Formaggi, Dessert e Digestif. L’elenco è solo un suggerimento: se non trovi il nome che ti serve, scrivine semplicemente uno tuo.
- Aggiungi i tuoi Piatti in due modi: scrivi nel campo di ricerca sotto le portate, se conosci il nome, oppure clicca accanto su «Sfoglia il catalogo» e naviga tra le tue categorie. La finestra del catalogo resta aperta finché non clicchi «Fatto»: puoi quindi scegliere più piatti di seguito, e accanto a ogni piatto scelto compare «Aggiunto». Un nuovo piatto finisce sempre nell’ultima portata: crea quindi prima la portata, poi i suoi piatti, poi la portata successiva. Accanto a ogni piatto trovi la Quantità a persona: quanto ne riceve una persona, di default 1.
- Inserisci le Persone. Se per l’evento è già indicato un numero di ospiti, lo trovi già compilato.
- Controlla il Prezzo per persona. Accanto a sinistra trovi il Suggerimento per persona: con «Usa suggerimento» lo inserisci nel campo con un clic. Maggiori dettagli più sotto.
- L’Aliquota IVA è impostata al 7 percento, perché i buffet sono cibo. Modificala se per te è diversa.
- Sotto i campi puoi inserire un testo aggiuntivo, facoltativo. Compare sul documento sotto l’elenco dei piatti, per esempio «Calcoliamo con 3 antipasti, 2 piatti principali e 1 dessert a persona.» Al suo interno puoi usare anche segnaposto come
{event_guests}: quando viene generato il documento (PDF), Univents inserisce il numero di ospiti aggiornato. - In basso vedi un’Anteprima di come apparirà il blocco sul documento. Salva.
I piatti senza portata vanno benissimo: lascia vuoto il nome della portata e il blocco comparirà sul documento come un semplice elenco.
Solo prodotti del tuo inventario
Un buffet accetta esclusivamente prodotti del tuo inventario. Una riga scritta a mano nel preventivo, cioè inserita senza un prodotto, quindi non compare nel campo di ricerca.
Non devi ricrearla da zero: nell’editor delle righe clicca sul menu con i tre puntini della riga e scegli «Aggiungi all'inventario». Qui Univents ti chiede cosa deve diventare:
- Come ricetta: la scelta giusta per tutto ciò che è commestibile. Il prodotto riceve ingredienti, preparazione e resa e compare così come riga a sé nella lista di produzione. Perché compaia anche sul monitor di cucina, nel prodotto spunta sotto Produzione anche «Usa per la produzione di cucina».
- Come articolo: per tutto il resto, cioè decorazioni, tecnica, arredi, importi forfettari.
Univents crea un prodotto e riporta denominazione, descrizione, unità, prezzo, aliquota IVA, prezzo di acquisto e categoria. Dopodiché lo trovi nella finestra del buffet tramite la ricerca.
- Il documento non cambia: la riga resta esattamente com’è.
- Il prodotto si trova poi normalmente nell’inventario, dove puoi completarlo ulteriormente (immagine, allergeni, giacenza …).
- Le righe già collegate a un prodotto non mostrano questa voce di menu: non c’è nulla da aggiungere.
- Se hai sbagliato, non si perde nulla: nel prodotto, sotto Anagrafica → Tipo di prodotto, l’interruttore «È una ricetta» ti permette di cambiare scelta in qualsiasi momento.
I nomi delle tue portate vengono suggeriti
Se scrivi il nome di una portata tutto tuo, ad esempio «Flying buffet», «Spuntino di mezzanotte» o «Per i bambini», nel buffet successivo lo ritroverai nell’elenco dei suggerimenti, prima di quelli predefiniti. Ti basta quindi scriverlo una volta sola.
- Non c’è nulla da configurare e nulla da mantenere: l’elenco nasce dai buffet che salvi comunque. Il nome di una portata che non usi più scende semplicemente in fondo.
- Le portate usate più spesso stanno in alto, quelle rare più in basso.
- Maiuscole e minuscole non creano una seconda voce. Se hai salvato «dessert», la portata compare nell’elenco una sola volta, con la tua grafia.
- Tutti i suggerimenti predefiniti restano, i tuoi si aggiungono.
- L’elenco vale per workspace. Non vedrai mai i nomi delle portate di altre aziende.
Ordinare portate e piatti
L’ordine nella finestra è l’ordine sul documento, proprio come per le sezioni di un preventivo.
- Spostare una portata: le frecce ↑ e ↓ nell’intestazione della portata.
- Spostare un piatto all’interno della sua portata: le frecce ↑ e ↓ nella sua riga.
- Spostare un piatto in un’altra portata: afferralo dalla maniglia a sinistra e trascinalo nella portata di destinazione, oppure clicca sull’icona di spostamento nella riga e scegli la portata di destinazione dall’elenco. Entrambi i modi portano allo stesso risultato.
- Rimuovi portata: la croce nell’intestazione della portata. I suoi piatti non vanno persi: passano alla portata adiacente (di solito quella sopra; per la prima portata, quella sotto).
L’anteprima in fondo alla finestra mostra in ogni momento come lo vedrà il cliente.
Una portata senza piatti non viene salvata. Se crei «Dessert» in anticipo e non gli assegni ancora alcun piatto, dopo il salvataggio la portata sparisce: una portata esiste solo grazie ai piatti che contiene. Creala quando hai il primo piatto da assegnarle.
Il prezzo suggerito
Non appena scegli dei piatti, Univents calcola un suggerimento per persona: la somma, per ogni piatto, del prezzo unitario moltiplicato per la quantità a persona. Il suggerimento compare in un campo a parte accanto al prezzo per persona e si aggiorna a ogni modifica: nuovo piatto, quantità diversa, numero di persone diverso.
- «Usa suggerimento» scrive il valore nel campo del prezzo. Da quel momento è il tuo prezzo.
- Mentre il calcolo è in corso, il salvataggio attende un attimo. Finché il prezzo deriva ancora dal suggerimento, il pulsante di salvataggio per un momento non è cliccabile: altrimenti nel preventivo finirebbe un prezzo che le regole di prezzo non hanno ancora visto. Se hai inserito tu il prezzo, puoi salvare in qualsiasi momento.
- Il tuo prezzo non viene mai sovrascritto. Una volta inserito un numero a mano o usato il suggerimento, resta lì anche se poi aggiungi altri piatti. Il suggerimento accanto continua comunque a mostrare la situazione aggiornata, così vedi quanto sei distante dal valore di catalogo.
Le regole di prezzo incidono sul suggerimento
Il suggerimento tiene conto delle condizioni di prezzo dei tuoi piatti: regole per quantità, numero di ospiti, stagione, giorno della settimana e festività. Se sono state applicate delle regole, i loro nomi compaiono sotto il campo del suggerimento.
Come quantità conta la quantità totale effettiva (quantità a persona per persone), come numero di ospiti il numero di persone indicato nella finestra, non quello dell’evento. Se modifichi le persone nella finestra, il suggerimento si adegua.
Importante: le regole di prezzo agiscono solo sul suggerimento, mai a posteriori su un prezzo del buffet già salvato. Un preventivo già inviato quindi non cambia da solo se in seguito modifichi una regola di prezzo.
Esempio: sotto le 60 persone, supplemento del 10 percento
Per «prezzo normale da 60 persone in su, 10 percento in più al di sotto» non serve alcuna funzione speciale: è una normale regola di prezzo sui tuoi piatti (o sulla loro categoria):
- Crea una condizione di prezzo con fascia di ospiti fino a 59.
- Imposta come modifica +10 percento.
- Impostala su Applica automaticamente.
Da quel momento il suggerimento nella finestra del buffet mostra in automatico il supplemento con 40 persone e il prezzo normale con 80 persone.
Come appare il blocco sul documento
Il cliente vede una sola riga: il titolo, sotto i piatti raggruppati per portata, con una linea di separazione tra una portata e l’altra. I titoli delle portate sono in maiuscolo, ogni piatto inizia con un trattino.
Buffet estivo personalizzato 25 Persone 32,50 € 812,50 € ANTIPASTO – Vitello tonnato – Bruschetta *** PIATTO PRINCIPALE – Arrosto di manzo con jus al vino rosso – Gratin di patate Calcoliamo con 3 antipasti, 2 piatti principali e 1 dessert a persona.
Il testo aggiuntivo, se ne hai inserito uno, compare sotto l’ultimo piatto, separato da una riga vuota. Senza testo aggiuntivo il blocco termina con l’ultimo piatto. Se il testo aggiuntivo contiene un segnaposto come {event_guests}, Univents inserisce il valore corrispondente dell’evento quando genera il documento (PDF), esattamente come in un testo libero del layout.
Nella colonna della quantità compare il numero di persone, come prezzo unitario il prezzo per persona, come importo totale il prodotto dei due. I prezzi e le quantità dei singoli piatti non compaiono, volutamente: è proprio questo che distingue un buffet da un ordine dettagliato.
Se non hai assegnato nessun piatto a una portata, titoli e linee di separazione vengono omessi e il blocco è un semplice elenco.
Modificare un buffet in seguito
Clicca sul menu con i tre puntini al margine destro della riga e scegli «Modifica buffet». La finestra si apre con la tua composizione: puoi aggiungere o rimuovere piatti, cambiare le quantità, rinominare o riordinare le portate, adeguare persone o prezzo. Dopo il salvataggio, descrizione, totale e costo della merce tornano a quadrare.
Funziona anche sulla Fattura generata dal preventivo: la composizione viaggia con essa.
Perché non posso scrivere la descrizione direttamente? La descrizione di un blocco buffet nasce dalla composizione e viene rigenerata a ogni salvataggio. Un testo scritto a mano sparirebbe alla modifica successiva. Per questo il campo è bloccato e rimanda a «Modifica buffet». Per le tue frasi usa lì il testo aggiuntivo, che resta anche dopo le modifiche.
Scomporre in singole righe
Se il cliente vuole comunque vedere il dettaglio, scegli nello stesso menu «Scomponi in singole righe». Ogni piatto diventa una riga a sé al posto del buffet, con il suo prezzo attuale, la sua categoria e il suo prezzo di acquisto dal catalogo. La quantità a persona resta la quantità, il numero di persone resta il secondo fattore: il calcolo continua quindi a essere corretto.
Il blocco buffet scompare e il totale del documento cambia: al posto del prezzo per persona che hai negoziato valgono ora i prezzi di catalogo. Per questo Univents ti chiede prima conferma. Non è possibile annullare l’operazione: dovresti ricomporre il buffet.
Se un prodotto nel frattempo è stato eliminato dal catalogo, diventa una riga di testo libero con il nome salvato e senza prezzo. La scomposizione non fallisce per questo motivo.
Costo della merce e margine
Il prezzo di acquisto del blocco deriva dai prezzi di acquisto dei piatti scelti, moltiplicati per la rispettiva quantità a persona. Nell’analisi finanziaria e nel controllo di gestione dell’evento compare come qualsiasi altra riga: non devi integrare nulla.
Aliquote IVA diverse
Se i piatti scelti hanno aliquote IVA diverse, tipicamente perché c’è anche una bevanda, la finestra te lo segnala. Per l’intero blocco vale allora l’aliquota che hai impostato sopra. Consiglio: inserisci le bevande come riga a sé sul documento, così l’IVA è corretta su entrambe le righe.
I piatti in cucina e negli acquisti
Non appena il documento è arrivato nelle Prenotazioni dell’evento, ogni piatto compare lì come riga a sé sotto il buffet, con la quantità che ti serve davvero: quantità a persona per numero di persone. Da «0,2 kg di insalata di patate a persona» con 25 persone si ottengono quindi 5 kg.
Da lì tutto procede come per qualsiasi altro prodotto:
- Lista di produzione e Function Sheet riportano i singoli piatti, non solo il titolo del buffet.
- La pianificazione dei materiali include i piatti nel fabbisogno.
- L’ordine di fornitura li ordina al fornitore indicato.
Le righe dei piatti non hanno un prezzo proprio: il cliente paga il prezzo per persona per l’intero buffet, e addebitare ogni piatto una seconda volta sarebbe sbagliato. Il prezzo di acquisto viaggia con le righe, in modo che margine e pianificazione dei materiali siano corretti.
Se modifichi il buffet in seguito, le righe di cucina si aggiornano automaticamente. Se lo scomponi in singole righe, scompaiono e le nuove singole righe portano con sé le proprie.
Manca un piatto in cucina? Allora il suo prodotto nel frattempo è stato eliminato dal catalogo. Sul documento il piatto resta (con il nome di allora), ma la cucina non può pianificare un prodotto eliminato. Ricrealo e aggiungi di nuovo il piatto nella finestra.
Cosa questa versione non sa ancora fare
- Il buffet è una sola riga sul documento. Nelle analisi del fatturato conta come una riga, non come i singoli piatti che contiene: per i buffet non esiste quindi un «fatturato per piatto».
- Le righe esistenti non possono essere raggruppate a posteriori in un buffet. Ricomponi il blocco ed elimina le singole righe.
- Un buffet non può ancora essere salvato come prodotto riutilizzabile. Per i buffet fissi ricorrenti continua a creare un prodotto.