Armar un bufé o menú en el presupuesto
Monta un bufé a partir de tus productos en lugar de teclearlo: elige los platos, asígnalos a tiempos y fija el precio por persona. En el documento aparece como una sola línea con la estructura de tiempos, sin precios individuales.
Para el cliente, un bufé o un menú es una oferta a un precio por persona, no una lista de piezas. En Univents lo montas a partir de tus propios productos, asignas los platos a tiempos y fijas el precio por persona. En el documento, el bloque aparece como una única línea, con la estructura de una carta.
En el vídeo ves cómo crear un menú como paquete por invitado, dejar que el precio se calcule automáticamente y armar un bufé directamente en el presupuesto.
Los pasos también los tienes por escrito a continuación.
Crear un bufé
- Abre el presupuesto (o la factura) en el editor de líneas. El documento tiene que estar todavía en Borrador.
- Debajo de las líneas, haz clic en «Bufé o menú».
- Asigna un Título, por ejemplo «Bufé de verano personalizado». Aparecerá en negrita encima del bloque.
- Con «Añadir tiempo» creas el primer tiempo y le pones nombre. Entre las sugerencias están Cortesía del chef, Amuse-bouche, Entrante, Sopa, Ensalada, Plato intermedio, 1.º a 3.er tiempo, Plato principal, Recién salido de la parrilla, Guarnición, En las mesas, Quesos, Postre y Digestivo. La lista es solo una sugerencia: si el nombre que buscas no está, escribe uno propio.
- Añade tu Comida de dos maneras: escribiendo en el campo de búsqueda situado debajo de los tiempos, si conoces el nombre, o haciendo clic a su lado en «Explorar catálogo» y navegando por tus categorías. La ventana del catálogo permanece abierta hasta que hagas clic en «Listo», así que puedes elegir varios platos seguidos, y junto a cada plato elegido aparece «Añadido». Un plato nuevo siempre se coloca en el último tiempo: crea primero el tiempo, después sus platos y luego el siguiente tiempo. Junto a cada plato figura la Cantidad por persona: lo que recibe una persona de ese plato, por defecto 1.
- Indica las Personas. Si el evento tiene un número de invitados registrado, ya aparece rellenado.
- Revisa el Precio por persona. A su izquierda está la Sugerencia por persona; con «Usar sugerencia» la pasas al campo de entrada con un clic. Más información abajo.
- El Tipo de IVA está fijado en el 7 %, porque los bufés son comida. Cámbialo si en tu caso es distinto.
- Debajo de los campos puedes añadir un texto adicional, opcional. Aparece en el documento debajo de la lista de platos, por ejemplo «Calculamos con 3 entrantes, 2 platos principales y 1 postre por persona.». También puedes usar marcadores como
{event_guests}: al generar el documento (PDF), Univents inserta el número actual de invitados. - Abajo ves una Vista previa de cómo quedará el bloque en el documento. Guarda.
Los platos sin tiempo son totalmente válidos: deja vacío el nombre del tiempo y el bloque aparecerá como una lista sencilla en el documento.
Solo productos de tu inventario
Un bufé admite exclusivamente productos de tu inventario. Por eso, una línea de texto libre del presupuesto, es decir, una que escribiste sin asociarla a un producto, no aparece en el campo de búsqueda.
No hace falta que la vuelvas a crear: en el editor de líneas, haz clic en el menú de tres puntos de la fila y elige «Pasar al inventario». Univents te pregunta entonces en qué debe convertirse:
- Como receta: la opción correcta para todo lo comestible. El producto recibe ingredientes, elaboración y rendimiento, y así aparece como línea propia en la lista de producción. Para que además aparezca en el monitor de cocina, marca en el producto, bajo Producción, la opción «Usar para la producción de cocina».
- Como artículo: para todo lo demás: decoración, equipos técnicos, mobiliario, importes fijos.
Univents crea un producto a partir de la línea y conserva la denominación, la descripción, la unidad, el precio, el tipo de IVA, el precio de compra y la categoría. Después lo encuentras en el diálogo del bufé mediante la búsqueda.
- El documento no cambia por ello: la línea se queda exactamente como está.
- El producto queda después en el inventario como cualquier otro y puedes seguir completándolo allí (imagen, alérgenos, existencias…).
- Las filas que ya están vinculadas a un producto no muestran esta opción, porque no hay nada que pasar.
- Si te has equivocado, no se pierde nada: en el producto, en Datos maestros → Tipo de producto, el interruptor «Es una receta» lo cambia en cualquier momento.
Tus propios nombres de tiempo se sugieren
Si escribes un nombre de tiempo propio, como «Bufé volante», «Snack de medianoche» o «Para los niños», aparecerá en la lista de sugerencias del siguiente bufé, incluso antes que las sugerencias predefinidas. Solo tienes que escribirlo una vez.
- No hay nada que configurar ni mantener: la lista se forma a partir de los bufés que guardas de todos modos. Un nombre de tiempo que no vuelvas a usar simplemente baja en la lista.
- Los tiempos que más usas aparecen arriba y los poco frecuentes, más abajo.
- Las mayúsculas y minúsculas no generan una segunda entrada. Si has guardado «postre», el tiempo aparece exactamente una vez en la lista, con tu forma de escribirlo.
- Todas las sugerencias predefinidas se mantienen y las tuyas se añaden.
- La lista es válida por workspace. Nunca verás los nombres de tiempo de otras empresas.
Ordenar tiempos y platos
El orden del diálogo es el orden del documento, igual que en las secciones de un presupuesto.
- Mover un tiempo: las flechas ↑ y ↓ en la cabecera del tiempo.
- Mover un plato dentro de su tiempo: las flechas ↑ y ↓ de su fila.
- Mover un plato a otro tiempo: agárralo por el asa de la izquierda y arrástralo al tiempo de destino, o haz clic en el icono de mover de la fila y elige el tiempo de destino en la lista. Ambos caminos llevan al mismo resultado.
- Quitar tiempo: la cruz en la cabecera del tiempo. Sus platos no se pierden: pasan al tiempo contiguo (normalmente el de arriba; en el primer tiempo, al de abajo).
La vista previa en la parte inferior del diálogo muestra en todo momento cómo lo verá el cliente.
Un tiempo sin platos no se guarda. Si creas «Postre» de antemano y aún no le asignas ningún plato, el tiempo desaparece al guardar: un tiempo solo existe por los platos que contiene. Créalo cuando tengas el primer plato para él.
La sugerencia de precio
En cuanto hay platos seleccionados, Univents calcula una sugerencia por persona: la suma del precio unitario por la cantidad por persona de cada plato. La sugerencia aparece en un campo propio junto al precio por persona y se actualiza con cada cambio: un plato nuevo, otra cantidad, otro número de personas.
- «Usar sugerencia» escribe el valor en el campo de precio. A partir de ahí es tu precio.
- Mientras se calcula, el guardado espera un momento. Mientras el precio siga procedente de la sugerencia, el botón de guardar no se puede pulsar durante un instante; de lo contrario, el presupuesto acabaría con un precio que las reglas de precios aún no han visto. Si has introducido tú mismo el precio, puedes guardar en cualquier momento.
- Tu propio precio nunca se sobrescribe. Una vez que has escrito una cifra a mano o has usado la sugerencia, se mantiene aunque después añadas más platos. La sugerencia que aparece al lado sigue mostrando el valor actual, así ves cuánto te alejas del valor del catálogo.
Las reglas de precios influyen en la sugerencia
La sugerencia tiene en cuenta las condiciones de precio de tus platos: reglas por cantidad, número de invitados, temporada, día de la semana y festivos. Si se han aplicado reglas, sus nombres aparecen debajo del campo de sugerencia.
Como cantidad se toma la cantidad total real (cantidad por persona por personas) y como número de invitados, el número de personas del diálogo, no el del evento. Si cambias las personas en el diálogo, la sugerencia se mueve con ellas.
Importante: las reglas de precios actúan solo sobre la sugerencia, nunca con efecto retroactivo sobre un precio de bufé ya guardado. Un presupuesto que ya has enviado no cambia por sí solo si más adelante modificas una regla de precios.
Ejemplo: recargo del 10 % por debajo de 60 personas
Para «precio normal a partir de 60 personas, un 10 % más por debajo» no necesitas ninguna función especial: es una regla de precios normal sobre tus platos (o sobre su categoría):
- Crea una condición de precio con el rango de invitados hasta 59.
- Define como modificación +10 %.
- Ponla en Aplicar automáticamente.
A partir de ese momento, la sugerencia del diálogo del bufé muestra automáticamente el recargo con 40 personas y el precio normal con 80 personas.
Cómo se ve el bloque en el documento
El cliente ve una línea: el título y debajo los platos agrupados por tiempos, con una línea separadora entre ellos. Los títulos de los tiempos van en mayúsculas y cada plato empieza con un guion largo.
Sommerbuffet individuell 25 Personen 32,50 € 812,50 € VORSPEISE – Vitello Tonnato – Bruschetta *** HAUPTGANG – Rinderbraten mit Rotweinjus – Kartoffelgratin Wir kalkulieren mit 3 Vorspeisen, 2 Hauptgängen und 1 Dessert pro Person.
El texto adicional, si has añadido uno, aparece debajo del último plato, separado por una línea en blanco. Sin texto adicional, el bloque termina con el último plato. Si el texto adicional contiene un marcador como {event_guests}, Univents inserta al generar el documento (PDF) el valor correspondiente del evento, igual que en un texto libre de un diseño.
En la columna de cantidad figura el número de personas, como precio unitario el precio por persona y como importe total el producto de ambos. Los precios y las cantidades individuales de los platos no aparecen, a propósito: justamente eso distingue un bufé de un pedido desglosado.
Si no has asignado ningún tiempo a ningún plato, no aparecen títulos ni líneas separadoras; el bloque es entonces una lista sencilla.
Modificar un bufé más adelante
Haz clic en el menú de tres puntos del extremo derecho de la fila y elige «Editar bufé». El diálogo se abre con tu composición: puedes añadir o quitar platos, cambiar cantidades, renombrar o reordenar tiempos, y ajustar las personas o el precio. Tras guardar, la descripción, el total y el coste de mercancía vuelven a cuadrar.
Esto también funciona en la Factura que has generado a partir del presupuesto: la composición se traslada con ella.
¿Por qué no puedo escribir la descripción directamente? La descripción de un bloque de bufé se genera a partir de la composición y se vuelve a crear cada vez que guardas. Un texto escrito a mano desaparecería en la siguiente edición. Por eso el campo está bloqueado y remite a «Editar bufé». Para tus propias frases usa allí el texto adicional, que se conserva al editar.
Dividir en líneas individuales
Si el cliente quiere ver el desglose, elige en el mismo menú «Dividir en líneas individuales». Cada plato se convierte en una línea propia en el lugar del bufé, con su precio actual, su categoría y su precio de compra del catálogo. La cantidad por persona sigue siendo la cantidad y el número de personas sigue siendo el segundo factor, de modo que el cálculo sigue siendo correcto.
El bloque del bufé desaparece y el total del documento cambia: en lugar del precio por persona que habías negociado, ahora cuentan los precios del catálogo. Por eso Univents te pregunta antes. No se puede deshacer: tendrías que volver a montar el bufé.
Si un producto se ha eliminado entretanto de tu catálogo, se convierte en una línea de texto libre con el nombre guardado y sin precio. La división no falla por ello.
Coste de mercancía y margen
El precio de compra del bloque se calcula a partir de los precios de compra de los platos elegidos, multiplicados por la cantidad por persona correspondiente. En el análisis financiero y en el control de costes del evento aparece como cualquier otra línea: no tienes que añadir nada.
Distintos tipos de IVA
Si los platos elegidos tienen tipos de IVA distintos, normalmente porque hay una bebida entre ellos, el diálogo te lo indica. Para todo el bloque se aplica entonces el tipo que hayas definido arriba. Recomendación: pon las bebidas como línea propia en el documento, así el IVA es correcto en ambas líneas.
Los platos en cocina y compras
En cuanto el documento llega a las Reservas del evento, cada plato aparece allí como fila propia debajo del bufé, con la cantidad que realmente necesitas: cantidad por persona por número de personas. Así, «0,2 kg de ensalada de patata por persona» con 25 personas se convierten en 5 kg.
A partir de ahí todo funciona como con cualquier otro producto:
- La lista de producción y la hoja de cocina incluyen los platos individuales, no solo el título del bufé.
- La planificación de material incluye los platos en las necesidades.
- El pedido a proveedores los pide al proveedor registrado.
Las filas de platos no llevan precio propio: el cliente paga el precio por persona por todo el bufé, y cobrar cada plato por duplicado sería incorrecto. El precio de compra sí se traslada, para que el margen y la planificación de material cuadren.
Si modificas el bufé más adelante, las filas de cocina se actualizan automáticamente. Si lo divides en líneas individuales, desaparecen y las nuevas líneas individuales traen las suyas.
¿Falta un plato en cocina? Entonces su producto se ha eliminado entretanto del catálogo. En el documento sigue apareciendo (con el nombre de entonces), pero la cocina no puede planificar un producto eliminado. Créalo de nuevo y vuelve a añadir el plato en el diálogo.
Lo que esta versión aún no puede hacer
- El bufé es una sola línea en el documento. En los informes de ventas cuenta como una línea, no como los platos individuales que contiene; por tanto, no existe «ventas por plato» para los bufés.
- Las líneas existentes no se pueden agrupar después en un bufé. Vuelve a montar el bloque y elimina las líneas individuales.
- Un bufé todavía no se puede guardar como producto reutilizable. Para los bufés fijos recurrentes, sigue creando un producto.