Composer un buffet ou un menu dans un devis

Pour le client, un buffet ou un menu est une offre à un prix par personne, et non une liste de composants. Dans Univents, vous le composez à partir de vos propres produits, vous affectez les plats à des services et vous fixez le prix par personne. Sur le document, le bloc apparaît comme une seule ligne, construite comme une carte de restaurant.

La vidéo vous montre comment créer un menu sous forme de pack par invité, laisser le prix se calculer automatiquement et construire directement un buffet dans le devis.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Créer un buffet

1. Ouvrez le devis (ou la facture) dans l’éditeur de lignes. Le document doit encore être un Brouillon.
2. Sous les lignes, cliquez sur « Buffet ou menu ».
3. Saisissez un Titre, par exemple « Buffet d’été personnalisé ». Il apparaîtra plus tard en gras au-dessus du bloc.
4. Avec « Ajouter un service », créez votre premier service et donnez-lui un nom. Parmi les suggestions : attention du chef, amuse-bouche, entrée, soupe, salade, plat intermédiaire, 1er au 3e service, plat principal, tout juste sorti du gril, accompagnement, sur les tables, fromage, Dessert et digestif. La liste n’est qu’une suggestion : saisissez simplement un nom personnalisé si le vôtre n’y figure pas.
5. Ajoutez vos Plats de deux façons : tapez dans le champ de recherche sous les services si vous connaissez le nom, ou cliquez à côté sur « Parcourir le catalogue » et naviguez dans vos catégories. La fenêtre du catalogue reste ouverte jusqu’à ce que vous cliquiez sur « Terminé » : vous pouvez donc choisir plusieurs plats à la suite, et chaque plat choisi est suivi de « Ajouté ». Un nouveau plat atterrit toujours dans le dernier service : créez donc d’abord le service, puis ses plats, puis le service suivant. À côté de chaque plat figure la Quantité par personne : ce qu’une personne en reçoit, 1 par défaut.
6. Saisissez les Personnes. Si un nombre d’invités est renseigné pour l’événement, il est déjà prérempli.
7. Vérifiez le Prix par personne. À sa gauche figure la Suggestion par personne : avec « Utiliser la suggestion », vous la reportez d’un clic dans le champ de saisie. Plus de détails ci-dessous.
8. Le Taux de TVA est réglé sur 7 %, car les buffets sont de la restauration. Modifiez-le si ce n’est pas le cas chez vous.
9. Sous les champs, vous pouvez saisir un Texte complémentaire, facultatif. Il figure sur le document sous la liste des plats, par exemple « Nous calculons avec 3 entrées, 2 plats principaux et 1 dessert par personne. » Vous pouvez aussi y utiliser des variables comme {event_guests} : lors de la génération du document (PDF), Univents insère le nombre d’invités actuel.
10. En bas, un Aperçu vous montre l’aspect du bloc sur le document. Enregistrez.

Les plats sans service sont tout à fait acceptables : laissez le nom du service vide, le bloc apparaîtra alors comme une simple liste sur le document.

Uniquement des produits de votre inventaire

Un buffet n’accepte que des produits de votre inventaire. Une ligne saisie librement dans le devis, c’est-à-dire écrite sans produit, n’apparaît donc pas dans le champ de recherche.

Inutile de la recréer : dans l’éditeur de lignes, cliquez sur le menu à trois points de la ligne et choisissez « Ajouter à l'inventaire ». Univents vous demande alors ce qu’elle doit devenir :

• Comme recette : le bon choix pour tout ce qui se mange. Le produit reçoit des ingrédients, une préparation et un rendement, et figure ainsi sur sa propre ligne dans la liste de production. Pour qu’il apparaisse en plus dans le moniteur de cuisine, cochez dans le produit, sous Production, l’option « Utiliser pour la production en cuisine ».
• Comme article : pour tout le reste : décoration, technique, mobilier, forfaits.

Univents crée un produit à partir de la ligne et reprend la désignation, la description, l’unité, le prix, le taux de TVA, le prix d’achat et la catégorie. Vous le retrouvez ensuite dans la boîte de dialogue du buffet via la recherche.

• Le document ne change pas : la ligne reste exactement telle qu’elle est.
• Le produit se trouve ensuite normalement dans l’inventaire et peut y être complété (image, allergènes, stock…).
• Les lignes déjà rattachées à un produit n’affichent pas cette option : il n’y a rien à reprendre.
• En cas d’erreur, rien n’est perdu : dans le produit, sous Données de base → Type de produit, l’interrupteur « Est une recette » permet de changer à tout moment.

Vos propres noms de service sont proposés

Si vous saisissez un nom de service personnalisé (« Cocktail dînatoire », « Snack de minuit », « Pour les enfants »), il figure dans la liste de suggestions lors du prochain buffet, avant les suggestions prédéfinies. Vous n’avez donc à l’écrire qu’une seule fois.

• Il n’y a rien à configurer ni à entretenir : la liste est générée à partir des buffets que vous enregistrez de toute façon. Un nom de service que vous n’utilisez plus descend simplement dans la liste.
• Les services fréquemment utilisés sont en haut, les plus rares plus bas.
• La casse ne crée pas de second doublon. Si vous avez enregistré « dessert », le service apparaît exactement une fois dans la liste, avec votre orthographe.
• Les suggestions prédéfinies sont toutes conservées, les vôtres s’y ajoutent.
• La liste est valable par workspace. Vous ne voyez jamais les noms de service d’autres établissements.

Trier les services et les plats

L’ordre dans la boîte de dialogue est l’ordre sur le document, exactement comme pour les sections d’un devis.

• Déplacer un service : les flèches ↑ et ↓ dans l’en-tête du service.
• Déplacer un plat au sein de son service : les flèches ↑ et ↓ sur sa ligne.
• Déplacer un plat vers un autre service : saisissez la poignée à gauche et faites-la glisser vers le service cible, ou cliquez sur l’icône de déplacement de la ligne et choisissez le service cible dans la liste. Les deux méthodes donnent le même résultat.
• Retirer le service : la croix dans l’en-tête du service. Ses plats ne sont pas perdus : ils passent dans le service voisin (normalement celui du dessus ; pour le premier service, celui du dessous).

L’aperçu en bas de la boîte de dialogue montre à tout moment ce que verra le client.

Un service sans plat n’est pas enregistré. Si vous créez déjà « Dessert » sans lui affecter de plat, le service a disparu après l’enregistrement : un service n’existe que par les plats qu’il contient. Créez-le lorsque vous avez le premier plat à lui affecter.

La suggestion de prix

Dès que des plats sont choisis, Univents calcule une suggestion par personne : la somme, pour chaque plat, du prix unitaire multiplié par la quantité par personne. La suggestion figure dans un champ distinct à côté du prix par personne et se met à jour à chaque modification : nouveau plat, autre quantité, autre nombre de personnes.

• « Utiliser la suggestion » inscrit la valeur dans le champ de prix. À partir de là, c’est votre prix.
• Pendant le calcul, l’enregistrement patiente un instant. Tant que le prix provient encore de la suggestion, le bouton Enregistrer n’est pas cliquable pendant un court moment, sans quoi le devis contiendrait un prix que les règles de prix n’ont pas encore vu. Si vous avez saisi votre prix vous-même, vous pouvez enregistrer à tout moment.
• Votre propre prix n’est jamais écrasé. Dès que vous avez saisi un chiffre à la main ou utilisé la suggestion, il reste en place, même si vous ajoutez ensuite d’autres plats. La suggestion à côté continue d’afficher l’état actuel : vous voyez ainsi l’écart avec la valeur du catalogue.

Les règles de prix interviennent dans la suggestion

La suggestion tient compte des conditions de prix de vos plats : règles de quantité, de nombre d’invités, de saison, de jour de la semaine et de jours fériés. Lorsque des règles ont joué, leurs noms apparaissent sous le champ de la suggestion.

La quantité retenue est la quantité totale réelle (quantité par personne multipliée par les personnes), et le nombre d’invités retenu est le nombre de personnes saisi dans la boîte de dialogue, et non celui de l’événement. Si vous modifiez les personnes dans la boîte de dialogue, la suggestion suit.

Important : les règles de prix n’agissent que sur la suggestion, jamais après coup sur un prix de buffet enregistré. Un devis déjà envoyé ne change donc pas tout seul si vous adaptez une règle de prix par la suite.

Exemple : 10 % de supplément en dessous de 60 personnes

Pour « tarif normal à partir de 60 personnes, 10 % de plus en dessous », vous n’avez pas besoin de fonction spéciale : c’est une règle de prix ordinaire sur vos plats (ou sur leur catégorie) :

1. Créez une condition de prix avec une plage d’invités jusqu’à 59.
2. Définissez comme modification +10 %.
3. Réglez-la sur Appliquer automatiquement.

Dès lors, la suggestion dans la boîte de dialogue du buffet affiche automatiquement le supplément pour 40 personnes et le prix normal pour 80 personnes.

Aspect du bloc sur le document

Le client voit une ligne : le titre, puis les plats regroupés par service, avec une ligne de séparation entre les deux. Les intitulés de service sont en majuscules, chaque plat commence par un tiret.

Buffet d’été personnalisé           25 personnes       32,50 €      812,50 €

ENTRÉE
– Vitello tonnato
– Bruschetta
***
PLAT PRINCIPAL
– Rôti de bœuf au jus de vin rouge
– Gratin dauphinois

Nous calculons avec 3 entrées, 2 plats principaux et 1 dessert par personne.

Le texte complémentaire, si vous en avez saisi un, figure sous le dernier plat, séparé par une ligne vide. Sans texte complémentaire, le bloc se termine avec le dernier plat. Si le texte complémentaire contient une variable comme {event_guests}, Univents insère la valeur correspondante de l’événement lors de la génération du document (PDF), exactement comme dans un texte libre de mise en page.

La colonne des quantités contient le nombre de personnes, le prix unitaire est le prix par personne, et le montant total est le produit des deux. Les prix unitaires et les quantités individuelles des plats n’apparaissent volontairement pas : c’est précisément ce qui distingue un buffet d’une commande détaillée.

Si vous n’avez affecté de service à aucun plat, les intitulés et les lignes de séparation disparaissent ; le bloc est alors une simple liste.

Modifier un buffet ultérieurement

Cliquez en bout de ligne, à droite, sur le menu à trois points et choisissez « Modifier le buffet ». La boîte de dialogue s’ouvre avec votre composition : ajoutez ou retirez des plats, modifiez les quantités, renommez ou réorganisez les services, ajustez les personnes ou le prix. Après l’enregistrement, la description, le total et le coût des marchandises sont de nouveau cohérents.

Cela fonctionne aussi sur la Facture que vous avez générée à partir du devis : la composition suit.

Pourquoi ne puis-je pas saisir la description directement ? La description d’un bloc buffet est issue de la composition et régénérée à chaque enregistrement. Un texte saisi à la main aurait disparu à la modification suivante. C’est pourquoi le champ est verrouillé et renvoie à « Modifier le buffet ». Pour vos propres phrases, utilisez le Texte complémentaire de cette boîte de dialogue : il est conservé lors des modifications.

Scinder en lignes individuelles

Si le client souhaite finalement voir le détail, choisissez « Scinder en lignes individuelles » dans le même menu. Chaque plat devient une ligne distincte à la place du buffet, avec son prix actuel, sa catégorie et son prix d’achat issus du catalogue. La quantité par personne reste la quantité, le nombre de personnes reste le second facteur : le calcul reste donc exact.

Le bloc buffet disparaît à cette occasion, et le total du document change : au lieu du prix par personne que vous aviez négocié, ce sont désormais les prix du catalogue qui comptent. Univents demande donc confirmation au préalable. Cette opération est irréversible : il faudrait recomposer le buffet.

Si un produit a entre-temps été supprimé de votre catalogue, il devient une ligne de texte libre avec le nom enregistré et sans prix. La scission n’échoue pas pour autant.

Coût des marchandises et marge

Le prix d’achat du bloc est calculé à partir des prix d’achat des plats choisis, multipliés par la quantité par personne correspondante. Dans l’analyse financière et le contrôle de gestion de l’événement, il apparaît comme pour toute autre ligne : vous n’avez rien à compléter.

Taux de TVA différents

Si les plats choisis ont des taux de TVA différents, typiquement parce qu’une boisson en fait partie, la boîte de dialogue vous en avertit. C’est alors le taux réglé en haut qui s’applique à l’ensemble du bloc. Recommandation : placez les boissons sur le document comme ligne distincte, la TVA sera alors correcte sur les deux lignes.

Les plats en cuisine et aux achats

Dès que le document est arrivé dans les Réservations de l’événement, chaque plat y figure sur sa propre ligne sous le buffet, avec la quantité dont vous avez réellement besoin : quantité par personne multipliée par le nombre de personnes. Ainsi, « 0,2 kg de salade de pommes de terre par personne » pour 25 personnes donne 5 kg.

À partir de là, tout se passe comme pour n’importe quel autre produit :

• La liste de production et la fiche de cuisine énumèrent les plats individuels, et pas seulement le titre du buffet.
• La planification du matériel intègre les plats dans les besoins.
• La commande fournisseur les commande auprès du fournisseur renseigné.

Les lignes de plats ne portent aucun prix propre : le client paie le prix par personne pour l’ensemble du buffet, et facturer chaque plat une seconde fois serait une erreur. Le prix d’achat suit, afin que la marge et la planification du matériel restent exactes.

Si vous modifiez le buffet par la suite, les lignes de cuisine suivent automatiquement. Si vous le scindez en lignes individuelles, elles disparaissent et les nouvelles lignes individuelles apportent les leurs.

Un plat manque en cuisine ? Son produit a alors été supprimé du catalogue entre-temps. Il figure toujours sur le document (avec le nom d’origine), mais la cuisine ne peut pas planifier un produit supprimé. Recréez-le et ajoutez à nouveau le plat dans la boîte de dialogue.

Ce que cette version ne sait pas encore faire

• Le buffet est une seule ligne sur le document. Dans les analyses de chiffre d’affaires, il compte comme une ligne, et non comme les plats individuels qu’il contient : il n’existe donc pas de « chiffre d’affaires par plat » pour les buffets.
• Les lignes existantes ne peuvent pas être regroupées après coup en un buffet. Recomposez le bloc et supprimez les lignes individuelles.
• Un buffet ne peut pas encore être enregistré comme produit réutilisable. Pour les buffets fixes récurrents, continuez à créer un produit.

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