Finances
Devis, factures, contrats, produits et modèles.
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Convertir un devis en bon de livraison ou en factureAprès avoir créé un devis, vous pouvez créer directement un bon de livraison ou une facture et reprendre les lignes de réservation en un clic.Faire signer un devis et PDF signéComment un client signe un devis en ligne, ce que contient le PDF signé, où le trouver et comment le régénérer si nécessaire.Créer une facture d’acompte — et la déduire dans la facture finaleAprès cet article, vous saurez créer une facture d’acompte à partir d’un devis accepté, comment le montant est réparti entre les taux de TVA, comment l’acompte est déduit dans la facture finale et comment faire générer les deux automatiquement à l’acceptation.Travailler avec les modèles dans UniventsAprès ce guide, vous saurez quels types de modèles existent dans Univents, comment le hub des modèles les organise de façon centralisée et où créer en détail vos modèles de lignes, vos modèles de document et vos mises en page.Créer une confirmation de commandeÀ partir d’un devis accepté, créez en un clic une confirmation de commande avec son propre numéro, envoyez-la et classez-la dans l’événement.Exporter les documents sous forme d’archive (liste Excel, PDF, factures électroniques)Après la lecture de cet article, vous saurez comment télécharger les documents d’une période dans un seul ZIP — avec la liste Excel, tous les PDF et les factures électroniques — et ce que signifient les deux dernières colonnes de la liste.Export BMD : les factures en lot d’écritures pour la comptabilitéTéléchargez vos factures clients au format CSV (lot d’écritures) pour BMD NTCS : renseignez les comptes sur l’article et le contact, définissez les valeurs par défaut, vérifiez l’aperçu, puis transmettez le fichier à votre comptabilité.Composer un buffet ou un menu dans un devisComposez un buffet à partir de vos produits au lieu de le saisir à la main : choisissez les plats, affectez-les aux services, fixez le prix par personne. Sur le document, l’ensemble apparaît comme une seule ligne avec la structure des services, sans prix individuels.Export DATEV : factures sous forme de lot d’écritures pour votre expert-comptableTélécharger les factures clients sous forme de lot d’écritures EXTF pour DATEV : définir les paramètres, vérifier l’aperçu, comprendre quelles factures manquent et pourquoi, remettre le fichier à l’expert-comptable.Configurer les numéros de documents et les conditions tarifairesSous Paramètres > Documents, vous définissez les préfixes de vos numéros de devis, de facture, de bon de livraison et d’avoir, et vous déterminez comment la fenêtre des conditions tarifaires est préremplie pour toute votre équipe lors de l’ajout de lignes.Facture électronique (XRechnung) pour les factures et les avoirsAprès la lecture de cet article, vous saurez où trouver la facture électronique (XML XRechnung) d’une facture ou d’un avoir, comment la joindre automatiquement aux e-mails clients et ce que signifie l’indication « Facture électronique incomplète ».Saisir une facture fournisseur par photo ou PDFAprès cet article, vous saurez importer une facture fournisseur sous forme de photo, de PDF ou de fichier de facture électronique (XRechnung/ZUGFeRD), la faire lire automatiquement, vérifier les valeurs, la rapprocher si vous le souhaitez de la commande correspondante, l’affecter à une enveloppe budgétaire, la comptabiliser et la marquer ensuite comme payée.Documents financiers : devis, factures et bons de livraisonCréez, modifiez et envoyez des devis, des factures et des bons de livraison directement dans l’événement, et gérez leur statut.Créer et utiliser des modèles de documentAprès cet article, vous saurez enregistrer un devis, une facture ou un bon de livraison complet, avec échéance, gestionnaire et mise en page, comme modèle de document, et le reprendre en un clic dans de nouveaux documents.Créer et insérer des modèles de lignesAprès avoir lu cet article, vous saurez enregistrer des lignes récurrentes comme modèle de lignes et les insérer en un clic dans n’importe quel devis, facture ou bon de livraison.Rappel de facture en interne uniquement (avec tâche de suivi)Cet article vous explique comment envoyer des rappels de paiement au client, uniquement à votre équipe ou aux deux, et comment la tâche de suivi automatique est créée.Configurer le régime de la petite entreprise (§ 19 UStG)Après cet article, vous aurez basculé votre workspace sur le régime de la petite entreprise : vos devis et factures seront établis sans TVA et porteront la mention obligatoire.Historique de la mise en page : récupérer une version antérieureAprès la lecture de cet article, vous saurez comment consulter et récupérer, dans l’éditeur de mise en page, une version antérieure de votre mise en page — et ce qu’il advient de vos images.Reprendre un devis fournisseur avec majoration dans votre propre devisAprès la lecture de cet article, vous saurez comment importer le devis d’un fournisseur (technique, restauration, personnel) en PDF ou en photo, vérifier les lignes lues, définir une majoration et les reprendre comme lignes dans votre propre devis ou facture, avec le prix d’achat enregistré pour que la marge contributive et la marge soient justes.Variables : lesquelles existent et où elles s’appliquentAprès la lecture de cet article, vous saurez à quels trois endroits Univents propose des variables, comment chacune s’écrit, où trouver la liste complète et pourquoi vous ne pouvez pas en créer vous-même.Saisir les prix en TTC ou en HTVous pouvez saisir les prix au choix en HT ou en TTC. Univents calcule l’autre montant, et un prix TTC promis figure exactement tel quel sur le document. Le réglage s’applique à l’ensemble du compte ; un document le reprend à sa création et le conserve ensuite.Créer et configurer des produitsVous savez comment créer dans l’inventaire de nouveaux produits de tous types, les tarifer, les associer à des catégories et à des disponibilités, et les configurer pour les automatisations.Créer une facture sans événementAprès cet article, vous établirez une facture directement depuis un contact, sans avoir créé d’événement au préalable.Autoliquidation : recevoir l’indication, décider vous-mêmeAprès cet article, vous savez quand l’autoliquidation par le preneur entre en ligne de compte, quand elle ne s’applique pas aux prestations réalisées sur place, et comment activer puis désactiver l’indicateur sur le document.Créer des modèles de contratAprès la lecture de cet article, vous saurez créer, renommer et supprimer des modèles de contrat, et sélectionner un modèle lors de la création d’un nouveau contrat.Saisir la consommation et facturer selon la quantité réelleAprès lecture, vous saurez passer des articles supplémentaires en facturation à la consommation, faire saisir les quantités réelles par votre équipe dans le portail et les reprendre en un clic dans la facture — sans étape de validation.Créer, gérer et signer des contratsAprès la lecture, vous saurez créer, modifier et versionner des contrats, et inviter les destinataires à les signer par e-mail avec une signature conforme à eIDAS.Utiliser la Bibliothèque de modèles et l’éditeur de mise en pageAprès la lecture de cet article, vous saurez quels modèles de devis prêts à l’emploi contient la Bibliothèque de modèles (Classique Portrait Clair et cinq designs pour traiteurs), comment en reprendre un et l’adapter à votre design dans l’éditeur de mise en page — police, couleurs, logo, pages, images, textes libres et catégories de produits, ainsi que la mise en forme de mots isolés, les dégradés, la bordure et l’arrondi, la rotation, l’opacité, les effets d’image, une superposition au-dessus de l’arrière-plan de la page, les styles de colonne avec ligne pointillée dans le tableau des lignes et un tableau libre, avec aperçu en direct. Vous verrez aussi ce qui est désormais repris de votre modèle Word (en-tête à partir de la page 2, formes et traits, rangées d’images, tableaux, tableau des prestations optionnelles), comment choisir sur un élément entre « Page 1 uniquement », « Toutes les pages » et « À partir de la page 2 », comment composer soi-même un tableau libre ligne par ligne, et comment se déroule la vérification sur le dernier document avant le passage au nouveau moteur.Comment créer des mises en page pour les documents financiers ?Mises en page pour les documents financiers : créer un modèle Word avec des variables (avec modèles à télécharger et référence complète des variables), personnaliser les couleurs et les marges, puis attribuer la mise en page à un devis ou à une facture.Comment démarrer avec les modèles de devis et de factures ?Après la lecture de cet article, vous saurez si vous avez besoin d’un modèle de lignes ou d’un modèle de document, et vous trouverez l’article détaillé adapté pour l’étape suivante.Rapprochement des paiements : importer un relevé bancaire et rapprocher les facturesImportez un relevé bancaire au format CAMT.053, associez automatiquement les paiements reçus aux factures ouvertes et enregistrez-les comme payés en un clic.Supplément sur le total du documentAjouter un supplément en pourcentage sur le total de toutes les lignes — réparti automatiquement et correctement en cas de taux de TVA différents.
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