Créer une facture d’acompte — et la déduire dans la facture finale

Pour les commandes importantes, vous ne voulez pas attendre la fin de l'événement pour être payé. La facture d'acompte encaisse d'avance une partie de la valeur de la commande — et Univents la calcule à partir du devis accepté, au lieu de vous laisser rassembler lignes et montants à la main. À la fin, la facture finale déduit l'acompte, pour que votre client ne paie pas deux fois.

La vidéo vous montre comment établir une facture d'acompte à partir d'un devis, la déduire dans la facture finale et faire générer automatiquement les documents suivants.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Créer un acompte à partir d'un devis accepté

La facture d'acompte est toujours créée à partir d'un devis au statut Accepté — peu importe comment il l'est devenu : signé en ligne dans le portail client, marqué comme accepté dans le back-office ou confirmé par un scan téléversé.

Vous trouverez l'action dans l'onglet Documents de l'événement : sur la carte du devis, ouvrez le menu et choisissez Créer un acompte.

Un clic ouvre la boîte de dialogue Créer une facture d'acompte. Vous y définissez le montant de l'acompte :

• Pourcentage — le montant est calculé à partir du devis. Dans le champ Pourcentage (%), saisissez par exemple 30.
• Montant — vous saisissez une somme fixe (Montant (HT)).

S'y ajoute l'option Afficher les lignes du devis sur le PDF. Elle est cochée par défaut : les lignes du devis figurent alors sur la facture d'acompte dans un bloc Cet acompte se rapporte à, afin que le client puisse voir à quoi l'acompte correspond.

Avec Créer un acompte, Univents crée un brouillon. Le montant est alors réparti selon les taux de TVA du devis : pour un devis soumis à plusieurs taux — plats à 7 %, service à 19 % — une ligne par taux est créée avec la part correspondante. La TVA et le montant total sont ainsi corrects, sans que vous ayez à calculer.

Le document démarre comme tous les autres : avec la mise en page par défaut des factures et la période de prestation issue du devis ou de l'événement. Vous pouvez l'ouvrir, le vérifier, l'adapter comme d'habitude et l'envoyer avec Enregistrer et envoyer.

Impossible de facturer plus que la commande. Si vous avez déjà facturé un acompte ou une facture intermédiaire pour le même événement, Univents les déduit. Si le montant saisi est trop élevé, la boîte de dialogue vous l'indique : « Le montant dépasse le solde restant dû — les factures d'acompte et intermédiaires déjà établies sont imputées. »

La facture finale déduit l'acompte

Une fois l'événement terminé, vous créez une facture comme d'habitude et reprenez les lignes du devis. La procédure est décrite dans l'article Transformer un devis en bon de livraison ou en facture.

Vous n'avez pas à vous occuper de la déduction : dès qu'une facture d'acompte ou intermédiaire est émise, elle apparaît à l'ouverture de la facture finale sous forme de ligne négative dans la liste — avec le titre ./. Anzahlung <Nummer> vom <Datum> et une ligne par taux de TVA. Si vous annulez ensuite l'acompte, sa déduction disparaît d'elle-même du brouillon.

Déduire manuellement une autre facture

Toutes les avances ne passent pas par une facture d'acompte. Certaines entreprises établissent pour cela une facture tout à fait ordinaire — qu'elles veulent malgré tout imputer dans la facture finale.

Pour cela, le brouillon d'une facture affiche, au-dessus de la liste des lignes, la carte Acompte : « Déduire de cette facture, à titre d'acompte, les factures déjà payées de cet événement. » Avec Déduire un acompte, vous sélectionnez la facture à imputer. Univents l'insère comme ligne négative — avec le signe correct et une ligne distincte par taux de TVA.

• Une facture déjà imputée est marquée Déjà déduit dans la sélection : impossible donc de la déduire deux fois.
• Lorsque toutes les factures payées de l'événement sont imputées, la carte vous l'indique.
• La carte n'apparaît que dans le brouillon d'une facture finale. Sur les factures d'acompte et intermédiaires, il n'y a rien à déduire, et un document déjà émis est verrouillé.

Acomptes supérieurs à la facture finale ? Si la déduction ne peut pas aboutir sur le plan du calcul, Univents bloque l'envoi et vous invite à créer à la place un avoir du montant de la différence.

Automatiquement à l'acceptation

Au lieu de créer l'acompte à la main à chaque fois, vous pouvez le faire générer automatiquement lors de l'acceptation du devis. Les interrupteurs correspondants se trouvent dans les Paramètres sous Documents, tout en bas, dans la section Documents suivants automatiques :

• Créer une facture d'acompte à l'acceptation — active l'acompte automatique.
• Pourcentage d'acompte — quel pourcentage de la valeur de la commande est exigible d'avance (30 % par défaut).
• À partir d'une valeur de commande de — un seuil en euros à partir duquel l'acompte s'applique, par exemple 10 000. La valeur correspond au montant TTC du devis accepté ; vide ou 0 signifie : toujours un acompte, quelle que soit la valeur.

Il n'est créé qu'un seul acompte par commande. Et vous en êtes informé à l'avance : la boîte de dialogue de confirmation lors de l'acceptation mentionne l'acompte avec son pourcentage — et, si un seuil est défini, aussi la valeur de commande à partir de laquelle il s'applique.

Juste au-dessus se trouvent deux autres interrupteurs : Créer un brouillon de facture à l'acceptation et Créer un brouillon de bon de livraison à l'acceptation. Lorsqu'ils sont actifs, tous les brouillons sont créés d'un seul coup à l'acceptation — vous marquez le devis comme accepté et retrouvez ensuite la facture d'acompte et les autres documents sous forme de brouillons dans l'onglet Documents.

L'acompte automatique est disponible à partir de la formule Devis.

Questions fréquentes

Dois-je définir un pourcentage, ou un montant rond est-il possible ? Les deux. Le pourcentage est pratique quand l'acompte doit évoluer avec la valeur de la commande ; le montant fixe, quand vous avez convenu d'une somme précise.

Le client a encore des demandes de modification après l'acompte. Dans ce cas, vous créez comme d'habitude une nouvelle version du devis et vous la faites accepter. Univents génère les documents suivants à partir de la nouvelle version et marque les anciens brouillons comme remplacés — on voit ainsi clairement quel acompte correspond à quelle version du devis.

Puis-je modifier la facture d'acompte après coup ? Tant que c'est un brouillon, oui — comme n'importe quel autre document. Une fois émise, elle est verrouillée ; les corrections passent alors par les procédures d'annulation habituelles.

Le client peut-il payer l'acompte en ligne ? Oui — à condition qu'une intégration de paiement soit connectée et que vous laissiez Autoriser le paiement en ligne activé sur la facture. Le document se comporte alors comme n'importe quelle autre facture.