Criar uma fatura de adiantamento — e deduzi-la na fatura final

Nas encomendas de maior valor, não convém esperar pelo fim do evento para receber. A Fatura de adiantamento cobra antecipadamente uma parte do valor da encomenda — e o Univents calcula-a a partir do orçamento aceite, em vez de ser preciso reunir linhas e montantes à mão. No fim, a fatura final deduz o adiantamento, para que o cliente não pague duas vezes.

No vídeo, vê-se como derivar uma fatura de adiantamento de um orçamento, deduzi-la na fatura final e gerar documentos seguintes automaticamente.

Reproduzir vídeo2:18

Os passos individuais também estão descritos abaixo, para consulta.

Criar um adiantamento a partir de um orçamento aceite

A fatura de adiantamento é sempre criada a partir de um orçamento no estado Aceite — independentemente da forma como lá chegou: assinado online no portal do cliente, marcado como aceite no backoffice ou confirmado com um digitalizado carregado.

A ação encontra-se no separador Documentos do evento: no cartão do orçamento, abrir o menu e selecionar Criar adiantamento.

Um clique abre a caixa de diálogo Criar fatura de sinal. Aí define-se o valor do adiantamento:

• Percentagem — o montante é calculado a partir do orçamento. No campo Percentagem (%) introduz-se, por exemplo, 30.
• Montante — introduz-se um valor fixo (Valor (sem IVA)).

Existe ainda a opção Mostrar linhas do orçamento no PDF. Vem selecionada por defeito: assim, as linhas do orçamento surgem na fatura de adiantamento, num bloco Este adiantamento refere-se a, para que o cliente perceba a que se refere o adiantamento.

Com Criar adiantamento, o Univents cria um rascunho. O montante é repartido pelas taxas de IVA do orçamento: num orçamento com taxas mistas — comida a 7 %, serviço a 19 % — resulta uma linha por taxa, com a parte correspondente. Assim, o IVA e o total final ficam certos, sem ser preciso calcular.

O documento começa como qualquer outro: com o layout predefinido para faturas e o período da prestação do orçamento ou do evento. Pode ser aberto, verificado, ajustado e enviado como habitualmente, através de Guardar e enviar.

Não é possível ir além do valor da encomenda. Se já tiver sido faturado um adiantamento ou um pagamento parcial para o mesmo evento, o Univents tem-no em conta. Se o montante introduzido for demasiado alto, a caixa de diálogo avisa: «O montante excede o saldo em aberto — as faturas de adiantamento e de pagamento parcial já emitidas são deduzidas.»

A fatura final deduz o adiantamento

Terminado o evento, cria-se uma fatura como habitualmente e importam-se as linhas do orçamento. O processo está descrito no artigo Converter um orçamento em guia de remessa ou fatura.

Não é preciso tratar da dedução: assim que existe uma fatura de adiantamento ou de pagamento parcial emitida, ela aparece, ao abrir a fatura final, como linha negativa na lista — com o título ./. Anzahlung <Nummer> vom <Datum> e uma linha por taxa de IVA. Se o adiantamento for anulado, a respetiva dedução desaparece automaticamente do rascunho.

Deduzir manualmente outra fatura

Nem todo o pagamento antecipado passa por uma fatura de adiantamento. Alguns negócios emitem para isso uma fatura normal — e mesmo assim querem compensá-la na fatura final.

Para isso, no rascunho de uma fatura, acima da lista de linhas, existe o cartão Adiantamento: «Deduzir desta fatura, como adiantamento, as faturas já pagas deste evento.» Com Deduzir adiantamento seleciona-se a fatura a compensar. O Univents insere-a como linha negativa — com o sinal correto e uma linha própria por taxa de IVA.

• Uma fatura já compensada surge na seleção marcada como Já deduzido, pelo que não é possível deduzi-la duas vezes.
• Se todas as faturas pagas do evento já estiverem compensadas, o cartão indica-o.
• O cartão só aparece no rascunho de uma fatura final. Nas faturas de adiantamento e de pagamento parcial não há nada a deduzir, e um documento já emitido fica bloqueado.

Adiantamentos acima do valor da fatura final? Se a dedução não puder fechar em termos de cálculo, o Univents bloqueia o envio e indica que se deve criar, em vez disso, uma nota de crédito pelo valor da diferença.

Automaticamente ao aceitar

Em vez de criar o adiantamento à mão de cada vez, é possível gerá-lo automaticamente ao aceitar o orçamento. Os interruptores encontram-se em Definições, em Documentos, no fim da página, na secção Documentos seguintes automáticos:

• Criar fatura de adiantamento ao aceitar — ativa o adiantamento automático.
• Percentagem de adiantamento — que percentagem do valor da encomenda fica a pagamento antecipadamente (por defeito, 30 %).
• Só a partir do valor da encomenda — um limiar em euros a partir do qual o adiantamento se aplica, por exemplo 10.000. O valor refere-se ao valor com IVA do orçamento aceite; vazio ou 0 significa: criar sempre um adiantamento, independentemente do valor.

É criado no máximo um adiantamento por encomenda. E fica-se a saber antes: a caixa de diálogo de confirmação ao aceitar indica o adiantamento com a respetiva percentagem — e, se houver um limiar definido, também o valor da encomenda a partir do qual se aplica.

Imediatamente acima encontram-se mais dois interruptores: Criar rascunho de fatura ao aceitar e Criar rascunho de guia de remessa ao aceitar. Quando estão ativos, todos os rascunhos são criados de uma só vez — marca-se o orçamento como aceite e depois encontram-se a fatura de adiantamento e os restantes documentos, como rascunho, no separador Documentos.

O adiantamento automático está disponível a partir do plano Orçamentos.

Perguntas frequentes

É obrigatório definir a percentagem ou pode ser um montante redondo? Ambos. A percentagem é prática quando o adiantamento deve acompanhar o valor da encomenda; o montante fixo, quando foi acordado um valor certo.

O cliente tem pedidos de alteração depois do adiantamento. Nesse caso, cria-se, como habitualmente, uma nova versão do orçamento e aguarda-se a sua aceitação. O Univents gera os documentos seguintes a partir da nova versão e marca os rascunhos antigos como substituídos — assim, fica claro que adiantamento pertence a que versão do orçamento.

Posso alterar a fatura de adiantamento posteriormente? Enquanto for um rascunho, sim — como qualquer outro documento. Depois de emitida, fica bloqueada; as correções fazem-se então pelos circuitos de anulação habituais.

O cliente pode pagar o adiantamento online? Sim — desde que haja uma ligação de pagamentos configurada e se mantenha ativa, na fatura, a opção Permitir pagamento online. O documento comporta-se como qualquer outra fatura.