Creare una fattura di acconto — e detrarla nella fattura finale

Per gli ordini più grandi non vuoi vedere i soldi solo dopo l’evento. La Fattura di acconto incassa in anticipo una parte del valore dell’ordine — e Univents la calcola dal preventivo accettato, senza che tu debba mettere insieme righe e importi a mano. Alla fine la fattura finale detrae di nuovo l’acconto, così il tuo cliente non paga due volte.

Nel video vedi come ricavare una fattura di acconto da un preventivo, detrarla nella fattura finale e far generare automaticamente i documenti successivi.

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Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da leggere con calma.

Creare un acconto da un preventivo accettato

La fattura di acconto nasce sempre da un preventivo con stato Accettato — non importa come ci sia arrivato: firmato online nel portale clienti, segnato come accettato nel backoffice o confermato con una scansione caricata.

Trovi l’azione nella scheda Documenti dell’evento: apri il menu sulla scheda del preventivo e scegli Crea acconto.

Con un clic si apre la finestra Crea fattura di acconto. Qui stabilisci a quanto ammonta l’acconto:

• Percentuale — l’importo viene calcolato dal preventivo. Nel campo Percentuale (%) inserisci, ad esempio, 30.
• Importo — inserisci una somma fissa (Importo (netto)).

A questo si aggiunge l’opzione Mostra le righe del preventivo nel PDF. È spuntata di default: così le righe del preventivo compaiono sulla fattura di acconto come blocco Questo acconto si riferisce a, in modo che il cliente possa capire a che cosa si riferisce l’acconto.

Con Crea acconto Univents crea una bozza. L’importo viene ripartito tra le aliquote IVA del preventivo: in un preventivo con aliquote miste — cibo al 7%, servizio al 19% — si ottiene una riga per ogni aliquota con la quota corrispondente. In questo modo IVA e importo finale tornano, senza che tu debba fare calcoli.

Il documento parte come tutti gli altri: con il layout standard per le fatture e il periodo della prestazione preso dal preventivo o dall’evento. Puoi aprirlo, controllarlo, modificarlo e inviarlo con Salva e invia, come al solito.

Più dell’ordine non si può fatturare. Se per lo stesso evento hai già fatturato un acconto o una fattura intermedia, Univents lo conteggia. Se l’importo inserito è troppo alto, la finestra ti avvisa: «L’importo supera il saldo residuo aperto — le fatture di acconto e intermedie già emesse vengono conteggiate.»

La fattura finale detrae l’acconto

Quando l’evento si è svolto, crei una fattura come al solito e riprendi le righe dal preventivo. Come funziona è spiegato nell’articolo Trasformare un preventivo in DDT o fattura.

Della detrazione non devi occuparti: appena è stata emessa una fattura di acconto o intermedia, all’apertura della fattura finale compare come riga negativa nell’elenco — con il titolo ./. Anzahlung <Nummer> vom <Datum> e una riga per ogni aliquota IVA. Se poi stornI l’acconto, la sua detrazione sparisce da sola dalla bozza.

Detrarre a mano un’altra fattura

Non ogni pagamento anticipato passa da una fattura di acconto. Alcune aziende emettono per questo una normale fattura — e vogliono comunque scalarla nella fattura finale.

Per questo, nella bozza di una fattura, sopra l’elenco delle righe c’è la scheda Acconto: «Detrai da questa fattura, come acconto, le fatture già pagate di questo evento.» Con Detrai acconto scegli la fattura da scalare. Univents la inserisce come riga negativa — con il segno corretto e una riga distinta per ogni aliquota IVA.

• Una fattura già scalata è contrassegnata nella selezione come Già detratto, quindi non è possibile detrarla due volte.
• Se tutte le fatture pagate dell’evento sono state scalate, la scheda te lo segnala.
• La scheda compare solo nella bozza di una fattura finale. Sulle fatture di acconto e intermedie non c’è nulla da detrarre, e un documento già emesso non è più modificabile.

Acconti superiori alla fattura finale? Se la detrazione non può tornare dal punto di vista contabile, Univents blocca l’invio e ti indica di creare invece una nota di credito per la differenza.

Automaticamente all’accettazione

Invece di creare l’acconto a mano ogni volta, puoi farlo generare automaticamente quando il preventivo viene accettato. Gli interruttori si trovano in Impostazioni sotto Documenti, in fondo, nella sezione Documenti successivi automatici:

• Crea fattura di acconto all'accettazione — attiva l’acconto automatico.
• Percentuale di acconto — quanta parte del valore dell’ordine diventa esigibile in anticipo (default 30%).
• Solo a partire dal valore dell'ordine — una soglia in euro da cui l’acconto deve scattare, ad esempio 10.000. Il valore si riferisce al valore lordo del preventivo accettato; vuoto o 0 significa: sempre un acconto, indipendentemente dal valore.

Per ogni ordine viene creato al massimo un acconto. E lo sai in anticipo: la finestra di conferma all’accettazione indica l’acconto con la relativa percentuale — e, se è impostata una soglia, anche il valore dell’ordine da cui scatta.

Subito sopra ci sono altri due interruttori: Crea bozza di fattura all'accettazione e Crea bozza di DDT all'accettazione. Se sono attivi, all’accettazione vengono create tutte le bozze in un colpo solo — segni il preventivo come accettato e poi ritrovi la fattura di acconto e gli altri documenti come bozza nella scheda Documenti.

L’acconto automatico è disponibile a partire dal piano Preventivi.

Domande frequenti

Devo stabilire la percentuale o va bene anche un importo tondo? Entrambi. La percentuale è comoda quando l’acconto deve crescere insieme al valore dell’ordine; l’importo fisso quando hai concordato una somma precisa.

Dopo l’acconto il cliente ha ancora delle richieste di modifica. Allora crei come al solito una nuova versione del preventivo e la fai accettare. Univents genera i documenti successivi dalla nuova versione e segna le vecchie bozze come sostituite — così resta chiaro quale acconto appartiene a quale versione del preventivo.

Posso modificare la fattura di acconto in un secondo momento? Finché è una bozza, sì — come qualsiasi altro documento. Una volta emessa non è più modificabile; le correzioni passano allora per le consuete vie di storno.

Il cliente può pagare l’acconto online? Sì — a condizione che sia collegata un’integrazione di pagamento e che tu lasci attivo Consenti pagamento online sulla fattura. Il documento si comporta come qualsiasi altra fattura.