Tworzenie faktury zaliczkowej — i odliczanie jej w fakturze końcowej

Przy większych zleceniach nie chcesz widzieć pieniędzy dopiero po wydarzeniu. Faktura zaliczkowa pozwala pobrać z góry część wartości zamówienia — a Univents wylicza ją z zaakceptowanej oferty, zamiast zmuszać Cię do ręcznego zbierania pozycji i kwot. Na końcu faktura końcowa ponownie odlicza zaliczkę, aby Twój klient nie płacił dwa razy.

W wideo zobaczysz, jak wystawić fakturę zaliczkową na podstawie oferty, odliczyć ją w rozliczeniu końcowym i sprawić, by dokumenty następcze powstawały automatycznie.

Odtwórz wideo2:18

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej również w formie tekstu.

Tworzenie zaliczki na podstawie zaakceptowanej oferty

Faktura zaliczkowa powstaje zawsze z oferty w statusie Zaakceptowane — niezależnie od tego, jak oferta do niego trafiła: została podpisana online w portalu klienta, oznaczona jako zaakceptowana w backoffice lub potwierdzona przesłanym skanem.

Akcję znajdziesz w zakładce Dokumenty wydarzenia: na karcie oferty otwórz menu i wybierz Utwórz zaliczkę.

Jedno kliknięcie otwiera okno dialogowe Utwórz fakturę zaliczkową. W nim określasz wysokość zaliczki:

• Procent — kwota jest wyliczana na podstawie oferty. W polu Procent (%) wpisujesz na przykład 30.
• Kwota — podajesz stałą sumę (Kwota (netto)).

Do tego dochodzi opcja Pokaż pozycje oferty w PDF. Jest domyślnie zaznaczona: pozycje oferty trafiają wtedy na fakturę zaliczkową jako blok Ta zaliczka dotyczy, dzięki czemu klient może zobaczyć, czego zaliczka dotyczy.

Przyciskiem Utwórz zaliczkę Univents tworzy wersję roboczą. Kwota jest przy tym rozdzielana na stawki VAT z oferty: w przypadku oferty z mieszanymi stawkami — posiłki 7 %, obsługa 19 % — powstaje jeden wiersz na każdą stawkę z odpowiednim udziałem. Dzięki temu VAT i kwota końcowa się zgadzają, a Ty nie musisz niczego liczyć.

Dokument startuje jak każdy inny: ze standardowym układem faktur i okresem świadczenia usługi z oferty lub wydarzenia. Możesz go jak zwykle otworzyć, sprawdzić, dostosować i wysłać przyciskiem Zapisz i wyślij.

Więcej niż wartość zamówienia się nie da. Jeśli dla tego samego wydarzenia naliczono już zaliczkę lub fakturę częściową, Univents to uwzględnia. Gdy wpisana kwota jest zbyt wysoka, okno dialogowe poinformuje: „Kwota przekracza pozostałą kwotę do rozliczenia — naliczone już faktury zaliczkowe i częściowe są uwzględniane."

Faktura końcowa odlicza zaliczkę

Gdy wydarzenie się odbyło, tworzysz fakturę jak zwykle i przejmujesz pozycje z oferty. Jak to zrobić, opisuje artykuł Zamiana oferty na dowód dostawy lub fakturę.

Odliczeniem nie musisz się zajmować: gdy tylko wystawiona zostanie faktura zaliczkowa lub częściowa, po otwarciu faktury końcowej widnieje ona na liście jako pozycja ujemna — z tytułem ./. Anzahlung <Nummer> vom <Datum> i jednym wierszem na każdą stawkę VAT. Jeśli stornujesz zaliczkę, jej odliczenie samo zniknie z wersji roboczej.

Ręczne odliczenie kolejnej faktury

Nie każda przedpłata przechodzi przez fakturę zaliczkową. Niektóre firmy wystawiają na nią zwykłą fakturę — a mimo to chcą ją rozliczyć w fakturze końcowej.

Służy do tego karta Zaliczka, która w wersji roboczej faktury znajduje się nad listą pozycji: „Odlicz od tej faktury opłacone już faktury tego wydarzenia jako zaliczkę." Przyciskiem Odlicz zaliczkę wybierasz fakturę, która ma zostać rozliczona. Univents wstawia ją jako pozycję ujemną — z prawidłowym znakiem i osobnym wierszem na każdą stawkę VAT.

• Faktura, która została już rozliczona, jest w wyborze oznaczona jako Już odliczono, więc podwójne odliczenie nie jest możliwe.
• Jeśli wszystkie opłacone faktury wydarzenia są rozliczone, karta Cię o tym poinformuje.
• Karta pojawia się tylko w wersji roboczej faktury końcowej. Na fakturach zaliczkowych i częściowych nie ma czego odliczać, a wystawiony już dokument jest zablokowany.

Zaliczki wyższe niż faktura końcowa? Jeśli odliczenie rachunkowo się nie zgadza, Univents blokuje wysyłkę i wskazuje, by zamiast tego wystawić notę kredytową na kwotę różnicy.

Automatycznie przy akceptacji

Zamiast za każdym razem tworzyć zaliczkę ręcznie, możesz sprawić, by powstawała automatycznie przy akceptacji oferty. Odpowiednie przełączniki znajdziesz w Ustawieniach w sekcji Dokumenty, na samym dole w części Automatyczne dokumenty następcze:

• Utwórz fakturę zaliczkową po przyjęciu — włącza automatyczną zaliczkę.
• Procent zaliczki — jaki procent wartości zamówienia ma być płatny z góry (domyślnie 30 %).
• Dopiero od wartości zamówienia — próg w euro, od którego zaliczka w ogóle ma obowiązywać, na przykład 10.000. Wartość odnosi się do wartości brutto zaakceptowanej oferty; puste pole lub 0 oznacza: zawsze zaliczka, niezależnie od wartości.

Na jedno zamówienie powstaje najwyżej jedna zaliczka. I dowiadujesz się o tym wcześniej: okno potwierdzenia przy akceptacji podaje zaliczkę wraz z procentem — a jeśli ustawiono próg, także wartość zamówienia, od której zaliczka obowiązuje.

Bezpośrednio nad nimi znajdują się dwa kolejne przełączniki: Utwórz wersję roboczą faktury po przyjęciu i Utwórz wersję roboczą dowodu dostawy po przyjęciu. Gdy są aktywne, przy akceptacji wszystkie wersje robocze powstają za jednym razem — oznaczasz ofertę jako zaakceptowaną, a potem znajdujesz fakturę zaliczkową i pozostałe dokumenty jako wersje robocze w zakładce Dokumenty.

Automatyczna zaliczka jest dostępna od planu Oferty.

Często zadawane pytania

Czy muszę ustalić procent, czy może być też okrągła kwota? Jedno i drugie. Procent jest wygodny, gdy zaliczka ma rosnąć razem z wartością zamówienia; kwota stała — gdy uzgodniono konkretną sumę.

Klient po wpłaceniu zaliczki zgłasza jeszcze zmiany. Wtedy tworzysz jak zwykle nową wersję oferty i dajesz ją do akceptacji. Univents tworzy dokumenty następcze z nowej wersji, a stare wersje robocze oznacza jako zastąpione — dzięki temu wiadomo, która zaliczka należy do której wersji oferty.

Czy mogę zmienić fakturę zaliczkową po fakcie? Dopóki jest wersją roboczą — tak, jak każdy inny dokument. Po wystawieniu jest zablokowana; korekty odbywają się wtedy znanymi ścieżkami storna.

Czy klient może zapłacić zaliczkę online? Tak — o ile podłączona jest integracja płatności, a na fakturze pozostawisz aktywną opcję Zezwól na płatność online. Dokument zachowuje się wtedy jak każda inna faktura.