Aanbetalingsfactuur aanmaken — en aftrekken op de eindfactuur

Bij grotere opdrachten wil je niet pas na het evenement geld zien. De aanbetalingsfactuur haalt vooraf een deel van de orderwaarde binnen — en Univents berekent hem op basis van de geaccepteerde offerte, zodat je regels en bedragen niet met de hand bij elkaar hoeft te zoeken. Aan het eind trekt de eindfactuur de aanbetaling weer af, zodat je klant niet dubbel betaalt.

In de video zie je hoe je van een offerte een aanbetalingsfactuur afleidt, deze op de eindfactuur aftrekt en vervolgdocumenten automatisch laat aanmaken.

Video afspelen2:18

De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.

Aanbetaling aanmaken vanuit een geaccepteerde offerte

De aanbetalingsfactuur ontstaat altijd uit een offerte met de status Geaccepteerd — maakt niet uit hoe die status tot stand kwam: online getekend in het klantenportaal, in de backoffice als geaccepteerd gemarkeerd of bevestigd met een geüploade scan.

Je vindt de actie in het tabblad Documenten van het evenement: open op de offertekaart het menu en kies Aanbetaling aanmaken.

Met één klik open je het dialoogvenster Aanbetalingsfactuur aanmaken. Daarin bepaal je hoe hoog de aanbetaling is:

• Procent — het bedrag wordt berekend op basis van de offerte. In het veld Percentage (%) vul je bijvoorbeeld 30 in.
• Bedrag — je voert een vast bedrag in (Bedrag (netto)).

Daarnaast heb je de optie Offerteregels tonen op de PDF. Die staat standaard aangevinkt: de regels van de offerte komen dan als blok Deze aanbetaling heeft betrekking op op de aanbetalingsfactuur te staan, zodat de klant kan nagaan waarop de aanbetaling betrekking heeft.

Met Aanbetaling aanmaken maakt Univents een concept aan. Het bedrag wordt daarbij verdeeld over de btw-tarieven van de offerte: bij een offerte met gemengde btw-tarieven — eten met 9 %, service met 21 % — ontstaat per btw-tarief een regel met het bijbehorende aandeel. Zo kloppen de btw en het eindbedrag zonder dat je zelf hoeft te rekenen.

Het document begint zoals elk ander: met de standaardlay-out voor facturen en de prestatieperiode uit de offerte of het evenement. Je kunt het zoals gewoonlijk openen, controleren, aanpassen en versturen via Opslaan en versturen.

Meer dan de opdrachtwaarde zit er niet in. Heb je voor hetzelfde evenement al een aanbetaling of termijn in rekening gebracht, dan verrekent Univents die. Is het ingevoerde bedrag te hoog, dan meldt het dialoogvenster: „Het bedrag overschrijdt het openstaande restbedrag — reeds gefactureerde aanbetalings- en termijnfacturen worden verrekend.”

De eindfactuur trekt de aanbetaling af

Is het evenement geweest, dan maak je zoals gewoonlijk een factuur aan en neem je de regels uit de offerte over. Hoe dat werkt, lees je in het artikel Offerte omzetten naar pakbon of factuur.

Om de aftrek hoef je je niet te bekommeren: zodra een aanbetalings- of termijnfactuur is uitgegeven, staat die bij het openen van de eindfactuur als negatieve regel in de lijst — met de titel ./. Anzahlung <Nummer> vom <Datum> en een regel per btw-tarief. Annuleer je de aanbetaling later weer, dan verdwijnt de aftrek vanzelf uit het concept.

Een andere factuur met de hand aftrekken

Niet elke vooruitbetaling loopt via een aanbetalingsfactuur. Sommige bedrijven schrijven daarvoor een gewone factuur uit — en willen die in de eindfactuur toch verrekenen.

Daarvoor staat in het concept van een factuur boven de regellijst de kaart Aanbetaling: „Reeds betaalde facturen van dit evenement als aanbetaling van deze factuur aftrekken.” Via Aanbetaling aftrekken kies je de factuur die verrekend moet worden. Univents voegt die als negatieve regel in — met het juiste voorteken en een eigen regel per btw-tarief.

• Een factuur die al is verrekend, is in de selectie gemarkeerd als Al afgetrokken, dubbel aftrekken kan dus niet.
• Zijn alle betaalde facturen van het evenement verrekend, dan meldt de kaart dat.
• De kaart verschijnt alleen in het concept van een eindfactuur. Op aanbetalings- en termijnfacturen valt niets af te trekken, en een al uitgegeven document is vastgelegd.

Aanbetalingen boven het bedrag van de eindfactuur? Kan de aftrek rekenkundig niet kloppen, dan blokkeert Univents het versturen met de melding om in plaats daarvan een creditnota voor het verschilbedrag aan te maken.

Automatisch bij acceptatie

In plaats van de aanbetaling telkens met de hand aan te maken, kun je die automatisch laten aanmaken wanneer de offerte wordt geaccepteerd. De schakelaars daarvoor vind je onder Instellingen bij Documenten, helemaal onderaan in het gedeelte Automatische vervolgdocumenten:

• Aanbetalingsfactuur aanmaken bij acceptatie — schakelt de automatische aanbetaling in.
• Aanbetalingspercentage — hoeveel procent van de orderwaarde vooraf verschuldigd is (standaard 30 %).
• Alleen vanaf orderwaarde — een drempel in euro vanaf welke de aanbetaling überhaupt van toepassing is, bijvoorbeeld 10.000. De waarde heeft betrekking op de brutowaarde van de geaccepteerde offerte; leeg of 0 betekent: altijd een aanbetaling, ongeacht de waarde.

Er ontstaat hooguit één aanbetaling per opdracht. En je weet het van tevoren: het bevestigingsvenster bij het accepteren noemt de aanbetaling inclusief percentage — en, als er een drempel is ingesteld, ook de orderwaarde vanaf welke die van toepassing is.

Direct erboven staan nog twee schakelaars: Conceptfactuur aanmaken bij acceptatie en Conceptpakbon aanmaken bij acceptatie. Zijn die actief, dan ontstaan bij het accepteren alle concepten in één keer — je markeert de offerte als geaccepteerd en vindt daarna de aanbetalingsfactuur en de overige documenten als concept terug in het tabblad Documenten.

De automatische aanbetaling is beschikbaar vanaf het abonnement Offertes.

Veelgestelde vragen

Moet ik een percentage instellen, of kan het ook een rond bedrag zijn? Beide kan. Procent is handig als de aanbetaling mee moet groeien met de orderwaarde; het vaste bedrag als je een vaste som hebt afgesproken.

De klant heeft na de aanbetaling nog wijzigingen. Dan maak je zoals gewoonlijk een nieuwe offerteversie aan en laat je die accepteren. Univents maakt de vervolgdocumenten aan op basis van de nieuwe versie en markeert de oude concepten als vervangen — zo blijft duidelijk welke aanbetaling bij welke offerteversie hoort.

Kan ik de aanbetalingsfactuur achteraf nog wijzigen? Zolang het een concept is wel — zoals elk ander document. Zodra het is uitgegeven, is het vastgelegd; correcties verlopen dan via de bekende annuleringswegen.

Kan de klant de aanbetaling online betalen? Ja — mits er een betalingskoppeling is verbonden en je Online betaling toestaan op de factuur ingeschakeld laat. Het document gedraagt zich daarbij als elke andere factuur.