Financiën
Offertes, facturen, contracten, producten en sjablonen.
32 artikelen
Offerte omzetten naar pakbon of factuurNa het aanmaken van een offerte kun je direct een pakbon of factuur aanmaken en de boekingsregels met één klik overnemen.Offerte laten ondertekenen en de ondertekende PDFHoe een klant een offerte online ondertekent, wat er in de ondertekende PDF staat, waar je die vindt en hoe je hem zo nodig opnieuw aanmaakt.Aanbetalingsfactuur aanmaken — en aftrekken op de eindfactuurNa dit artikel maak je van een geaccepteerde offerte een aanbetalingsfactuur aan, weet je hoe het bedrag over de btw-tarieven wordt verdeeld, hoe de aanbetaling op de eindfactuur weer wordt afgetrokken en hoe je beide automatisch laat aanmaken bij acceptatie.Werken met sjablonen in UniventsNa deze handleiding weet je welke sjabloontypen er in Univents zijn, hoe de centrale sjablonenhub ze ordent en waar je regelsjablonen, sjablonen voor financiële documenten en lay-outs tot in detail aanmaakt.Orderbevestiging aanmakenMaak met één klik van een geaccepteerde offerte een orderbevestiging met een eigen nummer, verstuur die en leg hem vast in het evenement.Documenten als pakket exporteren (Excel-lijst, PDF’s, e-facturen)Na dit artikel weet je hoe je de documenten van een periode als één ZIP downloadt — met Excel-lijst, alle PDF’s en de e-facturen — en wat de twee kolommen aan het eind van de lijst betekenen.BMD-export: facturen als boekingsbatch naar de boekhoudingVerkoopfacturen downloaden als csv-boekingsbatch voor BMD NTCS: rekeningen bijhouden bij artikel en contact, standaardwaarden instellen, voorbeeld controleren, bestand aan de boekhouding geven.Buffet of menu samenstellen in een offerteEen buffet samenklikken uit je producten in plaats van het uit te typen: gerechten kiezen, aan gangen toewijzen, prijs per persoon bepalen. Op het document staat het geheel als één regel met de opbouw per gang, zonder prijzen per gerecht.DATEV-export: facturen als boekingsstapel naar je belastingadviseurUitgaande facturen downloaden als EXTF-boekingsstapel voor DATEV: instellingen opgeven, voorbeeld controleren, begrijpen welke facturen ontbreken en waarom, het bestand aan je belastingadviseur geven.Documentnummers en prijsvoorwaarden instellenOnder Instellingen > Documenten stel je de voorvoegsels in voor je offerte-, factuur-, pakbon- en creditnotanummers en bepaal je hoe de pop-up voor prijsvoorwaarden bij het toevoegen van regels voor je hele team vooraf is ingevuld.E-factuur (XRechnung) bij facturen en creditnota’sNa dit artikel weet je waar je de e-factuur (XRechnung-XML) bij een factuur of creditnota vindt, hoe je die automatisch aan klantmails bijvoegt en wat de melding „E-factuur onvolledig” betekent.Inkoopfactuur vastleggen met een foto of PDFNa dit artikel kun je een leveranciersfactuur als foto, PDF of e-factuurbestand (XRechnung/ZUGFeRD) uploaden, automatisch laten uitlezen, de waarden controleren, de factuur desgewenst afstemmen met de bijbehorende bestelling, aan een budgetenvelop koppelen, boeken en later als betaald markeren.Financiële documenten: offertes, facturen & pakbonnenOffertes, facturen en pakbonnen in het evenement maken, bewerken, versturen en de status beheren.Sjablonen voor financiële documenten maken & gebruikenNa dit artikel kun je een complete offerte, factuur of pakbon, inclusief vervaldatum, behandelaar en lay-out, opslaan als sjabloon voor financiële documenten en met één klik overnemen in nieuwe documenten.Regelsjablonen maken & invoegenNa dit artikel kun je terugkerende posten opslaan als regelsjabloon en met één klik invoegen in elke offerte, factuur of pakbon.Factuurherinnering alleen intern (met opvolgtaak)Na dit artikel stuur je betalingsherinneringen naar de klant, alleen naar je team of naar allebei, en weet je hoe de automatische opvolgtaak ontstaat.Kleineondernemersregeling (§ 19 UStG) instellenNa dit artikel zet je je workspace om naar de kleineondernemersregeling, zodat offertes en facturen zonder btw worden aangemaakt en de verplichte vermelding bevatten.Lay-outgeschiedenis: een eerdere versie terughalenNa dit artikel weet je hoe je in de lay-outeditor een eerdere versie van je lay-out bekijkt en terughaalt — en wat er daarbij met je afbeeldingen gebeurt.Leveranciersofferte met opslag overnemen in je eigen offerteNa dit artikel weet je hoe je de offerte van een leverancier (techniek, catering, personeel) als PDF of foto uploadt, de uitgelezen regels controleert, een opslag instelt en ze als regels overneemt in je eigen offerte of factuur — met vastgelegde inkoopprijs, zodat dekkingsbijdrage en marge kloppen.Plaatshouders: welke er zijn en waar ze geldenNa dit artikel weet je op welke drie plekken in Univents plaatshouders voorkomen, hoe ze telkens worden geschreven, waar de volledige lijst staat en waarom je geen eigen plaatshouders kunt aanmaken.Prijzen bruto of netto invoerenJe kunt prijzen naar keuze als nettobedrag of als brutobedrag invoeren. Univents rekent de andere kant uit, en een toegezegde brutoprijs staat uiteindelijk precies zo op het document. De instelling geldt voor de hele workspace; een document neemt haar over bij het aanmaken en behoudt haar daarna.Producten aanmaken & configurerenJe weet hoe je in de inventaris nieuwe producten van elk type aanmaakt, er prijzen voor instelt, ze koppelt aan categorieën en beschikbaarheid en ze configureert voor automatiseringen.Factuur zonder evenement aanmakenNa dit artikel maak je een factuur rechtstreeks voor een contact aan, zonder eerst een evenement aan te maken.Btw-verlegging: je krijgt een hint, jij beslist zelfNa dit artikel weet je wanneer verlegging van de btw naar de afnemer in aanmerking komt, wanneer die bij diensten ter plaatse niet geldt en hoe je de markering op het document zet en weer uitzet.Contractsjablonen aanmakenNa het lezen kun je contractsjablonen aanmaken, hernoemen en verwijderen, en bij het aanmaken van een nieuw contract een sjabloon kiezen.Verbruik registreren en afrekenen op werkelijk aantalNa het lezen kun je extra artikelen op afrekenen op verbruik zetten, het werkelijke aantal door je team laten registreren in het portaal en met één klik in de factuur overnemen — zonder goedkeuringsstap.Contracten aanmaken, beheren & ondertekenenNa het lezen kun je contracten aanmaken, bewerken en versies bijhouden, en ontvangers per e-mail uitnodigen voor een eIDAS-conforme handtekening.Sjabloonbibliotheek en lay-outeditor gebruikenNa dit artikel weet je welke kant-en-klare offertesjablonen de sjabloonbibliotheek bevat (Klassiek Staand Licht plus vijf cateringontwerpen), hoe je er een overneemt en in de lay-outeditor aanpast aan jouw ontwerp — lettertype, kleuren, logo, pagina’s, afbeeldingen, vrije teksten en productcategorieën, plus de opmaak van losse woorden, kleurverlopen, rand en afronding, rotatie, dekking, beeldeffecten, een overlay boven de paginaachtergrond, kolomstijlen met stippellijn in de regeltabel en een vrije tabel, met livevoorbeeld. Verder: wat er bij het overnemen uit je Word-sjabloon nu meekomt (koptekst vanaf pagina 2, vormen en lijnen, afbeeldingsrijen, tabellen, tabel met optionele diensten), hoe je per element kiest tussen Alleen pagina 1, Alle pagina’s en Vanaf pagina 2, hoe je zelf een vrije tabel rij voor rij opzet, en hoe de controle op het laatste document verloopt voordat je overschakelt op de nieuwe engine.Hoe maak ik lay-outs voor financiële documenten?Lay-outs voor financiële documenten: een Word-sjabloon met plaatshouders maken (incl. sjablonen om te downloaden en de volledige plaatshouderreferentie), kleuren en marges vormgeven en de lay-out aan een offerte of factuur toewijzen.Hoe begin ik met sjablonen voor offertes & facturen?Na dit artikel weet je of je een regelsjabloon of een sjabloon voor financiële documenten nodig hebt, en vind je het juiste detailartikel voor de volgende stap.Betalingsafstemming: bankafschrift importeren & facturen afstemmenUpload een bankafschrift als CAMT.053-bestand, koppel binnenkomende betalingen automatisch aan openstaande facturen en boek ze met één klik als betaald.Toeslag op het documenttotaalEen percentuele toeslag op het totaal van alle regels toevoegen — bij gemengde btw-tarieven automatisch correct verdeeld.
Univents-nieuwsbrief
Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.
De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.