Sjablonen voor financiële documenten maken & gebruiken

Een sjabloon voor financiële documenten is meer dan een verzameling regels: het slaat een complete offerte, factuur, pakbon of creditnota op als vaste basis, inclusief regels, behandelaar, vervaldatum en lay-out. Dit artikel is bedoeld voor cateraars en evenementmanagers die terugkerende documenttypes niet elke keer opnieuw willen instellen.

Een sjabloon voor financiële documenten is geen losse bundel regels en ook geen PDF-ontwerp – dat zijn aparte concepten. Alleen regels zonder koptekstgegevens? Zie Regelsjablonen maken en invoegen. Alleen kleuren en logo? Zie Hoe maak ik lay-outs voor financiële documenten?.

Sjabloon voor financiële documenten aanmaken

1. Open Instellingen in de hoofdnavigatie en kies in de zijbalk Sjablonen.
2. Klik rechtsboven op Nieuw sjabloon en kies in de groep Documenten & financiën de optie Sjabloon voor financiële documenten.
3. Geef in de eerste stap bij „Waarvoor is het sjabloon?” aan voor welk documenttype het geldt: Offerte, Factuur, Pakbon of Creditnota.
4. Geef het sjabloon een Sjabloonnaam en vul optioneel een Categorie en Beschrijving in.
5. Vul de koptekstgegevens in die later automatisch worden overgenomen: Documentnaam, Behandelaar, Geldig voor (dagen) of, bij een factuursjabloon, Betalingstermijn (dagen), Herinneringen versturen, Lay-outsjabloon, Globale korting (%) en Alleen totaalbedrag tonen.
6. Voer onder de regels de gewenste regels en secties in – of klik op Regels uit sjabloon invoegen om een bestaand regelsjabloon over te nemen.
7. Optioneel: schakel onder Automatisering in dat bij acceptatie automatisch een evenementsjabloon wordt toegepast.
8. Klik op Opslaan – het sjabloon verschijnt direct in het sjablonenoverzicht.

Sjabloon toepassen in een document

Een sjabloon voor financiële documenten pas je direct toe in de regeleditor van een financieel document:

1. Open een nieuwe of bestaande offerte, factuur of een ander financieel document van hetzelfde type.
2. Klik onder de regeltabel op Invoegen uit sjabloon.
3. Kies in het dialoogvenster Sjabloon kiezen het gewenste sjabloon voor financiële documenten. Sjablonen voor financiële documenten hebben daar het label Offertesjabloon, Factuursjabloon of Pakbonsjabloon — items zonder dit label zijn regelsjablonen, dus pure regelsets zonder koptekstvelden.
4. De regels worden in het document overgenomen. Tegelijkertijd vult Univents alle nog lege koptekstvelden – documentnaam, behandelaar, vervaldatum, herinneringen, lay-out, globale korting, PDF-instellingen – automatisch met de waarden uit het sjabloon. Velden die in het document al zijn ingevuld, blijven ongewijzigd.

Sjabloon bewerken of verwijderen

1. Open Instellingen > Sjablonen.
2. Klik in de lijst op de gewenste rij met de badge Sjabloon voor financiële documenten – het bewerkvenster opent met alle opgeslagen waarden.
3. Pas aan wat nodig is en klik op Opslaan.
4. Om te verwijderen klik je in het venster op Verwijderen en bevestig je de vraag „Sjabloon echt verwijderen?” opnieuw met Verwijderen. Reeds aangemaakte documenten blijven ongewijzigd.

Verschillen: sjabloontypes vergeleken

Verwar het sjabloon voor financiële documenten niet met het documentsjabloon: bij een sjabloon voor financiële documenten leg je koptekstgegevens en regels vast als basis, die bij het invoegen alleen lege velden in een document vullen. Een documentsjabloon ontstaat daarentegen uit een al afgeronde offerte of factuur via de knop Opslaan als sjabloon en levert bij het aanmaken van een nieuw document via Nieuw document > Sjablonen > Gebruiken een complete 1-op-1-kopie van koptekst en regels. Details over regelsjablonen vind je in Regelsjablonen maken en invoegen, een overzicht van alle sjabloontypes in Werken met sjablonen in Univents.

Veelgestelde vragen

Overschrijft het toepassen van een sjabloon voor financiële documenten gegevens die ik al heb ingevoerd? Nee. Bij het invoegen worden alleen lege koptekstvelden uit het sjabloon gevuld. Heb je bijvoorbeeld al een behandelaar in het document ingevuld, dan blijft die behouden.

Kan ik een sjabloon voor financiële documenten in elk documenttype gebruiken? Nee. Een sjabloon voor financiële documenten is gekoppeld aan één documenttype (offerte, factuur, pakbon of creditnota) en verschijnt in het dialoogvenster Sjabloon kiezen alleen bij documenten van hetzelfde type.

Wat is het verschil met het „documentsjabloon” uit „Opslaan als sjabloon”? Een documentsjabloon ontstaat uit een afgerond financieel document via Opslaan als sjabloon en kloont bij de volgende Nieuw document het complete document 1-op-1. Een sjabloon voor financiële documenten maak je daarentegen bewust aan als basis en pas je toe via Invoegen uit sjabloon – daarbij worden alleen lege velden gevuld en wordt geen 1-op-1-kopie gemaakt.

Waar vind ik mijn opgeslagen sjablonen voor financiële documenten terug? Onder Instellingen > Sjablonen. Met de filterchip Sjabloon voor financiële documenten verberg je alle andere sjabloontypes.

Worden de productbeschrijvingen in het sjabloon overgenomen? Ja. Kies je bij een regel een product, dan neemt Univents de beschrijving over uit de productgegevens – net zoals in de gewone regeleditor. Je kunt die in het sjabloon overschrijven; je eigen tekst heeft altijd voorrang. Regels uit oudere sjablonen die zonder beschrijving zijn opgeslagen, krijgen de productbeschrijving bij het invoegen in het document automatisch alsnog mee.

Hoe krijg ik een regel in een bepaalde sectie? Beweeg de muis tussen twee rijen of direct onder de sectiekop en klik op de +. De nieuwe regel wordt precies daar aangemaakt – dus in de juiste sectie. Via Regel toevoegen helemaal onderaan komt hij in de laatste sectie van het sjabloon terecht; is er nog geen sectie, dan komt hij onder „Zonder sectie”. Dat is belangrijk, omdat regels zonder sectie in de uiteindelijke offerte helemaal aan het einde worden gesorteerd.