Tworzenie i używanie szablonów dokumentów finansowych
Po przeczytaniu tego artykułu zapiszesz kompletną ofertę, fakturę lub dowód dostawy – wraz z terminem płatności, referentem i układem – jako szablon dokumentu finansowego i jednym kliknięciem wstawisz go do nowych dokumentów.
Szablon dokumentu finansowego to coś więcej niż zbiór pozycji: zapisuje kompletną ofertę, fakturę, dowód dostawy lub notę kredytową jako wzorzec – wraz z pozycjami, referentem, terminem płatności i układem. Ten artykuł jest przeznaczony dla firm cateringowych i event managerów, którzy nie chcą za każdym razem od nowa ustawiać powtarzalnych typów dokumentów.
Szablon dokumentu finansowego to nie luźny zestaw pozycji ani projekt PDF – to osobne koncepcje. Same pozycje bez danych nagłówkowych? Zobacz Tworzenie i wstawianie szablonów pozycji. Tylko kolory i logo? Zobacz Jak tworzyć układy dokumentów finansowych?.
Tworzenie szablonu dokumentu finansowego
- Otwórz Ustawienia w nawigacji głównej i wybierz w panelu bocznym Szablony.
- Kliknij w prawym górnym rogu Nowy szablon i w grupie Dokumenty i finanse wybierz Szablon dokumentu finansowego.
- W pierwszym kroku odpowiedz na pytanie „Do czego służy szablon?”, wskazując typ dokumentu, dla którego ma obowiązywać: Oferta, Faktura, Dowód dostawy (WZ) lub Nota kredytowa.
- Nadaj Nazwa szablonu oraz opcjonalnie wybierz Kategoria i uzupełnij Opis.
- Wypełnij dane nagłówkowe, które będą później przejmowane automatycznie: Nazwa dokumentu, Referent, Ważne przez (dni), a w szablonie faktury Termin płatności (dni), Wysyłaj przypomnienia, Szablon układu, Rabat globalny (%) i Pokaż tylko sumę.
- W części z pozycjami dodaj potrzebne pozycje i sekcje – albo kliknij Wstaw pozycje z szablonu, aby przejąć istniejący szablon pozycji.
- Opcjonalnie: w sekcji Automatyzacja włącz automatyczne zastosowanie szablonu wydarzenia po zaakceptowaniu dokumentu.
- Kliknij Zapisz – szablon od razu pojawi się w centrum szablonów.
Stosowanie szablonu w dokumencie
Szablon dokumentu finansowego stosujesz bezpośrednio w edytorze pozycji dokumentu finansowego:
- Otwórz nową lub istniejącą ofertę, fakturę albo inny dokument finansowy tego samego typu.
- Kliknij pod tabelą pozycji Wstaw z szablonu.
- W oknie Wybierz szablon wskaż odpowiedni szablon dokumentu finansowego. Szablony dokumentów finansowych mają tam oznaczenie Szablon oferty, Szablon faktury lub Szablon dowodu dostawy — wpisy bez tego oznaczenia to szablony pozycji, czyli same zestawy pozycji bez pól nagłówka.
- Pozycje zostają wstawione do dokumentu. Jednocześnie Univents automatycznie uzupełnia wszystkie jeszcze puste pola nagłówka – nazwę dokumentu, referenta, termin płatności, przypomnienia, układ, rabat globalny, ustawienia PDF – wartościami z szablonu. Pola już wypełnione w dokumencie pozostają bez zmian.
Edytowanie i usuwanie szablonu
- Otwórz Ustawienia > Szablony.
- Kliknij na liście wiersz z plakietką Szablon dokumentu finansowego – otworzy się okno edycji ze wszystkimi zapisanymi wartościami.
- Zmień, co trzeba, i kliknij Zapisz.
- Aby usunąć szablon, kliknij w oknie Usuń i ponownie potwierdź pytanie „Na pewno usunąć szablon?” przyciskiem Usuń. Dokumenty już utworzone pozostają bez zmian.
Porównanie typów szablonów
| Typ | Zawiera | Skąd |
|---|---|---|
| Szablon pozycji | Tylko pozycje i sekcje | Ustawienia > Szablony lub bezpośrednio z dokumentu |
| Szablon dokumentu finansowego | Pozycje + typ dokumentu, referent, termin płatności, układ | Ustawienia > Szablony > Nowy szablon |
| Szablon dokumentu | Kompletnie wypełniony, istniejący dokument jako wzorzec do klonowania 1:1 | Bezpośrednio w dokumencie finansowym przez Zapisz jako szablon |
| Szablon układu | Tylko wygląd PDF (kolory, logo, sekcje) | Ustawienia > Szablony > Nowy szablon |
Nie myl szablonu dokumentu finansowego z szablonem dokumentu: w szablonie dokumentu finansowego zapisujesz dane nagłówkowe i pozycje jako wzorzec, który przy wstawianiu wypełnia w dokumencie tylko puste pola. Szablon dokumentu powstaje natomiast z gotowej oferty lub faktury za pomocą przycisku Zapisz jako szablon i przy tworzeniu nowego dokumentu przez Nowy dokument > Szablony > Użyj generuje kompletną kopię 1:1 nagłówka i pozycji. Szczegóły o szablonach pozycji znajdziesz w artykule Tworzenie i wstawianie szablonów pozycji, a przegląd wszystkich typów szablonów w artykule Praca z szablonami w Univents.
Najczęstsze pytania
Czy zastosowanie szablonu dokumentu finansowego nadpisuje dane, które już wprowadziłem? Nie. Przy wstawianiu z szablonu uzupełniane są tylko puste pola nagłówka. Jeśli np. wpisano już w dokumencie referenta, pozostaje on bez zmian.
Czy mogę użyć szablonu dokumentu finansowego w każdym typie dokumentu? Nie. Szablon dokumentu finansowego jest przypisany do jednego typu dokumentu (oferta, faktura, dowód dostawy lub nota kredytowa) i w oknie Wybierz szablon pojawia się tylko przy dokumentach tego samego typu.
Czym różni się od „szablonu dokumentu” utworzonego przez „Zapisz jako szablon”? Szablon dokumentu powstaje z gotowego dokumentu finansowego przez Zapisz jako szablon i przy następnym Nowy dokument klonuje cały dokument 1:1. Szablon dokumentu finansowego tworzysz natomiast świadomie jako wzorzec i stosujesz go przez Wstaw z szablonu – wypełnia on tylko puste pola i nie tworzy kopii 1:1.
Gdzie znajdę zapisane szablony dokumentów finansowych? W Ustawienia > Szablony. Filtrem Szablon dokumentu finansowego ukryjesz wszystkie pozostałe typy szablonów.
Czy opisy produktów są przenoszone do szablonu? Tak. Gdy wybierzesz w pozycji produkt, Univents przejmuje opis z danych głównych produktu – dokładnie tak jak w zwykłym edytorze pozycji. Możesz go nadpisać w szablonie; Twój własny tekst zawsze ma pierwszeństwo. Pozycje ze starszych szablonów, które zapisano jeszcze bez opisu, otrzymują opis produktu automatycznie przy wstawianiu do dokumentu.
Jak umieścić pozycję w konkretnej sekcji? Najedź myszą między dwa wiersze lub bezpośrednio pod nagłówek sekcji i kliknij +. Nowa pozycja powstanie dokładnie w tym miejscu – czyli we właściwej sekcji. Przez Dodaj pozycję na samym dole trafi ona do ostatniej sekcji szablonu; jeśli nie ma jeszcze żadnej sekcji, trafi do „Bez sekcji”. To ważne, bo pozycje bez sekcji są w gotowej ofercie sortowane na sam koniec.