Creare e usare i modelli di documento

Un modello di documento è più di una raccolta di righe: salva come impostazione predefinita un preventivo, una fattura, un documento di trasporto (DDT) o una nota di credito completi, con righe, referente, scadenza e layout. Questo articolo è pensato per caterer e event manager che non vogliono impostare da zero ogni volta i tipi di documento ricorrenti.

Un modello di documento non è un semplice insieme di righe né un design PDF: sono concetti distinti. Ti servono solo le righe, senza i dati di intestazione? Vedi Creare e inserire modelli di riga. Ti servono solo colori e logo? Vedi Come creo i layout per i documenti finanziari?.

Creare un modello di documento

1. Apri Impostazioni nella navigazione principale e scegli Modelli nella barra laterale.
2. Clicca in alto a destra su Nuovo modello e, nel gruppo Documenti e finanze, seleziona la voce Modello di documento.
3. Nel primo passaggio, alla domanda «A cosa serve il modello?», indica per quale tipo di documento vale: Preventivo, Fattura, Documento di trasporto (DDT) o Nota di credito.
4. Assegna un Nome del modello e, se vuoi, una Categoria e una Descrizione.
5. Compila i dati di intestazione che verranno acquisiti automaticamente in seguito: Nome del documento, Referente, Valido per (giorni) oppure, per un modello di fattura, Termini di pagamento (giorni), Invia promemoria, Modello di layout, Sconto globale (%) e Mostra solo il totale.
6. Inserisci tra le righe gli articoli e le sezioni desiderati oppure clicca su Inserisci righe dal modello per riprendere un modello di riga esistente.
7. Facoltativo: attiva sotto Automazione l'applicazione automatica di un modello di evento quando il documento viene accettato.
8. Clicca su Salva: il modello compare subito nell'hub dei modelli.

Applicare un modello a un documento

Un modello di documento si applica direttamente nell'editor delle righe di un documento:

1. Apri un preventivo, una fattura o un altro documento dello stesso tipo, nuovo o già esistente.
2. Sotto la tabella delle righe clicca su Inserisci da modello.
3. Nella finestra Scegli un modello seleziona il modello di documento che ti serve. I modelli di documento riportano l'etichetta Modello di preventivo, Modello di fattura o Modello di DDT: le voci senza questa etichetta sono modelli di riga, cioè semplici set di righe senza campi di intestazione.
4. Le righe vengono inserite nel documento. Allo stesso tempo Univents compila automaticamente con i valori del modello tutti i campi di intestazione ancora vuoti: nome del documento, referente, scadenza, promemoria, layout, sconto globale, impostazioni PDF. I campi già compilati nel documento restano invariati.

Modificare o eliminare un modello

1. Apri Impostazioni > Modelli.
2. Clicca nell'elenco sulla riga con il badge Modello di documento che ti interessa: si apre la finestra di modifica con tutti i valori salvati.
3. Cambia ciò che serve e clicca su Salva.
4. Per eliminare, clicca su Elimina nella finestra e conferma la richiesta «Eliminare davvero il modello?» cliccando di nuovo su Elimina. I documenti già creati restano invariati.

Differenze: confronto tra i tipi di modello

Non confondere il modello di documento con il modello clone: con un modello di documento definisci dati di intestazione e righe come impostazione predefinita, che all'inserimento riempie solo i campi vuoti di un documento. Un modello clone, invece, nasce da un preventivo o da una fattura già pronti tramite il pulsante Salva come modello e, quando crei un nuovo documento con Nuovo documento > Modelli > Usa, genera una copia 1:1 completa di intestazione e righe. Trovi i dettagli sui modelli di riga in Creare e inserire modelli di riga e una panoramica di tutti i tipi di modello in Lavorare con i modelli in Univents.

Domande frequenti

Applicare un modello di documento sovrascrive i dati già inseriti? No. All'inserimento vengono compilati solo i campi di intestazione ancora vuoti. Se hai già indicato, per esempio, un referente nel documento, rimane quello.

Posso usare un modello di documento in qualsiasi tipo di documento? No. Un modello di documento è legato a un tipo di documento (preventivo, fattura, documento di trasporto (DDT) o nota di credito) e compare nella finestra Scegli un modello solo per i documenti dello stesso tipo.

Qual è la differenza rispetto al «modello clone» creato con «Salva come modello»? Un modello clone nasce da un documento già pronto tramite Salva come modello e, al successivo Nuovo documento, clona l'intero documento 1:1. Un modello di documento, invece, lo crei di proposito come impostazione predefinita e lo applichi con Inserisci da modello: vengono compilati solo i campi vuoti e non si genera nessuna copia 1:1.

Dove ritrovo i miei modelli di documento salvati? In Impostazioni > Modelli. Con il filtro Modello di documento nascondi tutti gli altri tipi di modello.

Le descrizioni dei prodotti vengono riportate nel modello? Sì. Quando scegli un prodotto in una riga, Univents prende la descrizione dall'anagrafica del prodotto, esattamente come nel normale editor delle righe. Puoi sovrascriverla nel modello: il tuo testo ha sempre la precedenza. Per le righe dei modelli più vecchi, salvate senza descrizione, la descrizione del prodotto viene aggiunta automaticamente quando le inserisci nel documento.

Come inserisco una riga in una sezione specifica? Passa con il mouse tra due righe o direttamente sotto il titolo della sezione e clicca su +. La nuova riga viene creata proprio lì, quindi nella sezione giusta. Con Aggiungi riga in fondo, invece, finisce nell'ultima sezione del modello; se non esiste ancora nessuna sezione, finisce sotto «Senza sezione». È importante, perché le righe senza sezione nel preventivo finale vengono ordinate in fondo.