Finanzdokumentvorlagen erstellen & nutzen

Eine Finanzdokumentvorlage ist mehr als eine Sammlung von Posten: Sie speichert ein komplettes Angebot, eine Rechnung, einen Lieferschein oder eine Gutschrift als Vorgabe – inklusive Positionen, Sachbearbeiter, Fälligkeit und Layout. Dieser Artikel richtet sich an Caterer und Eventmanager, die wiederkehrende Dokumenttypen nicht jedes Mal neu einstellen wollen.

Eine Finanzdokumentvorlage ist kein loses Posten-Bündel und kein PDF-Design – das sind eigene Konzepte. Nur Posten ohne Kopfdaten? Siehe Positionsvorlagen erstellen & einfügen. Nur Farben und Logo? Siehe Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente?.

Finanzdokumentvorlage anlegen

1. Öffne Einstellungen in der Hauptnavigation und wähle in der Seitenleiste Vorlagen.
2. Klicke oben rechts auf Neue Vorlage und wähle in der Gruppe Dokumente & Finanzen den Eintrag Finanzdokumentvorlage.
3. Beantworte im ersten Schritt „Wofür ist die Vorlage?", für welchen Dokumenttyp sie gilt: Angebot, Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift.
4. Vergib einen Vorlagenname und optional eine Kategorie und Beschreibung.
5. Fülle die Kopfdaten aus, die später automatisch übernommen werden: Dokumentenname, Sachbearbeiter, Gültig für (Tage), Erinnerungen senden, Layout-Vorlage, Globalrabatt (%) und Nur Gesamtsumme anzeigen.
6. Trage unter den Positionen die gewünschten Posten und Abschnitte ein – oder klicke auf Positionen aus Vorlage einfügen, um eine bestehende Positionsvorlage zu übernehmen.
7. Optional: Aktiviere unter Automatisierung, dass bei Annahme automatisch eine Event-Vorlage angewendet wird.
8. Klicke auf Speichern – die Vorlage erscheint sofort im Vorlagen-Hub.

Vorlage in einem Dokument anwenden

Eine Finanzdokumentvorlage wendest du direkt im Positions-Editor eines Finanzdokuments an:

1. Öffne ein neues oder bestehendes Angebot, eine Rechnung oder ein anderes Finanzdokument desselben Typs.
2. Klicke unterhalb der Positionen-Tabelle auf Aus Vorlage einfügen.
3. Wähle im Dialog Vorlage auswählen die gewünschte Finanzdokumentvorlage. Finanzdokumentvorlagen tragen dort das Kennzeichen Angebotsvorlage bzw. Rechnungsvorlage oder Lieferscheinvorlage — Einträge ohne dieses Kennzeichen sind Positionsvorlagen, also reine Positions-Sets ohne Kopf-Felder.
4. Die Positionen werden ins Dokument übernommen. Gleichzeitig füllt Univents alle noch leeren Kopf-Felder – Dokumentenname, Sachbearbeiter, Fälligkeit, Erinnerungen, Layout, Globalrabatt, PDF-Einstellungen – automatisch mit den Werten der Vorlage. Bereits ausgefüllte Felder im Dokument bleiben unverändert.

Vorlage bearbeiten oder löschen

1. Öffne Einstellungen > Vorlagen.
2. Klicke in der Liste auf die gewünschte Zeile mit dem Badge Finanzdokumentvorlage – der Bearbeiten-Dialog öffnet sich mit allen gespeicherten Werten.
3. Ändere, was nötig ist, und klicke auf Speichern.
4. Zum Löschen klicke im Dialog auf Löschen und bestätige die Rückfrage „Vorlage wirklich löschen?" erneut mit Löschen. Bereits erstellte Dokumente bleiben unverändert.

Abgrenzung: Vorlagentypen im Vergleich

Verwechsle die Finanzdokumentvorlage nicht mit der Dokument-Vorlage: Bei einer Finanzdokumentvorlage legst du Kopfdaten und Positionen als Vorgabe an, die beim Einfügen nur leere Felder in einem Dokument füllt. Eine Dokument-Vorlage entsteht dagegen aus einem bereits fertigen Angebot oder einer Rechnung über den Button Als Vorlage speichern und erzeugt beim Erstellen eines neuen Dokuments über Neues Dokument > Vorlagen > Verwenden eine komplette 1:1-Kopie von Kopf und Positionen. Details zu Positionsvorlagen findest du in Positionsvorlagen erstellen & einfügen, einen Überblick über alle Vorlagentypen in Arbeiten mit Vorlagen in Univents.

Häufige Fragen

Überschreibt das Anwenden einer Finanzdokumentvorlage bereits eingegebene Daten? Nein. Beim Einfügen werden nur leere Kopf-Felder aus der Vorlage befüllt. Hast du z. B. schon einen Sachbearbeiter im Dokument eingetragen, bleibt dieser erhalten.

Kann ich eine Finanzdokumentvorlage in jedem Dokumenttyp verwenden? Nein. Eine Finanzdokumentvorlage ist an einen Dokumenttyp gebunden (Angebot, Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift) und erscheint im Dialog Vorlage auswählen nur bei Dokumenten desselben Typs.

Was ist der Unterschied zur „Dokument-Vorlage" aus „Als Vorlage speichern"? Eine Dokument-Vorlage entsteht aus einem fertigen Finanzdokument über Als Vorlage speichern und klont beim nächsten Neues Dokument das komplette Dokument 1:1. Eine Finanzdokumentvorlage legst du dagegen bewusst als Vorgabe an und wendest sie über Aus Vorlage einfügen an – dabei werden nur leere Felder gefüllt, keine 1:1-Kopie erzeugt.

Wo finde ich meine gespeicherten Finanzdokumentvorlagen wieder? Unter Einstellungen > Vorlagen. Über den Filter-Chip Finanzdokumentvorlage blendest du alle anderen Vorlagentypen aus.

Werden die Produktbeschreibungen in die Vorlage übernommen? Ja. Wählst du in einer Position ein Produkt aus, übernimmt Univents die Beschreibung aus den Produktstammdaten – genau wie im normalen Positions-Editor. Du kannst sie in der Vorlage überschreiben; dein eigener Text hat immer Vorrang. Positionen aus älteren Vorlagen, die noch ohne Beschreibung gespeichert wurden, bekommen die Produktbeschreibung beim Einfügen ins Dokument automatisch nachgereicht.

Wie bekomme ich eine Position in einen bestimmten Abschnitt? Fahre mit der Maus zwischen zwei Zeilen oder direkt unter die Abschnitts-Überschrift und klicke auf das +. Die neue Position entsteht genau dort – also im richtigen Abschnitt. Über Position hinzufügen ganz unten landet sie im letzten Abschnitt der Vorlage; gibt es noch keinen Abschnitt, landet sie unter „Ohne Abschnitt". Das ist wichtig, weil Positionen ohne Abschnitt im fertigen Angebot ganz ans Ende sortiert werden.