Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente?

In Univents bestimmt ein Layout, wie deine Finanzdokumente als PDF aussehen: der Briefkopf aus deiner Word-Vorlage, die Farben und Ränder der Positionstabelle und welche Zeilen angezeigt werden. Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, wie du eine eigene Word-Vorlage baust (mit fertigen Vorlagen zum Herunterladen), welche Platzhalter dir zur Verfügung stehen und wie du das Layout anschließend einem Angebot oder einer Rechnung zuweist.

Was ist ein Layout?

Ein Layout ist die visuelle Gestaltung eines PDF-Dokuments: die zugrunde liegende Word-Vorlage mit deinem Briefkopf und deinen Texten, dazu die Farben und Rahmen der Positionstabelle. Es steuert das Aussehen, nicht den Inhalt. Verwechsle es nicht mit diesen beiden anderen Vorlagen-Arten:

• Positionsvorlage — ein gespeichertes Bündel einzelner Posten, das du in jedes Finanzdokument einfügst. Siehe Finanzpositionsvorlagen erstellen & nutzen.
• Finanzdokumentvorlage — ein komplettes Dokument als wiederverwendbare Vorlage. Siehe Finanzdokumentvorlagen erstellen & nutzen.

Nicht bei null anfangen wollen? Statt eine Word-Vorlage von Grund auf zu bauen, kannst du auch mit einer fertigen Vorlage aus der Vorlagen-Library starten und sie direkt im Browser anpassen — ganz ohne Word. Details dazu in Vorlagen-Library und Layout-Editor nutzen.

Schritt 1: Word-Vorlage erstellen

Die Grundlage jedes Layouts ist eine ganz normale Word-Datei (.docx). Du gestaltest darin Briefkopf, Anschreiben, Fußzeile — und setzt an den Stellen, an denen Univents später echte Daten einfügen soll, Platzhalter in geschweiften Klammern, zum Beispiel {Customer_Name} oder {doc_number}. Beim Erzeugen des PDFs ersetzt Univents jeden Platzhalter durch den passenden Wert aus deinem Dokument, Event und Kontakt.

Vorlagen zum Herunterladen

Am schnellsten startest du mit unseren Standard-Vorlagen — das sind exakt die Dateien hinter den mitgelieferten „Univents Default“-Layouts. Lade sie herunter, tausche Logo und Texte gegen deine eigenen und lade sie als neues Layout wieder hoch:

Tipps für den Word-Aufbau

• Kopf- und Fußzeile nutzen: Baue dein Logo in die Kopfzeile ein, damit es auf jeder Seite wiederholt wird. In Word kannst du außerdem eine abweichende Kopfzeile für die erste Seite einstellen. Platzhalter funktionieren auch in Kopf- und Fußzeile.
• Unsichtbare Tabellen für den Briefkopf: Ein mehrspaltiger Briefkopf (links Empfänger, rechts deine Firmendaten) gelingt am einfachsten mit einer Word-Tabelle, deren Rahmen du ausblendest. Im fertigen PDF ist von der Tabelle nichts zu sehen.
• Formatierung bleibt erhalten: Formatierst du einen Platzhalter fett, farbig oder in einer bestimmten Schriftgröße, gilt das auch für den eingesetzten Text.
• Keine Word-Textfelder verwenden: In Textfeldern und Formen kann Univents Platzhalter nicht ersetzen — sie blieben wörtlich stehen. Setze Platzhalter nur in normalen Text, Tabellen oder die Kopf-/Fußzeile.
• Bilder fest positionieren: Damit Bilder beim Ersetzen der Platzhalter nicht verrutschen, gib ihnen in Word eine feste Position auf der Seite (Layoutoptionen → „Position auf der Seite fixieren“).
• Tabellen-Platzhalter in einen eigenen Absatz: {inserted_table}, {optionals_table}, {insert_table_...} und {Event_Schedule} ersetzen beim Rendern ihren kompletten Absatz. Steht weiterer Text im selben Absatz, wird er mit entfernt — setze diese Platzhalter deshalb immer allein in eine eigene Zeile.

Schritt 2: Platzhalter einfügen

Die Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Erkennung keine Rolle. Ein Platzhalter, den Univents nicht kennt (z. B. wegen eines Tippfehlers), bleibt wörtlich im PDF stehen — so erkennst du Fehler sofort im Ergebnis. Ist ein Wert im Dokument nicht gepflegt (etwa eine fehlende USt-IdNr.), wird der Platzhalter durch einen leeren Text ersetzt.

Dokument

Kunde

Hinweis für Umsteiger: Die Bedeutung der Address_Line-Platzhalter hat sich gegenüber der alten Univents-Version geändert — der Adresszusatz ist von Zeile 1 in Zeile 4 gewandert, Straße/Ort/Land sind je eine Zeile nach oben gerückt. Prüfe alte Vorlagen beim Übernehmen.

Veranstaltung

Dein Unternehmen (Absender)

Summen und Beträge

Alle Beträge werden über die fixen Positionen des Dokuments berechnet — als „optional“ markierte Positionen fließen nicht in die Summen ein.

Summen je Kategorie

Die fünf Summen gibt es auch pro Produktkategorie. Ersetze dafür den Anfang des Platzhalters durch den internen Namen der Kategorie aus deinem Inventar:

Verwende nur Kategorie-Platzhalter, deren Kategorie im Dokument auch vorkommt — sonst bleibt der Platzhalter wörtlich stehen.

Positionstabellen

Diese Platzhalter sind Anker: An ihrer Stelle fügt Univents eine komplette Tabelle ein. Sie müssen deshalb allein in einem eigenen Absatz stehen.

Du kannst Haupt- und Kategorietabellen kombinieren: {inserted_table} als Gesamtübersicht plus einzelne {insert_table_...} für den Detailteil. Die Reihenfolge steuerst du über die Platzierung in deiner Vorlage.

Freitexte

Freitexte dürfen selbst wieder Platzhalter enthalten — Univents ersetzt sie mit. So löst du z. B. eine eigene Anrede: Als Standard-Text für {custom_text_0} hinterlegst du „Guten Tag {Customer_First_Name} {Customer_Last_Name},“ und passt ihn nur bei Bedarf pro Dokument an. Für die förmliche Anrede brauchst du das nicht — dafür gibt es {Customer_Greeting}.

Logo

Für das Logo gibt es keinen Platzhalter. Bei den mitgelieferten Univents-Standard-Layouts wird dein unter Einstellungen > Branding hinterlegtes Logo automatisch oben rechts in die Kopfzeile eingefügt. Bei einer eigenen Word-Vorlage baust du das Logo direkt als Bild in die Vorlage ein — so hast du volle Kontrolle über Größe und Position. Details zum Branding findest du unter Branding einrichten.

Vorlage von der KI bauen lassen

Du musst die Vorlage nicht von Hand in Word zusammenklicken — dafür gibt es drei Wege.

Direkt in Univents: Layout aus PDF erstellen

Der einfachste Weg ist eingebaut: Klicke auf der Seite PDF Layouts auf Mit KI aus PDF erstellen und lade ein bestehendes Angebots-PDF hoch — zum Beispiel ein Angebot aus deinem bisherigen System. Die KI baut daraus ein neues Layout mit Struktur, Farben und Freitexten nach und legt es als zusätzliche Layout-Karte an; deine bestehenden Layouts bleiben unverändert. Die Generierung läuft im Hintergrund, am Ende prüft die KI selbst die Qualität des Ergebnisses — du kannst das Layout dann übernehmen, manuell nachbessern oder verwerfen und es erneut versuchen.

Mit Claude: Vorlage von Grund auf

Für volle Kontrolle über jedes Detail erstellst du die Word-Datei mit einem KI-Assistenten wie Claude oder Claude Code: Hänge dein Logo und deinen Briefbogen als Muster an und nutze diesen Prompt (kopiere bei Bedarf weitere Platzhalter aus den Tabellen oben hinein):

Erstelle mir eine Word-Vorlage (.docx) für meine Angebote und Rechnungen in Univents.
Univents ersetzt darin Platzhalter in geschweiften Klammern durch echte Daten.

Erzeuge die Datei per Skript (z. B. mit python-docx), nicht als Fließtext —
jeder Platzhalter muss als zusammenhängender Text erhalten bleiben.

Aufbau:
1. Kopfzeile: mein Logo (Bilddatei hängt an), rechtsbündig meine Firmendaten:
   {workspace_company_name}, {workspace_address_1}, {workspace_address_2},
   {workspace_mail_address}, {workspace_website}
2. Empfängerblock, jede Angabe in einer eigenen Zeile in dieser
   Reihenfolge: {Customer_Company}, {Customer_salutation}
   {Customer_First_Name} {Customer_Last_Name}, {Address_Line_4},
   {Address_Line_1}, {Address_Line_2}, {Address_Line_3}
   (beide Namenszeilen gehören hinein: bei einer Firma füllt sich die
   erste, bei einer Privatperson die zweite — die jeweils andere bleibt
   leer)
   ({Customer_salutation} ist die Anrede aus dem Kontakt und gehört in
   dieselbe Zeile wie der Name, damit bei Privatkunden „Herrn Max
   Mustermann“ dasteht; bei einer Firma ist sie leer und verschwindet)
   ({Address_Line_4} ist der Adresszusatz bzw. die „z. Hd.“-Zeile und
   gehört wie im Geschäftsbrief über die Straße; er bleibt leer, wenn
   beim Kontakt nichts hinterlegt ist)
3. Betreffzeile: {doctype} {doc_number} — {Document_Title}, rechts davon
   Datum {Date} und Kundennummer {CU_number}
4. Anrede als Freitext: {custom_text_0}
5. Danach in einem EIGENEN Absatz ohne weiteren Text: {inserted_table}
6. Summenblock rechtsbündig: Zwischensumme {subtotal_net}, Rabatt
   {total_discount}, Netto {total_net_discount_deducted}, USt.
   {VAT_total_amount}, Gesamt {total_gross}
7. Schlusstext als Freitext: {custom_text_1}
8. Fußzeile dreispaltig: Anschrift ({workspace_company_name},
   {workspace_address_1}, {workspace_address_2}), Kontakt
   ({workspace_landline}, {workspace_mail_address}), Bank
   ({workspace_bank_name}, {workspace_IBAN}, {workspace_BIC},
   USt-IdNr. {workspace_VAT_ID})

Regeln:
- Platzhalter exakt so schreiben wie angegeben, inklusive Klammern und
  Unterstrichen.
- {inserted_table} und {Event_Schedule} ersetzen beim Rendern ihren ganzen
  Absatz — sie müssen allein in einer eigenen Zeile stehen.
- Keine Word-Textfelder oder Formen verwenden, dort werden Platzhalter
  nicht ersetzt.
- Die Formatierung eines Platzhalters (fett, Farbe, Größe) gilt später
  für den eingesetzten Text.
- Orientiere dich an Farben und Aufbau meines angehängten Musters.

Gib mir am Ende die fertige .docx-Datei zum Download.

Mit Claude: bestehendes PDF als Word-Vorlage nachbauen

Du hast schon ein fertig gestaltetes Angebot als PDF — etwa aus deinem alten System oder von deiner Agentur? Dann lass Claude daraus direkt die Word-Vorlage bauen. Hänge das PDF an und nutze diesen Prompt:

Ich hänge dir ein bestehendes Angebot als PDF an. Baue mir daraus eine
Word-Vorlage (.docx) für Univents nach — gleiche Schriften, Farben,
Logo-Position und Seitenaufbau, so nah am Original wie möglich.

Univents ersetzt in der Vorlage Platzhalter in geschweiften Klammern
durch echte Daten. Ersetze deshalb alle konkreten Werte aus dem PDF
durch die passenden Platzhalter:

- Empfängername und -adresse → {Customer_Company},
  {Customer_salutation} {Customer_First_Name} {Customer_Last_Name},
  {Address_Line_4}, {Address_Line_1}, {Address_Line_2},
  {Address_Line_3}
  (in genau dieser Reihenfolge; {Customer_salutation} ist die Anrede
  aus dem Kontakt und steht in derselben Zeile wie der Name;
  {Address_Line_4} ist der Adresszusatz bzw. die „z. Hd.“-Zeile und
  steht über der Straße)
- Dokumentnummer → {doc_number}, Datum → {Date},
  Titel → {Document_Title}, Kundennummer → {CU_number}
- Meine Absenderdaten → {workspace_company_name}, {workspace_address_1},
  {workspace_address_2}, {workspace_landline}, {workspace_mail_address},
  {workspace_VAT_ID}, {workspace_tax_number}, {workspace_bank_name},
  {workspace_IBAN},
  {workspace_BIC}
- Eventdaten → {event_name}, {event_date}, {event_location}
- Anrede → {Customer_Greeting}, freie Texte → {custom_text_0} und
  {custom_text_1}
- Entferne die komplette Positionstabelle inklusive Kopfzeile und setze
  stattdessen {inserted_table} in einen EIGENEN Absatz ohne weiteren
  Text — Univents fügt dort die echte Tabelle ein
- Summenblock → {subtotal_net}, {total_discount},
  {total_net_discount_deducted}, {VAT_total_amount}, {total_gross}

Regeln:
- Erzeuge die Datei per Skript (z. B. python-docx) — jeder Platzhalter
  muss als zusammenhängender Text erhalten bleiben.
- Keine Word-Textfelder oder Formen verwenden, dort werden Platzhalter
  nicht ersetzt.
- Das Logo aus dem PDF als Bild in die Kopfzeile übernehmen.

Gib mir am Ende die fertige .docx-Datei zum Download.

Noch einfacher: Lade eine unserer Vorlagen von oben herunter, hänge sie zusammen mit deinem Briefbogen an und schreibe: „Passe diese Univents-Vorlage an mein Design an — alle Platzhalter in geschweiften Klammern müssen unverändert erhalten bleiben."

Schritt 3: Layout in Univents anlegen

1. Öffne Einstellungen > Vorlagen und wähle den Typ Layout-Vorlage — oder gehe direkt zur Seite PDF Layouts.
2. Klicke oben rechts auf Neues Layout.
3. Vergib einen Namen (z. B. „Messe-Angebot“).
4. Wähle den Typ — also für welche Dokumentart das Layout gilt: Angebot, Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift.
5. Wähle die Sprache des Belegs — Deutsch oder Englisch. Sie bestimmt die Spaltenüberschriften der Positionstabelle („Position, Einheit, Preis, Rabatt, MwSt., Gesamt" bzw. „Item, Unit, Price, Discount, VAT, Total"), Zwischentexte wie „Enthält:" und das Zahlen- und Währungsformat im PDF. Ist deine Word-Vorlage englisch, stell die Sprache auf Englisch — sonst steht englischer Text neben deutschen Spaltenköpfen.
6. Lade deine Word-Vorlage (.docx) hoch.
7. Klicke auf Speichern.

Die Sprache lässt sich jederzeit im gespeicherten Layout ändern; das nächste erzeugte PDF übernimmt sie sofort. Nur bei einem Layout, das Standard seiner Dokumentart ist, ist der Wechsel blockiert, solange die andere Sprache dort schon einen Standard hat — nimm dem Layout dann zuerst den Standard-Status.

Um Freitexte (Bezeichnung und Standard-Text je {custom_text_...}-Platzhalter) zu pflegen, öffne das gespeicherte Layout erneut zum Bearbeiten.

Öffnest du ein gespeichertes Layout erneut, siehst du im Abschnitt Word-Vorlage, ob eine eigene Vorlage hinterlegt ist. Über Herunterladen daneben lädst du die gespeicherte Datei herunter und prüfst, ob es die richtige ist. In der Layout-Liste kennzeichnet das Merkmal Word-Vorlage alle Layouts mit eigener Vorlage; Layouts ohne eigene Vorlage nutzen die Univents-Standardvorlage.

Jede Zeile in der Liste zeigt Name, Typ und Sprache. Über die Buttons pro Zeile kannst du ein Layout Bearbeiten, per Sprachvariante anlegen in die andere Sprache (Deutsch/Englisch) kopieren oder Löschen. Beim Kopieren wird die Word-Vorlage nicht übernommen — lade sie für die neue Sprache erneut hoch.

Farben und Ränder festlegen

Die Positionstabellen gestaltest du nicht in Word, sondern im Layout selbst. Klicke bei einem Layout auf Farben und Ränder bearbeiten. Ganz oben siehst du eine Vorschau: eine Beispiel-Positionstabelle, die sich sofort mitverändert, während du Farben und Ränder einstellst. So siehst du direkt, welche Farbe auf welche Zeile wirkt. Die Inhalte der Vorschau sind Platzhalter und landen nie in einem echten Dokument.

Im Abschnitt Farben stellst du acht Farben ein — jeweils Hintergrund und Textfarbe für vier Tabellenbereiche:

Jede Farbe wählst du über das Farbfeld oder gibst einen Hex-Wert (z. B. #1a1a1a) ein.

Farben von einem anderen Layout übernehmen

Damit alle deine Layouts gleich aussehen, musst du die acht Farben nicht in jedem Layout neu eintippen. Über dem Abschnitt Farben wählst du bei Farben von einem anderen Layout übernehmen ein bestehendes Layout aus und klickst auf Übernehmen. Farben, Anzeige-Schalter und Ränder werden dann aus diesem Layout in das geöffnete Formular gesetzt.

Wichtig dabei:

• Übernommen werden nur Farben, Anzeige und Ränder. Name, Typ, Word-Vorlage und Freitexte des geöffneten Layouts bleiben unverändert.
• Gespeichert wird erst mit Speichern. Gefällt dir das Ergebnis nicht, schließe den Dialog mit Abbrechen — dann bleibt alles wie vorher.
• Zur Auswahl stehen alle Layouts, die nicht ausgeblendet sind. Hat dein Workspace nur ein Layout, erscheint die Auswahl nicht.

Im Abschnitt Ränder legst du für Äußerer Rahmen, Kopfzeilenrahmen, Kategorie Rahmen, Zeilenrahmenfarbe und Vertikaler Rahmen jeweils Farbe, Breite (px) und Strichstil fest. Als Strichstil stehen Durchgezogen, Gestrichelt, Gepunktet, Doppelt und Rille zur Wahl. Möchtest du eine Linie unsichtbar machen, setze ihre Breite auf 0. Zum Schluss Speichern.

Alle Einstellungen gelten für das Layout insgesamt — also für jedes Dokument, das dieses Layout verwendet.

Kategorien im PDF anzeigen

Im Abschnitt Anzeige (ebenfalls unter „Farben und Ränder bearbeiten“) entscheidest du mit zwei Schaltern, wie stark dein PDF nach Kategorien gegliedert wirkt:

• Zeige den Kategorienamen als Zeile in der Haupttabelle an.
• Zeige den Kategorienamen als Zeile in den Kategorietabellen an.

Der erste Schalter wirkt sich direkt auf die Vorschau oben aus: Schaltest du ihn aus, verschwindet die Kategoriezeile auch dort.

Layout einem Dokument zuweisen

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Angebots (oder einer Rechnung usw.) findest du oben den Bereich Layout mit einer Kartenreihe aller passenden Layouts.

1. Blättere durch die Karten — ein Angebot zeigt nur Angebots-Layouts (und typunabhängige).
2. Klicke bei der gewünschten Karte auf Auswählen. Das aktive Layout ist mit Ausgewählt markiert.
3. Soll dieses Layout künftig automatisch für alle Dokumente dieser Art gelten, klicke auf Als Standard setzen.

Neue Dokumente eines Typs starten dann automatisch mit dem hinterlegten Standard-Layout.

Häufige Fragen

Warum steht ein Platzhalter wörtlich im fertigen PDF? Der Platzhalter wurde nicht erkannt — meist ein Tippfehler im Namen oder ein Platzhalter in einem Word-Textfeld (dort funktioniert die Ersetzung nicht). Vergleiche die Schreibweise mit den Tabellen oben; die Groß-/Kleinschreibung ist dabei egal.

Warum fehlt plötzlich Text aus meiner Vorlage? Tabellen-Platzhalter und {Event_Schedule} ersetzen ihren kompletten Absatz. Stand eigener Text im selben Absatz, wurde er mit entfernt. Setze diese Platzhalter allein in eine eigene Zeile.

Muss ich die Farben ausfüllen, wenn ich eine eigene Word-Vorlage nutze? Ja — sie werden weiterhin verwendet. Die Word-Vorlage bestimmt Briefkopf, Texte und Fußzeile; die Farben und Ränder aus dem Layout gestalten die Positionstabelle, die Univents in die Vorlage einsetzt. Lässt du sie auf den Standardwerten, erscheint die Tabelle in eben diesen Standardfarben.

Wird mein Logo automatisch eingefügt? Nur bei den Univents-Standard-Layouts. In einer eigenen Word-Vorlage baust du das Logo selbst als Bild ein.

Wie bekomme ich ein Deckblatt (Titelseite) vor mein Angebot? Das Deckblatt ist Teil deiner Word-Vorlage — einen eigenen Deckblatt-Upload oder Schalter gibt es in Univents nicht. Gestalte die Titelseite als erste Seite deiner .docx-Datei und setze danach einen Seitenumbruch (in Word: Einfügen > Seitenumbruch). Alles, was danach folgt — Empfängerblock, {inserted_table}, Summenblock — bleibt unverändert. Platzhalter funktionieren auch auf dem Deckblatt, z. B. {Document_Title}, {event_name} oder {Customer_Name}; für Text, den du pro Angebot anpassen willst, nimmst du einen Freitext wie {custom_text_0}. Bilder baust du direkt als Bild in die erste Seite ein. Soll die Kopf- oder Fußzeile auf dem Deckblatt anders aussehen als auf den Folgeseiten, aktiviere in Word unter Layout > Seite einrichten > Layout die Option Erste Seite anders.

Warum sehe ich in meinem Angebot keine Rechnungs-Layouts? Layouts sind an eine Dokumentart gebunden. In einem Angebot erscheinen nur Angebots-Layouts sowie Layouts ohne festen Typ. Lege bei Bedarf ein eigenes Layout für den jeweiligen Typ an.

Was passiert mit Dokumenten, wenn ich ein Layout lösche? Bestehende Dokumente, die das Layout genutzt haben, fallen automatisch auf das Standard-Layout zurück. Es gehen keine Inhalte verloren.

Kann ich dasselbe Layout auf Deutsch und Englisch anbieten? Ja. Klicke beim Layout auf Sprachvariante anlegen, um eine Kopie in der anderen Sprache zu erstellen. Die Word-Vorlage lädst du für die neue Sprache erneut hoch. Willst du kein zweites Layout, sondern nur die Sprache eines bestehenden umstellen, öffne es mit Bearbeiten und ändere dort Sprache des Belegs.

Mein PDF ist englisch, aber die Spaltenüberschriften bleiben deutsch — warum? Die Überschriften richten sich nach der Sprache des Belegs im Layout, nicht nach dem englischen Text in deiner Word-Vorlage. Öffne das Layout mit Bearbeiten, stell die Sprache auf Englisch und erzeuge das PDF neu.

Wo stelle ich Nummernkreise oder Preiskonditionen ein? Das sind keine Layout-Einstellungen. Sie liegen separat — siehe Dokumentnummern und Preiskonditionen.