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Dokumentnummern & Preiskonditionen einstellen

Unter Einstellungen > Finanzdokumente legst du Präfixe für deine Angebots-, Rechnungs-, Lieferschein- und Gutschriftnummern fest und bestimmst, wie das Preiskonditions-Popup beim Hinzufügen von Positionen für dein ganzes Team vorbelegt ist.

Unter Einstellungen > Finanzdokumente stellst du zwei grundlegende Dinge für dein gesamtes Team ein: nach welchem Muster Univents deine Angebots-, Rechnungs-, Lieferschein- und Gutschriftnummern vergibt, und wie sich das Popup für Preiskonditionen beim Hinzufügen von Positionen verhält. Dieser Artikel richtet sich an alle, die Finanzdokumente in Univents erstellen und ihre Nummernkreise oder Preiskonditions-Defaults einmal sauber konfigurieren wollen.

Nummernkreise für Dokumenttypen festlegen

Univents vergibt Dokumentnummern nach dem Muster <Präfix><Jahr>-0001. Im Abschnitt Nummernkreise legst du für jeden Dokumenttyp ein eigenes Präfix fest.

  1. Öffne Einstellungen > Finanzdokumente.
  2. Im Abschnitt Nummernkreise siehst du vier Felder, eins pro Dokumenttyp.
  3. Trage in die gewünschten Felder dein Präfix ein — maximal 12 Zeichen. Lässt du ein Feld leer, gilt der Standard.
  4. Unterhalb der Felder zeigt eine Vorschau die nächste Nummer pro Dokumenttyp, z. B. ANG2026-0001.
  5. Klicke auf Nummernkreise speichern.
DokumenttypFeldStandard-PräfixBeispiel
AngebotAngebotANGANG2026-0001
RechnungRechnungRERE2026-0001
LieferscheinLieferscheinLSLS2026-0001
GutschriftGutschriftGSGS2026-0001

Ändere ein Präfix am besten nur zu Beginn oder beim Jahreswechsel — sonst entstehen im laufenden Betrieb Brüche in deiner Nummernfolge, die bei einer Prüfung auffallen können.

Preiskonditions-Popup: Standard fürs ganze Team

Wenn du Positionen zu einem Angebot hinzufügst, kann Univents per Popup fragen, ob Preiskonditions-Aufschläge angewendet werden sollen. Im Abschnitt Preiskonditions-Standard legst du fest, wie dieses Popup vorbelegt ist — die Einstellung gilt einheitlich für das gesamte Team, nicht pro Mitglied.

SchalterWirkung
Preiskondition anwenden (Standard)Beim Hinzufügen einer Position ist „Preiskondition anwenden" im Popup standardmäßig aktiviert.
Preiskondition in Beschreibung (Standard)Nur sichtbar, wenn der erste Schalter aktiv ist. Zeigt die einzelnen Aufschläge als separate Positionen im Angebot statt sie nur im Preis einzurechnen.
Popup automatisch überspringenDas Popup erscheint gar nicht mehr — die eingestellten Standards werden beim Hinzufügen direkt angewandt, ohne Rückfrage.

Alle drei Schalter speichern sofort beim Umschalten — einen separaten Speichern-Button gibt es hier nicht.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich den Nummernkreis ändere, obwohl schon Dokumente existieren? Bestehende Dokumente behalten ihre alten Nummern. Neue Dokumente erhalten ab dem Speichern Nummern mit dem neuen Präfix, beginnend bei 0001 für das aktuelle Jahr.

Muss ich nach jeder Änderung an den Nummernkreisen erneut speichern? Ja. Der Abschnitt Nummernkreise hat einen eigenen Nummernkreise speichern-Button, ohne den deine Präfix-Änderungen nicht übernommen werden. Die Preiskonditions-Schalter dagegen speichern automatisch beim Umschalten.

Kann ich unterschiedliche Einstellungen für verschiedene Dokumenttypen vornehmen? Beim Nummernpräfix ja — jeder der vier Dokumenttypen (Angebot, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift) hat sein eigenes Feld. Beim Preiskonditions-Standard gelten die drei Schalter einheitlich für alle Angebote im Workspace.

Wirkt sich der Preiskonditions-Standard auch auf bereits erstellte Angebote aus? Nein. Der Standard bestimmt nur die Vorbelegung des Popups beim Hinzufügen neuer Positionen ab dem Zeitpunkt der Änderung. Bereits vorhandene Positionen in bestehenden Angeboten werden nicht rückwirkend angepasst.

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