Dokumentnummern & Preiskonditionen einstellen
Unter Einstellungen > Finanzdokumente legst du Präfixe für deine Angebots-, Rechnungs-, Lieferschein- und Gutschriftnummern fest und bestimmst, wie das Preiskonditions-Popup beim Hinzufügen von Positionen für dein ganzes Team vorbelegt ist.
Unter Einstellungen > Finanzdokumente stellst du zwei grundlegende Dinge für dein gesamtes Team ein: nach welchem Muster Univents deine Angebots-, Rechnungs-, Lieferschein- und Gutschriftnummern vergibt, und wie sich das Popup für Preiskonditionen beim Hinzufügen von Positionen verhält. Dieser Artikel richtet sich an alle, die Finanzdokumente in Univents erstellen und ihre Nummernkreise oder Preiskonditions-Defaults einmal sauber konfigurieren wollen.
Nummernkreise für Dokumenttypen festlegen
Univents vergibt Dokumentnummern nach dem Muster <Präfix><Jahr>-0001. Im Abschnitt Nummernkreise legst du für jeden Dokumenttyp ein eigenes Präfix fest.
- Öffne Einstellungen > Finanzdokumente.
- Im Abschnitt Nummernkreise siehst du vier Felder, eins pro Dokumenttyp.
- Trage in die gewünschten Felder dein Präfix ein — maximal 12 Zeichen. Lässt du ein Feld leer, gilt der Standard.
- Unterhalb der Felder zeigt eine Vorschau die nächste Nummer pro Dokumenttyp, z. B.
ANG2026-0001. - Klicke auf Nummernkreise speichern.
| Dokumenttyp | Feld | Standard-Präfix | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Angebot | Angebot | ANG | ANG2026-0001 |
| Rechnung | Rechnung | RE | RE2026-0001 |
| Lieferschein | Lieferschein | LS | LS2026-0001 |
| Gutschrift | Gutschrift | GS | GS2026-0001 |
Ändere ein Präfix am besten nur zu Beginn oder beim Jahreswechsel — sonst entstehen im laufenden Betrieb Brüche in deiner Nummernfolge, die bei einer Prüfung auffallen können.
Nummernkreis-Format je Dokumenttyp
Ergänzend zu den einfachen Präfixen gibt es weiter unten auf derselben Seite den Abschnitt Nummernkreis-Format — eine Feinsteuerung, die du separat für jeden Dokumenttyp (Angebot, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift) einstellst. Diese Einstellungen überschreiben die einfachen Präfixe von oben.
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Präfix | wie oben, aber pro Feinsteuerung separat hinterlegt |
| Trennzeichen | das Zeichen zwischen Präfix, Jahr und Zählnummer, z. B. - |
| Stellen (Nullen) | Anzahl der Ziffern der Zählnummer, 1 bis 12 (führende Nullen werden aufgefüllt) |
| Jahr einfügen | schaltet die Jahreszahl in der Nummer ein oder aus |
| Jahr-Position | nur bei aktiviertem „Jahr einfügen" wählbar: Jahr vor Nummer oder Jahr nach Nummer |
| Jährlicher Reset | ausgeschaltet zählt die Nummer fortlaufend über Jahre hinweg; eingeschaltet beginnt die Zählung jedes Jahr wieder bei 1 |
| Nächste Nummer (Startwert) | setzt den Zähler manuell, z. B. um die Nummerierung eines Altsystems fortzuführen — kann nie unter den aktuellen Höchststand gesenkt werden |
Eine Live-Vorschau neben der Überschrift jedes Dokumenttyps zeigt dir sofort, wie die nächste Nummer mit den aktuellen Einstellungen aussehen würde.
Standard-Steuersatz
Unter Standard-Steuersatz legst du den Steuersatz (%) fest, der als Fallback für Abschlags- und Teilrechnungen verwendet wird, wenn kein produktspezifischer Satz verfügbar ist. Standardwert ist 19 %; gängige Werte sind 0, 7 oder 19.
Standardwerte für Angebote und Rechnungen
Im Abschnitt Angebote — Standardwerte stellst du ein, was neue Angebote automatisch übernehmen:
- Standard-Gültigkeit — die Gültigkeit (Tage), die neue Angebote automatisch als „Gültig für" übernehmen. Pro Dokument überschreibbar.
- Standard-Erinnerung — Tage vor Fälligkeit, zu denen neue Angebote automatisch Erinnerungen einplanen. Auswahl über Chips (z. B. 1, 3, 7, 14, 30 Tage vorher) oder ein eigener Wert.
- Optionsfrist-Erinnerung — die Vorlaufzeit (Tage) für eine interne Vorwarnung an dein Team, bevor die Optionsfrist eines Angebots abläuft. 0 = deaktiviert. Die Erinnerung geht an den Workspace-Inhaber, den zugewiesenen Projektplaner und den Sachbearbeiter des Angebots.
Im Abschnitt Rechnungen — Standardwerte:
- Standard-Zahlungsziel — das globale Zahlungsziel (Tage), das neue Rechnungen automatisch als Fälligkeit übernehmen. 0 = kein Standard (Rechnung ohne Fälligkeitsdatum, sofern nicht pro Dokument gesetzt).
- Standard-Erinnerung — wie bei Angeboten, aber separat für Rechnungen konfigurierbar.
Preiskonditions-Popup: Standard fürs ganze Team
Wenn du Positionen zu einem Angebot hinzufügst, kann Univents per Popup fragen, ob Preiskonditions-Aufschläge angewendet werden sollen. Im Abschnitt Preiskonditions-Standard legst du fest, wie dieses Popup vorbelegt ist — die Einstellung gilt einheitlich für das gesamte Team, nicht pro Mitglied.
| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| Preiskondition anwenden (Standard) | Beim Hinzufügen einer Position ist „Preiskondition anwenden" im Popup standardmäßig aktiviert. |
| Preiskondition in Beschreibung (Standard) | Nur sichtbar, wenn der erste Schalter aktiv ist. Zeigt die einzelnen Aufschläge als separate Positionen im Angebot statt sie nur im Preis einzurechnen. |
| Popup automatisch überspringen | Das Popup erscheint gar nicht mehr — die eingestellten Standards werden beim Hinzufügen direkt angewandt, ohne Rückfrage. |
Alle drei Schalter speichern sofort beim Umschalten — einen separaten Speichern-Button gibt es hier nicht.
Automatische Folgedokumente
Im Abschnitt Automatische Folgedokumente legst du fest, was bei der Annahme eines Angebots automatisch als Entwurf entsteht. Alle drei Schalter sind standardmäßig ausgeschaltet — ohne sie erstellst du Folgedokumente selbst, z. B. wenn du mit Anzahlungsrechnungen oder Tages-Lieferscheinen arbeitest.
| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| Rechnungs-Entwurf bei Annahme erstellen | erzeugt automatisch einen Rechnungs-Entwurf mit den Positionen des angenommenen Angebots |
| Lieferschein-Entwurf bei Annahme erstellen | erzeugt automatisch einen Lieferschein-Entwurf mit den Positionen des angenommenen Angebots |
| Anzahlungsrechnung bei Annahme erstellen | erzeugt automatisch eine Anzahlungsrechnung als Entwurf über den festgelegten Anzahlungs-Prozentsatz — höchstens eine pro Auftrag |
Der Anzahlungs-Prozentsatz (Standard 30 %) erscheint nur, wenn der Schalter „Anzahlungsrechnung bei Annahme erstellen" aktiv ist.
Finanzdokument-Darstellung
Im Abschnitt Finanzdokument-Darstellung stellst du Standard-Anzeigeoptionen für neue Finanzdokumente (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine) ein. Bereits bestehende Dokumente behalten ihre eigenen Einstellungen.
| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| USt.-Spalte anzeigen | zeigt eine eigene Spalte mit dem Umsatzsteuersatz je Position |
| Tabellen-Kopfzeile auf jeder neuen Seite wiederholen | wiederholt die Tabellen-Kopfzeile bei mehrseitigen PDFs |
| Seitenumbruch innerhalb einer Tabellenzeile erlauben | erlaubt, dass eine Tabellenzeile über eine Seitengrenze läuft |
| „Gesamt"-Spalte: Netto- statt Brutto-Preise anzeigen | zeigt in der Gesamt-Spalte Netto- statt Bruttopreise |
| E-Mails mit PDF-Anhang senden | hängt das PDF zusätzlich als Anhang an die Versand-Mail an |
| Verpackungs-Positionen zusammenfassen | fasst Verpackungspositionen auf dem Dokument zusammen |
| Mengen durch Verpackungsgröße teilen | rechnet Mengen anhand der Verpackungsgröße um |
Jeder Schalter speichert sofort beim Umschalten.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich den Nummernkreis ändere, obwohl schon Dokumente existieren? Bestehende Dokumente behalten ihre alten Nummern. Neue Dokumente erhalten ab dem Speichern Nummern mit dem neuen Präfix, beginnend bei 0001 für das aktuelle Jahr.
Muss ich nach jeder Änderung an den Nummernkreisen erneut speichern? Ja. Der Abschnitt Nummernkreise hat einen eigenen Nummernkreise speichern-Button, ohne den deine Präfix-Änderungen nicht übernommen werden. Die Preiskonditions-Schalter dagegen speichern automatisch beim Umschalten.
Kann ich unterschiedliche Einstellungen für verschiedene Dokumenttypen vornehmen? Beim Nummernpräfix ja — jeder der vier Dokumenttypen (Angebot, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift) hat sein eigenes Feld. Beim Preiskonditions-Standard gelten die drei Schalter einheitlich für alle Angebote im Workspace.
Wirkt sich der Preiskonditions-Standard auch auf bereits erstellte Angebote aus? Nein. Der Standard bestimmt nur die Vorbelegung des Popups beim Hinzufügen neuer Positionen ab dem Zeitpunkt der Änderung. Bereits vorhandene Positionen in bestehenden Angeboten werden nicht rückwirkend angepasst.
Warum kostet eine Position plötzlich 0,00 €? Das kann passieren, wenn eine Preiskondition mit festem Abschlag auf einen Artikel trifft, der weniger kostet als der Abschlag selbst. Univents unterscheidet dabei, wie weit die Regel gefasst ist:
- Gilt die Regel für ein einzelnes Produkt, wird der Preis auf 0,00 € begrenzt. Das ist gewollt: So baust du ein „ab Menge X gratis". Die Position zeigt dann im Beleg-Editor eine gelbe Warnung „Preiskondition größer als der Preis".
- Gilt die Regel für eine Kategorie oder den ganzen Workspace, lässt Univents sie für diesen Artikel einfach aus. Die Position behält ihren normalen Preis. Beispiel: Die Regel „ab 60 Stück 3,00 € günstiger" gilt für den ganzen Workspace und trifft damit auch Besteck zu 0,26 € — dort greift sie nicht mehr, das Besteck kostet weiter 0,26 €.
Steht eine Position trotzdem auf 0,00 €, trage den Preis von Hand ein — ein selbst gesetzter Preis wird nie wieder automatisch überschrieben.
Wann rechnet Univents den Preis einer Position neu? Immer dann, wenn du die Menge änderst oder der Position ein anderes Produkt zuweist. Univents nimmt dafür den aktuellen Katalogpreis des Produkts und wendet die passenden Preiskonditionen darauf an. Hast du den Preis dieser Position vorher selbst eingetippt, bleibt er unangetastet.
Wo sehe ich Regeln, die für alle Produkte gelten? Unter Einstellungen > Finanzdokumente im Abschnitt Regeln für den ganzen Workspace. Dort steht jede Preisregel, die nicht an ein einzelnes Produkt oder eine Kategorie gebunden ist, in einem Satz: wann sie greift und was sie am Preis ändert. Du kannst jede Regel dort ausschalten oder löschen. Das lohnt sich besonders, wenn du aus einem anderen System zu Univents gewechselt bist — dabei können Regeln mitgekommen sein, die du nie selbst angelegt hast.
Eine Regel greift gar nicht — woran liegt das? Wahrscheinlich fehlt ihr die Grenze. Jede Regel nennt ihre Bedingung im Titel („ab Menge", „ab Gästezahl", „im Zeitraum"), die konkrete Grenze steht aber in einem eigenen Feld. Ist das Feld leer, bleibt die Regel wirkungslos — sie wird bewusst NICHT auf alles angewendet. Trag die Grenze nach, dann greift sie wieder. In der Liste Regeln für den ganzen Workspace erkennst du solche Regeln daran, dass statt einer Bedingung „Immer" steht.
Regeln für den ganzen Workspace prüfen
Eine Preisregel kann an ein einzelnes Produkt, an eine Kategorie oder an den ganzen Workspace gebunden sein. Die letzte Sorte ist die mächtigste: Sie greift bei jedem Produkt, das in ihren Bereich fällt — auch bei Artikeln, an die beim Anlegen niemand gedacht hat.
- Öffne Einstellungen > Finanzdokumente.
- Scrolle zum Abschnitt Regeln für den ganzen Workspace.
- Jede Zeile beschreibt eine Regel, z. B. „Menge 60–1000 · 3,00 € günstiger".
- Mit dem Schalter rechts stellst du eine Regel vorübergehend ab, mit dem Papierkorb löschst du sie ganz.
Bereits geschriebene Preise bleiben unverändert, wenn du eine Regel abschaltest oder löschst. Die Regel wirkt sich nur auf Positionen aus, die du danach neu anlegst oder deren Menge du änderst.
Weiterlesen
- Nummernkreise und Preiskonditionen betreffen nur die Nummerierung und die Popup-Logik. Wie ein Finanzdokument aussieht — Farben, Ränder, Logo — stellst du in einem Layout ein, siehe Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente?.
- Wiederkehrende Posten-Bündel sparst du dir mit einer Finanzpositionsvorlage.
- Ein komplettes Dokument als wiederverwendbare Vorlage findest du unter Finanzdokumentvorlagen erstellen & nutzen.