Vorlagen-Library und Layout-Editor nutzen

Hinweis: Die Vorlagen-Library und der Layout-Editor werden schrittweise für Workspaces freigeschaltet. Siehst du die Sektion „Vorlagen-Library" unter Einstellungen > Layouts noch nicht, melde dich beim Support.

Statt eine eigene Word-Datei zu bauen und hochzuladen, kannst du das Design deiner Angebote, Rechnungen und Lieferscheine auch direkt im Browser gestalten: Du startest mit einer fertigen Vorlage aus der Vorlagen-Library und passt sie im Layout-Editor an dein Branding an — Schrift, Farben, Logo, Seiten, Bilder, Freitexte und welche Warengruppen wo erscheinen.

Vorlage übernehmen und Editor öffnen

1. Öffne Einstellungen > Layouts.
2. In der Sektion Vorlagen-Library siehst du alle verfügbaren Vorlagen mit einem Vorschaubild — zum Beispiel einen klassischen Geschäftsbrief im Hochformat mit Briefkopf, Positionstabelle, Summen und Unterschriftszeile.
3. Klicke bei der gewünschten Vorlage auf Vorlage verwenden.
4. Univents legt eine eigene Kopie dieser Vorlage in deinem Workspace an — das Original in der Library bleibt dabei unverändert und lässt sich jederzeit erneut verwenden — und öffnet die Kopie direkt im Layout-Editor.

Die neue Kopie ist noch keinem Dokument zugewiesen und wird auch nicht automatisch zum Standard. Wie du ein Layout einem Dokument zuweist oder als Standard festlegst, erfährst du in Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente?.

Was du im Layout-Editor einstellst

Der Editor zeigt dein Dokument als Blatt in der Mitte — du arbeitest direkt darauf: Klicken wählt ein Element aus und öffnet rechts den passenden Einstellungsbereich, Doppelklick lässt dich Überschriften, Anschreiben und Freitexte direkt im Dokument schreiben, und ein Bild ziehst du einfach auf die gewünschte Fläche (oder klickst sie an). Jede Änderung ist sofort auf dem Blatt sichtbar. Rechts findest du alle Einstellungen zusätzlich im Überblick:

• Freie Elemente — Textfelder, Bilder, Platzhalter und Farbflächen an jede Stelle der Seite legen, ziehen und skalieren — wahlweise vor oder hinter dem Inhalt. Auch den Textbereich selbst (Anschreiben, Positionen, Summen) kannst du auf der Seite verschieben und schmaler oder breiter machen; wird er zu lang, läuft er wie gewohnt auf die nächste Seite weiter.
• Vorlage/Theme — Schriftart, Farben und Hoch- oder Querformat für das gesamte Dokument.
• Logo — eigenes Logo hochladen, Position und maximale Breite festlegen.
• Seiten — welche Seiten dein Dokument enthält, einzelne Seiten ein- oder ausblenden, neue Seiten anlegen oder duplizieren und die Reihenfolge per Drag-and-drop oder mit den Pfeil-Buttons ändern. Eine Seite kannst du auch so einstellen, dass sie automatisch verschwindet, wenn sie keinen Inhalt hätte.
• Bilder — eigene Bilder für Deckblatt, Seitenhintergründe oder einzelne Seiten hinterlegen.
• Freitexte — die editierbaren Textbausteine deines Layouts mit Bezeichnung und Standardtext, wie du sie aus den bisherigen Layout-Einstellungen kennst.
• Warengruppen-Zuordnung — welche Produktkategorien in welchem Bereich des Dokuments gedruckt werden.

Elemente ausrichten und feinjustieren

Für die Feinarbeit an einem Layout — etwa wenn du ein Logo, ein Foto oder ein Textfeld exakt mittig setzen willst — findest du in der Karte jedes freien Elements (Bereich Freie Elemente) diese Werkzeuge:

• Ausrichten — sechs Knöpfe setzen das Element links, waagerecht mittig oder rechts bzw. oben, senkrecht mittig oder unten. Mit Bezug wählst du, ob sich das auf das ganze Blatt oder nur auf den Satzspiegel (den Textbereich innerhalb der Seitenränder) bezieht. Bei einem Textfeld, dessen Höhe mit dem Text wächst, ist nur „oben" möglich.
• Pfeiltasten — ein auf dem Blatt ausgewähltes Element verschiebst du mit den Pfeiltasten um 1 mm, mit gedrückter Shift-Taste um 5 mm. Die Felder X, Y, B und H nehmen weiterhin exakte Millimeterwerte an.
• Bild einpassen — bei einem Bild-Element entscheidest du, ob das Motiv ganz sichtbar bleibt („Einpassen") oder die Fläche vollständig bedeckt und dafür an den Rändern beschnitten wird („Ausfüllen").

Bilder, die im Textfluss stehen — zum Beispiel das Foto auf einem Deckblatt — bearbeitest du, indem du sie auf dem Blatt anklickst: Rechts erscheint der Bereich Bild auf der Seite mit Ausrichtung (links, mittig, rechts), Breite und Höhe in Millimetern, „Bild einpassen" und einem weißen Rahmen als Passepartout. Ist die Breite größer als der Satzspiegel, weist der Editor darauf hin — im Druck würde die Seite sonst verkleinert.

Über den Button Druck-PDF prüfen erzeugst du jederzeit das endgültige PDF mit Beispieldaten — dort siehst du auch die exakten Seitenumbrüche, die das Blatt im Editor nur als Linie andeutet. Das funktioniert auch, wenn du in deinem Workspace noch gar kein echtes Angebot oder keine Rechnung erstellt hast.

Speichern und zurücksetzen

Änderungen im Editor werden erst mit Speichern übernommen. Solange du nicht gespeichert hast, zeigt der Editor einen Hinweis auf ungespeicherte Änderungen, und ein Verlassen des Editors fragt vorher noch einmal nach.

Möchtest du alle eigenen Anpassungen verwerfen, klicke auf Zurück auf Vorlagen-Original — der Editor setzt dein Layout auf den Stand zurück, den es beim Übernehmen aus der Library hatte.

Bearbeitet noch jemand anderes dasselbe Layout? Speichert eine zweite Person zwischenzeitlich dasselbe Layout, siehst du beim eigenen Speichern die Meldung „Jemand anderes hat dieses Layout inzwischen geändert". Deine eigenen Änderungen gehen dabei nicht verloren, bis du selbst aktiv neu lädst oder erneut speicherst.

Bilder & Logo

Für Logo und Bilder werden die Formate PNG, JPG und WebP unterstützt. Hochgeladene Bilder werden automatisch passend verkleinert. SVG-Dateien werden nicht unterstützt.

Warum lässt sich mein Beleg nicht ausstellen?

Ein Beleg (Angebot, Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift) lässt sich nicht ausstellen oder versenden, wenn das gewählte Layout eine oder mehrere Positionen des Dokuments gar nicht drucken würde — zum Beispiel, weil im Layout kein Bereich für „sonstige" bzw. nicht zugeordnete Positionen vorgesehen ist, oder weil dem Dokument die Positionstabelle im gewählten Layout fehlt. Univents zeigt dir dazu eine verständliche Fehlermeldung.

So löst du das:

1. Öffne das betroffene Layout im Layout-Editor unter Einstellungen > Layouts.
2. Prüfe im Bereich Warengruppen-Zuordnung, ob es einen Bereich für „sonstige"/nicht ausdrücklich zugeordnete Warengruppen gibt und ob jede benötigte Warengruppe einem Bereich zugeordnet ist.
3. Alternativ wählst du für das betroffene Dokument ein anderes Layout aus, das alle Positionen abdeckt.

Auf die neue Druck-Engine umstellen

Univents druckt deine Belege gerade in zwei Varianten: mit der bisherigen Engine und mit einer neuen, die spürbar schneller rendert. Beide laufen parallel, und du entscheidest pro Layout, welche benutzt wird.

So stellst du ein Layout um:

1. Gehe zu Einstellungen → Layouts und öffne über das Stift-Symbol das gewünschte Layout.
2. Im Abschnitt Druck-Engine steht, womit dieses Layout heute druckt.
3. Klicke Vorschau ansehen. Univents erzeugt ein Beispiel-PDF genau so, wie dein Beleg nach dem Umstellen aussehen würde, und öffnet es in einem neuen Tab.
4. Passt dir das Ergebnis, klicke Auf neue Engine umstellen.

Umstellen lässt sich jederzeit zurücknehmen. Deine Word-Vorlage und deine Gestaltung bleiben dabei erhalten — es ändert sich nur, welche Engine die künftigen Belege druckt.

Bereits erzeugte PDFs bleiben unverändert. Erst wenn ein Beleg neu gerendert wird, greift die neue Engine — bei einem bereits verschickten Beleg heißt das, dass ein erneutes Rendern ihn anders aussehen lassen kann als die Fassung, die dein Kunde schon bekommen hat.

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Häufige Fragen

Wird das Original in der Vorlagen-Library durch meine Anpassungen verändert? Nein. „Vorlage verwenden" legt eine eigene Kopie in deinem Workspace an. Das Original bleibt für dich und alle anderen Workspaces unverändert und lässt sich beliebig oft erneut übernehmen.

Kann ich mehrere Vorlagen ausprobieren? Ja. Du kannst mehrere Vorlagen als eigene Kopien übernehmen und parallel anpassen. Welche davon du tatsächlich für ein Dokument verwendest, entscheidest du erst bei der Layout-Zuweisung am Dokument.

Kann ich weiterhin eine eigene Word-Vorlage hochladen? Ja. Die bisherige Verwaltung unter „Meine Layouts" bleibt unverändert bestehen und funktioniert wie gewohnt.

Ich sehe die Vorlagen-Library nicht in meinem Workspace — was jetzt? Die Funktion wird schrittweise freigeschaltet. Melde dich bei unserem Support, wenn du sie nutzen möchtest.