Vorlagen-Library und Layout-Editor nutzen

Statt eine eigene Word-Datei zu bauen und hochzuladen, kannst du das Design deiner Angebote, Rechnungen und Lieferscheine auch direkt im Browser gestalten: Du startest mit einer fertigen Vorlage aus der Vorlagen-Library und passt sie im Layout-Editor an dein Branding an — Schrift, Farben, Logo, Seiten, Bilder, Freitexte und welche Warengruppen wo erscheinen.

Im Video siehst du, wie du aus einer Vorlage ein Angebots-Layout baust, Texte, Bilder und Kategorie-Tabellen mit Zwischensummen einfügst und das Ergebnis in der Druckvorschau prüfst.

Video abspielen4:30

Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Gut zu wissen: In neuen Workspaces ist der Layout-Editor der einzige Weg: Es gibt keinen Word-Upload mehr, und die Standard-Layouts sind das Univents-Standardlayout — die bisherige Word-Standardvorlage, 1:1 nachgebaut — und entstehen nur in der Sprache deines Workspace. Der Katalog enthält alle sechs Designs (Klassik plus fünf Catering-Designs) für Angebot, Rechnung, Lieferschein und Gutschrift. Mit dem Filter über der Liste zeigst du nur eine Belegart. Bestehende Workspaces behalten ihre Word-Vorlagen.

Vorlage übernehmen und Editor öffnen

1. Öffne Einstellungen > Vorlagen und wähle den Filter-Chip Layout-Vorlage.
2. In der Sektion Vorlagen-Library siehst du alle verfügbaren Vorlagen mit einem Vorschaubild — den klassischen Geschäftsbrief im Hochformat und die fünf Catering-Designs (siehe nächster Abschnitt).
3. Klicke bei der gewünschten Vorlage auf Vorlage verwenden.
4. Univents legt eine eigene Kopie dieser Vorlage in deinem Workspace an — das Original in der Library bleibt dabei unverändert und lässt sich jederzeit erneut verwenden — und öffnet die Kopie direkt im Layout-Editor.

Die neue Kopie ist noch keinem Dokument zugewiesen und wird auch nicht automatisch zum Standard. Wie du ein Layout einem Dokument zuweist oder als Standard festlegst, erfährst du in Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente?.

Die fertigen Vorlagen im Katalog

Jede Vorlage bringt den kompletten Beleg mit: Anschrift, Eckdaten, Anschreiben, einen Freitext-Slot für den Ablauf, die Positionstabelle mit Kategoriezeilen, Summen, Zahlungsbedingungen, einen Freitext-Slot für Konditionen und die Unterschriftszeile. Logo und Firmendaten im Kopf- und Fußband kommen automatisch aus deinen Einstellungen. Foto-Slots und Freitexte sind leer, bis du sie füllst.

Zwei Hinweise zu den dunklen Kopfbändern von Corporate Clean und Bold Street: Dein Logo wird dort automatisch eingesetzt — ist es dunkel, verschwindet es auf dem Band. Lade in dem Fall im Bereich Logo eine helle Variante hoch; sie ersetzt das Logo aus den Einstellungen nur in diesem Layout. Und die Kopfbänder sind farbige Flächen aus den freien Elementen — du kannst ihre Farbe dort ändern oder sie entfernen.

Die Positionsnamen in der Tabelle stehen bei allen Vorlagen zunächst in der Grundschrift des Dokuments. Eine eigene Schrift nur für die Tabelle — etwa Serife für den Positionsnamen und eine kleine graue Beschreibung darunter — stellst du je Spalte unter Gestaltung > Spaltenstil ein (siehe „Positionstabellen gestalten“).

Manche Univents-Vorlagen bringen ein eigenes Beispielfoto mit. Wenn du eine solche Vorlage verwendest, wird das Foto in deine Kopie übernommen — so tauschst du es gegen dein eigenes:

• Foto auf dem Blatt (die meisten Vorlagen): Klicke das Foto an und dann in der kleinen Leiste darüber auf Bild ersetzen — oder mach einen Doppelklick aufs Foto. Denselben Knopf findest du rechts in der Karte des Elements unter Freie Elemente. Position, Größe, Effekte und Ebene bleiben dabei erhalten. Auch ein Foto auf der Ebene Hinter dem Inhalt lässt sich direkt anklicken.
• Foto als Seitenhintergrund: Diese tauschst du im Bereich Bilder mit Ersetzen.

Catering-Vorlagen: echte Fotos und Effekte

Die fünf Catering-Vorlagen — Editorial Noir, Warm Craft, Corporate Clean, Bold Street und Swiss Grid — bringen passende Fotos mit statt leerer Platzhalter: Cover-Foto, Banner oder Motiv-Slot sind beim Übernehmen der Vorlage schon gefüllt. Gefällt dir das Foto nicht, klickst du es an und tauschst es über Bild ersetzen gegen dein eigenes (wie im Abschnitt darüber beschrieben; ein Foto als Seitenhintergrund tauschst du im Bereich Bilder) — die Vorlage selbst bleibt davon unberührt.

Den Look der Vorlagen tragen dieselben Werkzeuge, die dir im ganzen Layout-Editor zur Verfügung stehen: der Farbverlauf über dem Cover-Foto bei Editorial Noir, das Duotone-Bild (Schwarz-Weiß mit Gelb) bei Bold Street, das Schwarz-Weiß-Motiv bei Swiss Grid, die gedrehten Sticker und das schräge Band bei Bold Street sowie die farbigen Kategoriebänder in der Positionstabelle und der beschriftete Seitenstreifen bei Swiss Grid. Alles davon sind normale Einstellungen unter Effekte und Drehung (siehe „Gestalten: Verläufe, Rand, Drehung und Effekte" oben) — du kannst sie nach dem Übernehmen jederzeit weiter anpassen oder entfernen.

Layout aus dem offenen Beleg bearbeiten

Für eine Design-Änderung musst du nicht in die Einstellungen wechseln. Öffne ein Angebot oder eine Rechnung, klappe die Layout-Auswahl auf und klicke auf der Karte des Layouts auf Layout bearbeiten — derselbe Editor öffnet sich in einem neuen Tab, der Beleg bleibt offen. So vergleichst du Änderung und Ergebnis nebeneinander: im Editor anpassen und speichern, im Beleg das PDF neu erzeugen.

Der Knopf heißt Layout bearbeiten, sobald das Layout auf der neuen Druck-Engine läuft (siehe „Auf die neue Druck-Engine umstellen" weiter unten) — unabhängig davon, ob du es schon im Editor gestaltet hast. Läuft es noch auf der bisherigen Engine, heißt er Farben und Ränder bearbeiten und öffnet die gewohnten Farbeinstellungen.

Layout aus der Vorlagen-Übersicht öffnen

Unter Einstellungen > Vorlagen stehen deine Layouts zwischen allen anderen Vorlagen. Ein Klick auf die Zeile bringt dich direkt dorthin, wo du das Layout bearbeiten kannst: Läuft es auf der neuen Druck-Engine, öffnet sich der Layout-Editor. Läuft es noch auf der bisherigen, öffnet sich die Layout-Verwaltung mit dem Formular für Farben, Ränder und Word-Vorlage.

Layout duplizieren. Über das Menü am rechten Rand einer Layout-Zeile (Einstellungen > Vorlagen) und im Kopf des Layout-Editors findest du Duplizieren. Die Kopie heißt wie das Original plus „(Kopie)“ — ist der Name schon vergeben, „(Kopie 2)“ und so weiter. Sie übernimmt Gestaltung und Engine des Originals. Arbeitest du im Editor mit ungespeicherten Änderungen, wirst du zuerst zum Speichern aufgefordert: Dupliziert wird der zuletzt gespeicherte Stand.

Bestehendes Layout in den Editor übernehmen

Hast du ein Layout auf die neue Druck-Engine umgestellt (siehe unten), das du bisher über eine Word-Vorlage gepflegt hast, meldet der Editor beim ersten Öffnen: „Dieses Layout hat noch kein neues Design." Das ist richtig — deine Gestaltung steckt bis dahin in Farben, Rändern und der Word-Vorlage, nicht in einem Design, das der Editor bearbeiten kann. Auf derselben Seite legst du es mit einem Klick an:

Aus Word-Vorlage übernehmen (empfohlen). Univents liest die Word-Vorlage dieses Layouts und baut daraus das Design für den Editor: Kopf- und Fußzeile, Anschrift, Eckdaten, Anschreiben, Positionsbereiche und Summen — dazu den Kopf der Folgeseiten, gezeichnete Formen und Linien, Bilder, die in der Vorlage nebeneinander stehen, und eine eigene Tabelle für die optionalen Leistungen. Das passiert in zwei Schritten: Ein Klick auf Word-Vorlage prüfen zeigt dir zuerst, was übernommen würde — gespeichert wird dabei noch nichts, deine Belege drucken unverändert weiter. Erst mit Übernehmen wird das Design angelegt. Deine Word-Vorlage bleibt dabei unverändert, und du kannst jederzeit wieder auf die bisherige Engine zurückstellen.

Die Prüfung zeigt eine kurze Bilanz: wie viele Seiten und Positionsbereiche entstehen würden, was eins zu eins übernommen wird und was geschätzt oder ausgelassen werden müsste. Typische Hinweise:

• Bilder kommen zugeschnitten und in Druckgröße mit: Ein Motiv, das du in Word beschnitten hast, wird als genau dieser Ausschnitt übernommen; ein Foto, das für den Druck zu groß war, verkleinert Univents auf die passende Auflösung statt es wegzulassen.
• Tabelle bleibt Tabelle. Die Tabellen deiner Vorlage kommen jetzt als Raster mit — die Eckdaten neben dem Anschreiben, der Ablauf, eine Kontaktzeile, das Unterschriftenfeld. Spaltenbreiten, verbundene Zellen, Rahmen, Zellfarben und Innenabstände sitzen wie im Original, Platzhalter in den Zellen bleiben Platzhalter, und ein Bild in einer Zelle wandert in dieselbe Zelle. Vorher ließ Univents breite Tabellen weg und schmale Raster zerfielen in einzelne Zeilen.
• Mehrere Bilder in einer Zeile bleiben nebeneinander. Stehen in deiner Vorlage Siegel, Zertifikate oder Zulassungsmarken in einer Zeile, übernimmt Univents sie als Bildreihe. Vorher lagen sie untereinander, und die Seite brach dadurch um.
• Gezeichnete Formen und Linien kommen mit. Rechtecke und Linien aus deiner Vorlage werden zu Flächen im Layout, an der Stelle, an der sie im Original sitzen — Farbbänder, Trennlinien und Kastenrahmen musst du nicht nachbauen. Ein Textrahmen und eine schräge Form lassen sich nicht übernehmen; beides steht als Verlust im Bericht.
• Die Tabelle der optionalen Leistungen wird eine eigene Tabelle. Vorlagen, die dafür eine zweite Tabelle vorsehen, übernimmt Univents als Optionale Tabelle — die optionalen Zeilen laufen dadurch nicht mehr in die Haupttabelle.
• Eine Grafik im Format EMF oder WMF kann weiterhin nicht übernommen werden — füge sie in Word als PNG neu ein und lade die Vorlage danach erneut hoch. Ein TIFF wird beim Übernehmen umgewandelt.
• Absatzformate, Listen und Einzüge eines Freitexts sind verloren gegangen — den Text selbst findest du im Editor unter Freitexte wieder.

Platzhalter, die der Druck auflöst, meldet die Prüfung nicht mehr als unbekannt — gemeldet werden nur Namen, die wirklich niemand kennt, mit dem Hinweis auf einen Tippfehler. Das gilt auch für umbenannte Freitexte: einen Platzhalter, den du in der Vorlage verwendest und im Layout passend benannt hast, erkennt Univents an. Und ein langer Fußzeilentext — eine vollständige Bankverbindung oder ein Rechtstext — bricht die Übernahme nicht mehr ab.

Lies die Hinweise in Ruhe. Wichtig: Sobald du auf Übernehmen klickst, drucken alle Belege dieses Layouts mit dem neuen Design — auch solche, die automatisch versendet werden. Passt dir die Bilanz nicht, klicke Abbrechen; dann bleibt alles, wie es war. Wurde die Word-Vorlage zwischen Prüfen und Übernehmen ersetzt, bricht Univents ab und bittet dich, sie neu zu prüfen. Besteht deine Word-Vorlage im Kern aus einem festen Bild, sagt Univents das und legt bewusst nichts an — im Editor wäre so ein Layout ein einziges Bild, an dem sich nichts ändern lässt. Beginne dann mit dem aktuellen Aufbau.

Mit dem aktuellen Aufbau beginnen. Univents übernimmt genau das, was deine Belege heute drucken: Logo, Anschrift, Eckdaten, Anschreiben, Positionen, Summen, Zahlungsbedingungen mit Bankverbindung, gegebenenfalls die Unterschriftszeile und die Fußzeile — in deinen Farben, deiner Schrift und mit deinen Rändern. Deine Belege sehen danach inhaltlich aus wie vorher, und du passt das Design im Editor Schritt für Schritt an.

Aus einem PDF erzeugen gibt es an dieser Stelle nicht: Die KI-Erstellung legt immer ein neues Layout mit eigener Word-Vorlage an und verändert dieses hier nicht. Das Ergebnis lässt sich danach genauso übernehmen. Diese Funktion ist zurzeit noch nicht freigeschaltet.

Der Rückweg bleibt offen. Über Farben und Ränder bearbeiten kommst du weiterhin in die klassische Bearbeitung — solange das Layout kein Design für den Editor hat, wirken Farben und Ränder von dort unverändert auf deine Belege. Und über den Umschalter (siehe unten) stellst du das Layout jederzeit auf die bisherige Engine zurück.

Einmal angelegt, bleibt das Design. Ein Design lässt sich im Editor nicht wieder entfernen — deshalb schreibt Univents nichts, solange du nicht auf Übernehmen oder Aktuellen Aufbau übernehmen klickst. Das bloße Öffnen der Seite und das Prüfen der Word-Vorlage ändern nichts.

Was du im Layout-Editor einstellst

Der Editor zeigt dein Dokument als Blatt in der Mitte — du arbeitest direkt darauf: Klicken wählt ein Element aus und öffnet rechts den passenden Einstellungsbereich, Doppelklick lässt dich die Überschrift, das Anschreiben, die Freitexte, Beschriftung und Wert jeder Zeile einer Feldliste, die Beschriftungen von Unterschrift und Kategorie-Übersicht und deine eigenen Textelemente direkt im Dokument schreiben, ein Doppelklick auf eine freie Stelle des Blatts legt dort ein neues Textelement an, und ein Bild ziehst du einfach auf die gewünschte Fläche (oder klickst sie an) — auf einer freien Stelle entsteht dabei ein neues Bild. Schreiben geht nur an diesen Stellen — dazu gehört auch ein Zahlungsbedingungen-Absatz mit Text, zum Beispiel aus einer übernommenen Word-Vorlage: Du kannst ihn wie jeden anderen Text bearbeiten und über den Bereich Text rechts in Schrift, Größe und Ausrichtung ändern (Format zurücksetzen bringt die Standardoptik zurück). Die Positionstabelle und die Summen kommen inhaltlich aus dem Beleg: welche Positionen darin stehen, wie sie heißen und was sie kosten, pflegst du im Beleg, nicht im Layout. Ein Doppelklick auf eine Tabellenzeile öffnet deshalb nichts zum Tippen — anklicken kannst du die Tabelle trotzdem, um rechts ihre Gestaltung einzustellen (siehe „Positionstabellen gestalten"). Jede Änderung ist sofort auf dem Blatt sichtbar. Rechts findest du alle Einstellungen zusätzlich im Überblick:

• Freie Elemente — Textfelder, Bilder, Platzhalter und Farbflächen an jede Stelle der Seite legen, ziehen und skalieren — wahlweise vor oder hinter dem Inhalt. Auch den Textbereich selbst (Anschreiben, Positionen, Summen) kannst du auf der Seite verschieben und schmaler oder breiter machen; wird er zu lang, läuft er wie gewohnt auf die nächste Seite weiter. In den Textfeldern funktionieren dieselben Platzhalter wie in einer Word-Vorlage — auch die Summen ({total_gross}, {VAT_total_7}), die Summen je Kategorie ({Bier_subtotal_net}) und je „Name für Rechnung“ ({Drinks_subtotal_net_invoice_display}) sowie der Ablaufplan {Event_Schedule}; die vollständige Liste steht in Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente?. Ein sehr langes Wort ohne Leerzeichen bricht am Rand des Textfelds um, statt abgeschnitten zu werden.
• Vorlage/Theme — Schriftart, Farben, Seitenränder (bis 80 mm), Hoch- oder Querformat und ein Wasserzeichen (zum Beispiel „VERTRAULICH“) für das gesamte Dokument. Die Schriftliste umfasst 24 Familien, darunter Cormorant Garamond, Fraunces, Caveat, Archivo Black, Inter Tight, JetBrains Mono und IBM Plex Sans. Darunter stellst du die Seitenzahl-Zeile unten auf jeder Seite ein: einen eigenen Text mit {page} für die aktuelle Seite und {pages} für die Seiten gesamt, dazu jeden Platzhalter — zum Beispiel {doc_number}, {Date}, Seite {page} —, die Ausrichtung (links, Mitte, rechts), die Größe und die Farbe. Leer bleibt es bei „Seite X von Y“ in der Mitte. Die Zeile siehst du nur im PDF, nicht in der Vorschau im Editor. Mit Freitext über die volle Breite laufen Freitexte bis an den rechten Rand des Inhaltsbereichs statt nach 150 mm umzubrechen — das brauchst du vor allem bei einer übernommenen Word-Vorlage, damit die Zeilen wie im Original umbrechen. Absatzabstand im Freitext (pt) setzt Luft zwischen zwei Absätzen eines Freitexts (eine Leerzeile im Text); ist er gesetzt, bleibt eine Überschrift am Seitenende außerdem bei ihrem ersten Absatz. Mengen zusammenrechnen rechnet im PDF die Menge aus: Statt der Kette „0,4 × 70 Gäste“ steht dort „28 Gäste“. Der Faktor bleibt am Beleg erhalten und zählt in der Küchen-Produktion weiter; Zeilen mit mehreren verschiedenen Einheiten bleiben unverändert, und der Schalter wirkt nur bei Layouts auf der neuen Engine. Mit Seitenzahl ausblenden verschwindet die Zeile ganz — der Platz am unteren Blattrand wird dann für den Inhalt frei. Abstand vom unteren Rand (mm) schiebt die Zeile nach oben und hält denselben Betrag im Textbereich frei, damit der Inhalt nicht darunter rutscht; leer lassen heißt: bisherige Lage.
• Text — erscheint, sobald du einen Text auf dem Blatt anklickst: Schrift, Größe, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Versalien, Farbe, Hintergrund, Zeilenhöhe und Ausrichtung inklusive Blocksatz. Für EB Garamond, Spectral, Gelasio, Tinos, Cormorant Garamond und Fraunces druckt „Kursiv“ den echten Kursivschnitt; bei Schriften ohne eigenen Kursivschnitt steht unter dem Schalter der Hinweis „Kursiv wird für diese Schrift nachgebildet“ — Vorschau und PDF zeigen dann dieselbe schräg gestellte Normalschrift.
• Logo — eigenes Logo hochladen, Position und maximale Breite festlegen. Hier schaltest du außerdem den Firmennamen im Briefkopf an oder aus (er erscheint nur, solange kein Logo hinterlegt ist) und trägst eine Zusatzzeile ein, etwa „Catering & Eventküche · Bremen“.
• Seiten — welche Seiten dein Dokument enthält, einzelne Seiten ein- oder ausblenden, neue Seiten anlegen oder duplizieren und die Reihenfolge per Drag-and-drop oder mit den Pfeil-Buttons ändern. Eine Seite kannst du auch so einstellen, dass sie automatisch verschwindet, wenn sie keinen Inhalt hätte. Je Seitentyp stellst du hier außerdem die Ränder oben, rechts, unten und links einzeln ein (bis 120 mm oben/unten, bis 200 mm links/rechts) — der Fließinhalt rückt sofort mit, und der Editor zeigt die verbleibende Inhaltsbreite. Ein breiter linker Rand mit Textfeldern auf „Alle Seiten“ (Bereich Freie Elemente, Gruppe Wiederholen) ergibt eine Spalte am Seitenrand, wie bei Swiss Grid.
• Bilder — eigene Bilder für Deckblatt, Seitenhintergründe oder einzelne Seiten hinterlegen, dazu je Hintergrund eine Überlagerung und Bildeffekte (siehe „Bilder & Logo”).
• Bildreihe — mehrere Bilder nebeneinander auf das Blatt setzen, etwa Siegel, Zertifikate oder Zulassungsmarken. Über den Knopf Bildreihe in der Element-Leiste legst du eine Reihe an; in ihrer Karte wählst du je Bild die Datei, änderst die Reihenfolge mit Nach links und Nach rechts, entfernst einzelne Bilder und stellst Abstand, Höhe und Ausrichtung ein (links, mittig, rechts oder über die Breite verteilt). Bis zu acht Bilder passen in eine Reihe; wird die Reihe breiter als der Satzspiegel, verkleinert Univents sie beim Drucken.
• Freie Tabelle — eine Tabelle, die du selbst füllst und die nichts mit deinen Positionen zu tun hat: eine Eckdaten-Übersicht, ein Ablauf, ein Unterschriftenfeld. Über den Knopf Freie Tabelle in der Element-Leiste legst du sie an; im Raster klickst du die Zelle an, die du bearbeiten willst. Für den Aufbau fügst du Zeile darüber, Zeile darunter, Spalte links oder Spalte rechts ein und löschst sie mit Zeile löschen bzw. Spalte löschen wieder; zwei Zellen verbindest du mit Mit rechts verbinden oder Mit unten verbinden, Trennen macht daraus wieder zwei. In der Zelle schreibst du Text (Zeilenumbrüche bleiben im Druck erhalten), setzt über Platzhalter dieselben Bausteine ein wie in einer Word-Vorlage und stellst Fläche, Ausrichtung, Schrift und ein Bild in der Zelle ein. Die Schriftgröße einer einzelnen Zelle stellst du über Zelle anklicken → Größe (pt) ein. Für die ganze Tabelle auf einmal gibt es das Feld Schriftgröße der Tabelle (pt): Der Wert gilt für alle Zellen ohne eigene Größe, Leeren bringt die Schrift der Vorlage zurück. Hat einzelne Zellen eine eigene Größe, greift die Tabellengröße dort nicht — mit dem Knopf Eigene Zellgrößen entfernen nimmst du diese Größen heraus, damit die Tabellengröße überall gilt. Je Tabelle stellst du die Spaltenbreiten in Millimetern, den Innenabstand der Zellen und unter Gitterlinien Farbe und Stärke der Linien ein. Steht in einer Zeile oder Spalte schon Inhalt, fragt Univents vor dem Löschen nach. Ist die Tabelle breiter als der Satzspiegel, verkleinert Univents sie beim Drucken.
• Feldliste — eine Liste aus Beschriftung und Wert, zum Beispiel ein Kasten „Ihre Veranstaltung“ mit Datum, Uhrzeit, Gästezahl und Ort. Mit einem Doppelklick auf eine Beschriftung oder einen Wert schreibst du direkt auf dem Blatt; beim Wert steht dabei der Platzhalter (etwa {event_date}), nicht der Beispielwert, und über den Knopf Platzhalter in der Leiste setzt du an der Cursorstelle einen weiteren ein. Enter schließt ab, Umschalt+Enter bricht die Zeile um. Klickst du die Liste einmal an, erscheint rechts der Bereich Feldliste: dort stehen alle Zeilen mit Beschriftung und Wert als Felder, je Zeile mit einem eigenen Knopf Platzhalter, dazu die Einleitung über der Liste und die Breite der Beschriftung. Neue Zeilen hängst du mit Zeile hinzufügen an (oder mit + Zeile am Rahmen der Liste, bis zu 40 Zeilen); verschieben und entfernen kannst du sie im Bereich oder mit den kleinen Knöpfen neben der Zeile auf dem Blatt. Eine Zeile, deren Wert leer ist, wird nicht gedruckt. Eine frisch angehängte, noch leere Zeile zeigt das Blatt deshalb mit einem grauen Hinweis („Doppelklick, um den Wert einzutragen“), damit du sie direkt anklicken kannst — gedruckt wird der Hinweis nie. Zeilen, deren Platzhalter in den Beispieldaten leer bleiben, findest du im Bereich rechts.
• Unterschrift — die Beschriftungen unter den beiden Linien („Ort, Datum“, „Unterschrift Auftraggeber:in“) änderst du per Doppelklick auf dem Blatt oder rechts im Bereich Unterschrift. Ein leeres Feld druckt wieder die Standard-Beschriftung in der Sprache des Belegs.
• Kategorie-Übersicht — die Übersicht „Gesamt Food / Gesamt Getränke“ fasst die Positionen je Gruppe zusammen. Rechts im Bereich Kategorie-Übersicht legst du Gruppen an, benennst sie (oder per Doppelklick auf dem Blatt), ordnest Kategorien zu, sortierst sie und entscheidest mit Belegsummen darunter anzeigen, ob Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag darunter stehen. Gruppen ohne Umsatz druckt der Beleg nicht. Ist eine Gruppe aus einer Word-Vorlage per Name zugeordnet, übernimmt deine erste Auswahl die namensgleichen Kategorien gleich mit — die Summe verliert dabei nichts. Eine Gruppe mit Inhalt entfernst du erst nach einer Rückfrage.
• Summenblock — neben den Trennlinien kannst du die Beschriftungen der Zeilen ändern: „Zwischensumme netto“, die Steuerzeile, „Gesamtbetrag“ und „Rabatt“. Die Felder sind getrennt für Belege mit Nettopreisen und Belege mit Bruttopreisen, weil ein Brutto-Beleg die Steuer anders ausweist („darin … USt.“ statt „zzgl. USt“). Bei Steuer und Rabatt hängt Univents den Satz automatisch an. Dort gehören deshalb keine Zahl und kein %-Zeichen in die Beschriftung — der Editor übernimmt solche Eingaben nicht. Gilt das Layout für alle Belegarten, steht deine Beschriftung auf Angeboten, Rechnungen und Gutschriften gleich. Ein leeres Feld druckt die Standard-Beschriftung in der Sprache des Belegs.
• Weitere Schalter am markierten Element — beim Anschreiben, ob die Belegart darüber steht; bei den Zahlungsbedingungen, ob Bankverbindung und Skonto-Zeile gedruckt werden; beim Seitentitel Größe und Ausrichtung; bei einer Trennlinie Farbe, Breite, Stärke und Ausrichtung; bei der Anschrift Absenderzeile, Kundennummer und USt-IdNr. des Kunden (solange die Anschrift keine eigene Vorlage hat); bei einem Freitext Beschriftung auch ohne Text drucken.
• Firmenfuß — klickst du das Fußband an und ist Firmenfuß eingeschaltet, stehen rechts im Bereich Fußzeile Titel und Zeilen jeder Spalte als Felder (eine Angabe je Zeile, höchstens sechs). Solange du nichts änderst, kommen die Spalten automatisch aus deinen Firmendaten (Einstellungen → Unternehmen). Mit der ersten Änderung legt Univents eigene Spalten an — mit Platzhaltern wie {workspace_IBAN}, die aus denselben Firmendaten lesen, damit eine neue Adresse oder Bankverbindung weiter im Fuß ankommt; die USt-IdNr. steht dann als Zeile in der ersten Spalte. Bleibt ein Platzhalter beim Beleg leer, druckt der Fuß auch seine Beschriftung nicht (kein „IBAN“ ohne IBAN), und eine Spalte ohne gedruckte Zeile fällt ganz weg. Spalten fügst du hinzu oder entfernst sie (höchstens drei; eine Spalte mit Inhalt erst nach einer Rückfrage), und Standard wiederherstellen holt die automatischen Spalten zurück. Solange eigene Spalten gelten, wirkt der Schalter Bankverbindung zeigen nicht. Druckt ein Rechnungs-Layout weder deine USt-IdNr. noch deine Steuernummer, weist der Bereich darauf hin — auf Rechnungen ist eine davon Pflicht.
• Freitexte — die editierbaren Textbausteine deines Layouts mit Bezeichnung und Standardtext, wie du sie aus den bisherigen Layout-Einstellungen kennst. Um einen vorhandenen Freitext aufs Blatt zu holen, klick in der Element-Leiste auf Freitext: Die Liste zeigt alle Freitexte, die noch nicht auf dem Blatt stehen, mit Bezeichnung und Textanfang. Ein Klick setzt ihn ein; darunter legst du wie bisher einen neuen an. Bei einem ausgewählten Freitext-Feld wählst du rechts unter Inhalt aus, welchen Freitext es zeigt.
• Warengruppen-Zuordnung — welche Produktkategorien in welchem Bereich des Dokuments gedruckt werden.

Der Editor braucht einen Bildschirm ab 1024 px Breite — also Computer oder Tablet im Querformat. Auf dem Handy erscheint stattdessen ein Hinweis mit dem Weg zurück zu den Layouts; deine Layouts bleiben dabei unverändert.

Text an eine bestimmte Stelle setzen

Du willst irgendwo auf dem Blatt etwas hinschreiben, ohne dass sich der Rest verschiebt? Mache einen Doppelklick auf eine freie Stelle des Blatts. Dort entsteht ein Textelement mit der linken oberen Ecke an deiner Klickposition, und du kannst sofort tippen. Das Element liegt über dem Inhalt und verschiebt nichts darunter; zum Verschieben ziehst du es einfach an eine andere Stelle. Liegt dein Klick nah am Blattrand, rückt das Element so weit nach innen, dass es ganz auf dem Blatt steht. Verlässt du das Element, ohne etwas geschrieben zu haben, verschwindet es von selbst wieder. Willst du ein Element später entfernen, klickst du es an und drückst Entf (oder nutzt Löschen in der Leiste am Element). Ein Doppelklick auf ein Bild legt dagegen kein Textelement an, sondern öffnet die Dateiauswahl, um das Bild zu tauschen.

Zwei Arten von Text unterscheiden sich dabei:

• Text steht auf jedem Beleg gleich — zum Beispiel ein fester Hinweis oder eine Zeile im Seitenrand. So legt ihn der Doppelklick auf die freie Stelle an.
• Freitext wird je Beleg ausgefüllt. Ihn legst du über den Knopf Freitext in der Element-Leiste an.

Einen Text in einen bestehenden Text an einer bestimmten Stelle einfügen: Der Doppelklick markiert zuerst den ganzen Text. Klicke dann einmal an die Stelle, an der du etwas einfügen willst (oder nutze die Pfeiltasten), und tippe los.

Einzelne Wörter formatieren

Ein Textblock muss nicht einheitlich aussehen. Willst du nur ein Wort oder einen Satzteil hervorheben, machst du einen Doppelklick in den Text, markierst die Stelle mit der Maus — und darüber erscheint eine kleine Leiste mit genau diesen Formaten:

• Fett, Kursiv, Unterstrichen
• Farbe
• Schriftart — dieselben eingebetteten Schriften wie unter Vorlage/Theme
• Schriftgröße in pt

Ein Klick setzt die Formatierung, ein erneuter Klick nimmt sie wieder weg. Der Rest des Blocks bleibt unverändert; die Einstellungen rechts im Bereich Text gelten weiter für den ganzen Block — markierte Stellen überschreiben sie nur dort, wo du etwas gesetzt hast. Zum Aufheben markierst du die Stelle und klickst das Format erneut an.

• Platzhalter bleiben unteilbar. {total_gross}, {Customer_Name} und alle anderen Platzhalter lassen sich nicht mitten durchtrennen: Ein Platzhalter trägt die Formatierung des Textstücks, in dem er steht, und wird vollständig gedruckt — halb fett gibt es nicht.
• Aus Word übernommen. Bringt deine Word-Vorlage ein fett gesetztes Wort mitten im Satz mit, erscheint es im übernommenen Layout genauso. Übernommen werden nur diese Formate: Fett, Kursiv, Unterstrichen, Farbe, Schriftart und Schriftgröße — Ausrichtung, Zeilenhöhe und Hintergrund bleiben Sache des ganzen Blocks.
• Freitext-Felder. Auch die Vorgabetexte deiner Freitexte (etwa Zahlungsbedingungen) formatierst du so — im Editor über den Freitext-Feld, in der Seitenleiste unter Freitexte. Tippt jemand am Beleg einen eigenen Text in den Freitext, druckt dieser in der Schrift des Blocks; formatierte Vorgaben gelten nur, solange der Beleg keinen eigenen Wert hat.
• Nicht je Wort möglich sind Hintergrundfarbe, Links und Aufzählungen — die gibt es weiterhin nur für den ganzen Block (Hintergrund) bzw. gar nicht.

Elemente ausrichten und feinjustieren

Für die Feinarbeit an einem Layout — etwa wenn du ein Logo, ein Foto oder ein Textfeld exakt mittig setzen willst — findest du in der Karte jedes freien Elements (Bereich Freie Elemente) diese Werkzeuge:

• Ausrichten — sechs Knöpfe setzen das Element links, waagerecht mittig oder rechts bzw. oben, senkrecht mittig oder unten. Mit Bezug wählst du, ob sich das auf das ganze Blatt oder nur auf den Satzspiegel (den Textbereich innerhalb der Seitenränder) bezieht. Bei einem Textfeld, dessen Höhe mit dem Text wächst, ist nur „oben" möglich.
• Pfeiltasten — ein auf dem Blatt ausgewähltes Element verschiebst du mit den Pfeiltasten um 1 mm, mit gedrückter Shift-Taste um 5 mm. Die Felder X, Y, B und H nehmen weiterhin exakte Millimeterwerte an.
• Bild einpassen — bei einem Bild-Element entscheidest du, ob das Motiv ganz sichtbar bleibt („Einpassen") oder die Fläche vollständig bedeckt und dafür an den Rändern beschnitten wird („Ausfüllen").
• Element duplizieren — brauchst du dasselbe Element noch einmal (eine zweite Fläche, ein weiteres Foto, ein gleich formatiertes Textfeld), klick in der kleinen Leiste über dem ausgewählten Element auf das Duplizieren-Symbol oder drück ⌘D (Mac) bzw. Strg+D (Windows). Die Kopie liegt leicht versetzt neben dem Original, übernimmt Ebene, Formatierung, Bild und alle Einstellungen und ist sofort ausgewählt — du kannst sie direkt an ihren Platz ziehen. Denselben Knopf findest du auch in der Karte des Elements im Bereich Freie Elemente. ⌘D wirkt immer auf das ausgewählte Element — auch dann, wenn gerade nichts ausgewählt ist, öffnet der Kurzbefehl kein Lesezeichen im Browser. Blöcke wie die Positionstabelle, das Anschreiben oder die Summen lassen sich nicht duplizieren: ihre Anzahl und Anordnung kommt aus dem Beleg, ein zweites Exemplar hätte keine Datenquelle. Der Editor sagt dir das mit einem kurzen Hinweis.
• Element kopieren und auf einer anderen Seite einfügen — für dieselbe Gestaltung an einer anderen Stelle: Element auf dem Blatt anklicken, dann in der Karte unter Freie Elemente auf Kopieren klicken oder ⌘C (Mac) bzw. Strg+C (Windows) drücken. Der Editor meldet „Kopiert". Jetzt dorthin scrollen, wo die Kopie hin soll, und in der Element-Leiste oben auf Einfügen klicken oder ⌘V bzw. Strg+V drücken. Die Kopie landet auf der Seite, die du gerade siehst — du musst die Zielseite also nicht vorher anklicken —, liegt leicht versetzt wie beim Duplizieren und ist sofort ausgewählt. Bei einem Freitext-Feld zeigt die Kopie dasselbe Beleg-Feld wie das Original; im Beleg-Editor bleibt es ein Eingabefeld. Kopieren gilt für Text, Bild und Form aus der Element-Leiste — Blöcke aus der Vorlage (Positionstabelle, Anschreiben, Summen) lassen sich nicht kopieren, und der Einfügen-Knopf bleibt ausgegraut, solange du nichts kopiert hast.
• Neue Elemente landen auf der Seite, die du siehst — Text, Bild, Form, Freitext, Tabellen und Bildreihe aus der Element-Leiste legt der Editor auf der Seite an, die gerade im Bild ist. Hast du vorher etwas auf einer Seite ausgewählt, die noch gut sichtbar ist, landet das neue Element dort. Du musst also nicht erst die richtige Seite anklicken, sondern scrollst einfach hin.
• Element auf eine andere Seite ziehen — ein freies Element (etwa ein Foto) ziehst du einfach über die Seitengrenze auf ein anderes Blatt. Das Zielblatt bekommt beim Ziehen einen farbigen Rahmen; lässt du los, liegt das Element genau dort, wo du es losgelassen hast, und bleibt ausgewählt. Rückgängig (⌘Z bzw. Strg+Z) holt es mit einem Schritt an die alte Stelle zurück. Lässt du es zwischen zwei Blättern oder neben dem Blatt los, bleibt es auf seiner Seite und rückt an deren Rand — es verschwindet nicht. Elemente mit Wiederholen auf Alle Seiten oder Ab Seite 2 gehören zu ihrer Seite und wechseln sie nicht; stell dafür vorher Nur Seite 1 ein. Liegen auf dem Zielblatt schon 60 Elemente, bleibt das Element ebenfalls, wo es war, und der Editor sagt dir warum.
• Wiederholen — legt fest, auf welchen Druckseiten ein Element steht: Nur Seite 1 (der Regelfall), Alle Seiten oder Ab Seite 2. Die Auswahl wirkt, sobald der Inhalt auf mehrere Druckseiten läuft. Ab Seite 2 ist der Kopf, den die erste Seite nicht trägt — in Word die Kopfzeile der Folgeseiten bei „erste Seite anders"; das Element erscheint dort ab dem ersten Seitenumbruch des Dokuments.

Bilder, die im Textfluss stehen — zum Beispiel das Foto auf einem Deckblatt — bearbeitest du, indem du sie auf dem Blatt anklickst: Rechts erscheint der Bereich Bild auf der Seite mit Ausrichtung (links, mittig, rechts), Breite und Höhe in Millimetern, „Bild einpassen" und einem weißen Rahmen als Passepartout. Ist die Breite größer als der Satzspiegel, weist der Editor darauf hin — im Druck würde die Seite sonst verkleinert.

Über den Button Druck-PDF prüfen erzeugst du jederzeit das endgültige PDF mit Beispieldaten — dort siehst du auch die exakten Seitenumbrüche, die das Blatt im Editor nur als Linie andeutet. Das funktioniert auch, wenn du in deinem Workspace noch gar kein echtes Angebot oder keine Rechnung erstellt hast.

Gestalten: Verläufe, Rand, Drehung und Effekte

Die Karte eines freien Elements ist in vier Gruppen gegliedert: Geometrie (Position, Größe, Drehung, Ausrichten), Stil, Effekte und Ebene. Was ein Element nicht kann, zeigt die Karte auch nicht — ein Bild hat keine Füllung, ein Text nur Drehung und Deckkraft.

Stil (Rechteck). Unter Füllung wählst du Einfarbig oder Verlauf. Ein Verlauf hat zwei bis vier Farbstufen mit Farbe, Position in Prozent und eigener Deckung — so entsteht „Schwarz → transparent“ mit einem Klick auf eine der drei Vorlagen (Schwarz, Weiß, Akzentfarbe); der Winkel legt die Richtung fest (180° läuft von oben nach unten, 0° von unten nach oben). Dazu kommen ein Rand (Farbe, Breite in pt, durchgezogen, gestrichelt oder gepunktet), eine Eckenrundung in Millimetern und eine Schräge oben oder unten (positive Werte ziehen die rechte Kante nach unten). Rand und Rundung sind nicht verfügbar, solange eine Schräge gesetzt ist — die Karte sagt das an Ort und Stelle. Ein Rechteck darf ab 0,3 mm hoch sein: So wird es zur Haarlinie. Mit der Maus rastet die Größe weiterhin auf ganze Millimeter, den feineren Wert tippst du ins Feld H.

Drehung. Text, Bild und Rechteck drehst du am runden Griff über dem Auswahlrahmen oder über das Feld Drehung (−180° bis 180°). Mit gedrückter Umschalttaste rastet der Griff in 15°-Schritten, Alt + Pfeil links/rechts dreht um 1°. Der Auswahlrahmen dreht mit; Ausrichten, Hilfslinien und das Ziehen an den Griffen arbeiten mit der ungedrehten Fläche — die Karte weist darauf hin. Ein Element mit Alle Seiten (Gruppe Wiederholen) erscheint auf jeder Seite gleich gedreht.

Effekte. Der Regler Deckkraft gilt für Bild, Rechteck und Text; bei 0 % meldet die Karte „Element ist unsichtbar“, auswählen kannst du es weiterhin. Der Mischmodus (Normal, Multiplizieren, Negativ multiplizieren, Überlagern, Farbe) lässt ein Rechteck mit dem verschmelzen, was in derselben Ebene darunter liegt — mit einem Element der anderen Ebene oder mit dem Seitenhintergrund mischt es nicht. Liegt in derselben Ebene nichts darunter, ist der Mischmodus ausgegraut. Bildeffekte (Graustufen, Helligkeit, Kontrast, Sepia) sitzen zugeklappt unter den Effekten eines Bildes; der Knopf Duotone stellt das Bild auf Graustufen und legt ein Rechteck in der Akzentfarbe mit Mischmodus „Multiplizieren“ genau darüber — beides bleibt einzeln anfassbar. Ein Bild kann außerdem Rand und Eckenrundung tragen. Effekte zurücksetzen entfernt alle Effekte eines Elements auf einmal, ohne Position, Text oder Bild anzurühren.

Ebene. Neben Vorn und Hinten gibt es Nach vorn und Nach hinten (Tasten ] und [): Sie ändern die Reihenfolge innerhalb der Ebene, also welche von mehreren überlappenden Flächen oben liegt. Am Anfang und Ende der Reihenfolge ist der jeweilige Knopf ausgegraut.

Positionstabellen gestalten

Klickst du eine Positionstabelle auf dem Blatt an, erscheint rechts der Bereich Positionstabelle. Er trennt beides sauber: welche Positionen in der Tabelle stehen, kommt aus dem Beleg — hier stellst du ein, welche Kategorien die Tabelle zeigt, ihre Überschrift und ihr Aussehen. Darunter — unter Gestaltung — stellst du die Optik dieser einen Tabelle ein: Flächen für Spaltenkopf, Kategorieband und Zeilen, Schriftfarbe, Linienfarbe und -stärke, ob der Spaltenkopf in Großbuchstaben steht, die Schriftgröße von Spaltenkopf und Kategorieband sowie unter Spalten je Spalte die Überschrift und die Breite in Millimetern (die Spalte „Position" nimmt die verbleibende Breite).

Auf dem Blatt siehst du jede Tabelle mit Beispielzeilen für die Kategorien, die ihr zugeordnet sind. Eine Tabelle, der noch keine Kategorie zugeordnet ist, zeigt stattdessen die Zeile „Tabellenname: keine Positionen“ — sie bleibt so sichtbar und anklickbar, damit du ihr jederzeit Kategorien zuordnen kannst. Im gedruckten Beleg erscheint diese Zeile nicht; dort wird eine leere Tabelle einfach weggelassen. Dasselbe gilt für Seiten, die auf „Ausblenden, wenn leer“ stehen: Im Editor bleiben sie sichtbar und tragen oben ein Band mit dem Hinweis, dass der Beleg sie mit diesen Beispieldaten ausblenden würde.

Wenn du die Größe einer Tabelle ändern willst, sitzt das an drei Stellen:

• Schriftgröße der Positionszeilen — sie folgt der Schriftgröße des Dokuments unter Vorlage/Theme > Schriftgröße (pt) und ist immer 1 pt kleiner. Der Bereich Text, der beim Klick auf die Tabellenüberschrift erscheint, gilt nur für diese Überschrift.
• Breite der Tabelle — sie füllt immer den Inhaltsrahmen der Seite. Den änderst du im Bereich Freie Elemente über die Karte Inhaltsrahmen (Fließtext) (Feld B für die Breite) oder indem du den Rahmen auf dem Blatt an den seitlichen Griffen ziehst. Das gilt für alles, was auf dieser Seite im Textfluss steht.
• Spaltenbreiten — unter Gestaltung > Spalten je Spalte in Millimetern.

Spaltenstil und Punktlinie. Unter Gestaltung > Spaltenstil wählst du eine Spalte — Name, Beschreibung, Einheit, Preis, MwSt. oder Gesamt — und stellst für sie Schrift, Größe, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Versalien, Farbe und Zeilenhöhe ein; „Beschreibung“ ist die Zeile unter dem Positionsnamen. So bekommst du eine Speisekarten-Optik: Positionsname in Serife, Beschreibung klein und grau. Eine Spalte, die der aktuelle Beleg nicht druckt (etwa der Preis auf einem Lieferschein), bleibt wählbar und trägt den Hinweis „druckt nicht in diesem Beleg“. Mit Punktlinie ziehst du eine gepunktete oder durchgezogene Linie vom Positionsnamen bis zur nächsten gedruckten Spalte — ist die Preisspalte ausgeblendet, endet sie an der Einheiten-Spalte. Der Zeilenabstand in Millimetern gibt jeder Zeile mehr Luft; Zwischensummen und Kategoriebänder bleiben davon unberührt.

Die Höhe der Tabelle ergibt sich aus den gedruckten Positionen. Läuft eine Seite damit über, bricht die Tabelle im Druck auf das nächste Blatt um — der Editor zeigt das vorab als Hinweis „1 Blatt läuft über".

Blöcke verschieben und entfernen

Alles, was auf einer Seite im Textfluss steht, ist ein Block: das Anschreiben, die Empfängeradresse, die Eckdaten, die Feldliste, eine Bildreihe, eine Positionstabelle, eine freie Tabelle, ein freier Text oder eine Überschrift. Blöcke ordnest du direkt auf dem Blatt:

• Entfernen. Klicke den Block an, damit sein Rahmen erscheint — die Knöpfe dazu stehen in der Leiste am Rahmen. Bei den meisten Blöcken heißt der Knopf Block entfernen; bei einer Positionstabelle heißt er Tabelle entfernen, weil dort nur die Tabelle aus dem Layout geht und deine Positionen selbst erhalten bleiben (sie landen dann in einer anderen Tabelle). Dasselbe macht die Entf-Taste am markierten Block. Nur die Allgemeine Tabelle fragt vorher nach — ohne sie hätten Positionen, die keine andere Tabelle zieht, kein Ziel. Blöcke mit Pflichtangaben (Empfängeradresse, Eckdaten, Summen) fragen ebenfalls vorher nach — auch die Entf-Taste öffnet dort dieselbe Rückfrage. Alle übrigen Blöcke verschwinden sofort. Rückgängig holt jeden entfernten Block zurück — auch einen, den du schon länger weghast, solange du ihn nicht gespeichert hast.
• Verschieben. Am Rahmen tauschst du den Block mit Nach oben und Nach unten mit seinem direkten Nachbarn auf derselben Seite. Am ersten Block der Seite ist „Nach oben“, am letzten „Nach unten“ ausgegraut — dort gibt es kein Ziel, und der Editor bietet keinen Knopf an, der nichts tut. Der Block bleibt beim Verschieben markiert, du kannst ihn also in einem Zug mehrfach schieben.

Blöcke bleiben dabei auf ihrer Seite: Ein Block wandert nicht ans Ende der vorherigen oder an den Anfang der nächsten Seite. Und ein Block trägt seinen Inhalt mit — verschiebst du die Positionstabelle, bleiben ihr Aussehen und ihre Kategorien unverändert.

Freie Elemente (Bilder, Formen, Textfelder) sitzen unabhängig vom Textfluss an einer festen Stelle und haben diese Rahmen-Knöpfe nicht. Du verschiebst sie wie gewohnt mit der Maus oder mit den Pfeiltasten und entfernst sie mit Entf bzw. Löschen in der Leiste am Element.

Empfängerblock ausrichten. Wählst du den Empfängerblock aus, findest du im Seitenfenster Ausrichtung des Blocks mit Links, Mitte und Rechts. Das richtet den ganzen Adressblock auf der Seite aus und wirkt, wenn der Empfänger allein in seiner Zeile steht — nicht neben dem Block mit den Belegdaten. Steht der Empfänger allein in seiner Zeile und ist Ausrichtung des Blocks nicht gesetzt, richtet auch Text → Ausrichtung den Block mit aus, sobald du Mitte oder Rechts wählst; Blocksatz ändert die Lage des Blocks nicht. Eine ausdrücklich gesetzte Ausrichtung des Blocks gilt immer und geht vor.

Orange Linie quer über der Seite. Sie markiert im Editor, wo der Inhalt über eine Seite hinausläuft („läuft im Druck über eine Seite hinaus“). Sie ist nur eine Orientierung und wird nicht mitgedruckt.

Linien einer Tabelle entfernen

Bei einer freien Tabelle gibt es zwei Wege, Linien wegzunehmen — sie tun bewusst nicht dasselbe:

• Gitter aus schaltet nur das Gitter ab, das Univents selbst um die Tabelle zeichnet. Einzelne Zellkanten bleiben davon unberührt.
• Alle Linien entfernen nimmt zusätzlich jede Zellkante weg. Genau die bringen aus Word übernommene Tabellen mit: jede Zelle hat dort ihren eigenen Rahmen, und der blieb bei „Gitter aus“ stehen. Der Knopf erscheint nur, wenn es überhaupt Linien zu entfernen gibt, und lässt sich mit Rückgängig zurücknehmen.

Danach zeichnet Gitter an wieder ein einheitliches Raster über die ganze Tabelle.

Rückgängig und Wiederholen

Mit ⌘Z (Mac) bzw. Strg+Z (Windows) oder dem Pfeil Rückgängig in der Kopfleiste nimmst du die letzte Änderung zurück, mit ⇧⌘Z bzw. Strg+Y oder Wiederholen holst du sie wieder. Der Editor merkt sich die letzten 100 Schritte; ein Zug mit der Maus, ein Schieberegler oder ein getipptes Wort zählt als ein Schritt. Steht der Cursor in einem Textfeld, gilt ⌘Z nur für das Getippte darin. Speichern löscht diese Schritte nicht. Logo und die Vorgaben deiner Freitexte (Bezeichnung und Standardtext) speichern sofort und lassen sich deshalb nicht rückgängig machen.

Auch Zurück auf Vorlagen-Original, ein aus dem Verlauf geladener Stand und ein wiederhergestellter Entwurf lassen sich so zurücknehmen. Machst du nach dem Speichern etwas rückgängig, zeigt der Editor wieder ungespeicherte Änderungen an. Lädst du die Seite neu oder öffnest ein anderes Layout, beginnt der Editor ohne gemerkte Schritte.

Speichern und zurücksetzen

Änderungen im Editor werden erst mit Speichern übernommen. Solange du nicht gespeichert hast, zeigt der Editor einen Hinweis auf ungespeicherte Änderungen, und ein Verlassen des Editors fragt vorher noch einmal nach.

Möchtest du alle eigenen Anpassungen verwerfen, klicke auf Zurück auf Vorlagen-Original — der Editor setzt dein Layout auf den Stand zurück, den es beim Übernehmen aus der Library hatte.

Ältere Stände zurückholen. Was du in einer früheren Sitzung gespeichert hast, erreichst du mit Rückgängig nicht mehr. Dafür ist der Verlauf (siehe unten) der Rückweg: Lade einen früheren gespeicherten Stand und speichere ihn erneut.

Bearbeitet noch jemand anderes dasselbe Layout? Speichert eine zweite Person zwischenzeitlich dasselbe Layout, siehst du beim eigenen Speichern die Meldung „Jemand anderes hat dieses Layout inzwischen geändert". Deine eigenen Änderungen gehen dabei nicht verloren, bis du selbst aktiv neu lädst oder erneut speicherst.

Abgestürzt? Der ungespeicherte Stand ist noch da

Während du arbeitest, sichert Univents deinen Stand alle paar Sekunden still in deinem Browser — auch solange du noch nicht gespeichert hast. Stürzt der Tab ab, geht der Strom aus oder lädst du die Seite versehentlich neu, steht beim nächsten Öffnen des Editors ein Hinweis ganz oben: „Ungespeicherter Stand von 14:32 wiederherstellen".

• Wiederherstellen holt deinen Stand zurück auf das Blatt. Gespeichert ist er damit noch nicht — du siehst ihn dir an und klickst dann selbst auf Speichern.
• Verwerfen wirft ihn weg; es bleibt der zuletzt gespeicherte Stand stehen.

Hat in der Zwischenzeit jemand anderes dasselbe Layout gespeichert, sagt der Hinweis das dazu. Wiederherstellen darfst du trotzdem — beim Speichern fragt Univents dann noch einmal nach.

Zwei Dinge sind gut zu wissen: Der Stand liegt nur in diesem Browser auf diesem Gerät. An einem anderen Rechner oder in einem anderen Browser ist er nicht da, und ein privates Fenster oder das Löschen der Browserdaten räumt ihn weg. Und er gehört dir: teilen sich mehrere Personen einen Rechner, bekommt jede ihren eigenen Stand angeboten.

Verlauf: einen früheren Stand zurückholen

Über den Knopf Verlauf oben im Editor siehst du die letzten zehn gespeicherten Stände dieses Layouts — mit Zeitpunkt, Person und Größe.

1. Klicke auf Verlauf.
2. Suche den gewünschten Stand in der Liste.
3. Klicke auf In den Editor laden.

Der Stand landet auf dem Blatt, und du siehst ihn dir in Ruhe an. Gespeichert wird er erst, wenn du auf „Speichern" klickst — bis dahin kannst du jederzeit einen anderen Stand laden oder die Seite verlassen.

Ein neuer Eintrag entsteht bei jedem Speichern, das am Design wirklich etwas ändert. Damit ist auch ein Fehlgriff kein Verlust mehr: Wer versehentlich auf Zurück auf Vorlagen-Original geklickt und danach gespeichert hat, holt sich den vorherigen Stand aus dem Verlauf zurück.

Bilder & Logo

Für Logo und Bilder werden die Formate PNG, JPG und WebP unterstützt. Hochgeladene Bilder werden automatisch passend verkleinert. SVG-Dateien werden nicht unterstützt. Seitenhintergründe bleiben dabei bis zu 2.000 px an der langen Kante scharf; Logos und alle übrigen Bilder werden weiterhin auf die kleinere Größe gebracht. Für ein A4-Blatt lade deshalb ein PNG oder JPG mit mindestens 2.000 px Höhe hoch — ein Hintergrund mit weniger wird im PDF sichtbar weich. Und Angaben wie die Adresse des Betriebs oder die Bankverbindung gehören als echter Text in die Fußzeilen-Spalten: im Bild sind sie unscharf und nicht auswählbar.

Bild per Drag-and-drop einsetzen. Ziehst du eine Bilddatei vom Computer auf ein vorhandenes Bild im Blatt (auch auf ein Hintergrundfoto), ersetzt sie dieses Bild. Ziehst du sie auf eine freie Stelle eines Blatts, entsteht genau dort ein neues Bild-Element — auf diesem Blatt, mittig unter der Maus. Einen Seitenhintergrund, der noch kein Foto hat, legst du über Bilder mit Hochladen fest. Es gelten dieselben Formate und dieselbe automatische Verkleinerung wie beim Hochladen über den Knopf; wurde das Bild verkleinert, sagt dir der Editor das. Ein neu abgelegtes Bild nimmst du mit zwei Schritten Rückgängig wieder weg: erst das Foto, dann die leere Bildfläche.

Wie groß darf ein Layout werden? Oben im Editor steht neben dem Speichern-Knopf, wie viel Platz die Bilder deines Layouts zusammen belegen — zum Beispiel „Bilder 2,0 MB von 11,4 MB". Bis zu dieser Grenze druckt das Layout; nähert es sich ihr, wird die Anzeige farbig. Speichern klappt auch bei einem Booklet mit vielen Fotos.

Was zählt: Jedes Foto kostet seine Dateigröße, und zwar je Stelle, an der es liegt — dasselbe Foto auf fünf Seiten zählt fünfmal. Ein Hintergrund, den du unter Bilder am Seitentyp hinterlegst („Hintergrund Seitentyp …"), zählt dagegen nur einmal, egal auf wie vielen Seiten er erscheint. Farbflächen, Linien und Texte aus den freien Elementen kosten praktisch nichts — ein Hintergrund aus Flächen und Formen ist deshalb immer sparsamer als dasselbe Motiv als Bild.

Überlagerung über dem Seitenhintergrund. Unter jedem Hintergrund im Bereich Bilder — am Seitentyp wie an einer einzelnen Seite — legst du mit Überlagerung hinzufügen einen Verlauf oder eine Farbfläche zwischen Foto und Inhalt: dieselben drei Vorlagen (Schwarz, Weiß, Akzentfarbe → transparent), derselbe Verlaufs-Editor mit Winkel und Farbstufen wie beim Rechteck, dazu eine eigene Deckkraft. So bleibt weißer Text auf einem hellen Foto lesbar, ohne dass du das Bild vorher bearbeitest; Überlagerung entfernen nimmt sie wieder weg. Darunter stehen Bildeffekte für den Hintergrund selbst — Graustufen, Helligkeit, Kontrast, Sepia. Das Foto bleibt dabei unverändert gespeichert; alle Effekte wirken erst beim Drucken und kosten keinen Platz.

Warum lässt sich mein Beleg nicht ausstellen?

Ein Beleg (Angebot, Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift) lässt sich nicht ausstellen oder versenden, wenn das gewählte Layout eine oder mehrere Positionen des Dokuments gar nicht drucken würde — zum Beispiel, weil im Layout kein Bereich für „sonstige" bzw. nicht zugeordnete Positionen vorgesehen ist, oder weil dem Dokument die Positionstabelle im gewählten Layout fehlt. Univents zeigt dir dazu eine verständliche Fehlermeldung.

So löst du das:

1. Öffne das betroffene Layout im Layout-Editor unter Einstellungen > Vorlagen (Filter-Chip Layout-Vorlage).
2. Prüfe im Bereich Warengruppen-Zuordnung, ob es einen Bereich für „sonstige"/nicht ausdrücklich zugeordnete Warengruppen gibt und ob jede benötigte Warengruppe einem Bereich zugeordnet ist.
3. Alternativ wählst du für das betroffene Dokument ein anderes Layout aus, das alle Positionen abdeckt.

Auf die neue Druck-Engine umstellen

Univents druckt deine Belege gerade in zwei Varianten: mit der bisherigen Engine und mit einer neuen, die spürbar schneller rendert. Beide laufen parallel, und du entscheidest pro Layout, welche benutzt wird.

An jedem Layout steht ein Abzeichen, das dir sagt, womit es heute druckt: BISHERIGE ENGINE oder NEUE ENGINE. Du findest es an zwei Stellen — unter Einstellungen → Vorlagen (Filter-Chip Layout-Vorlage) in der Layout-Zeile, und direkt im Beleg auf der Layout-Karte. Beide führen zum selben Umschalter.

So stellst du ein Layout um:

1. Klicke das Abzeichen an. Es öffnet ein Fenster mit dem aktuellen Stand.
2. Klicke Auf neue Engine umstellen.
3. Die Prüfung läuft von selbst. Univents nimmt den letzten Beleg dieses Layouts, zu dem es ein fertiges PDF gibt (ausgestellte und verschickte Belege zuerst), und druckt ihn einmal mit jeder Engine. Verglichen werden die Inhalte: Beträge, Mengen, Prozente, Datum, Belegnummer und alle Wörter ab drei Zeichen. Steht alles, was heute auf dem Beleg steht, auch im neuen PDF, ist die Umstellung mit einem Klick erledigt.
4. Fehlt etwas, entscheidest du. Das Fenster nennt dir die Inhalte, die im neuen PDF nicht mehr vorkämen, und darunter steht ein Haken zum Bestätigen. Erst mit gesetztem Haken lässt sich umstellen — sonst bleibt alles, wie es ist. Nimm dir die Liste in Ruhe vor: fehlt eine Position, eine Zwischensumme oder ein Text, ist fast immer noch etwas am Layout zu tun, bevor es umgestellt wird.
5. Ohne Beleg mit fertigem PDF gibt es nichts zu vergleichen. Univents sagt dir das, und du kannst trotzdem umstellen — die Prüfung lässt sich nachholen, sobald der erste Beleg gedruckt ist. Wurde der Vergleichsbeleg nach seinem PDF noch geändert, steht das im Fenster: fehlende Inhalte können dann auch deine eigenen Änderungen sein.
6. Im selben Fenster steht danach Design im Editor anlegen. Der Link bringt dich dorthin, wo du das Design aus deiner Word-Vorlage übernimmst oder mit dem aktuellen Aufbau beginnst (siehe „Bestehendes Layout in den Editor übernehmen" weiter oben). Hat das Layout schon ein Design, heißt der Link Design bearbeiten.

Die Prüfung vergleicht die Textebene deines Belegs, nicht das Aussehen. Sie meldet Inhalte, die im neuen PDF fehlen — zusätzliche Inhalte sind erlaubt und kein Fehler. Ob Farben, Abstände und Seitenumbrüche genau wie vorher sitzen, sagt sie nicht.

Beides sind zwei getrennte Schritte: Bis du ein Design anlegst, drucken deine Belege unverändert weiter — mit den Farben, Rändern und der Word-Vorlage, die das Layout schon hat. Die Prüfung ändert nichts: sie druckt den letzten Beleg zweimal, ohne ihn zu ersetzen.

Die Umstellung gilt für das ganze Layout, also für jeden Beleg, der es benutzt — nicht nur für den, den du gerade offen hast. Das steht auch im Fenster selbst, weil du den Umschalter aus einem einzelnen Beleg heraus erreichst.

Umstellen lässt sich jederzeit zurücknehmen. Deine Word-Vorlage bleibt gespeichert und deine Gestaltung im Editor ebenfalls — es ändert sich nur, welche Engine die künftigen Belege druckt. Solange das Layout mit der neuen Engine druckt, wird die Word-Datei nicht gelesen: Gedruckt wird die Gestaltung aus dem Editor, und Änderungen in der Datei wirken erst, wenn du zurückstellst. Zurück auf die bisherige Engine geht es in einem Klick und ohne Prüfung — geprüft wird nur der Weg nach vorn.

Bereits erzeugte PDFs bleiben unverändert. Erst wenn ein Beleg neu gerendert wird, greift die neue Engine — bei einem bereits verschickten Beleg heißt das, dass ein erneutes Rendern ihn anders aussehen lassen kann als die Fassung, die dein Kunde schon bekommen hat.

Layouts für Function Sheets

Dieselbe Layout-Technik gibt es auch für Function Sheets. Sie stehen unter Einstellungen → Vorlagen: dort nach Layout-Vorlage filtern, ein Layout öffnen und in der Layout-Verwaltung auf den Tab Function Sheets wechseln. Dort legst du Layouts an (komplett oder leer), startest mit den vier Beispielen Gesamt, Küche, Service und Logistik, benennst um, duplizierst, bestimmst ein Standard-Layout und löschst — ist ein Layout noch in Gebrauch, wählst du vorher ein Ersatz-Layout. Der Editor ist derselbe; für Function Sheets stehen eigene Bausteine bereit (Eckdaten, Mitwirkende, Ablauf, Schichten, Buchungen mit wählbaren Spalten, Diät & Allergien, Raumplan, Standardtexte). Details in Function-Sheet-Layouts.

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Häufige Fragen

Wird das Original in der Vorlagen-Library durch meine Anpassungen verändert? Nein. „Vorlage verwenden" legt eine eigene Kopie in deinem Workspace an. Das Original bleibt für dich und alle anderen Workspaces unverändert und lässt sich beliebig oft erneut übernehmen.

Wie ändere ich die Zeilen im Kasten „Ihre Veranstaltung“ (Datum, Gäste, Ort …)? Das ist eine Feldliste. Doppelklicke auf dem Blatt auf die Beschriftung oder den Wert, den du ändern willst, und schreib los — beim Wert siehst du dabei den Platzhalter, etwa {event_date}. Neue Zeilen, die Reihenfolge und Zeilen, die gerade nicht gedruckt werden, weil ihr Wert leer ist, findest du rechts im Bereich Feldliste, sobald du die Liste einmal anklickst.

Kann ich mehrere Vorlagen ausprobieren? Ja. Du kannst mehrere Vorlagen als eigene Kopien übernehmen und parallel anpassen. Welche davon du tatsächlich für ein Dokument verwendest, entscheidest du erst bei der Layout-Zuweisung am Dokument.

Kann ich weiterhin eine eigene Word-Vorlage hochladen? Ja, in einem bestehenden Workspace. Neu registrierte Workspaces haben keinen Word-Upload mehr — dort entstehen alle Layouts im Layout-Editor oder aus dem Vorlagen-Katalog. Die bisherige Verwaltung unter „Meine Layouts" bleibt unverändert bestehen und funktioniert wie gewohnt. Bei einem Layout, das du im Layout-Editor gestaltest, hinterlegst du die Vorlage über Vorlage hochladen an der Layout-Karte — im Layout-Formular steht dieser Weg ebenfalls. Druckt dieses Layout schon über die neue Engine mit deiner Gestaltung aus dem Editor, bleibt der Upload möglich, wirkt aber nicht sofort: Gedruckt wird weiter der Editor, und die hochgeladene Datei kommt erst zum Einsatz, wenn du auf die bisherige Engine zurückstellst. Der Hinweis am Upload sagt dir das, und ein Knopf führt dich direkt in den Editor. Nimmst du die Sprachvariante, lädst du die Vorlage dort erneut hoch.

Ich kann keine Vorlage übernehmen oder den Editor nicht öffnen — was jetzt? Vorlagen-Library, Layout-Editor und Druck-Engine-Umschalter stehen allen Workspaces zur Verfügung. Zum Übernehmen und Bearbeiten brauchst du aber das Recht, Einstellungen zu bearbeiten. Fehlt es dir, wende dich an den Inhaber oder einen Admin deines Workspaces.