Usare la Libreria di modelli e l’editor di layout

Invece di creare e caricare un file Word tuo, puoi progettare il design dei tuoi preventivi, delle fatture e dei documenti di trasporto anche direttamente nel browser: parti da un modello già pronto della Libreria di modelli e lo adatti al tuo branding nell’editor di layout — carattere, colori, logo, pagine, immagini, testi liberi e quali categorie compaiono dove.

Nel video vedi come costruire un layout di preventivo a partire da un modello, inserire testi, immagini e tabelle per categoria con subtotali e controllare il risultato nell’anteprima di stampa.

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Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da leggere con calma.

Da sapere: nei nuovi workspace l’editor di layout è l’unica strada: non esiste più l’upload di Word e i layout standard usano il design «Classico» con i colori del tuo PDF di onboarding. Il catalogo contiene tutti e sei i design (Classico più cinque design per il catering) per preventivo, fattura, documento di trasporto e nota di credito. Con il filtro sopra l’elenco mostri solo un tipo di documento. I workspace esistenti mantengono i loro modelli Word.

Usare un modello e aprire l’editor

1. Apri Impostazioni > Layout.
2. Nella sezione Libreria di modelli vedi tutti i modelli disponibili con un’anteprima — la classica lettera commerciale in verticale e i cinque design per il catering (vedi sezione successiva).
3. Clicca su Usa modello sul modello che preferisci.
4. Univents crea una copia personale di questo modello nel tuo workspace — l’originale nella libreria resta invariato e puoi riutilizzarlo in qualsiasi momento — e apre la copia direttamente nell’editor di layout.

La nuova copia non è ancora assegnata a nessun documento e non diventa automaticamente quella predefinita. Come assegnare un layout a un documento o impostarlo come predefinito lo trovi in Come creo i layout per i documenti finanziari?.

I modelli già pronti nel catalogo

Ogni modello include il documento completo: indirizzo, dati principali, lettera di accompagnamento, uno slot di testo libero per il programma, la tabella delle righe con le righe di categoria, i totali, i termini di pagamento, uno slot di testo libero per le condizioni e la riga della firma. Logo e dati aziendali nella fascia superiore e in quella inferiore arrivano automaticamente dalle tue impostazioni. Gli slot per le foto e i testi liberi restano vuoti finché non li riempi.

Due avvertenze sulle fasce superiori scure di Corporate Clean e Bold Street: il tuo logo viene inserito lì automaticamente — se è scuro, sulla fascia sparisce. In questo caso carica nell’area Logo una variante chiara; sostituisce il logo delle impostazioni solo in questo layout. E le fasce superiori sono superfici colorate degli Elementi liberi — lì puoi cambiarne il colore o rimuoverle.

In tutti i modelli i nomi delle righe nella tabella usano inizialmente il carattere base del documento. Un carattere dedicato solo alla tabella — ad esempio serif per il nome della riga e una piccola descrizione grigia sotto — lo imposti per colonna in Aspetto > Stile colonna (vedi «Progettare le tabelle delle righe»).

Alcuni modelli di Univents includono una foto di esempio. Se usi uno di questi modelli, la foto viene trasferita nella tua copia — ecco come sostituirla con la tua:

• Foto sul foglio (la maggior parte dei modelli): clicca sulla foto e poi, nella piccola barra sopra, su Sostituisci immagine — oppure fai doppio clic sulla foto. Lo stesso pulsante lo trovi a destra nella card dell’elemento in Elementi liberi. Posizione, dimensione, effetti e livello restano invariati. Anche una foto sul livello Dietro il contenuto si può cliccare direttamente.
• Foto come sfondo della pagina: questa la sostituisci nell’area Immagini con Sostituisci.

Modelli per il catering: foto reali ed effetti

I cinque modelli per il catering — Editorial Noir, Warm Craft, Corporate Clean, Bold Street e Swiss Grid — includono foto adatte invece di segnaposto vuoti: foto di copertina, banner o slot immagine sono già riempiti quando usi il modello. Se la foto non ti piace, cliccala e sostituiscila con la tua tramite Sostituisci immagine (come descritto nella sezione precedente; una foto come sfondo della pagina la sostituisci nell’area Immagini) — il modello in sé non viene toccato.

L’aspetto dei modelli si basa sugli stessi strumenti che hai a disposizione in tutto l’editor di layout: la sfumatura sopra la foto di copertina in Editorial Noir, l’immagine duotone (bianco e nero con giallo) in Bold Street, il motivo in bianco e nero in Swiss Grid, gli sticker ruotati e la fascia inclinata in Bold Street, nonché le fasce di categoria colorate nella tabella delle righe e la striscia laterale con scritta in Swiss Grid. Sono tutte normali impostazioni in Effetti e Rotazione (vedi «Progettare: sfumature, bordo, rotazione ed effetti» sopra) — dopo aver usato il modello puoi continuare ad adattarle o rimuoverle in qualsiasi momento.

Modificare il layout dal documento aperto

Per cambiare il design non devi passare alle impostazioni. Apri un preventivo o una fattura, apri la selezione del layout e clicca sulla card del layout su Modifica layout — lo stesso editor si apre in una nuova scheda, mentre il documento resta aperto. Così confronti modifica e risultato fianco a fianco: adatti e salvi nell’editor, rigeneri il PDF nel documento.

Il pulsante si chiama Modifica layout non appena il layout funziona con il nuovo motore di stampa (vedi «Passare al nuovo motore di stampa» più avanti) — indipendentemente dal fatto che tu l’abbia già progettato nell’editor. Se funziona ancora con il motore precedente, si chiama Modifica colori e bordi e apre le consuete impostazioni dei colori.

Aprire il layout dalla panoramica dei modelli

In Impostazioni > Modelli trovi i tuoi layout tra tutti gli altri modelli. Un clic sulla riga ti porta direttamente dove puoi modificare il layout: se funziona con il nuovo motore di stampa, si apre l’editor di layout. Se funziona ancora con quello precedente, si apre la gestione dei layout con il modulo per colori, bordi e modello Word.

Portare un layout esistente nell’editor

Se hai passato al nuovo motore di stampa (vedi sotto) un layout che finora gestivi con un modello Word, alla prima apertura l’editor segnala: «Questo layout non ha ancora un nuovo design.» È corretto — finora la tua grafica sta in colori, bordi e modello Word, non in un design che l’editor possa modificare. Nella stessa pagina lo crei con un clic:

Crea dal modello Word (consigliato). Univents legge il modello Word di questo layout e ne ricava il design per l’editor: intestazione e piè di pagina, indirizzo, dati principali, lettera di accompagnamento, sezioni delle righe e totali — inoltre l’intestazione delle pagine successive, forme e linee disegnate, immagini che nel modello stanno affiancate e una tabella dedicata per le prestazioni opzionali. Avviene in due passaggi: un clic su Controlla il modello Word ti mostra prima cosa verrebbe trasferito — in questa fase non viene salvato nulla e i tuoi documenti continuano a essere stampati come prima. Solo con Applica il design viene creato. Il tuo modello Word resta invariato e puoi tornare al motore precedente in qualsiasi momento.

Il controllo mostra un breve riepilogo: quante pagine e sezioni di righe verrebbero create, cosa viene trasferito uno a uno e cosa dovrebbe essere stimato o omesso. Avvisi tipici:

• Le immagini arrivano ritagliate e in dimensione di stampa: un motivo che in Word hai ritagliato viene trasferito proprio come quel ritaglio; una foto troppo grande per la stampa viene ridotta da Univents alla risoluzione adatta invece di essere omessa.
• La tabella resta una tabella. Le tabelle del tuo modello ora vengono trasferite come griglie — i dati principali accanto alla lettera di accompagnamento, il programma, una riga di contatto, il campo firma. Larghezze delle colonne, celle unite, bordi, colori delle celle e margini interni restano come nell’originale, i segnaposto nelle celle restano segnaposto e un’immagine in una cella passa nella stessa cella. In precedenza Univents tralasciava le tabelle larghe e le griglie strette si frammentavano in singole righe.
• Più immagini su una riga restano affiancate. Se nel tuo modello sigilli, certificati o marchi di omologazione stanno su una riga, Univents li riprende come Riga di immagini. In precedenza stavano una sotto l’altra e la pagina si spezzava di conseguenza.
• Forme e linee disegnate vengono trasferite. Rettangoli e linee del tuo modello diventano superfici nel layout, nel punto in cui si trovano nell’originale — fasce colorate, linee di separazione e cornici a riquadro non devi ricostruirle. Una cornice di testo e una forma inclinata non si possono trasferire; entrambe compaiono come perdita nel rapporto.
• La tabella delle prestazioni opzionali diventa una tabella a sé. I modelli che prevedono per questo una seconda tabella vengono trasferiti da Univents come Tabella opzionale — così le righe opzionali non confluiscono più nella tabella principale.
• Una grafica in formato EMF o WMF continua a non poter essere trasferita — reinseriscila in Word come PNG e carica di nuovo il modello. Un TIFF viene convertito durante il trasferimento.
• Formati di paragrafo, elenchi e rientri di un testo libero sono andati persi — il testo stesso lo ritrovi nell’editor in Testi liberi.

I segnaposto che la stampa risolve non vengono più segnalati come sconosciuti dal controllo — vengono segnalati solo i nomi che davvero nessuno conosce, con l’avviso di un possibile errore di battitura. Vale anche per i testi liberi rinominati: un segnaposto che usi nel modello e che nel layout hai nominato in modo corrispondente viene riconosciuto da Univents. E un testo lungo nel piè di pagina — le coordinate bancarie complete o un testo legale — non interrompe più il trasferimento.

Leggi con calma gli avvisi. Importante: non appena clicchi su Applica, tutti i documenti di questo layout vengono stampati con il nuovo design — anche quelli inviati automaticamente. Se il riepilogo non ti convince, clicca su Annulla; tutto resta com’era. Se il modello Word è stato sostituito tra il controllo e l’applicazione, Univents interrompe e ti chiede di controllarlo di nuovo. Se il tuo modello Word consiste in sostanza di un’immagine fissa, Univents te lo dice e di proposito non crea nulla — nell’editor un layout così sarebbe un’unica immagine impossibile da modificare. In tal caso parti dalla struttura attuale.

Partire dalla struttura attuale. Univents riprende esattamente ciò che i tuoi documenti stampano oggi: logo, indirizzo, dati principali, lettera di accompagnamento, righe, totali, termini di pagamento con coordinate bancarie, se presenti la riga della firma e il piè di pagina — con i tuoi colori, il tuo carattere e i tuoi margini. Dopo, i tuoi documenti hanno lo stesso contenuto di prima e tu adatti il design nell’editor passo dopo passo.

Crea da un PDF qui non è disponibile: la creazione con l’IA genera sempre un nuovo layout con un proprio modello Word e non modifica questo. Il risultato si può poi trasferire allo stesso modo. Questa funzione al momento non è ancora attiva.

La via del ritorno resta aperta. Con Modifica colori e bordi accedi ancora alla modifica classica — finché il layout non ha un design per l’editor, i colori e i bordi impostati lì continuano a valere invariati sui tuoi documenti. E con l’interruttore (vedi sotto) riporti il layout in qualsiasi momento al motore precedente.

Una volta creato, il design resta. Un design non si può più rimuovere dall’editor — per questo Univents non scrive nulla finché non clicchi su Applica o Usa la struttura attuale. Aprire semplicemente la pagina e controllare il modello Word non cambia nulla.

Cosa imposti nell'editor dei layout

L'editor mostra il tuo documento come foglio al centro e lavori direttamente su di esso. Con un clic selezioni un elemento e a destra si apre l'area di impostazioni corrispondente. Con un doppio clic scrivi direttamente nel documento il titolo, la lettera di accompagnamento, i testi liberi e i tuoi elementi di testo. Un doppio clic su un punto libero del foglio crea lì un nuovo elemento di testo, mentre un'immagine la trascini semplicemente sull'area desiderata (oppure la selezioni con un clic). Si può scrivere solo in questi punti, compreso un paragrafo di condizioni di pagamento con testo, per esempio da un modello Word importato. Puoi modificarlo come qualsiasi altro testo e cambiare carattere, dimensione e allineamento dall'area Testo a destra (Reimposta formattazione ripristina l'aspetto standard). Il contenuto della tabella delle righe e dei totali proviene dal documento: quali righe contiene, come si chiamano e quanto costano lo gestisci nel documento, non nel layout. Per questo un doppio clic su una riga della tabella non apre nulla da digitare. La tabella puoi comunque selezionarla con un clic per impostarne l'aspetto a destra (vedi «Progettare le tabelle delle righe»). Ogni modifica è subito visibile sul foglio. A destra trovi inoltre tutte le impostazioni in un colpo d'occhio:

• Elementi liberi: inserisci campi di testo, immagini, segnaposto e aree colorate in qualsiasi punto della pagina, trascinali e ridimensionali, a scelta davanti o dietro al contenuto. Anche l'area di testo stessa (lettera di accompagnamento, righe, totali) puoi spostarla sulla pagina e renderla più stretta o più larga; se diventa troppo lunga, prosegue come di consueto sulla pagina successiva. Nei campi di testo funzionano gli stessi segnaposto di un modello Word, compresi i totali ({total_gross}, {VAT_total_7}), i totali per categoria ({Bier_subtotal_net}) e per «Name für Rechnung» ({Drinks_subtotal_net_invoice_display}), oltre al programma {Event_Schedule}. L'elenco completo è in Come creo layout per i documenti finanziari?. Una parola molto lunga senza spazi va a capo al bordo del campo di testo invece di essere tagliata.
• Modello/tema: carattere, colori, margini della pagina (fino a 80 mm) e formato verticale o orizzontale per l'intero documento. L'elenco dei caratteri comprende 24 famiglie, tra cui Cormorant Garamond, Fraunces, Caveat, Archivo Black, Inter Tight, JetBrains Mono e IBM Plex Sans.
• Testo: compare non appena fai clic su un testo del foglio. Qui trovi carattere, dimensione, Grassetto, Corsivo, Sottolineato, maiuscole, colore, sfondo, Interlinea e allineamento, compreso Giustifica. Per EB Garamond, Spectral, Gelasio, Tinos, Cormorant Garamond e Fraunces «Corsivo» stampa il vero corsivo. Per i caratteri senza un corsivo proprio, sotto il pulsante compare l'avviso «Il corsivo viene simulato per questo carattere»: anteprima e PDF mostrano allora lo stesso carattere normale inclinato.
• Logo: carica il tuo logo e imposta posizione e larghezza massima.
• Pagine: stabilisci quali pagine contiene il documento, mostra o nascondi singole pagine, crea nuove pagine o duplicale e cambia l'ordine con il drag and drop o con i pulsanti a freccia. Puoi anche impostare una pagina in modo che scompaia automaticamente quando non avrebbe contenuto. Per ogni tipo di pagina qui imposti inoltre i margini in alto, a destra, in basso e a sinistra singolarmente (fino a 120 mm in alto/in basso, fino a 200 mm a sinistra/a destra): il contenuto scorrevole si adegua subito e l'editor mostra la larghezza di contenuto rimanente. Un margine sinistro ampio con campi di testo su «Tutte le pagine» (area Elementi liberi, gruppo Ripeti) crea una colonna al margine della pagina, come in Swiss Grid.
• Immagini: carica immagini proprie per la copertina, gli sfondi delle pagine o singole pagine, con una Sovrapposizione e degli Effetti immagine per ogni sfondo (vedi «Immagini e logo»).
• Riga di immagini: affianca più immagini una accanto all'altra sul foglio, per esempio sigilli, certificati o marchi di omologazione. Crei una riga con il pulsante Riga di immagini nella barra degli elementi. Nella sua scheda scegli il file per ogni immagine, cambi l'ordine con Sposta a sinistra e Sposta a destra, rimuovi le singole immagini e imposti Spaziatura, Altezza e Allineamento (a sinistra, al centro, a destra o distribuite su tutta la larghezza). In una riga entrano fino a otto immagini; se la riga diventa più larga dell'area di testo, Univents la riduce in stampa.
• Tabella libera: una tabella che compili tu e che non ha nulla a che fare con le tue righe, per esempio un riepilogo dei dati principali, un programma o un campo firma. La crei con il pulsante Tabella libera nella barra degli elementi; nella griglia fai clic sulla cella che vuoi modificare. Per costruirla inserisci Riga sopra, Riga sotto, Colonna a sinistra o Colonna a destra e le rimuovi con Elimina riga o Elimina colonna. Due celle le unisci con Unisci con la cella a destra o Unisci con la cella sotto, mentre Scollega le separa di nuovo. Nella cella scrivi il testo (gli a capo vengono mantenuti in stampa), inserisci con Segnaposto gli stessi elementi di un modello Word e imposti sfondo, allineamento, carattere e un'immagine nella cella. Per ogni tabella imposti la Larghezza delle colonne in millimetri, la Spaziatura interna delle celle e, in Linee della griglia, colore e spessore delle linee. Se in una riga o in una colonna c'è già del contenuto, Univents chiede conferma prima di eliminarla. Se la tabella è più larga dell'area di testo, Univents la riduce in stampa.
• Elenco campi: un elenco di etichette e valori, per esempio un riquadro «Il tuo evento» con data, ora, numero di ospiti e luogo. Fai doppio clic su un'etichetta o su un valore per scrivere direttamente sul foglio; per il valore vedi il segnaposto (per esempio {event_date}) e non il valore di esempio, e il pulsante Segnaposto nella barra ne inserisce un altro nel punto del cursore. Invio conferma, Maiusc+Invio va a capo. Fai clic una volta sull'elenco e a destra compare la sezione Elenco campi con tutte le righe (etichetta e valore), un pulsante Segnaposto per riga, l'Introduzione sopra l'elenco e la Larghezza etichetta. Aggiungi righe con Aggiungi riga (o + Riga sulla cornice, al massimo 40); spostale o rimuovile nella sezione o con i pulsantini accanto alla riga. Una riga senza valore non viene stampata; una riga appena aggiunta e ancora vuota mostra sul foglio un'indicazione grigia, così puoi farci clic subito — l'indicazione non viene mai stampata.
• Firma: modifica le etichette sotto le due linee («Luogo, data», «Firma del cliente») con un doppio clic sul foglio o a destra nella sezione Firma. Un campo vuoto stampa di nuovo l'etichetta standard nella lingua del documento.
• Riepilogo per categoria: il riepilogo «Totale cibo / Totale bevande» somma le voci per gruppo. Nella sezione Riepilogo per categoria crei i gruppi, dai loro un nome (anche con doppio clic sul foglio), assegni le categorie, li riordini e decidi con Mostra i totali del documento sotto se stampare subtotale, IVA e totale. I gruppi senza fatturato non vengono stampati. Se un gruppo da un modello Word è associato per nome, la tua prima scelta riprende anche le categorie con quel nome: il totale non perde nulla. Un gruppo con contenuto si rimuove solo dopo una conferma.
• Blocco dei totali: oltre alle linee di separazione puoi rinominare subtotale, riga IVA, importo totale e sconto — separatamente per i documenti con prezzi netti e i documenti con prezzi lordi, perché un documento lordo indica l'IVA in modo diverso. Per IVA e sconto Univents aggiunge l'aliquota automaticamente. Per IVA e sconto non inserire quindi numeri né il simbolo % nell'etichetta: l'editor non accetta queste voci. Se il layout vale per tutti i tipi di documento, la tua etichetta compare uguale su preventivi, fatture e note di credito. Un campo vuoto stampa l'etichetta standard.
• Piè di pagina aziendale: se Piè di pagina aziendale con colonne è attivo, la sezione Piè di pagina mostra a destra titolo e righe di ogni colonna come campi (un dato per riga, al massimo sei). Senza modifiche le colonne arrivano automaticamente dai dati della tua azienda; alla prima modifica Univents crea colonne personalizzate con segnaposto come {workspace_IBAN}, che leggono gli stessi dati, e la partita IVA diventa una riga della prima colonna. Se un segnaposto resta vuoto nel documento, non viene stampata nemmeno la sua etichetta, e una colonna senza righe stampate scompare. Aggiungi o rimuovi colonne (al massimo tre; una colonna con contenuto solo dopo una conferma); Ripristina standard riporta le colonne automatiche. Se un layout di fattura non stampa né la tua partita IVA né il tuo codice fiscale, la sezione lo segnala.
• Altre impostazioni dell'elemento selezionato: tipo di documento sopra la lettera, coordinate bancarie e riga dello sconto nelle condizioni di pagamento, dimensione e allineamento dei titoli di pagina, colore, larghezza e spessore delle linee di separazione, riga del mittente, numero cliente e partita IVA del cliente nell'indirizzo (finché non ha un modello proprio) e «Stampa l'etichetta anche senza testo» per i testi liberi. In Logo imposti inoltre il nome dell'azienda e una riga aggiuntiva nell'intestazione, in Modello/tema una filigrana.
• Testi liberi: i blocchi di testo modificabili del tuo layout, con nome e testo predefinito, come li conosci dalle precedenti impostazioni del layout. Per portare sul foglio un testo libero già esistente, fai clic su Testo libero nella barra degli elementi: l'elenco mostra tutti i testi liberi che non sono ancora sul foglio, con nome e inizio del testo. Un clic lo inserisce; sotto ne crei uno nuovo come prima. Per un campo di testo libero selezionato, a destra in Contenuto da scegli quale testo libero mostra.
• Assegnazione delle categorie: stabilisce quali categorie di prodotto vengono stampate in quale area del documento.

L'editor richiede uno schermo di almeno 1024 px di larghezza, quindi un computer o un tablet in orizzontale. Sullo smartphone compare invece un avviso con il percorso per tornare ai layout; i tuoi layout restano invariati.

Posizionare il testo in un punto preciso

Vuoi scrivere qualcosa in un punto qualsiasi del foglio senza che il resto si sposti? Fai un doppio clic su un punto libero del foglio. Lì nasce un elemento di testo con l'angolo in alto a sinistra nel punto in cui hai fatto clic, e puoi iniziare subito a scrivere. L'elemento si trova sopra il contenuto e non sposta nulla di ciò che sta sotto; per spostarlo basta trascinarlo in un altro punto. Se il clic cade vicino al bordo del foglio, l'elemento si sposta verso l'interno quanto basta per stare interamente sul foglio. Se esci dall'elemento senza aver scritto nulla, scompare da solo. Se vuoi rimuovere un elemento in seguito, fai clic su di esso e premi Canc (oppure usa Elimina nella barra sull'elemento). Un doppio clic su un'immagine invece non crea un elemento di testo, ma apre la selezione file per sostituire l'immagine.

In questo caso si distinguono due tipi di testo:

• Testo è uguale su ogni documento, per esempio un avviso fisso o una riga nel margine della pagina. Il doppio clic su un punto libero lo crea così.
• Testo libero viene compilato per ogni documento. Lo crei con il pulsante Testo libero nella barra degli elementi.

Per inserire un testo all'interno di un testo esistente in un punto preciso: il doppio clic seleziona prima l'intero testo. Fai poi un clic nel punto in cui vuoi inserire qualcosa (oppure usa i tasti freccia) e inizia a scrivere.

Formattare singole parole

Un blocco di testo non deve avere un aspetto uniforme. Se vuoi evidenziare solo una parola o una parte di frase, fai un doppio clic nel testo e seleziona il punto con il mouse: sopra compare una piccola barra con esattamente questi formati:

• Grassetto, Corsivo, Sottolineato
• Colore
• Carattere: gli stessi caratteri incorporati di Modello/tema
• Dimensione del carattere in pt

Un clic applica la formattazione, un nuovo clic la toglie. Il resto del blocco resta invariato; le impostazioni a destra nell'area Testo continuano a valere per tutto il blocco: le parti selezionate le sovrascrivono solo dove hai impostato qualcosa. Per annullare, seleziona il punto e fai di nuovo clic sul formato.

• I segnaposto restano indivisibili. {total_gross}, {Customer_Name} e tutti gli altri segnaposto non si possono spezzare a metà: un segnaposto assume la formattazione del tratto di testo in cui si trova e viene stampato per intero. Un mezzo grassetto non esiste.
• Importati da Word. Se il tuo modello Word contiene una parola in grassetto in mezzo a una frase, nel layout importato compare allo stesso modo. Vengono importati solo questi formati: Grassetto, Corsivo, Sottolineato, colore, carattere e dimensione del carattere. Allineamento, interlinea e sfondo restano prerogativa dell'intero blocco.
• Campi di testo libero. Anche i testi predefiniti dei tuoi testi liberi (per esempio le condizioni di pagamento) si formattano così: nell'editor tramite il campo di testo libero, nella barra laterale in Testi liberi. Se qualcuno scrive nel documento un testo proprio nel testo libero, questo viene stampato con il carattere del blocco; le formattazioni predefinite valgono solo finché il documento non ha un valore proprio.
• Non possibili per singola parola sono il colore di sfondo, i link e gli elenchi puntati: questi esistono ancora solo per l'intero blocco (sfondo) oppure non esistono affatto.

Allineare gli elementi e rifinirli

Per il lavoro di precisione su un layout, per esempio quando vuoi centrare esattamente un logo, una foto o un campo di testo, nella scheda di ogni elemento libero (area Elementi liberi) trovi questi strumenti:

• Allinea: sei pulsanti posizionano l'elemento a sinistra, al centro in orizzontale o a destra, oppure in alto, al centro in verticale o in basso. Con Riferimento scegli se questo vale per l'intero Foglio o solo per l'Area di testo (l'area di testo all'interno dei margini della pagina). Per un campo di testo la cui altezza cresce con il testo è possibile solo «In alto».
• Tasti freccia: un elemento selezionato sul foglio lo sposti con i tasti freccia di 1 mm, tenendo premuto Maiusc di 5 mm. I campi X, Y, L e A accettano comunque valori esatti in millimetri.
• Adatta immagine: per un elemento immagine decidi se il soggetto deve restare interamente visibile («Adatta») oppure coprire completamente l'area, venendo però ritagliato ai bordi («Riempi»).
• Duplica elemento: se ti serve di nuovo lo stesso elemento (una seconda area, un'altra foto, un campo di testo con la stessa formattazione), fai clic sull'icona di duplicazione nella piccola barra sopra l'elemento selezionato oppure premi ⌘D (Mac) o Ctrl+D (Windows). La copia si trova leggermente spostata accanto all'originale, mantiene livello, formattazione, immagine e tutte le impostazioni ed è subito selezionata: puoi trascinarla direttamente al suo posto. Lo stesso pulsante lo trovi anche nella scheda dell'elemento nell'area Elementi liberi. ⌘D agisce sempre sull'elemento selezionato; anche quando al momento non è selezionato nulla, la scorciatoia non apre alcun segnalibro nel browser. I blocchi come la tabella delle righe, la lettera di accompagnamento o i totali non si possono duplicare: il loro numero e la loro disposizione derivano dal documento, e una seconda copia non avrebbe un'origine dati. L'editor te lo comunica con un breve avviso.
• Copiare un elemento e inserirlo in un'altra pagina: per avere lo stesso design in un altro punto, fai clic sull'elemento sul foglio, poi nella scheda in Elementi liberi fai clic su Copia oppure premi ⌘C (Mac) o Ctrl+C (Windows). L'editor segnala «Copiato». Ora scorri fino al punto in cui deve andare la copia e nella barra degli elementi in alto fai clic su Inserisci oppure premi ⌘V o Ctrl+V. La copia finisce nella pagina che stai vedendo in quel momento, quindi non serve selezionare prima la pagina di destinazione. È leggermente spostata come nella duplicazione ed è subito selezionata. Per un campo di testo libero, la copia mostra lo stesso campo del documento dell'originale; nell'editor dei documenti resta un campo di inserimento. La copia vale per testo, immagine e forma della barra degli elementi: i blocchi del modello (tabella delle righe, lettera di accompagnamento, totali) non si possono copiare, e il pulsante Inserisci resta disattivato finché non hai copiato nulla.
• Ripeti: stabilisce su quali pagine di stampa compare un elemento: Solo pagina 1 (il caso normale), Tutte le pagine o Dalla pagina 2. La scelta ha effetto quando il contenuto si estende su più pagine di stampa. Dalla pagina 2 è l'intestazione che la prima pagina non ha: in Word l'intestazione delle pagine successive con «prima pagina diversa»; l'elemento compare lì a partire dal primo salto pagina del documento.

Le immagini inserite nel flusso del testo, per esempio la foto di una copertina, le modifichi facendo clic su di esse sul foglio: a destra compare l'area Immagine nella pagina con allineamento (a sinistra, al centro, a destra), larghezza e altezza in millimetri, «Adatta immagine» e una cornice bianca come passepartout. Se la larghezza supera quella dell'area di testo, l'editor te lo segnala: in stampa la pagina verrebbe altrimenti ridotta.

Con il pulsante Controlla PDF di stampa generi in qualsiasi momento il PDF definitivo con dati di esempio. Lì vedi anche i salti pagina esatti, che il foglio nell'editor indica solo con una linea. Funziona anche se nel tuo workspace non hai ancora creato alcun vero preventivo o alcuna fattura.

Gestire l'aspetto: sfumature, bordo, rotazione ed effetti

La scheda di un elemento libero è suddivisa in quattro gruppi: Geometria (posizione, dimensione, rotazione, Allinea), Stile, Effetti e Livello. La scheda mostra solo ciò che l'elemento supporta: un'immagine non ha il riempimento, un testo ha solo rotazione e opacità.

Stile (rettangolo). In Riempimento scegli Tinta unita o Cronologia. Una sfumatura ha da due a quattro stop di colore, ciascuno con colore, posizione in percentuale e opacità propria. Così ottieni «Nero → trasparente» con un clic su uno dei tre modelli (nero, bianco, colore di accento). L'Angolo stabilisce la direzione (180° va dall'alto verso il basso, 0° dal basso verso l'alto). Si aggiungono un Bordo (colore, spessore in pt, continuo, tratteggiato o punteggiato), un Raggio degli angoli in millimetri e un'Inclinazione in alto o in basso (i valori positivi abbassano il bordo destro). Bordo e raggio degli angoli non sono disponibili finché è impostata un'inclinazione: la scheda lo segnala direttamente. Un rettangolo può avere un'altezza minima di 0,3 mm, così diventa una linea sottilissima. Con il mouse la dimensione continua a scattare sui millimetri interi; il valore più preciso lo digiti nel campo A.

Rotazione. Testo, immagine e rettangolo si ruotano con la maniglia rotonda sopra il riquadro di selezione oppure con il campo Rotazione (da −180° a 180°). Tenendo premuto Maiusc, la maniglia scatta a intervalli di 15°; Alt + freccia sinistra/destra ruota di 1°. Il riquadro di selezione ruota insieme all'elemento; Allinea, le linee guida e il trascinamento delle maniglie lavorano invece sull'area non ruotata, come indica la scheda. Un elemento con Tutte le pagine (gruppo Ripeti) compare su ogni pagina con la stessa rotazione.

Effetti. Il cursore Opacità vale per immagine, rettangolo e testo; a 0 % la scheda mostra «L'elemento è invisibile», ma puoi continuare a selezionarlo. Il Metodo di fusione (Normale, Moltiplica, Scherma, Sovrapponi, Colore) fonde un rettangolo con ciò che si trova sotto di esso nello stesso livello. Non si fonde con un elemento dell'altro livello né con lo sfondo della pagina. Se nello stesso livello non c'è nulla sotto, il metodo di fusione è disattivato. Gli Effetti immagine (scala di grigi, luminosità, contrasto, seppia) sono raccolti in un riquadro chiuso sotto gli effetti di un'immagine. Il pulsante Duotone imposta l'immagine in scala di grigi e vi sovrappone esattamente un rettangolo nel colore di accento con metodo di fusione «Moltiplica»; entrambi restano selezionabili singolarmente. Un'immagine può inoltre avere bordo e raggio degli angoli. Reimposta effetti rimuove in una volta tutti gli effetti di un elemento, senza toccare posizione, testo o immagine.

Livello. Oltre a In primo piano e In fondo ci sono Porta avanti e Porta indietro (tasti ] e [). Modificano l'ordine all'interno del livello, cioè quale tra più superfici sovrapposte sta sopra. All'inizio e alla fine dell'ordine il rispettivo pulsante è disattivato.

Gestire l'aspetto delle tabelle delle righe

Se fai clic su una tabella delle righe nel foglio, a destra compare l'area Tabella delle righe. Separa in modo netto due aspetti: quali righe compaiono nella tabella dipende dal documento, mentre qui imposti quali categorie mostra la tabella, il suo titolo e il suo aspetto. Più in basso, in Aspetto, regoli la veste grafica di questa singola tabella: superfici per intestazione di colonna, fascia della categoria e righe, colore del testo, colore e spessore delle linee, se l'intestazione di colonna è in maiuscolo, la dimensione del carattere di intestazione di colonna e fascia della categoria e, in Colonne, il titolo e la larghezza in millimetri di ogni colonna (la colonna «Posizione» occupa la larghezza rimanente).

Nel foglio vedi ogni tabella con righe di esempio per le categorie che le sono assegnate. Una tabella a cui non è ancora assegnata alcuna categoria mostra invece la riga «Nome tabella: nessuna riga». Resta così visibile e selezionabile, e puoi assegnarle categorie in qualsiasi momento. Nel documento stampato questa riga non compare: una tabella vuota viene semplicemente omessa. Lo stesso vale per le pagine impostate su «Nascondi se vuota»: nell'editor restano visibili e portano in alto una fascia che segnala che il documento le nasconderebbe con questi dati di esempio.

Per modificare la dimensione di una tabella ci sono tre punti:

• Dimensione del carattere delle righe: segue la dimensione del carattere del documento in Modello/Tema > Dimensione carattere (pt) ed è sempre inferiore di 1 pt. L'area Testo, che compare quando fai clic sul titolo della tabella, vale solo per quel titolo.
• Larghezza della tabella: riempie sempre il riquadro del contenuto della pagina. La modifichi nell'area Elementi liberi tramite la scheda Riquadro del contenuto (testo scorrevole) (campo L per la larghezza) oppure trascinando il riquadro nel foglio con le maniglie laterali. Questo vale per tutto ciò che nella pagina segue il flusso del testo.
• Larghezza delle colonne: in Aspetto > Colonne, per ogni colonna in millimetri.

Stile colonna e Riempimento. In Aspetto > Stile colonna scegli una colonna (nome, descrizione, unità, prezzo, IVA o totale) e ne imposti carattere, dimensione, grassetto, corsivo, sottolineato, maiuscolo, colore e altezza della riga. «Descrizione» è la riga sotto il nome della riga. Puoi così ottenere l'aspetto di un menù: nome del piatto in serif, descrizione piccola e grigia. Una colonna che il documento corrente non stampa (per esempio il prezzo su un documento di trasporto) resta selezionabile e riporta l'indicazione «Non viene stampata in questo documento». Con Riempimento tracci una linea punteggiata o continua dal nome della riga fino alla successiva colonna stampata; se la colonna del prezzo è nascosta, la linea termina alla colonna dell'unità. La Spaziatura delle righe in millimetri dà più aria a ogni riga; subtotali e fasce delle categorie non ne risentono.

L'altezza della tabella deriva dalle righe stampate. Se una pagina va in overflow, in stampa la tabella prosegue sul foglio successivo; l'editor lo segnala in anticipo con l'avviso «1 foglio in eccedenza».

Salvare e ripristinare

Le modifiche nell'editor vengono applicate solo con Salva. Finché non hai salvato, l'editor mostra un avviso di modifiche non salvate e, se esci dall'editor, ti chiede ancora una conferma.

Se vuoi scartare tutte le tue personalizzazioni, fai clic su Ripristina originale del modello: l'editor riporta il layout allo stato che aveva quando lo hai preso dalla libreria.

Nell'editor non esiste un pulsante Annulla. Una singola modifica la annulli reimpostando il valore. Per sfumature, rotazione ed effetti il modo più rapido è Reimposta effetti nella scheda dell'elemento. Per interventi più ampi la via di ritorno è la Cronologia (vedi sotto): carica uno stato salvato in precedenza e salvalo di nuovo.

Qualcun altro sta modificando lo stesso layout? Se nel frattempo un'altra persona salva lo stesso layout, quando salvi tu compare il messaggio «Qualcun altro nel frattempo ha modificato questo layout». Le tue modifiche non vanno perse, finché non ricarichi attivamente o non salvi di nuovo.

Arresto improvviso? Lo stato non salvato è ancora disponibile

Mentre lavori, Univents salva in silenzio il tuo stato nel browser ogni pochi secondi, anche se non hai ancora salvato. Se la scheda si blocca, manca la corrente o ricarichi la pagina per errore, alla successiva apertura dell'editor compare in alto un avviso: «Ripristina lo stato non salvato delle 14:32».

• Ripristina riporta il tuo stato nel foglio. Non è ancora salvato: lo controlli e poi fai clic tu stesso su Salva.
• Scarta lo elimina; resta l'ultimo stato salvato.

Se nel frattempo qualcun altro ha salvato lo stesso layout, l'avviso lo segnala. Puoi ripristinare comunque: al momento del salvataggio Univents ti chiede un'ulteriore conferma.

Due cose da sapere: lo stato si trova solo in questo browser su questo dispositivo. Su un altro computer o in un altro browser non è disponibile, e una finestra privata o la cancellazione dei dati del browser lo elimina. Inoltre è tuo: se più persone condividono un computer, a ciascuna viene proposto il proprio stato.

Cronologia: recuperare uno stato precedente

Con il pulsante Cronologia in alto nell'editor vedi gli ultimi dieci stati salvati di questo layout, con data e ora, persona e dimensione.

1. Fai clic su Cronologia.
2. Cerca nell'elenco lo stato che ti serve.
3. Fai clic su Carica nell'editor.

Lo stato viene caricato nel foglio e puoi guardarlo con calma. Viene salvato solo quando fai clic su «Salva»: fino ad allora puoi caricare in qualsiasi momento un altro stato o lasciare la pagina.

Una nuova voce viene creata a ogni salvataggio che modifica davvero il design. Così anche un errore non comporta più una perdita: chi ha fatto clic per sbaglio su Ripristina originale del modello e ha poi salvato può recuperare lo stato precedente dalla cronologia.

Immagini e logo

Per logo e immagini sono supportati i formati PNG, JPG e WebP. Le immagini caricate vengono ridimensionate automaticamente. I file SVG non sono supportati.

Quanto può essere grande un layout? In alto nell'editor, accanto al pulsante Salva, vedi quanto spazio occupano insieme le immagini del tuo layout, per esempio «Immagini 2,0 MB di 11,4 MB». Fino a questo limite il layout viene stampato; quando ti avvicini, l'indicatore cambia colore. Il salvataggio funziona anche con un booklet con molte foto.

Cosa conta: ogni foto pesa quanto la sua dimensione di file, e questo per ogni punto in cui è inserita: la stessa foto su cinque pagine conta cinque volte. Uno sfondo che imposti in Immagini sul tipo di pagina («Sfondo tipo di pagina …») conta invece una sola volta, indipendentemente da quante pagine lo mostrano. Superfici colorate, linee e testi degli elementi liberi non pesano praticamente nulla: uno sfondo composto da superfici e forme è quindi sempre più leggero dello stesso motivo inserito come immagine.

Sovrapposizione sullo sfondo della pagina. Sotto ogni sfondo, nell'area Immagini (sia sul tipo di pagina sia su una singola pagina), con Aggiungi sovrapposizione inserisci una sfumatura o una superficie colorata tra foto e contenuto: gli stessi tre modelli (nero, bianco, colore di accento → trasparente), lo stesso editor di sfumature con angolo e stop di colore del rettangolo, più una Opacità propria. Così il testo bianco resta leggibile su una foto chiara senza dover modificare prima l'immagine; Rimuovi sovrapposizione la elimina. Sotto trovi gli Effetti immagine per lo sfondo stesso: scala di grigi, luminosità, contrasto, seppia. La foto resta salvata senza modifiche; tutti gli effetti si applicano solo in stampa e non occupano spazio.

Perché non riesco a emettere il mio documento?

Un documento (preventivo, fattura, documento di trasporto o nota di credito) non può essere emesso o inviato se il layout scelto non stamperebbe affatto una o più righe del documento. Succede per esempio se nel layout non è prevista un'area per le righe «Altro», cioè non assegnate, oppure se nel layout scelto manca la tabella delle righe del documento. Univents ti mostra un messaggio di errore comprensibile.

Ecco come risolvere:

1. Apri il layout interessato nell'editor dei layout in Impostazioni > Layout.
2. Nell'area Assegnazione dei gruppi merceologici controlla se esiste un'area per i gruppi merceologici «Altro», cioè non assegnati esplicitamente, e se ogni gruppo merceologico necessario è assegnato a un'area.
3. In alternativa, scegli per il documento interessato un altro layout che copra tutte le righe.

Passare al nuovo motore di stampa

Univents stampa i tuoi documenti in due varianti: con il motore precedente e con uno nuovo, che esegue il rendering in modo nettamente più veloce. Entrambi funzionano in parallelo e decidi tu, per ogni layout, quale usare.

Su ogni layout trovi un badge che ti dice con quale motore stampa oggi: Motore precedente oppure Nuovo motore. Lo trovi in due punti: in Impostazioni → Layout, nella riga del layout, e direttamente nel documento, sulla scheda del layout. Entrambi portano allo stesso selettore.

Ecco come passare a un altro motore per un layout:

1. Clicca sul badge. Si apre una finestra con lo stato attuale.
2. Clicca su Passa al nuovo motore.
3. Il controllo parte da solo. Univents prende l'ultimo documento di questo layout per cui esiste un PDF pronto (prima i documenti emessi e inviati) e lo stampa una volta con ciascun motore. Vengono confrontati i contenuti: importi, quantità, percentuali, data, numero del documento e tutte le parole di almeno tre caratteri. Se tutto ciò che oggi compare sul documento è presente anche nel nuovo PDF, il passaggio si conclude con un solo clic.
4. Se manca qualcosa, decidi tu. La finestra ti elenca i contenuti che nel nuovo PDF non comparirebbero più e, sotto, trovi una casella da spuntare per confermare. Solo con la casella spuntata puoi passare al nuovo motore, altrimenti resta tutto com'è. Esamina l'elenco con calma: se manca una riga, un subtotale o un testo, quasi sempre c'è ancora qualcosa da sistemare nel layout prima di passare al nuovo motore.
5. Senza un documento con PDF pronto non c'è nulla da confrontare. Univents te lo comunica e puoi comunque passare al nuovo motore: il controllo si può recuperare non appena viene stampato il primo documento. Se il documento usato per il confronto è stato modificato dopo la creazione del suo PDF, la finestra lo segnala: in tal caso i contenuti mancanti possono dipendere anche dalle tue modifiche.
6. Nella stessa finestra compare poi Crea il design nell'editor. Il link ti porta nel punto in cui puoi riprendere il design dal tuo modello Word oppure iniziare con la struttura attuale (vedi «Trasferire un layout esistente nell'editor» più sopra). Se il layout ha già un design, il link si chiama Modifica design.

Il controllo confronta il livello di testo del documento, non l'aspetto. Segnala i contenuti che mancano nel nuovo PDF: i contenuti aggiuntivi sono consentiti e non costituiscono un errore. Non dice invece se colori, spaziature e interruzioni di pagina restano esattamente come prima.

Si tratta di due passaggi distinti: finché non crei un design, i tuoi documenti continuano a essere stampati invariati, con i colori, i margini e il modello Word che il layout ha già. Il controllo non modifica nulla: stampa due volte l'ultimo documento, senza sostituirlo.

Il passaggio vale per l'intero layout, quindi per ogni documento che lo usa, non solo per quello che hai aperto in questo momento. Lo indica anche la finestra stessa, perché raggiungi il selettore da un singolo documento.

Il passaggio si può annullare in qualsiasi momento. Il tuo modello Word e la tua impostazione grafica restano invariati: cambia solo il motore che stampa i documenti futuri. Tornare al motore precedente richiede un clic e nessun controllo; viene verificato solo il passaggio in avanti.

I PDF già generati restano invariati. Il nuovo motore interviene solo quando un documento viene sottoposto a un nuovo rendering. Per un documento già inviato, questo significa che un nuovo rendering può farlo apparire diverso dalla versione che il tuo cliente ha già ricevuto.

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Domande frequenti

L'originale nella libreria dei modelli viene modificato dalle mie personalizzazioni? No. «Usa modello» crea una copia personale nel tuo workspace. L'originale resta invariato per te e per tutti gli altri workspace e puoi riprenderlo quante volte vuoi.

Posso provare più modelli? Sì. Puoi riprendere più modelli come copie personali e personalizzarli in parallelo. Quale usare davvero per un documento lo decidi solo al momento dell'assegnazione del layout al documento.

Posso continuare a caricare un modello Word personalizzato? Sì. La gestione precedente sotto «I miei layout» resta invariata e funziona come sempre. Per un layout che crei nell'editor dei layout, carichi il modello con Carica modello sulla scheda del layout; questa strada è disponibile anche nel modulo del layout. Se usi la variante linguistica, devi caricare di nuovo lì il modello.

Non riesco a usare un modello o ad aprire l'editor: cosa devo fare? La libreria dei modelli, l'editor dei layout e il selettore del motore di stampa sono disponibili per tutti i workspace. Per usare e modificare i modelli ti serve però l'autorizzazione a modificare le impostazioni. Se non ce l'hai, rivolgiti al titolare o a un admin del tuo workspace.