Usar la biblioteca de plantillas y el editor de diseño

En lugar de crear tu propio archivo de Word y subirlo, también puedes diseñar el aspecto de tus presupuestos, facturas y albaranes directamente en el navegador: empiezas con una plantilla lista para usar de la Biblioteca de plantillas y la adaptas a tu marca en el Editor de diseño — fuente, colores, logo, páginas, imágenes, textos libres y qué categorías de productos aparecen y dónde.

En el vídeo ves cómo crear un diseño de presupuesto a partir de una plantilla, insertar textos, imágenes y tablas de categorías con subtotales, y revisar el resultado en la vista previa de impresión.

Video abspielen4:30

Los pasos también los tienes más abajo para leerlos con calma.

Conviene saber: en los workspaces nuevos el editor de diseño es la única opción: ya no existe la subida de Word, y los diseños estándar usan el diseño «Clásico» con los colores de tu PDF de onboarding. El catálogo incluye los seis diseños (Clásico más cinco diseños de catering) para presupuesto, factura, albarán y nota de crédito. Con el filtro situado sobre la lista puedes mostrar solo un tipo de documento. Los workspaces existentes conservan sus plantillas de Word.

Importar una plantilla y abrir el editor

1. Abre Ajustes > Diseños.
2. En la sección Biblioteca de plantillas ves todas las plantillas disponibles con una imagen de vista previa: la carta comercial clásica en vertical y los cinco diseños de catering (consulta la sección siguiente).
3. En la plantilla que quieras, haz clic en Usar plantilla.
4. Univents crea una copia propia de esa plantilla en tu workspace — el original de la biblioteca no se modifica y puedes volver a usarlo cuando quieras — y abre la copia directamente en el editor de diseño.

La copia nueva todavía no está asignada a ningún documento y tampoco se convierte automáticamente en el estándar. Cómo asignar un diseño a un documento o establecerlo como estándar lo encuentras en ¿Cómo creo diseños para documentos financieros?.

Las plantillas listas para usar del catálogo

Cada plantilla incluye el documento completo: dirección, datos clave, texto introductorio, un hueco de texto libre para el programa, la tabla de líneas con filas de categoría, totales, condiciones de pago, un hueco de texto libre para las condiciones y la línea de firma. El logo y los datos de la empresa en la banda de cabecera y de pie se toman automáticamente de tus ajustes. Los huecos de foto y los textos libres están vacíos hasta que los rellenes.

Dos indicaciones sobre las bandas de cabecera oscuras de Corporate Clean y Bold Street: tu logo se inserta ahí automáticamente; si es oscuro, desaparece sobre la banda. En ese caso, sube una variante clara en la sección Logo; sustituye al logo de los ajustes solo en este diseño. Además, las bandas de cabecera son superficies de color de los Elementos libres: allí puedes cambiar su color o eliminarlas.

Los nombres de las líneas de la tabla aparecen al principio en todas las plantillas con la fuente base del documento. Una fuente propia solo para la tabla — por ejemplo, con serifas para el nombre de la línea y una pequeña descripción gris debajo — la configuras por columna en Estilo > Estilo de columna (consulta «Diseñar tablas de líneas»).

Algunas plantillas de Univents incluyen una foto de ejemplo. Si usas una plantilla así, la foto se incorpora a tu copia; así la cambias por la tuya:

• Foto sobre la hoja (la mayoría de las plantillas): haz clic en la foto y, en la pequeña barra que aparece encima, en Sustituir imagen — o haz doble clic en la foto. El mismo botón lo encuentras a la derecha, en la tarjeta del elemento, en Elementos libres. La posición, el tamaño, los efectos y la capa se conservan. También puedes hacer clic directamente en una foto que esté en la capa Tras el contenido.
• Foto como fondo de página: estas las cambias en la sección Imágenes con Reemplazar.

Plantillas de catering: fotos reales y efectos

Las cinco plantillas de catering — Editorial Noir, Warm Craft, Corporate Clean, Bold Street y Swiss Grid — incluyen fotos adecuadas en lugar de marcadores vacíos: la foto de portada, el banner o el hueco de motivo ya vienen rellenos al importar la plantilla. Si la foto no te gusta, haz clic en ella y cámbiala por la tuya con Sustituir imagen (como se describe en la sección anterior; una foto como fondo de página la cambias en la sección Imágenes); la plantilla en sí no se ve afectada.

El aspecto de las plantillas se apoya en las mismas herramientas que tienes a tu disposición en todo el editor de diseño: el degradado sobre la foto de portada en Editorial Noir, la imagen en duotono (blanco y negro con amarillo) en Bold Street, el motivo en blanco y negro en Swiss Grid, las pegatinas rotadas y la banda inclinada en Bold Street, así como las bandas de categoría de color en la tabla de líneas y la franja lateral rotulada en Swiss Grid. Todo ello son ajustes normales en Efectos y Rotación (consulta más arriba «Diseñar: degradados, borde, rotación y efectos»); después de importar la plantilla puedes seguir adaptándolos o quitarlos cuando quieras.

Editar el diseño desde el documento abierto

Para cambiar el diseño no tienes que ir a los ajustes. Abre un presupuesto o una factura, despliega la selección de diseño y haz clic en Editar diseño en la tarjeta del diseño: el mismo editor se abre en una pestaña nueva y el documento sigue abierto. Así comparas el cambio y el resultado lado a lado: ajustas y guardas en el editor, y generas de nuevo el PDF en el documento.

El botón se llama Editar diseño en cuanto el diseño funciona con el nuevo motor de impresión (consulta más abajo «Cambiar al nuevo motor de impresión») — con independencia de si ya lo has diseñado en el editor. Si todavía funciona con el motor anterior, se llama Editar colores y bordes y abre los ajustes de color habituales.

Abrir un diseño desde la vista general de plantillas

En Ajustes > Plantillas tus diseños aparecen junto con todas las demás plantillas. Un clic en la fila te lleva directamente al lugar donde puedes editar el diseño: si funciona con el nuevo motor de impresión, se abre el editor de diseño. Si todavía funciona con el anterior, se abre la gestión de diseños con el formulario de colores, bordes y plantilla de Word.

Importar un diseño existente al editor

Si has cambiado al nuevo motor de impresión (consulta más abajo) un diseño que hasta ahora gestionabas con una plantilla de Word, el editor te avisa la primera vez que lo abres: «Este diseño aún no cuenta con el nuevo formato.» Es correcto: hasta ese momento tu diseño reside en los colores, los bordes y la plantilla de Word, no en un diseño que el editor pueda editar. En la misma página lo creas con un clic:

Importar desde plantilla de Word (recomendado). Univents lee la plantilla de Word de este diseño y construye a partir de ella el diseño para el editor: encabezado y pie de página, dirección, datos clave, texto introductorio, áreas de líneas y totales — además del encabezado de las páginas siguientes, formas y líneas dibujadas, imágenes que en la plantilla están una al lado de otra y una tabla propia para los servicios opcionales. Esto se hace en dos pasos: un clic en Revisar plantilla de Word te muestra primero qué se importaría — todavía no se guarda nada y tus documentos se siguen imprimiendo igual que antes. Solo con Aplicar se crea el diseño. Tu plantilla de Word no se modifica y puedes volver al motor anterior cuando quieras.

La revisión muestra un breve balance: cuántas páginas y áreas de líneas se crearían, qué se importa tal cual y qué habría que estimar u omitir. Avisos típicos:

• Las imágenes se incorporan recortadas y en tamaño de impresión: un motivo que hayas recortado en Word se importa exactamente con ese recorte; una foto demasiado grande para la impresión la reduce Univents a la resolución adecuada en lugar de omitirla.
• Una tabla sigue siendo una tabla. Las tablas de tu plantilla se incorporan ahora como cuadrícula: los datos clave junto al texto introductorio, el programa, una fila de contacto, el campo de firma. Los anchos de columna, las celdas combinadas, los bordes, los colores de celda y los márgenes interiores quedan como en el original, los marcadores de las celdas siguen siendo marcadores y una imagen en una celda pasa a la misma celda. Antes, Univents omitía las tablas anchas y las cuadrículas estrechas se descomponían en filas sueltas.
• Varias imágenes en una misma fila permanecen una al lado de otra. Si en tu plantilla hay sellos, certificados o marcas de homologación en una fila, Univents los importa como Fila de imágenes. Antes quedaban una debajo de otra y la página se desbordaba por ello.
• Las formas y líneas dibujadas se incorporan. Los rectángulos y las líneas de tu plantilla se convierten en superficies del diseño, en el mismo lugar en que están en el original: no tienes que reconstruir bandas de color, líneas de separación ni recuadros. Un marco de texto y una forma inclinada no se pueden importar; ambos figuran como pérdida en el informe.
• La tabla de servicios opcionales pasa a ser una tabla propia. Las plantillas que prevén una segunda tabla para ello las importa Univents como Tabla opcional; así, las filas opcionales ya no se mezclan con la tabla principal.
• Un gráfico en formato EMF o WMF sigue sin poder importarse: vuelve a insertarlo en Word como PNG y sube después de nuevo la plantilla. Un TIFF se convierte al importarlo.
• Los formatos de párrafo, las listas y las sangrías de un texto libre se han perdido; el texto en sí lo encuentras de nuevo en el editor, en Textos libres.

Los marcadores que la impresión resuelve ya no los notifica la revisión como desconocidos: solo se notifican los nombres que realmente no conoce nadie, con la indicación de una posible errata. Esto vale también para los textos libres renombrados: Univents reconoce un marcador que usas en la plantilla y que has nombrado en consecuencia en el diseño. Y un texto largo en el pie de página — unos datos bancarios completos o un texto legal — ya no interrumpe la importación.

Lee los avisos con calma. Importante: en cuanto haces clic en Aplicar, todos los documentos de este diseño se imprimen con el diseño nuevo — también los que se envían automáticamente. Si el balance no te convence, haz clic en Cancelar; entonces todo queda como estaba. Si la plantilla de Word se ha sustituido entre la revisión y la aplicación, Univents cancela y te pide que la revises de nuevo. Si tu plantilla de Word consiste en esencia en una imagen fija, Univents te lo indica y no crea nada a propósito: en el editor, un diseño así sería una única imagen en la que no se puede cambiar nada. En ese caso, empieza con la estructura actual.

Empezar con la estructura actual. Univents importa exactamente lo que tus documentos imprimen hoy: logo, dirección, datos clave, texto introductorio, líneas, totales, condiciones de pago con datos bancarios, en su caso la línea de firma y el pie de página — con tus colores, tu fuente y tus márgenes. Después, tus documentos tienen el mismo contenido que antes y adaptas el diseño paso a paso en el editor.

Generar a partir de un PDF no existe en este punto: la creación con IA siempre crea un diseño nuevo con su propia plantilla de Word y no modifica este. El resultado se puede importar después de la misma manera. Esta función todavía no está habilitada.

El camino de vuelta sigue abierto. Con Editar colores y bordes sigues accediendo a la edición clásica: mientras el diseño no tenga un diseño para el editor, los colores y bordes de ahí siguen aplicándose sin cambios a tus documentos. Y con el conmutador (consulta más abajo) puedes devolver el diseño al motor anterior cuando quieras.

Una vez creado, el diseño se queda. Un diseño no se puede volver a eliminar en el editor; por eso Univents no escribe nada mientras no hagas clic en Aplicar o en Importar la estructura actual. Abrir la página y revisar la plantilla de Word no cambian nada.

Qué puedes ajustar en el editor de diseño

El editor muestra tu documento como una hoja en el centro y trabajas directamente sobre ella. Con un clic seleccionas un elemento y se abre a la derecha el área de ajustes correspondiente. Con un doble clic puedes escribir directamente en el documento el título, el texto de presentación, los textos libres y tus propios elementos de texto. Un doble clic en un espacio libre de la hoja crea allí un nuevo elemento de texto, y para añadir una imagen basta con arrastrarla a la superficie que quieras (o hacer clic en ella). Solo se puede escribir en estos puntos, entre los que se incluye también un párrafo de condiciones de pago con texto, por ejemplo el de una plantilla de Word importada. Puedes editarlo como cualquier otro texto y cambiar su fuente, tamaño y alineación en el área Texto de la derecha (Restablecer formato devuelve el aspecto estándar). La tabla de líneas y los totales toman su contenido del documento: qué líneas contiene, cómo se llaman y cuánto cuestan se gestiona en el documento, no en el diseño. Por eso, un doble clic en una fila de la tabla no abre nada para escribir. Aun así, puedes hacer clic en la tabla para ajustar su aspecto a la derecha (consulta «Diseñar tablas de líneas»). Cada cambio se ve al instante en la hoja. A la derecha encontrarás además todos los ajustes de un vistazo:

• Elementos libres: coloca cuadros de texto, imágenes, marcadores y áreas de color en cualquier punto de la página, arrástralos y cámbiales el tamaño, a elección delante o detrás del contenido. También puedes mover el área de texto en sí (texto de presentación, líneas, totales) por la página y hacerla más estrecha o más ancha; si se alarga demasiado, continúa en la página siguiente como de costumbre. En los cuadros de texto funcionan los mismos marcadores que en una plantilla de Word, incluidos los totales ({total_gross}, {VAT_total_7}), los subtotales por categoría ({Bier_subtotal_net}) y por «Nombre para factura» ({Drinks_subtotal_net_invoice_display}), así como el programa {Event_Schedule}. La lista completa está en ¿Cómo creo diseños para documentos financieros?. Una palabra muy larga sin espacios se corta en el borde del cuadro de texto en lugar de quedar recortada.
• Plantilla/tema: fuente, colores, márgenes de página (hasta 80 mm) y formato vertical u horizontal para todo el documento. La lista de fuentes incluye 24 familias, entre ellas Cormorant Garamond, Fraunces, Caveat, Archivo Black, Inter Tight, JetBrains Mono e IBM Plex Sans.
• Texto: aparece en cuanto haces clic en un texto de la hoja. Incluye fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, mayúsculas, color, fondo, Interlineado y alineación, con la opción Justificar. Para EB Garamond, Spectral, Gelasio, Tinos, Cormorant Garamond y Fraunces, «Cursiva» imprime la cursiva auténtica. En las fuentes sin cursiva propia aparece debajo del interruptor el aviso «La cursiva se simula para esta fuente», y entonces la vista previa y el PDF muestran la misma fuente normal inclinada.
• Logo: sube tu propio logo y define su posición y su anchura máxima.
• Páginas: qué páginas contiene tu documento. Puedes mostrar u ocultar páginas concretas, crear páginas nuevas o duplicarlas y cambiar el orden arrastrando o con los botones de flecha. También puedes configurar una página para que desaparezca automáticamente si se quedara sin contenido. Aquí también ajustas por separado, para cada tipo de página, los márgenes superior, derecho, inferior e izquierdo (hasta 120 mm arriba y abajo, hasta 200 mm a izquierda y derecha). El contenido fluido se desplaza al instante y el editor muestra la anchura de contenido restante. Un margen izquierdo ancho con cuadros de texto en «Todas las páginas» (área Elementos libres, grupo Reintentar) crea una columna en el borde de la página, como en Swiss Grid.
• Imágenes: guarda tus propias imágenes para la portada, los fondos de página o páginas concretas y añade a cada fondo una Superposición y Efectos de imagen (consulta «Imágenes y logo»).
• Fila de imágenes: coloca varias imágenes una al lado de otra en la hoja, por ejemplo sellos, certificados o marcas de homologación. Con el botón Fila de imágenes de la barra de elementos creas una fila. En su tarjeta eliges el archivo de cada imagen, cambias el orden con Mover a la izquierda y Mover a la derecha, quitas imágenes sueltas y ajustas el espaciado, la altura y la alineación (a la izquierda, centrada, a la derecha o distribuida a lo ancho). En una fila caben hasta ocho imágenes; si la fila resulta más ancha que el área de texto, Univents la reduce al imprimir.
• Tabla libre: una tabla que rellenas tú y que no tiene nada que ver con tus líneas, por ejemplo un resumen de datos clave, un programa o un campo de firma. La creas con el botón Tabla libre de la barra de elementos y en la cuadrícula haces clic en la celda que quieras editar. Para montar la estructura puedes insertar Fila encima, Fila debajo, Columna a la izquierda o Columna a la derecha, y volver a quitarlas con Eliminar fila o Eliminar columna. Dos celdas se unen con Combinar con la derecha o Combinar con la inferior, y Desconectar vuelve a separarlas. En la celda escribes texto (los saltos de línea se conservan al imprimir), insertas con Marcadores los mismos elementos que en una plantilla de Word y ajustas el relleno, la alineación, la fuente y una imagen en la celda. Para cada tabla defines los Anchos de columna en milímetros, el margen interior de las celdas y, en Líneas de cuadrícula, el color y el grosor de las líneas. Si una fila o columna ya tiene contenido, Univents te pregunta antes de eliminarla. Si la tabla es más ancha que el área de texto, Univents la reduce al imprimir.
• Lista de campos: una lista de etiquetas y valores, por ejemplo un recuadro «Tu evento» con fecha, hora, número de invitados y lugar. Haz doble clic en una etiqueta o en un valor para escribir directamente en la hoja; en el valor ves el marcador (por ejemplo {event_date}) y no el valor de ejemplo, y el botón Marcador de la barra inserta otro en la posición del cursor. Intro confirma y Mayús+Intro añade un salto de línea. Haz clic una vez en la lista y a la derecha aparece la sección Lista de campos con todas las filas (etiqueta y valor), un botón Marcador por fila, la Introducción sobre la lista y el Ancho de la etiqueta. Añade filas con Añadir fila (o + Fila en el marco, 40 como máximo); muévelas o elimínalas en la sección o con los botones pequeños junto a la fila. Una fila sin valor no se imprime; una fila recién añadida y todavía vacía muestra en la hoja una indicación gris para que puedas hacer clic en ella — la indicación nunca se imprime.
• Firma: cambia las etiquetas bajo las dos líneas («Lugar, fecha», «Firma del cliente») con doble clic en la hoja o a la derecha en la sección Firma. Un campo vacío vuelve a imprimir la etiqueta estándar en el idioma del documento.
• Resumen por categoría: el resumen «Total comida / Total bebidas» suma las partidas por grupo. En la sección Resumen por categoría creas grupos, les pones nombre (también con doble clic en la hoja), asignas categorías, los reordenas y decides con Mostrar los totales del documento debajo si se imprimen subtotal, IVA y total. Los grupos sin facturación no se imprimen. Si un grupo de una plantilla de Word está asignado por nombre, tu primera selección incorpora también las categorías con ese nombre: el total no pierde nada. Un grupo con contenido solo se elimina tras confirmar.
• Bloque de totales: además de las líneas divisorias puedes renombrar el subtotal, la línea de IVA, el importe total y el descuento, por separado para los documentos con precios netos y los documentos con precios brutos, porque un documento bruto indica el IVA de otra forma. En el impuesto y el descuento, Univents añade el porcentaje automáticamente. En el impuesto y el descuento, por tanto, no pongas cifras ni el signo % en la etiqueta: el editor no acepta esas entradas. Si el diseño sirve para todos los tipos de documento, tu etiqueta aparece igual en presupuestos, facturas y facturas rectificativas. Un campo vacío imprime la etiqueta estándar.
• Pie de empresa: si Pie de empresa con columnas está activado, la sección Pie de página muestra a la derecha el título y las líneas de cada columna como campos (un dato por línea, seis como máximo). Sin cambios, las columnas salen automáticamente de los datos de tu empresa; con el primer cambio Univents crea columnas propias con marcadores como {workspace_IBAN}, que leen los mismos datos, y el NIF-IVA pasa a ser una línea de la primera columna. Si un marcador queda vacío en el documento, tampoco se imprime su etiqueta, y una columna sin ninguna línea impresa desaparece. Añades o eliminas columnas (tres como máximo; una columna con contenido solo tras confirmar); Restablecer el estándar recupera las columnas automáticas. Si un diseño de factura no imprime ni tu NIF-IVA ni tu número fiscal, la sección te lo indica.
• Más ajustes del elemento seleccionado: tipo de documento sobre la carta, datos bancarios y línea de descuento por pronto pago en las condiciones de pago, tamaño y alineación de los títulos de página, color, ancho y grosor de las líneas divisorias, línea del remitente, número de cliente y NIF-IVA del cliente en la dirección (mientras no tenga plantilla propia) e «Imprimir la etiqueta aunque no haya texto» en los textos libres. En Logo ajustas además el nombre de la empresa y una línea adicional en el membrete, y en Plantilla/tema una marca de agua.
• Textos libres: los bloques de texto editables de tu diseño, con nombre y texto estándar, tal como los conoces de los ajustes de diseño anteriores. Para llevar a la hoja un texto libre existente, haz clic en Texto libre en la barra de elementos. La lista muestra todos los textos libres que aún no están en la hoja, con su nombre y el principio del texto. Un clic lo inserta y, debajo, creas uno nuevo como hasta ahora. Cuando tienes seleccionado un campo de texto libre, eliges a la derecha, en Contenido de, qué texto libre muestra.
• Asignación de grupos de artículos: qué categorías de producto se imprimen en cada área del documento.

El editor necesita una pantalla de 1024 px de ancho como mínimo, es decir, un ordenador o una tableta en horizontal. En el móvil aparece en su lugar un aviso con el camino de vuelta a los diseños; tus diseños permanecen sin cambios.

Colocar texto en un punto concreto

¿Quieres escribir algo en cualquier punto de la hoja sin que se mueva el resto? Haz un doble clic en un espacio libre de la hoja. Allí se crea un elemento de texto con su esquina superior izquierda en la posición de tu clic y puedes empezar a escribir de inmediato. El elemento queda Sobre el contenido y no desplaza nada de lo que hay debajo; para moverlo, solo tienes que arrastrarlo a otro punto. Si haces clic cerca del borde de la hoja, el elemento se desplaza hacia dentro lo necesario para quedar completamente dentro de la hoja. Si sales del elemento sin haber escrito nada, desaparece por sí solo. Si más adelante quieres quitar un elemento, haz clic en él y pulsa Supr (o usa Eliminar en la barra del elemento). En cambio, un doble clic en una imagen no crea un elemento de texto, sino que abre el selector de archivos para cambiar la imagen.

Aquí se distinguen dos tipos de texto:

• Texto aparece igual en todos los documentos, por ejemplo una indicación fija o una línea en el margen de la página. Así es como lo crea el doble clic en un espacio libre.
• Texto libre se rellena en cada documento. Lo creas con el botón Texto libre de la barra de elementos.

Para insertar un texto dentro de un texto existente, en un punto concreto: el doble clic selecciona primero todo el texto. Haz entonces un clic en el punto donde quieras insertar algo (o usa las teclas de flecha) y empieza a escribir.

Dar formato a palabras sueltas

Un bloque de texto no tiene por qué verse uniforme. Si solo quieres destacar una palabra o parte de una frase, haz un doble clic en el texto y selecciona el fragmento con el ratón. Encima aparece una pequeña barra con estos formatos:

• Negrita, Cursiva, Subrayado
• Color
• Fuente: las mismas fuentes incrustadas que en Plantilla/tema
• Tamaño de fuente en pt

Un clic aplica el formato y otro clic lo quita. El resto del bloque no cambia. Los ajustes de la derecha, en el área Texto, siguen valiendo para todo el bloque, y los fragmentos seleccionados solo los sustituyen donde hayas aplicado algo. Para deshacerlo, selecciona el fragmento y vuelve a hacer clic en el formato.

• Los marcadores son indivisibles. {total_gross}, {Customer_Name} y todos los demás marcadores no se pueden partir por la mitad: un marcador lleva el formato del fragmento de texto en el que está y se imprime completo, sin posibilidad de ponerlo medio en negrita.
• Importado de Word. Si tu plantilla de Word trae una palabra en negrita en mitad de una frase, aparece igual en el diseño importado. Solo se importan estos formatos: negrita, cursiva, subrayado, color, fuente y tamaño de fuente. La alineación, el interlineado y el fondo siguen siendo propios del bloque entero.
• Campos de texto libre. También los textos predeterminados de tus textos libres (por ejemplo, las condiciones de pago) se formatean así: en el editor, desde el campo de texto libre, y en la barra lateral, en Textos libres. Si alguien escribe en el documento un texto propio en el texto libre, este se imprime con la fuente del bloque; los textos predeterminados con formato solo se aplican mientras el documento no tenga un valor propio.
• No se puede aplicar por palabra el color de fondo, los enlaces ni las listas con viñetas: solo existen para el bloque entero (el fondo) o no existen en absoluto.

Alinear elementos y ajustar con precisión

Para el trabajo de precisión en un diseño, por ejemplo cuando quieres centrar exactamente un logo, una foto o un cuadro de texto, encontrarás estas herramientas en la tarjeta de cada elemento libre (área Elementos libres):

• Alinear: seis botones colocan el elemento a la izquierda, centrado en horizontal o a la derecha, y arriba, centrado en vertical o abajo. Con Referencia eliges si esto se refiere a toda la Hoja o solo al Área de texto (la zona de texto dentro de los márgenes de página). En un cuadro de texto cuya altura crece con el texto, solo es posible «arriba».
• Teclas de flecha: un elemento seleccionado en la hoja se mueve con las teclas de flecha 1 mm, o 5 mm si mantienes pulsada la tecla Mayús. Los campos X, Y, B y H siguen aceptando valores exactos en milímetros.
• Ajustar imagen: en un elemento de imagen decides si el motivo se ve entero («Ajustar») o si cubre por completo la superficie y se recorta en los bordes («Rellenar»).
• Duplicar elemento: si necesitas el mismo elemento otra vez (una segunda superficie, otra foto, un cuadro de texto con el mismo formato), haz clic en el icono de duplicar de la pequeña barra situada sobre el elemento seleccionado o pulsa ⌘D (Mac) o Ctrl+D (Windows). La copia queda ligeramente desplazada junto al original, conserva la capa, el formato, la imagen y todos los ajustes, y queda seleccionada al instante, de modo que puedes arrastrarla directamente a su sitio. El mismo botón está también en la tarjeta del elemento, en el área Elementos libres. ⌘D actúa siempre sobre el elemento seleccionado, y aunque no haya nada seleccionado, el atajo no abre ningún marcador en el navegador. Bloques como la tabla de líneas, el texto de presentación o los totales no se pueden duplicar: su número y su disposición vienen del documento y un segundo ejemplar no tendría fuente de datos. El editor te lo indica con un breve aviso.
• Copiar un elemento e insertarlo en otra página: para repetir el mismo diseño en otro punto, haz clic en el elemento de la hoja y después, en la tarjeta de Elementos libres, en Copiar, o pulsa ⌘C (Mac) o Ctrl+C (Windows). El editor indica «Copiado». Desplázate ahora hasta donde quieras la copia y haz clic en Insertar en la barra de elementos de arriba, o pulsa ⌘V o Ctrl+V. La copia se coloca en la página que estás viendo en ese momento, por lo que no hace falta hacer clic antes en la página de destino. Queda ligeramente desplazada, como al duplicar, y se selecciona al instante. En un campo de texto libre, la copia muestra el mismo campo del documento que el original; en el editor de documentos sigue siendo un campo de entrada. Copiar vale para texto, imagen y forma de la barra de elementos. Los bloques de la plantilla (tabla de líneas, texto de presentación, totales) no se pueden copiar, y el botón Insertar permanece atenuado mientras no hayas copiado nada.
• Reintentar: define en qué páginas impresas aparece un elemento: Solo página 1 (lo habitual), Todas las páginas o Desde página 2. La selección surte efecto en cuanto el contenido ocupa varias páginas impresas. Desde página 2 es el encabezado que no lleva la primera página, el equivalente en Word al encabezado de las páginas siguientes con «primera página diferente»; el elemento aparece allí a partir del primer salto de página del documento.

Las imágenes que están dentro del flujo de texto, por ejemplo la foto de una portada, las editas haciendo clic en ellas en la hoja. A la derecha aparece el área Imagen en la página con la alineación (izquierda, centrada, derecha), la anchura y la altura en milímetros, «Ajustar imagen» y un marco blanco como paspartú. Si la anchura es mayor que el área de texto, el editor te avisa, porque al imprimir se reduciría la página.

Con el botón Comprobar PDF de impresión generas en cualquier momento el PDF definitivo con datos de ejemplo. Ahí ves también los saltos de página exactos, que la hoja del editor solo indica con una línea. Funciona incluso si todavía no has creado ningún presupuesto ni ninguna factura reales en tu workspace.

Diseñar: degradados, borde, rotación y efectos

La tarjeta de un elemento libre se divide en cuatro grupos: Geometría (posición, tamaño, rotación, alinear), Estilo, Efectos y Capa. La tarjeta solo muestra lo que el elemento puede hacer: una imagen no tiene relleno y un texto solo tiene rotación y opacidad.

Estilo (rectángulo). En Relleno eliges Sólido o Historial. Un degradado tiene entre dos y cuatro tramos de color, cada uno con su color, su posición en porcentaje y su propia opacidad. Así obtienes «Negro → transparente» con un clic en una de las tres plantillas (negro, blanco, color de acento). El Ángulo define la dirección (180° va de arriba abajo, 0° de abajo arriba). Además hay un Borde (color, grosor en pt, continuo, discontinuo o punteado), un Radio de esquina en milímetros y una Inclinación arriba o abajo (los valores positivos bajan el borde derecho). Borde y radio no están disponibles mientras haya una inclinación definida; la tarjeta te lo indica en el propio lugar. Un rectángulo puede tener una altura mínima de 0,3 mm, con lo que se convierte en una línea muy fina. Con el ratón, el tamaño sigue ajustándose a milímetros enteros; el valor más preciso lo escribes en el campo Al.

Rotación. Giras texto, imagen y rectángulo con el tirador redondo situado sobre el marco de selección o con el campo Rotación (de −180° a 180°). Si mantienes pulsada la tecla Mayús, el tirador se ajusta en pasos de 15°; Alt + flecha izquierda/derecha gira 1°. El marco de selección gira con el elemento; Alinear, las guías y el arrastre de los tiradores trabajan con la superficie sin rotar, y la tarjeta lo advierte. Un elemento con Todas las páginas (grupo Reintentar) aparece en cada página con la misma rotación.

Efectos. El control Opacidad se aplica a imagen, rectángulo y texto; con un 0 %, la tarjeta muestra «El elemento es invisible», aunque puedes seguir seleccionándolo. El Modo de fusión (Normal, Multiplicar, Trama, Superponer, Color) hace que un rectángulo se funda con lo que hay debajo en la misma capa; no se mezcla con un elemento de la otra capa ni con el fondo de la página. Si en la misma capa no hay nada debajo, el modo de fusión aparece atenuado. Los Efectos de imagen (escala de grises, brillo, contraste, sepia) están plegados dentro de los efectos de una imagen; el botón Duotono pone la imagen en escala de grises y coloca justo encima un rectángulo en el color de acento con el modo de fusión «Multiplicar». Ambos elementos se pueden seleccionar por separado. Una imagen también puede llevar borde y radio de esquina. Restablecer efectos elimina de una vez todos los efectos de un elemento, sin tocar la posición, el texto ni la imagen.

Capa. Junto a Al frente y Al fondo están Traer al frente y Enviar atrás (teclas ] y [): cambian el orden dentro de la capa, es decir, cuál de varias superficies superpuestas queda encima. Al principio y al final del orden, el botón correspondiente aparece atenuado.

Diseñar tablas de líneas

Si haces clic en una tabla de líneas sobre la hoja, a la derecha aparece el área Tabla de líneas. Separa con claridad dos cosas: Qué líneas aparecen en la tabla viene del documento; aquí ajustas qué categorías muestra la tabla, su Título y su aspecto. Debajo, en Estilo, configuras el aspecto de esa tabla en concreto: superficies de la cabecera de columna, de la banda de categoría y de las filas, color de fuente, color y grosor de las líneas, si la cabecera de columna va en mayúsculas, el tamaño de fuente de la cabecera de columna y de la banda de categoría y, en Columnas, el título y el ancho en milímetros de cada columna (la columna «Línea» ocupa el ancho restante).

En la hoja ves cada tabla con filas de ejemplo para las categorías que tiene asignadas. Una tabla sin ninguna categoría asignada muestra en su lugar la fila «Nombre de la tabla: sin líneas». Así sigue visible y se puede seleccionar, para que puedas asignarle categorías en cualquier momento. En el documento impreso esa fila no aparece; una tabla vacía simplemente se omite. Lo mismo vale para las páginas configuradas en «Ocultar si está vacía»: en el editor siguen visibles y llevan arriba una banda que avisa de que el documento las ocultaría con estos datos de ejemplo.

Si quieres cambiar el tamaño de una tabla, puedes hacerlo en tres sitios:

• Tamaño de fuente de las filas de líneas: sigue el tamaño de fuente del documento que figura en Plantilla/Tema > Tamaño de fuente (pt) y siempre es 1 pt menor. El área Texto, que aparece al hacer clic en el título de la tabla, solo afecta a ese título.
• Ancho de la tabla: siempre ocupa todo el marco de contenido de la página. Lo cambias en el área Elementos libres, en la tarjeta Marco de contenido (texto corrido) (campo An para el ancho), o arrastrando el marco en la hoja por los tiradores laterales. Esto afecta a todo lo que fluye como texto en esa página.
• Anchos de columna: en Estilo > Columnas, en milímetros para cada columna.

Estilo de columna y línea guía. En Estilo > Estilo de columna eliges una columna (Nombre, Descripción, Unidad, Precio, IVA o Total) y defines para ella la fuente, el tamaño, negrita, cursiva, subrayado, mayúsculas, color y altura de línea; «Descripción» es la línea situada bajo el nombre de la línea. Así consigues un aspecto de carta de restaurante: nombre de la línea en una fuente con serifa, descripción pequeña y en gris. Una columna que el documento actual no imprime (por ejemplo, el precio en un albarán) sigue pudiendo elegirse y lleva el aviso «No se imprime en este documento». Con Línea guía trazas una línea punteada o continua desde el nombre de la línea hasta la siguiente columna impresa; si la columna de precio está oculta, termina en la columna de unidad. El Espaciado de filas, en milímetros, da más aire a cada fila; los subtotales y las bandas de categoría no se ven afectados.

La altura de la tabla resulta de las líneas impresas. Si con ello una página se desborda, la tabla continúa en la hoja siguiente al imprimir; el editor lo avisa de antemano con el mensaje «1 hoja se desborda».

Deshacer y rehacer

Con ⌘Z (Mac) o Ctrl+Z (Windows), o con la flecha Deshacer de la barra superior, deshaces el último cambio; con ⇧⌘Z o Ctrl+Y, o con Rehacer, lo recuperas. El editor recuerda los últimos 100 pasos; un arrastre con el ratón, un control deslizante o una palabra escrita cuentan como un paso. Si el cursor está en un campo de texto, ⌘Z solo afecta a lo que has escrito ahí. Guardar no borra estos pasos. El logotipo y los valores predeterminados de tus textos libres (nombre y texto estándar) se guardan al momento y por eso no se pueden deshacer.

También Volver al original de la plantilla, una versión cargada desde el Historial y una versión sin guardar restaurada se pueden deshacer igual. Si deshaces algo después de guardar, el editor vuelve a mostrar cambios sin guardar. Si recargas la página o abres otro diseño, el editor empieza sin pasos recordados.

Guardar y restablecer

Los cambios del editor solo se aplican al hacer clic en Guardar. Mientras no hayas guardado, el editor muestra un aviso de cambios sin guardar y, si intentas salir, te lo vuelve a preguntar.

Si quieres descartar todos tus ajustes, haz clic en Volver al original de la plantilla: el editor devuelve tu diseño al estado que tenía cuando lo adoptaste de la biblioteca.

Recuperar versiones más antiguas. Lo que guardaste en una sesión anterior ya no se alcanza con Deshacer. Para eso, el camino de vuelta es el Historial (ver más abajo): carga una versión guardada anterior y vuelve a guardarla.

¿Hay alguien más editando el mismo diseño? Si otra persona guarda entretanto el mismo diseño, al guardar tú verás el mensaje «Otra persona ha modificado este diseño entre tanto». Tus propios cambios no se pierden mientras no vuelvas a cargar o a guardar tú de forma activa.

¿Se ha cerrado el editor? La versión sin guardar sigue ahí

Mientras trabajas, Univents guarda tu versión de forma silenciosa en tu navegador cada pocos segundos, incluso si todavía no has guardado. Si la pestaña se cierra por un error, se va la luz o recargas la página sin querer, al abrir de nuevo el editor verás un aviso en la parte superior: «Restaurar versión sin guardar de las 14:32».

• Restaurar devuelve tu versión a la hoja. Con eso todavía no está guardada: la revisas y después haces clic tú mismo en Guardar.
• Descartar la elimina; se mantiene la última versión guardada.

Si entretanto otra persona ha guardado el mismo diseño, el aviso lo indica. Aun así puedes restaurar: al guardar, Univents te lo volverá a preguntar.

Conviene saber dos cosas: la versión se almacena solo en este navegador de este dispositivo. En otro ordenador o en otro navegador no está, y una ventana privada o el borrado de los datos del navegador la elimina. Y es tuya: si varias personas comparten un ordenador, a cada una se le ofrece su propia versión.

Historial: recuperar una versión anterior

Con el botón Historial, situado en la parte superior del editor, ves las últimas diez versiones guardadas de este diseño, con fecha y hora, persona y tamaño.

1. Haz clic en Historial.
2. Busca en la lista la versión que quieras.
3. Haz clic en Cargar en el editor.

La versión pasa a la hoja y puedes examinarla con calma. No se guarda hasta que haces clic en «Guardar»; hasta entonces puedes cargar otra versión o salir de la página cuando quieras.

Se crea una entrada nueva cada vez que guardas un cambio que realmente modifica el diseño. Así, hasta un error deja de ser una pérdida: quien haya hecho clic sin querer en Volver al original de la plantilla y luego haya guardado puede recuperar la versión anterior desde el historial.

Imágenes y logotipo

Para el logotipo y las imágenes se admiten los formatos PNG, JPG y WebP. Las imágenes subidas se reducen automáticamente al tamaño adecuado. No se admiten archivos SVG.

¿Qué tamaño puede tener un diseño? En la parte superior del editor, junto al botón de guardar, se indica cuánto espacio ocupan juntas las imágenes de tu diseño, por ejemplo «Imágenes 2,0 MB de 11,4 MB». El diseño se imprime hasta ese límite; si te acercas a él, el indicador cambia de color. Guardar funciona también con un folleto con muchas fotos.

Qué cuenta: cada foto cuesta lo que pesa su archivo, y por cada lugar en el que está: la misma foto en cinco páginas cuenta cinco veces. En cambio, un fondo que estableces en Imágenes en el tipo de página («Fondo del tipo de página …») cuenta una sola vez, sin importar en cuántas páginas aparezca. Las superficies de color, las líneas y los textos de los elementos libres prácticamente no cuestan nada, así que un fondo hecho con superficies y formas siempre es más económico que el mismo motivo como imagen.

Superposición sobre el fondo de la página. Bajo cada fondo, en el área Imágenes (tanto en el tipo de página como en una página concreta), con Añadir superposición colocas un degradado o una superficie de color entre la foto y el contenido: las mismas tres plantillas (negro, blanco, color de acento → transparente), el mismo editor de degradados con ángulo y tramos de color que en el rectángulo, y además una Opacidad propia. Así el texto blanco sigue siendo legible sobre una foto clara sin que tengas que editar antes la imagen; Quitar superposición la elimina. Debajo están los Efectos de imagen para el propio fondo: escala de grises, brillo, contraste, sepia. La foto se guarda sin modificar; todos los efectos actúan solo al imprimir y no ocupan espacio.

¿Por qué no puedo emitir mi documento?

Un documento (presupuesto, factura, albarán o nota de crédito) no se puede emitir ni enviar si el diseño elegido no imprimiría una o varias líneas del documento, por ejemplo porque el diseño no tiene un área para las líneas «Otros» o no asignadas, o porque al documento le falta la tabla de líneas en el diseño elegido. Univents te muestra para ello un mensaje de error comprensible.

Así lo resuelves:

1. Abre el diseño afectado en el editor de diseños, en Ajustes > Diseños.
2. En el área Asignación de categorías, comprueba si existe un área para las categorías «Otros» o no asignadas expresamente y si cada categoría necesaria está asignada a un área.
3. Como alternativa, elige para el documento afectado otro diseño que cubra todas las líneas.

Cambiar al nuevo motor de impresión

Univents imprime tus documentos de dos maneras: con el motor anterior y con uno nuevo que renderiza notablemente más rápido. Ambos funcionan en paralelo y tú decides por diseño cuál se usa.

Cada diseño lleva una insignia que te indica con qué motor imprime hoy: Motor anterior o Motor nuevo. La encuentras en dos sitios: en Ajustes → Diseños, en la fila del diseño, y directamente en el documento, en la tarjeta del diseño. Ambas llevan al mismo selector.

Así cambias un diseño:

1. Haz clic en la insignia. Se abre una ventana con el estado actual.
2. Haz clic en Cambiar al motor nuevo.
3. La comprobación se ejecuta sola. Univents toma el último documento de este diseño que tenga un PDF ya generado (primero los emitidos y enviados) y lo imprime una vez con cada motor. Se comparan los contenidos: importes, cantidades, porcentajes, fecha, número de documento y todas las palabras de tres o más caracteres. Si todo lo que figura hoy en el documento aparece también en el PDF nuevo, el cambio se completa con un solo clic.
4. Si falta algo, decides tú. La ventana te indica los contenidos que ya no aparecerían en el PDF nuevo y, debajo, hay una casilla para confirmar. Solo puedes cambiar con la casilla marcada; si no, todo sigue como está. Revisa la lista con calma: si falta una línea, un subtotal o un texto, casi siempre queda algo por hacer en el diseño antes de cambiarlo.
5. Si no hay ningún documento con PDF generado, no hay nada que comparar. Univents te lo indica y puedes cambiar igualmente; la comprobación se puede hacer más adelante, en cuanto se imprima el primer documento. Si el documento de comparación se modificó después de generar su PDF, la ventana lo indica: en ese caso, los contenidos que faltan pueden deberse también a tus propios cambios.
6. En la misma ventana aparece después Crear el diseño en el editor. El enlace te lleva al lugar donde puedes adoptar el diseño de tu plantilla de Word o empezar con la estructura actual (consulta «Llevar un diseño existente al editor», más arriba). Si el diseño ya tiene un diseño creado, el enlace se llama Editar diseño.

La comprobación compara la capa de texto de tu documento, no su aspecto. Avisa de los contenidos que faltan en el PDF nuevo; los contenidos adicionales están permitidos y no son un error. No te dice si los colores, los espacios y los saltos de página quedan exactamente igual que antes.

Son dos pasos independientes: hasta que crees un diseño, tus documentos se siguen imprimiendo sin cambios, con los colores, los márgenes y la plantilla de Word que el diseño ya tiene. La comprobación no cambia nada: imprime el último documento dos veces, sin sustituirlo.

El cambio se aplica a todo el diseño, es decir, a cada documento que lo utilice, no solo al que tienes abierto ahora. Esto también se indica en la propia ventana, porque accedes al selector desde un documento concreto.

El cambio se puede deshacer en cualquier momento. Tu plantilla de Word y tu personalización se conservan; solo cambia qué motor imprime los documentos futuros. Volver al motor anterior se hace con un clic y sin comprobación; solo se comprueba el camino hacia el motor nuevo.

Los PDF ya generados no cambian. El motor nuevo solo entra en juego cuando un documento se vuelve a renderizar. En un documento que ya se ha enviado, esto significa que, al renderizarlo de nuevo, puede verse distinto de la versión que tu cliente ya recibió.

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Preguntas frecuentes

¿Mis cambios modifican el original de la biblioteca de plantillas? No. «Usar plantilla» crea una copia propia en tu workspace. El original permanece sin cambios para ti y para todos los demás workspaces, y puedes volver a adoptarlo tantas veces como quieras.

¿Puedo probar varias plantillas? Sí. Puedes adoptar varias plantillas como copias propias y personalizarlas en paralelo. Cuál de ellas usas realmente para un documento lo decides solo al asignar el diseño en el documento.

¿Puedo seguir subiendo una plantilla de Word propia? Sí. La gestión anterior en «Mis diseños» se mantiene sin cambios y funciona como siempre. En un diseño que creas en el editor de diseños, guardas la plantilla con Subir plantilla en la tarjeta del diseño; esta vía también está disponible en el formulario del diseño. Si usas la variante de idioma, vuelve a subir allí la plantilla.

No puedo adoptar una plantilla ni abrir el editor, ¿qué hago? La biblioteca de plantillas, el editor de diseños y el selector del motor de impresión están disponibles para todos los workspaces. Pero para adoptar y editar necesitas el permiso para editar los ajustes. Si no lo tienes, contacta con el propietario o con un admin de tu workspace.