Crear y usar plantillas de documento financiero

Una plantilla de documento financiero es más que una colección de líneas: guarda como modelo un presupuesto, una factura, un albarán o una nota de crédito completos, incluyendo líneas, responsable, vencimiento y diseño. Este artículo está pensado para empresas de catering y responsables de eventos que no quieren configurar cada vez los tipos de documento recurrentes.

Una plantilla de documento financiero no es un conjunto suelto de líneas ni un diseño de PDF: son conceptos distintos. ¿Solo líneas sin datos de cabecera? Consulta Crear e insertar plantillas de líneas. ¿Solo colores y logotipo? Consulta ¿Cómo creo diseños para documentos financieros?.

Crear una plantilla de documento financiero

1. Abre Ajustes en la navegación principal y elige Plantillas en la barra lateral.
2. Haz clic en Nueva plantilla, arriba a la derecha, y elige Plantilla de documento financiero en el grupo Documentos y finanzas.
3. En el primer paso, «¿Para qué es la plantilla?», indica a qué tipo de documento se aplica: Presupuesto, Factura, Albarán o Nota de crédito.
4. Asigna un Nombre de la plantilla y, si quieres, una Categoría y una Descripción.
5. Rellena los datos de cabecera que se aplicarán automáticamente más adelante: Nombre del documento, Responsable, Válido durante (días) o, en una plantilla de factura, Plazo de pago (días), Enviar recordatorios, Plantilla de diseño, Descuento global (%) y Mostrar solo el total.
6. Introduce en las líneas los conceptos y secciones que necesites, o haz clic en Insertar líneas desde plantilla para usar una plantilla de líneas existente.
7. Opcional: en Automatización, activa que al aceptarse el documento se aplique automáticamente una plantilla de evento.
8. Haz clic en Guardar: la plantilla aparece de inmediato en el hub de plantillas.

Aplicar una plantilla en un documento

Una plantilla de documento financiero se aplica directamente en el editor de líneas de un documento financiero:

1. Abre un presupuesto, una factura u otro documento financiero del mismo tipo, nuevo o ya existente.
2. Haz clic en Insertar desde plantilla, debajo de la tabla de líneas.
3. En el cuadro de diálogo Elegir plantilla, selecciona la plantilla de documento financiero que quieras. Allí, las plantillas de documento financiero llevan la etiqueta Plantilla de presupuesto, Plantilla de factura o Plantilla de albarán; las entradas sin esa etiqueta son plantillas de líneas, es decir, simples conjuntos de líneas sin campos de cabecera.
4. Las líneas se insertan en el documento. A la vez, Univents rellena automáticamente con los valores de la plantilla todos los campos de cabecera que sigan vacíos: nombre del documento, responsable, vencimiento, recordatorios, diseño, descuento global y ajustes de PDF. Los campos que ya estén rellenados en el documento no se modifican.

Editar o eliminar una plantilla

1. Abre Ajustes > Plantillas.
2. Haz clic en la fila que quieras de la lista, la que lleva la etiqueta Plantilla de documento financiero: se abre el cuadro de diálogo de edición con todos los valores guardados.
3. Cambia lo que haga falta y haz clic en Guardar.
4. Para eliminarla, haz clic en Eliminar en el cuadro de diálogo y vuelve a confirmar con Eliminar el mensaje «¿Seguro que quieres eliminar la plantilla?». Los documentos ya creados no se modifican.

Diferencias: comparativa de tipos de plantilla

No confundas la plantilla de documento financiero con la plantilla de documento: en una plantilla de documento financiero defines datos de cabecera y líneas como modelo, que al insertarse solo rellena los campos vacíos de un documento. En cambio, una plantilla de documento se crea a partir de un presupuesto o una factura ya terminados con el botón Guardar como plantilla y, al crear un documento nuevo mediante Nuevo documento > Plantillas > Usar, genera una copia 1:1 completa de la cabecera y las líneas. Encontrarás los detalles sobre las plantillas de líneas en Crear e insertar plantillas de líneas y una visión general de todos los tipos de plantilla en Trabajar con plantillas en Univents.

Preguntas frecuentes

¿Aplicar una plantilla de documento financiero sobrescribe los datos que ya he introducido? No. Al insertarla, solo se rellenan con los datos de la plantilla los campos de cabecera que estén vacíos. Si, por ejemplo, ya has indicado un responsable en el documento, se mantiene.

¿Puedo usar una plantilla de documento financiero en cualquier tipo de documento? No. Una plantilla de documento financiero está vinculada a un tipo de documento (presupuesto, factura, albarán o nota de crédito) y solo aparece en el cuadro de diálogo Elegir plantilla para documentos del mismo tipo.

¿Qué diferencia hay con la «plantilla de documento» creada con «Guardar como plantilla»? Una plantilla de documento se crea a partir de un documento financiero terminado con Guardar como plantilla y, la próxima vez que pulses Nuevo documento, clona el documento completo 1:1. En cambio, una plantilla de documento financiero la creas tú a propósito como modelo y la aplicas con Insertar desde plantilla: solo rellena los campos vacíos y no genera una copia 1:1.

¿Dónde encuentro mis plantillas de documento financiero guardadas? En Ajustes > Plantillas. Con el chip de filtro Plantilla de documento financiero ocultas el resto de tipos de plantilla.

¿Se incluyen las descripciones de producto en la plantilla? Sí. Si eliges un producto en una línea, Univents toma la descripción de los datos maestros del producto, igual que en el editor de líneas habitual. Puedes sobrescribirla en la plantilla; tu propio texto siempre tiene prioridad. A las líneas de plantillas antiguas que se guardaron sin descripción se les añade automáticamente la descripción del producto al insertarlas en el documento.

¿Cómo consigo que una línea quede en una sección concreta? Pasa el ratón entre dos filas o justo debajo del título de la sección y haz clic en el +. La nueva línea se crea exactamente ahí, es decir, en la sección correcta. Con Añadir línea, al final del todo, se coloca en la última sección de la plantilla; si todavía no hay ninguna sección, queda en «Sin sección». Esto es importante porque las líneas sin sección se ordenan al final del todo en el presupuesto terminado.