Créer et utiliser des modèles de document
Après cet article, vous saurez enregistrer un devis, une facture ou un bon de livraison complet, avec échéance, gestionnaire et mise en page, comme modèle de document, et le reprendre en un clic dans de nouveaux documents.
Un modèle de document est bien plus qu’une collection de lignes : il enregistre un devis, une facture, un bon de livraison ou un avoir complet comme base prédéfinie, avec les lignes, le gestionnaire, l’échéance et la mise en page. Cet article s’adresse aux traiteurs et aux responsables d’événements qui ne veulent pas reparamétrer à chaque fois les mêmes types de documents.
Un modèle de document n’est ni un simple groupe de lignes, ni un design PDF : ce sont des concepts à part. Uniquement des lignes, sans données d’en-tête ? Consultez Créer et insérer des modèles de lignes. Uniquement les couleurs et le logo ? Consultez Comment créer des mises en page pour les documents financiers ?.
Créer un modèle de document
- Ouvrez Paramètres dans la navigation principale et choisissez Modèles dans la barre latérale.
- Cliquez en haut à droite sur Nouveau modèle et choisissez Modèle de document dans le groupe Documents & finances.
- À la première étape « À quoi sert le modèle ? », indiquez le type de document concerné : Devis, Facture, Bon de livraison ou Avoir.
- Saisissez un Nom du modèle et, si vous le souhaitez, une Catégorie et une Description.
- Renseignez les données d’en-tête qui seront reprises automatiquement par la suite : Nom du document, Gestionnaire, Valable pendant (jours) ou, pour un modèle de facture, Délai de paiement (jours), Envoyer des rappels, Modèle de mise en page, Remise globale (%) et Afficher uniquement le total.
- Sous les lignes, saisissez les articles et sections souhaités, ou cliquez sur Insérer des lignes depuis un modèle pour reprendre un modèle de lignes existant.
- Facultatif : sous Automatisation, activez l’application automatique d’un modèle d’événement lors de l’acceptation.
- Cliquez sur Enregistrer : le modèle apparaît immédiatement dans le hub des modèles.
Appliquer un modèle dans un document
Vous appliquez un modèle de document directement dans l’éditeur de lignes d’un document financier :
- Ouvrez un devis, une facture ou un autre document financier du même type, nouveau ou existant.
- Cliquez sous le tableau des lignes sur Insérer depuis un modèle.
- Dans la boîte de dialogue Choisir un modèle, sélectionnez le modèle de document souhaité. Les modèles de document y portent l’indication Modèle de devis, Modèle de facture ou Modèle de bon de livraison. Les entrées sans cette indication sont des modèles de lignes, c’est-à-dire de simples ensembles de lignes sans champs d’en-tête.
- Les lignes sont reprises dans le document. En même temps, Univents remplit automatiquement tous les champs d’en-tête encore vides (nom du document, gestionnaire, échéance, rappels, mise en page, remise globale, paramètres PDF) avec les valeurs du modèle. Les champs déjà renseignés dans le document restent inchangés.
Modifier ou supprimer un modèle
- Ouvrez Paramètres > Modèles.
- Cliquez dans la liste sur la ligne portant le badge Modèle de document : la boîte de dialogue de modification s’ouvre avec toutes les valeurs enregistrées.
- Modifiez ce qui est nécessaire et cliquez sur Enregistrer.
- Pour supprimer, cliquez sur Supprimer dans la boîte de dialogue, puis confirmez la question « Supprimer vraiment ce modèle ? » en cliquant à nouveau sur Supprimer. Les documents déjà créés restent inchangés.
Distinction : comparatif des types de modèles
| Type | Contenu | Provenance |
|---|---|---|
| Modèle de lignes | Uniquement des articles et des sections | Paramètres > Modèles, ou directement depuis un document |
| Modèle de document | Lignes + type de document, gestionnaire, échéance, mise en page | Paramètres > Modèles > Nouveau modèle |
| Modèle de duplication | Un document existant entièrement rempli, comme base de clonage 1:1 | Directement depuis un document financier via Enregistrer comme modèle |
| Modèle de mise en page | Uniquement la présentation visuelle du PDF (couleurs, logo, sections) | Paramètres > Modèles > Nouveau modèle |
Ne confondez pas le modèle de document avec le modèle de duplication : avec un modèle de document, vous créez des données d’en-tête et des lignes comme base prédéfinie, qui ne remplit que les champs vides d’un document lors de l’insertion. Un modèle de duplication, en revanche, est créé à partir d’un devis ou d’une facture déjà terminé grâce au bouton Enregistrer comme modèle ; lors de la création d’un nouveau document via Nouveau document > Modèles > Utiliser, il produit une copie 1:1 complète de l’en-tête et des lignes. Pour plus de détails sur les modèles de lignes, consultez Créer et insérer des modèles de lignes ; pour un aperçu de tous les types de modèles, consultez Travailler avec les modèles dans Univents.
Questions fréquentes
L’application d’un modèle de document écrase-t-elle des données déjà saisies ? Non. À l’insertion, seuls les champs d’en-tête vides sont remplis à partir du modèle. Si vous avez déjà indiqué par exemple un gestionnaire dans le document, il est conservé.
Puis-je utiliser un modèle de document avec n’importe quel type de document ? Non. Un modèle de document est lié à un type de document (devis, facture, bon de livraison ou avoir) et n’apparaît dans la boîte de dialogue Choisir un modèle que pour les documents du même type.
Quelle est la différence avec le « modèle de duplication » issu de « Enregistrer comme modèle » ? Un modèle de duplication est créé à partir d’un document financier terminé via Enregistrer comme modèle et clone le document complet en 1:1 lors du prochain Nouveau document. Un modèle de document, en revanche, est créé volontairement comme base prédéfinie et s’applique via Insérer depuis un modèle : seuls les champs vides sont remplis, aucune copie 1:1 n’est générée.
Où retrouver mes modèles de document enregistrés ? Sous Paramètres > Modèles. Avec la puce de filtre Modèle de document, vous masquez tous les autres types de modèles.
Les descriptions de produits sont-elles reprises dans le modèle ? Oui. Lorsque vous sélectionnez un produit dans une ligne, Univents reprend la description issue des données de base du produit, exactement comme dans l’éditeur de lignes habituel. Vous pouvez la modifier dans le modèle ; votre propre texte est toujours prioritaire. Les lignes issues d’anciens modèles, enregistrées sans description, reçoivent automatiquement la description du produit lors de l’insertion dans le document.
Comment placer une ligne dans une section précise ? Passez la souris entre deux lignes ou juste sous le titre de la section, puis cliquez sur le +. La nouvelle ligne est créée exactement à cet endroit, donc dans la bonne section. Avec Ajouter une ligne tout en bas, elle arrive dans la dernière section du modèle ; s’il n’y a pas encore de section, elle arrive sous « Sans section ». C’est important, car les lignes sans section sont placées tout à la fin du devis final.